學(xué)習(xí)電子郵件

1、學(xué)習(xí)電子郵件電子郵件規(guī)范在郵件交往中要尊重對(duì)方，首先就要懂得替他 節(jié)省時(shí)間，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是把 有價(jià)值的信息提供給需要的人。從公司送出的郵 件，代表的就是公司，不管內(nèi)容是什么，從公司 送出的個(gè)人郵件都被認(rèn)為是公司的官方消息。這 也許會(huì)給你和你的公司惹上一些不必要的麻煩。職場電子郵件禮儀（1）關(guān)于主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱 挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人 迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。1 . 一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的2 .標(biāo)題要簡短，不宜冗長3 .標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性， 切忌使 用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”4 . 一封信盡可能

2、只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信 內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理5 .特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。6 .回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更 改標(biāo)題，不要RE RE一大串。對(duì)英文郵件，一般來說，只要將位于句首的單詞 和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正 規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞 或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。YES: New E-mail Address Notification ; Deta iled calculationNO : detailed calculation關(guān)于稱呼與問候1 .恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，

3、也明 確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給 出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼 大家、ALL如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì) 方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通 常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別 先搞清楚。電子郵件不用寫日期，因?yàn)猷]件發(fā)出 的時(shí)候就有自帶的日期，所以不做要求。2 . Email開頭結(jié)尾最好要有問候語How are you,老外會(huì)以為你活在20世紀(jì)，最簡 單的開頭寫一個(gè)“ HI”，中文的寫個(gè)“你好”； 結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards,中文的寫個(gè)“ 祝您順利”之類的也就可以了。俗話說得好，“禮 多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中 有些地

4、方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。3稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套 話之間一般空一行，開頭無須空格。如：Dear Mr. Smith.I received your memo and will discuss it wit h Eric on Wednesday.Best Regards, David不知對(duì)方性別可用 Dear Madam , Sir。如果針 對(duì)整個(gè)部門：Gentlemen or Ladies:職場電子郵件禮儀（2）1 . Email正文要簡明扼要，行文通順Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具 體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單 獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描

5、述。正文行文應(yīng) 通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)， 不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家 拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。2 .注意Email的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵 件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣 進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方，請(qǐng)、 謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地 轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客 觀。“郵件門”就是深刻的教訓(xùn)！3 . Email正文多用1234之類的列表，以清晰明 確。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落 進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不 冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒

6、分段的長篇大論。4 . 一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說 準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充” 或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。5 .盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼 寫檢查這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果 是英文Email ,最好把拼寫檢查功能打開；如果 是中文Email ,注意拼音輸入法帶給你的弱智同 音別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一 遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。6 .合理提示重要信息不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用、粗體斜體、顏色字體、加大字 號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必 要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)， 影

7、響 閱度。7 .合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單 純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以 闡述，收件人一定會(huì)表揚(yáng)你的體貼。8不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用：）之類的笑臉字符，在商務(wù) 信函里面這樣顯得比較輕佻Business Email不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的 輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在一：）9標(biāo)點(diǎn)與格式不要拘泥于語法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，尤其是濫用后者。你會(huì)常?？吹接腥藶榱藦?qiáng)調(diào)，硬要在句子后面追 加一大堆感嘆號(hào)。對(duì)于濫用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)不能掉以輕 心。感嘆號(hào)（計(jì)算機(jī)術(shù)語叫做“ bangs）只是另 一種結(jié)束句子的方式而已。格式很管用，但不是

8、 萬能膏藥。（書寫郵件）用語直白。句號(hào)就夠了。盡量使用默認(rèn)的字體和簡單的格式，把那些五顏 六色的背景，千奇百怪的字體和動(dòng)感十足的圖片 留給你的個(gè)人網(wǎng)站。大小寫要注意，非必要，不 要整個(gè)字都是大寫，除非要罵人。10文法要求切忌主客不分或模糊例子：Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.應(yīng)改為： Deciding to rescind our earlier estim ate, we have updated our report t

9、o include$40,000 for new equipment. （We 我們是主語, 不是 report。）時(shí)態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多?？瓷虅?wù)英語已經(jīng)是苦 事，不要浪費(fèi)人家的精力。E-mail文體的另外一個(gè)特點(diǎn)是簡單明了，便于閱 讀，太長的內(nèi)容可以以附件的方式發(fā)出。職場電子郵件禮儀（3）附件1 .如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件 人查看附件2 .附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外 星人才看懂的文件名3 .正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶 有多個(gè)附件時(shí)4 .附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包 壓縮成一個(gè)文件5 .如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明 打開方式，以免影響使

10、用6 .如果附件過大（不宜超過2MB ,應(yīng)分割成 幾個(gè)小文件分別發(fā)送，語言的選擇和漢字編碼1 .尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件如果對(duì)方與你的郵件往來是采用中文， 請(qǐng)不要自 作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對(duì)方發(fā)英文郵 件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。2 .選擇便于閱度的字號(hào)和字體中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用 Verdana 或Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信 紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。結(jié)尾簽名每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚 的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人 中認(rèn)出你，但不要為你

11、的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。1 .簽名信息不宜過多電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名 檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址 等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。 你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要 更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系2 .簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、 繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇 比正文字體小一些。職場電子郵件禮儀（4） 回復(fù)技巧1 .及時(shí)回復(fù)Email對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的， 電子 郵件的設(shè)計(jì)初衷不是即時(shí)溝通 （那是電話的“地 盤”），而是方便溝通。對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件 可集中在一特定時(shí)間處理。但并不是說不需回 復(fù)，特別

12、是內(nèi)部交流郵件最好在 24小時(shí)內(nèi)給予 答復(fù)。如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那 至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說”收到了，我們正在處理， 一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方 苦苦等待。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功 能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2 .進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題 抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次 性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。3 .不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過 3 次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采 用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判

13、斷。電 子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。對(duì)于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā) 表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于 冗長笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的 結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。4 .要區(qū)分Reply和Reply All （區(qū)分單獨(dú)回復(fù) 和回復(fù)全體）如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù) 給他一個(gè)人就行了，如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求 作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all ,讓大家都知 道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情 。如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有 不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著 所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。 你們討論好了再

14、告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！5 .主動(dòng)控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部 分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全 部辦妥”、“無需行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。6 場電子郵件禮儀（5）發(fā)送，抄送，密送要區(qū)分To和CCS有BCC區(qū)分收件人、抄送人、 秘送人）1 . To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問 題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。2 .而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人 沒有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果 CC的人有 建議，當(dāng)然可以回Email。3 .而BCCM：秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了 BCC勺人了

15、的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合。4 . TQ CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī) 則。比如按部門排列；按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形5 .只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人 的資源6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需 要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要 小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者 未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵 件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將 RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。常用短語（可能會(huì)有幫助吆）：Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反饋建議！What do you think about this?這個(gè)你怎么想？Any question, please don t hesitate to let me know.Should you need any further information, please feel free to co