教學(xué)類檔案管理辦法.doc

1、謝謝觀賞教學(xué)類檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)我校教學(xué)檔案工作， 充分發(fā)揮其在學(xué)校教育管理、 教學(xué)活動(dòng)、 教學(xué)研究等各項(xiàng)工作中的作用， 提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平， 逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)，依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、國(guó)家教委普通高等學(xué)校檔案管理辦法等法律、法規(guī)，結(jié)合我校的實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條凡在教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學(xué)檔案。第三條教學(xué)檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，應(yīng)實(shí)行“三納入”、“四同步”，即納入教學(xué)計(jì)劃、 教學(xué)管理制度和納入各級(jí)管理

2、人員崗位責(zé)任， 作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。 “四同步”即布置、 檢查、 總結(jié)、 驗(yàn)收各項(xiàng)教學(xué)工作時(shí)， 要同時(shí)布置、 檢查、總結(jié)、驗(yàn)收教學(xué)檔案工作。第四條 各教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確一位負(fù)責(zé)人分管檔案工作， 并指定兼職檔案員統(tǒng)一管理本部門的教學(xué)文件材料，定期整理并按期向?qū)W校檔案館移交。第二章 歸檔范圍的確定第五條 歸檔材料1. 歸檔的教學(xué)文件材料必須反映學(xué)校的教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的全過程， 保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2. 歸檔的教學(xué)文件材料必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。3. 歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、招生、學(xué)籍變動(dòng)、學(xué)生獎(jiǎng)懲決定、畢業(yè)生工作以及教學(xué)實(shí)踐、教材等

3、方面材料。具體內(nèi)容見附件。第六條 不歸檔的文件材料1. 上級(jí)有關(guān)教學(xué)的普發(fā)的（非專指高校）、不辦的文件。2. 上級(jí)有關(guān)教學(xué)的未定稿的文件。3. 重份文件。4. 無查考利用價(jià)值的事務(wù)性臨時(shí)性文件。5. 非隸屬單位抄送的不需辦理、也無參考價(jià)值的文件。6. 校內(nèi)其他單位發(fā)來的文件。7. 與校外單位交換來的材料。第三章 立卷與歸檔第七條 收集1. 每年新年伊始，各教學(xué)管理部門分管教學(xué)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)向本部門的兼職檔案員布置收集教學(xué)文件材料的任務(wù)。2. 教學(xué)管理部門應(yīng)向各院系發(fā)放各種文件表格、統(tǒng)一安裝教學(xué)管理系統(tǒng)，使教學(xué)檔案管理規(guī)范化。3. 兼職檔案員把文件材料分類，并定期整理。4. 歸檔的教學(xué)文件材料

4、必須字跡工整、格式統(tǒng)一。如發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的紙張，鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍(lán)鋼筆擬稿的文件，一律退回重新繕寫。5. 檔案館隨時(shí)了解、督促、檢查、指導(dǎo)兼職檔案員做好檔案材料的收集工作。第八條 鑒定1. 對(duì)收集來的教學(xué)檔案材料進(jìn)行價(jià)值鑒定，看是否有保存價(jià)值、長(zhǎng)久的參考價(jià)值和憑證作用，確定是否歸檔。2. 對(duì)收集來的教學(xué)檔案材料進(jìn)行保存時(shí)間的鑒定，是永久、長(zhǎng)期還是短期保存。第九條 組卷1 . 根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的原則進(jìn)行組卷。原則上相同內(nèi)容的文件材料組成一卷便于利用， 同一內(nèi)容的文件材料數(shù)量多時(shí)可分別組成若干卷，每卷不超過200 頁（張）。也可以根據(jù)文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)

5、問題單一，文件較少者按不同內(nèi)容分別組成薄卷。2 . 在不影響卷內(nèi)文件自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系的前提下，同一內(nèi)容的卷內(nèi)文件可按永久、長(zhǎng)期、短期順序排列。3 . 卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后的順序排列。4 . 檔案材料紙張一律用 A4 紙。5 .卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。6 .按順序排頁號(hào)，無論單面或雙面，只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個(gè)頁號(hào)，頁號(hào) 的位置在非裝訂線一側(cè)的下角。7 .擬定正確的案卷題名。案卷題名一般不超過50字，一般包括責(zé)任者、時(shí)間、文件主要內(nèi)容、文種等。8 .檔案數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)。9 .裝訂。要求底

6、邊和左邊要齊整，無倒頁，無漏訂。第十條驗(yàn)收歸檔1 .移交檔案時(shí)交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切。凡不符合規(guī)定要求者， 接收人應(yīng)拒絕接收， 并限期改正補(bǔ)交。2 .填寫移交目錄一式兩份。下面注明檢查人、移交人、接收人姓名及年、月，雙方各執(zhí)一份。3 .教學(xué)檔案材料于次年 6月底前歸檔。第四章教學(xué)檔案的管理第十一條分類編號(hào)1 .按教育部高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案管理規(guī)范的編號(hào)法則編檔號(hào)。2 .根據(jù)教學(xué)檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，編制用于組成檔號(hào)的三級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表。3 .教學(xué)類檔案檔號(hào)=年度號(hào)+教學(xué)類檔案分類號(hào)+案卷號(hào) 模式如下：20XX JXOO

7、 OOCrmn案卷號(hào)數(shù)強(qiáng)檔案三級(jí)類目號(hào)】 教學(xué)類檔案二級(jí)類目號(hào)分類號(hào)教學(xué)類檔案一級(jí)類目號(hào)年度號(hào)案卷號(hào)按最下位類目流水。屬于教學(xué)管理內(nèi)容的采用自然年度。 其余可采用教學(xué)年度。 涉及學(xué)籍問題的， 可采用入學(xué)時(shí)的年度或畢業(yè)時(shí)的年度。第十二條編目1. 每卷檔案脊背上填寫檔號(hào)，也可另行貼上注有檔號(hào)的標(biāo)簽，標(biāo)簽下沿的位置距離底邊 40 毫米處。2. 編制教學(xué)類檔案案卷級(jí)、文件級(jí)著錄卡，作為手工檢索卡和計(jì)算機(jī)采集卡使用。3. 登錄教學(xué)檔案目錄。按檔號(hào)順序，以案卷為對(duì)象填寫。4. 編制各種分類目錄和專題目錄，積累到一定程度后，打印匯編成冊(cè)。5. 編制的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)與本系統(tǒng)的信息庫聯(lián)網(wǎng)

8、。第十三條排架、保管1. 按檔號(hào)順序從上到下、從左到右排架。2. 保管要求按高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范執(zhí)行。第十四條檔案的補(bǔ)充與修改1. 各學(xué)院、處隨時(shí)將收集到的教學(xué)文件材料經(jīng)整理后向檔案館補(bǔ)充歸檔，檔案館負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的人員應(yīng)及時(shí)將補(bǔ)充材料插入卷內(nèi)相應(yīng)的位置，并在卷內(nèi)目錄、帳本上補(bǔ)充填寫。2. 凡已歸檔的文件材料需要修改時(shí)，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；未經(jīng)批準(zhǔn)，不得修改任何文件材料。第五章 教學(xué)檔案的開發(fā)利用第十五條借閱1. 我校師生及社會(huì)各界人士均可持有效證件查閱開放的教學(xué)檔案。2. 我校教工經(jīng)館長(zhǎng)同意可以借出檔案，一定辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)。第十六條 咨詢服務(wù)、報(bào)道交流1. 指導(dǎo)利用者查找、

9、利用檔案，解答有關(guān)問題。2. 根據(jù)本校需要，開展定期跟蹤服務(wù)。第十七條編研1 . 編輯各種形式的參考資料，如數(shù)據(jù)匯編、專題文摘、論文匯編、信息交流等，為領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)。2 .根據(jù)各界對(duì)教學(xué)檔案的需求，選題編研。附件教學(xué)類檔案歸檔范圍和保管期限表JX11綜合在舁 廳P類目名稱保管期限1上級(jí)下達(dá)的關(guān)于教學(xué)、學(xué)生管理、工作的文件材料長(zhǎng)期2教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法永久3學(xué)校規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、簡(jiǎn)機(jī)總結(jié)永久4教學(xué)檢查、評(píng)估和各級(jí)優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng)材料長(zhǎng)期5強(qiáng)學(xué)歷教育的培訓(xùn)班、進(jìn)修班材料長(zhǎng)期6統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久7學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)材料長(zhǎng)期JX12學(xué)科與

10、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)1上級(jí)有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的文件材料長(zhǎng)期2重點(diǎn)學(xué)科、專業(yè)、學(xué)位、實(shí)驗(yàn)室論證等申報(bào)、審批材料永久3學(xué)科、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久JX13招生在舁 廳P類目名稱保管期限1上級(jí)有美招生工作的文件材料長(zhǎng)期2招生計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)招生的各類批件長(zhǎng)期3新生錄取材料及名冊(cè)長(zhǎng)期4委培、代培、自費(fèi)生計(jì)劃、合同及名單長(zhǎng)期4研究生錄取專業(yè)考試試題及指導(dǎo)教師名冊(cè)長(zhǎng)期JX14學(xué)籍管理1學(xué)生學(xué)籍登記表、名冊(cè)永久2學(xué)生成績(jī)總冊(cè)永久3學(xué)籍變更材料（升、留、休、轉(zhuǎn)、退）長(zhǎng)期5學(xué)生獎(jiǎng)懲材料長(zhǎng)期JX15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐1各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱長(zhǎng)期2課程建設(shè)要求及安排、校歷表、課表長(zhǎng)期3教學(xué)實(shí)習(xí)計(jì)劃、總結(jié)材料長(zhǎng)期JX16學(xué)位1本校學(xué)位評(píng)定條例辦法及計(jì)劃、總結(jié)長(zhǎng)期2學(xué)位委員會(huì)會(huì)議記錄、決定長(zhǎng)期3學(xué)位委員會(huì)授予各層次學(xué)位清冊(cè)及名單永久4本科生優(yōu)秀學(xué)士學(xué)位論文長(zhǎng)期5博士、碩士研究生學(xué)位論文及評(píng)審材料長(zhǎng)期JX17畢業(yè)生在舁 廳P類目名稱保管期限1畢業(yè)生工作計(jì)劃、總結(jié)長(zhǎng)期2畢業(yè)生供需統(tǒng)計(jì)、計(jì)劃、合同長(zhǎng)期3畢業(yè)生分配方案及調(diào)配派遣名冊(cè)長(zhǎng)期4畢業(yè)、結(jié)業(yè)證書、學(xué)位證書存根及領(lǐng)取登記表長(zhǎng)期5畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料長(zhǎng)期JX18教材1自編、主編教材長(zhǎng)期2自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書