公司檔案管理制度實(shí)施細(xì)則

1、公司檔案管理制度管理細(xì)則為進(jìn)一步完善公司的管理體系， 建立有效的檔案管理制度， 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)， 促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展， 根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。一、總則（1） 公司檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和， 是完整地、 系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄， 是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。（2） 檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分， 是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。 公司檔案管理工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一的原則， 由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。（3） 公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)

2、行日常管理， 其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會(huì)計(jì)、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)（一） 公司設(shè)立檔案部并配備專職檔案人員， 公司檔案部的基本職責(zé)為：1 、 組織實(shí)施黨和關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、 政策、 法規(guī)和檔案管理部門制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。2 、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計(jì)劃等。3 、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對(duì)檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。4、負(fù)責(zé)對(duì)本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。5 、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)

3、工作。（二）各部門設(shè)立兼職檔案員，其主要職責(zé)是：6 、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動(dòng)向檔案部反映檔案工作情況， 積極配合其開展工作并接受綜合檔案室的監(jiān)督、 指導(dǎo)和檢查。7 、根據(jù)本公司各部門歸檔圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限向檔案部移交， 確保本公司檔案的完整、 真實(shí)和安全。三、檔案接收與整理（ 一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據(jù)各部門的職責(zé)不同，主要有以下幾個(gè)方面：1 、行政人事部：（ 1 ）公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策等；2）與總部及其他單位往來(lái)發(fā)文；3）行政管理方面，包括：1）辦公用品管理、采購(gòu)、出車及維修記錄等；2）日常管理方面的

4、員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、來(lái)客記錄、記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè)計(jì)師排單，公司會(huì)議記錄、 重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)，員工民主生活會(huì)方面的記錄等；3）人資部：人事方面的勞動(dòng)合同、各項(xiàng)協(xié)議、員工獎(jiǎng)懲、晉升、 培訓(xùn)、入職手續(xù)、員工資料等。2、鐵塔安裝部：主要為施工管理手冊(cè)所包含的容3、機(jī)柜部4、財(cái)務(wù)部：主要包括財(cái)務(wù)管理中的各種賬冊(cè)、報(bào)表、憑證、工資發(fā)放，后勤方面的固定資產(chǎn)核算、費(fèi)用申請(qǐng)等以上各部門歸檔材料的圍有所變更時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門，以便檔案管理及時(shí)作出調(diào)整。各部門應(yīng)歸檔的材料形式包括紙質(zhì)、音 像及實(shí)物文件。（二）歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的

5、分級(jí)、保管期限如下：文件等級(jí)文件類型保管期限一級(jí)秘密義件公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、 榮譽(yù)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策，與總部及其他 單位往來(lái)發(fā)文，人事方面的各種文件，財(cái)務(wù) 報(bào)表、賬冊(cè)、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等永久二級(jí)重要文件會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、才跆、請(qǐng) 示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、 涉及工程項(xiàng)目的文件等5年以上三級(jí)普通文件員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、 來(lái)客記錄、記錄、維修登記、材料收發(fā)、設(shè) 計(jì)師排單，倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登記、 核算、保管，檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保 管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申 請(qǐng)、辦公用品管理、采購(gòu)、出車及維修記錄 等3年（三

6、）檔案編號(hào)方法1、以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司部門及業(yè)務(wù)劃分，結(jié)合檔案的容和檔案載體的形式制定編號(hào)方法， 便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2、檔案大類別均以部門前兩個(gè)字拼音首字母命名，具體為：行政部：XZ 人資部：RZ客服部：KF設(shè)計(jì)部：SJ 市場(chǎng)部：SC工程部：GC財(cái)務(wù)部：CW法務(wù)與檔案部：FD 企劃部：QH倉(cāng)管部：CG3、工程項(xiàng)目命名。以上七部門（主要是設(shè)計(jì)部、工程部、客服部三部門）凡涉及工程項(xiàng)目的檔案材料均以項(xiàng)目名縮寫為大類別，以南華康城小區(qū) 3號(hào)樓1單元2號(hào)為例，其項(xiàng)目大類編號(hào)為： NHKC-3-1-2 。各部門涉及工程項(xiàng)目的檔案材料具體命名如下：201306.NHKC.3-

7、1-21* *Q*日期客戶地址詳細(xì)信息4、非工程項(xiàng)目檔案命名。由于公文編號(hào)受長(zhǎng)度，美觀等各方面 的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)部崗位編制并不復(fù)雜且部門管 理統(tǒng)一，對(duì)制度/規(guī)性文件的頁(yè)眉文字為靠左公司 VI規(guī)標(biāo)識(shí)圖形，靠 右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)性文件均需要編號(hào)。無(wú)論對(duì)對(duì)外文件， 頁(yè)腳格式均為“第X頁(yè)，共X頁(yè)"，頁(yè)眉、頁(yè)腳均使用宋體小五號(hào)字， 不加粗，帶格式線。以財(cái)務(wù)部為例：編制方法：201406.CW01.XXX （2014年6月份財(cái)務(wù)報(bào)表）其 中201406為日期，CW為財(cái)務(wù)部編號(hào)，01為財(cái)務(wù)部制定的代表財(cái) 務(wù)報(bào)表的容（02為財(cái)務(wù)憑證等等類推），XXX為其他編號(hào)。（四）歸檔方

8、法及要求1、歸檔文件材料必須完整，層次分明，符合其形成規(guī)律，能夠準(zhǔn)確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)容和歷史進(jìn)程。2 、涉及項(xiàng)目工程的，應(yīng)將檔案材料歸入同一案卷中；不涉及項(xiàng)目工程的， 先將文件材料按其形成或針對(duì)的年度分開， 一般文件歸入文件形成的年度 （跨年度的規(guī)劃計(jì)劃， 可歸入文件容針對(duì)的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件容針對(duì)的最后一個(gè)年度；統(tǒng)計(jì)報(bào)表、預(yù)決算歸入針對(duì)年度） 。3 、按要求填寫卷目錄、備考表等表格，擬寫案卷標(biāo)題要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷文件材料主要責(zé)任者、容、名稱。案卷封面要用黑色簽字筆或者黑色鋼筆書寫。4 、 對(duì)破損的文件材料在裝訂的同時(shí)應(yīng)進(jìn)行加邊、 修補(bǔ)、 或裱糊

9、，對(duì)較大的紙應(yīng)折疊，并拆除文件材料上的金屬物。案卷裝訂要整齊。四、歸檔流程（一）歸檔時(shí)間。各部門不涉及工程項(xiàng)目的材料，應(yīng)根據(jù)材料性質(zhì)不同進(jìn)行整理。凡材料每月整理的（一般為行政部、人資部、企劃部、法務(wù)與檔案部、市場(chǎng)部及設(shè)計(jì)、工程、客服部門中日常管理的材料） ， 應(yīng)在下月 3 號(hào)之前首先整理歸檔； 凡材料按季度或年度整理的，應(yīng)在下一季度或下一年度一周首先進(jìn)行歸檔。歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。各部門涉及項(xiàng)目工程的材料， 應(yīng)在工程全部竣工后一周進(jìn)行首先歸檔， 各部門首先歸檔后應(yīng)將同一項(xiàng)目的歸檔材料交客服部統(tǒng)一移交檔案部，歸檔應(yīng)包括材料原件、復(fù)印件及掃描電子件。各部門不涉及項(xiàng)目工程的歸檔材料

10、在部門首先歸檔后一周經(jīng)部門主管簽字后移交檔案室； 涉及項(xiàng)目工程的， 各部門首先歸檔后， 由部門主管簽字并統(tǒng)一交客服部整理， 客服部應(yīng)在收到各部門材料后一周經(jīng)部門主管簽字后將檔案材料移交檔案部。 檔案經(jīng)檔案部主管人員驗(yàn)收合格后，填寫檔案移交清單 ，雙方履行簽字手續(xù)，辦理移交。根據(jù)公司目前的經(jīng)營(yíng)狀況及要求， 財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部按照本實(shí)施細(xì)則自行妥善保管，暫時(shí)不移交檔案室。五、檔案保管與統(tǒng)計(jì)（一）公司設(shè)置專用檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)堅(jiān)固，具有防盜、防火、防水、防蟲、防鼠、防潮、防塵、放高溫等設(shè)施。定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或其他技術(shù)處理。（二）檔案庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14-24 ，相

11、對(duì)濕度應(yīng)保持在45%-60% 。檔案庫(kù)房嚴(yán)禁吸煙及存放易燃易爆或易霉變物質(zhì)，庫(kù)房管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)， 對(duì)保存的檔案資料要詳細(xì)清點(diǎn)， 履行交接手續(xù)。（三）建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。及時(shí)、準(zhǔn)確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)。六、檔案借閱利用（一）檔案部根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具， 編輯檔案文件匯編各種參考資料， 積極主動(dòng)開展檔案利用工作。（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的重要程度，確定不同的利用圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。1 、 借閱資料為普通文件的， 借閱時(shí)間不超過(guò)一周， 如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱普通文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本

12、部門主管及檔案主管人員簽字審批后方可借閱。2 、借閱資料為重要文件的，借閱時(shí)間不超過(guò)三個(gè)工作日，如遇節(jié)假日，須在節(jié)假日前歸還。借閱重要文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管及行政與人資總監(jiān)簽字審批后方可借閱。3 、借閱資料為秘密文件的，借閱時(shí)間不得超過(guò)一個(gè)工作日，原則上不得帶出檔案室。借閱秘密文件的，需填寫調(diào)檔單，經(jīng)本部門主管、行政與人資總監(jiān)及總經(jīng)理簽字審批后方可借閱。（三）借閱檔案人員必須愛護(hù)檔案，保持整潔，要保護(hù)檔案的安全。不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。（四） 調(diào)閱重要及秘密檔案只可在檔案部門調(diào)閱復(fù)印件或者掃描件。借閱人員必須嚴(yán)格保密，

13、不得泄漏資料容，不得遺失。借閱后需按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱的，必須通知檔案管理人員，并另行辦理借閱手續(xù)。七、檔案鑒定、移交、銷毀（一）根據(jù)不同檔案材料的分級(jí)及保管期限，結(jié)合實(shí)際情況，檔案部統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)各檔案的情況表。（二） 定期對(duì)于已到期的檔案進(jìn)行鑒定， 鑒定工作在行政與人力總監(jiān)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和主持下， 由檔案部門和與所鑒定檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，具體負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。 檔案銷毀時(shí)， 必須有兩人在場(chǎng)負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字。銷毀清冊(cè)由公司檔案室永久保存。八、檔案保密（1） 檔案部管理人員及各部門兼職檔案員應(yīng)

14、在安全的環(huán)境下進(jìn)行整理裝訂涉密檔案， 妥善保管尚未整理的檔案材料， 不準(zhǔn)隨意堆放，以免造成丟失、損壞和泄密。（二）不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員提供或泄漏檔案容；不準(zhǔn)通過(guò)、電子、普通等形式傳遞涉密檔案信息和檔案材料； 不準(zhǔn)在不利于保密的場(chǎng)合談?wù)撋婷軝n案容。（三）檔案人員不得私自打印、翻印或復(fù)制涉密檔案，不準(zhǔn)擅自帶人進(jìn)入檔案庫(kù)房。（4） 集中銷毀保管期限屆滿且失去保存價(jià)值的檔案， 不得做他用。（5） 發(fā)生泄密和檔案被盜事件時(shí)要及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)， 當(dāng)事者要及時(shí)出具書面報(bào)告。對(duì)違反保密規(guī)定、造成泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。九、公司員工獎(jiǎng)懲及法律責(zé)任有下列行為之一的， 根據(jù)情節(jié)輕重， 公司將給予處分或

15、50-1000元不等的處罰，嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任：（一）未按照本實(shí)施細(xì)則規(guī)定進(jìn)行文件編號(hào)、 裝訂、 填寫卷備考表、卷目錄等所需材料的；（二）未按照規(guī)定時(shí)間移交檔案或者不積極配合各部門兼職檔案員的工作的；（三）未履行規(guī)定借閱程序擅自帶走檔案的；（四）借閱檔案未登記或超出借閱時(shí)間未歸還又沒有履行延期借閱手續(xù)的；（五）損壞、遺失或擅自銷毀應(yīng)當(dāng)保存的文件材料和檔案；（六）對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造的；（七）對(duì)公司檔案占為己有、 在職位變更或離職時(shí)不及時(shí)移交檔案材料，造成工作延誤或經(jīng)濟(jì)損失的；（八）擅自出賣、倒賣檔案，給公司造成損失的；（九）對(duì)各部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)不到位，嚴(yán)重影響工作秩序的；（十）對(duì)各部門反饋的問題或建議未及時(shí)解決或處理， 嚴(yán)重影響工作秩序的。對(duì)于各部門積極配合檔案部工作的， 由檔案部門按月度或季度評(píng)選出最佳部門及人員， 經(jīng)層報(bào)執(zhí)行總經(jīng)理給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)， 具體獎(jiǎng)勵(lì)辦法參考公司相關(guān)管理規(guī)定。十、附則（一）本實(shí)施細(xì)則經(jīng)征求各部門意見， 由公司總經(jīng)理或執(zhí)行總經(jīng)理簽署