采購與銷售合同管理的流程

1、采購與銷售合同治理的流程第一采購1.1 采購的定義是指企業(yè)在一定的條件下從供給市場獲取產(chǎn)品或效勞作為企業(yè)資源,以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動.1.2 采購流程1.2.1 采購前,技術(shù)部或生產(chǎn)部會填寫一張采購申請表,該申請表需要副總審批簽字和總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后才可以實施采購.在收到申請表時要注意采購單上是否注明采購件是用在哪個工程工程上的,品名、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求等是否詳細(xì),否那么要求采購申請人填寫清楚.1.2.2 收到采購單后需要做好電子版的登記,登記時對其進(jìn)行編號.編號方法以CG08001 的樣式,依次編下去.1.2.3 再次確定采購件的詳細(xì)資料,包括品名、規(guī)格型號、材質(zhì)

2、、產(chǎn)地、數(shù)量以 及技術(shù)要求,防止采購后的不適用或錯誤.1.2.4 根據(jù)采購件的要求尋找合格的供給商.1.2.5 和供給商聯(lián)系并以采購件的技術(shù)要求和對方進(jìn)行溝通和確定最初的報價.1.2.6 對報價的供給商進(jìn)行比擬,通過供給商在該行業(yè)里的業(yè)績、口碑以及貨物的質(zhì)保、售后、價格、付款方式等全方位的進(jìn)行考核,從而選擇出最適宜自己的供給商.1.2.7 確定供給商后要對其資料進(jìn)行電腦登記,方便日后聯(lián)系.1.2.8 對供給商的報價進(jìn)行“砍價'；可以采取用同行的報價壓對方的價格.如果以前采購過的,需要參考原價格.1.2.9 根據(jù)采購件金額的大小、重要性確定是否要簽購銷合同.例如,采購一些-可編輯修改-車

3、間耗材、辦公用品就不需要簽訂合同,可以憑采購單直接采購.采購球 閥、流量計等涉及到需要質(zhì)量保證和售后的問題,就必須和對方簽訂購銷合同,從而對其進(jìn)行必要的約束.1.2.10 對于重要的采購件,合同的起草權(quán)一定是我方.而一些很小的采購件根據(jù) 實際情況而定,也可以由對方起草,這樣可以節(jié)省時間做別的工作.1.2.11 起草購銷合同,應(yīng)注意以下幾點：第一采購合同簽訂的地點一定是我方公司所在地；第二對供給商提供的貨物質(zhì)量進(jìn)行約束；第三 對交貨期進(jìn)行約束,延期交貨應(yīng)承當(dāng)?shù)倪`約責(zé)任；第四 對供給商提供的貨物售后三包進(jìn)行約束；第五合同貨款結(jié)算方式應(yīng)本著貨到付款的根本原那么去簽訂,在無法滿足根本原那么時應(yīng)盡可能的

4、靠近.例如：預(yù)付 30% 預(yù)付款金額盡可能的小,余款70%貨到后再支付等；第六 合同中的“預(yù)付款不可以更改,由于合同法中規(guī)定預(yù)付款是可以退還的；第七合同要是通過 機確認(rèn),就需要在合同后注明“本合同 件有效.1.2.12 合同起草完經(jīng)仔細(xì)核對后,填寫一張?行政公章蓋章審批表?同合同一并 交到副總處審核,副總審核通過后在?行政公章蓋章審批表?簽字,再將?行政公章蓋章審批表?同合同一并交到總經(jīng)理處批準(zhǔn)簽字.簽完字的?行 政公章蓋章審批表?儲存在相關(guān)的文件夾內(nèi)保存.1.2.13 完成以上手續(xù)后,在購銷合同上簽字蓋章,傳給供給商.要求供給商在最 短的時間里在合同上簽字蓋章,最終合同生效.-可編輯修改-1

5、.2.14 生效后的合同,復(fù)印一份同采購單一塊交給倉庫治理人員.倉管在收到合同和采購單后會對采購件進(jìn)行 ERP軟件編碼,如果以前編過的,那么可省 略編碼工作,同一規(guī)格型號的貨物只能有一個編碼.1.2.15 合同原件儲存在采購合同文件夾內(nèi),依次放好.1.2.16 ERP軟件編碼后需要將采購件根據(jù)采購編碼輸入到EPR采購訂單系統(tǒng)里去,這樣貨物到后倉庫才可以辦理 ERP入庫手續(xù).1.2.17 合同在執(zhí)行過程中經(jīng)常和供給商聯(lián)系,了解采購件的進(jìn)展情況,保證交貨 期.在這期間與供給商之間往來的紙文件要進(jìn)行儲存,附在采購合同后面；1.2.18 支付貨款時盡可能防止現(xiàn)金交易,通過公司對公司的方式進(jìn)行銀行電匯.

6、支付付款時,填寫一張?支票領(lǐng)用單?上面注明支付的采購合同編號、項 目指令號、采購件的品名概括、支付金額交副總審核簽字,審核后交 總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字,批準(zhǔn)后交財務(wù)負(fù)責(zé)人確認(rèn)簽字后,復(fù)印件儲存在合同后 面,原件交給財務(wù)出納進(jìn)行電匯.1.2.19 財務(wù)匯款后的銀行匯款憑證復(fù)印傳儲存在合同后面, 一份給供給商并 通知對方款已匯出,沒發(fā)貨的要求對方發(fā)貨.1.2.20 付款后做好電子版的登記工作,每個月的月底匯總成一張報表并做好下個 月采購資金預(yù)計表,一塊交給副總.1.2.21 運輸公司在將貨物送到公司要求簽收時,將發(fā)來的貨物翻開查看數(shù)量是否 和運輸單上一致,另外查看貨物是否有在運輸途中被損壞的情況.如果 有

7、,那就不能在收貨單上簽字,及時和供給商聯(lián)系.1.2.22 貨物簽收后在電腦里做好登記幾月幾日收到多少貨物.收到貨物后及時的辦理入庫手續(xù),倉庫要及時的報檢,如果發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時和供給商聯(lián)-可編輯修改-系,是返工還是退貨處理1.2.23 收到貨物后要求對方將發(fā)票盡快開來. 收到發(fā)票后,先在電腦里登記好發(fā) 票編號,在記賬聯(lián)后面簽字“已登記.交倉管辦理發(fā)票入庫手續(xù),手續(xù)辦 完后,倉管會將發(fā)票和發(fā)票入庫單一塊交給你.其中采購聯(lián)根據(jù)月份保 存好,財務(wù)聯(lián)和發(fā)票交到總經(jīng)理處確認(rèn)簽字,簽字后交財務(wù)總監(jiān)簽字, 最后在發(fā)票轉(zhuǎn)交登記本上登記幾月幾日將某某供給商的發(fā)票轉(zhuǎn)交給了誰, 要求接受人簽字.1.2.24 采購時要

8、注意,有些采購件本身就是要輕工公司采購的,但由于采購力量的缺乏或是別的什么原因,可以讓興源物流部的個人幫助采購,單發(fā)票開 具輕工公司的,由輕工公司付款.有些采購件本身就是興源采購的, 輕工 公司可以代為采購,但發(fā)票開具興源,由興源付款.也可以填寫一張興源 公司的采購單交給生產(chǎn)部的廠長,由他安排.第二銷售合同2.1 輕工公司的銷售模式：客戶向公司訂購設(shè)備,公司在對外采購零部件進(jìn)行組裝,其中最特殊、最大的供給商就是興源.2.2 公司簽訂的大金額合同,原件交給總經(jīng)理保管.銷售合同文件夾內(nèi)只保 留去掉金額的原合同復(fù)印件.2.3 合同簽訂后要安排生產(chǎn)指令號并在合同上注明,同時也要做好電子版的登 記工作.

9、2.4 指令號的編法：整機是 PZ0805004 ,其中08代表年,05代表月份,004 代表今年簽訂的第幾個銷售合同；整機樣是 PZ0805004樣；配件是-可編輯修改-PP080004 ,其中08代表年,0004代表今年簽訂的第幾個配件合同；配件樣是PP080004樣.2.5 銷售人員填寫整機訂貨單或是配件訂貨單,交興源客服中央負(fù)責(zé)人安排生產(chǎn),復(fù)印件儲存在銷售合同里.這里要注意,訂貨單位應(yīng)該寫成“杭州興源 輕工機械.可以理解成：客戶向輕工公司訂購了一臺設(shè)備,輕工 公司再向杭州興源采購機架、濾板等零部件.同時和興源簽訂采購合同, 當(dāng)采購金額很小時,可以直接和興源簽訂合同,合同金額根據(jù)杭州興源

10、報 價表上的價格下降5%;當(dāng)采購金額很大時,需要總經(jīng)理和興源簽訂采購 合同.前面提到了訂貨單就相當(dāng)于是采購合同的技術(shù)要求.2.6 設(shè)備在興源安排生產(chǎn)后,經(jīng)常去看看采購件的生產(chǎn)進(jìn)度.保證按時交貨.2.7 當(dāng)設(shè)備具備發(fā)貨條件時,先到興源客服中央開具設(shè)備發(fā)貨單,經(jīng)興源領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)簽字后才可以將貨物發(fā)到輕工公司,輕工公司在收到采購件后,將其 入到輕工公司的倉庫.2.8 從興源提回的采購件入庫后,并不再需要任何組裝,具備發(fā)貨給供給商時, 通過EPR發(fā)貨軟件,打出發(fā)貨單,經(jīng)副總審核簽字、財務(wù)到款情況簽字、 總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后,再將發(fā)貨單分別送到各個部門儲存.憑發(fā)貨單,到倉 庫填寫領(lǐng)料單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后才可

11、以將貨物發(fā)給供給商.2.9 從興源提回的采購件入庫后,還需要組裝才具備發(fā)貨給供給商時,由生產(chǎn)部門到倉庫填寫領(lǐng)料單領(lǐng)出,進(jìn)行組裝或其他加工.具備發(fā)貨后,通過EPR 發(fā)貨軟件,打出發(fā)貨單,經(jīng)副總審核簽字、財務(wù)到款情況簽字、總經(jīng)理批 準(zhǔn)簽字后,再將發(fā)貨單分別送到各個部門儲存.憑發(fā)貨單,到倉庫填寫領(lǐng)料單指的是這臺設(shè)備上其他零部件入庫后而沒被生產(chǎn)車間領(lǐng)出的局部,-可編輯修改-經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后才可以將貨物發(fā)給供給商.2.10 聯(lián)系運輸公司發(fā)貨,首先找?guī)准液细竦倪\輸公司,告訴對方設(shè)備的體積、 重量、發(fā)往哪里等信息,通過他們的報價選擇最適合自己的運輸公司.2.11 設(shè)備發(fā)出后,要和客戶聯(lián)系,保證運輸公司在規(guī)定的時間里將貨物平安的 運送至客戶廠里.2.12 設(shè)備在三包期內(nèi)出現(xiàn)問題,需要售后、三包的零部件是在哪里采購就由誰 負(fù)責(zé)處理.-