公司公務(wù)接待流程細則

1、公司公務(wù)接待流程細則作者:日期:公司公務(wù)接待流程細則第一條前期準備工作、接待任務(wù)下達后，由總經(jīng)理選定接待組具體成員，并部署相關(guān)接待任務(wù)；二、由辦公室接待人員負責(zé)收集、核對下列信息（一）來賓單位、人數(shù)、性別、職務(wù)、住宿天數(shù)、抵達時間;（二）主賓飲食忌口及生活習(xí)慣；（三）會務(wù)是否公開（是否需要拍照或錄像）；（四）與各部門做好溝通，要求各部門做好配合（包括在接待期間減少噪音、 走動等方面）。三、由辦公室接待人員負責(zé)根據(jù)來賓情況制作公司PPT匯報材料并收集相 關(guān)數(shù)據(jù)，匯報材料選擇:（一）對外披露型材料及數(shù)據(jù)；（二）發(fā)展預(yù)測型材料及數(shù)據(jù)。相關(guān)材料必須送分管副總審核、主要接待領(lǐng) 導(dǎo)批準;四、由辦公室接待人

2、員負責(zé)制作如下材料:（一）來訪客人行程單，包括會務(wù)、用餐、住宿、參觀、歡送等方面的具體 時間安排及接待保障人員的通訊方式;（二）接機/車地的迎接牌,正面為“XX單位XX領(lǐng)導(dǎo)等一行”或者“X XX （姓 名）”，反面為來賓的航班號、車次及聯(lián)系電話;（三）會議席卡;（四）制作歡迎詞標牌（五）準備好公司宣傳冊。五、由辦公室接待人員負責(zé)準備、采購以下方面的內(nèi)容（一）按照要求預(yù)訂用餐點、餐標;（二）預(yù)訂住宿酒店客房;（三）預(yù)訂會議室或接待室;（四）根據(jù)需求采購酒水、香煙、水果、糕點、糖果、鮮花、茶葉、飲用水（五）根據(jù)需求準備好餐具、茶具等接待保障用品（六）準備好日常用藥品及急救包；（七）按要求米購禮品。

3、六、由辦公室駕駛員負責(zé)保障好接送車輛（一）車輛清洗;（二）車輛狀況檢測；（三）車輛加油;（四）接送點現(xiàn)場及線路踏勘。七、由辦公室負責(zé)對公司大樓進行清潔。八、由辦公室接待人員做好工作餐的各項準備，包括采購和餐具、熱毛巾等 方面的準備，包房清潔、燈光及設(shè)備檢查等。第二條 接機/接車、由辦公室主任牽頭組織好現(xiàn)場接機/接車的領(lǐng)導(dǎo)及陪同人員;、全體接待人員統(tǒng)一按要求著裝：（一 ）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)著正裝；辦公室接待人員著工作服;（二）駕駛員著西服、系領(lǐng)帶、黑色皮鞋、帶白手套。三、駕駛員及接待車輛的要求：（一）來賓攜帶隨從的，應(yīng)當(dāng)派遣2輛以上車輛迎接;（二）公司中高檔車輛應(yīng)當(dāng)服從調(diào)遣和調(diào)配（三）駕駛員不得在車內(nèi)吸煙

4、或做無關(guān)事宜，車輛音響音量不得超過 10標 刻;（四）根據(jù)來賓的人數(shù)備好飲用水，其中，10月份至次年4月期間的接待，應(yīng) 當(dāng)為客人備常溫及熱飲，7至9月應(yīng)當(dāng)為客人備常溫及冰飲；（五）主要來賓應(yīng)乘坐于駕駛員后排位置，主陪領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐于副駕駛座后排位 置,辦公室接待人員應(yīng)坐于副駕駛位置；（六）迎接客人上車時，應(yīng)當(dāng)盡可能將車的左側(cè)面對客人，以便客人上車;（七）客人上車時，駕駛員應(yīng)當(dāng)下車為客人開啟車門并防止客人進車時撞頭;（八）因道路原因車輛右側(cè)面對客人時，駕駛員應(yīng)當(dāng)下車引導(dǎo)車人從車輛后 側(cè)繞到上車位置;（九）辦公室接待人員要負責(zé)將來賓行李放至車輛后備箱內(nèi);（十）兩輛以上車輛接送客人的，首車駕駛員應(yīng)當(dāng)放慢車

5、速，照應(yīng)后車距離, 盡可能形成車隊行駛。1、后車不得超越首車行駛;2、凡遇紅燈，首車駕駛員預(yù)估后車無法通過的，應(yīng)當(dāng)在停車線等候;3、一旦后車掉隊，首車駕駛員應(yīng)當(dāng)放慢車速，等候后車跟上;4、凡遇交通擁阻，駕駛員不得隨意插檔、變換車位，應(yīng)當(dāng)保證車輛行駛平 穩(wěn)及車隊隊形完好。四、現(xiàn)場接機/接車時的工作標準：（一）由辦公室接待人員持迎接牌在旅客出口等候客人，接待員站立位置應(yīng)當(dāng) 在領(lǐng)導(dǎo)右后側(cè)1步距離；（二）賓客抵達時，迎接領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動上前握手并作自我介紹，規(guī)范用語是“ XX領(lǐng)導(dǎo)，歡迎來到XX。我是XX有限公司XX職務(wù)XX姓名，您一路旅途辛苦 了，請允許我為您此次行程服務(wù)?！?；（三）辦公室接待人員應(yīng)主動上前

6、幫助來賓拿行李，并尾隨領(lǐng)導(dǎo)步行;（四）上車后，辦公室接待人員應(yīng)在自我介紹后，向來賓遞交行程單;（五）車隊從機場/車站出發(fā)后，由辦公室接待人員通過手機短信將來賓情況 報告公司總經(jīng)理。第三條迎接來賓進入公司、由辦公室接待人員負責(zé)對大院車輛進行清場，嚴禁一切車輛不按規(guī)定停放，公司大門口不得停放機動車和非機動車； 要事先對樓梯、走道及會議室全部 檢查一遍;二、由辦公室接待人員將歡迎詞板放置于公司 1樓大門口;三、接待接機/車人員反饋的信息后，辦公室通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行現(xiàn)場迎接：（一）根據(jù)賓客規(guī)格,相關(guān)迎接人員應(yīng)當(dāng)著正裝在一樓等候來賓車輛（二）來賓車輛停靠后，由駕駛員負責(zé)為來賓開車門，并防止客人下車時撞頭;

7、（三）公司主要接待領(lǐng)導(dǎo)上前與來賓打招呼，特別重要的來賓由辦公室接待 人員負責(zé)上前送花;（四）公司接待領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在在來賓右后側(cè)方位， 距來賓半步距離，并負責(zé)引導(dǎo) 來賓進入公司；（五）公司前臺應(yīng)在客人來訪前將大廳中的燈光打開 ，調(diào)節(jié)空調(diào)的溫度，營 造光亮舒適的環(huán)境；當(dāng)賓客進入大門時，要站立向來賓鞠躬致意，并使用規(guī)范用 語：“歡迎蒞臨XX公司！ ”（六）接待來賓期間，總部各部門員工應(yīng)當(dāng)減少樓道內(nèi)走動，正面遇到來賓時， 應(yīng)主動為來賓讓路，并侍立向來賓半鞠躬，同時使用規(guī)范用語：“歡迎光臨XX公司”；（七）辦公室接待人員在來賓下車時應(yīng)當(dāng)提前進入大樓，以提前一層的速度為來賓開路、開門；（八）進入會場或貴賓室時,

8、應(yīng)當(dāng)指引來賓進入主座。主座應(yīng)面對大門。第四條會務(wù)接待、由辦公室接待人員負責(zé)在客人來訪前將鮮花、席卡、水果、糖果、糕點、熱毛巾、香煙、飲用純水、茶葉茶杯以及公司宣傳冊等準備好。相關(guān)物品的擺放 要整齊統(tǒng)一。賓客未到前應(yīng)準備茶頭，茶水到至杯子七分之一位置左右。此外, 要提醒我方領(lǐng)導(dǎo)攜帶的名片。、來賓入座時,現(xiàn)場倒茶,茶水倒至7分滿。行政部接待人員根據(jù)來賓規(guī)格予以現(xiàn)場茶水保障，原則上首次5分鐘續(xù)水,1小時內(nèi)每15分鐘續(xù)水，加水實際 情況根據(jù)來賓飲水習(xí)慣作適當(dāng)調(diào)整。 加水人員應(yīng)當(dāng)站立于賓客的左手位置。 重要 貴賓,辦公室應(yīng)派2名接待員應(yīng)現(xiàn)場侍立保障，侍立位置為會場對角線,1人保障 來賓，1人保障公司領(lǐng)導(dǎo)

9、。三、辦公室器材保障人員應(yīng)根據(jù)接待規(guī)格和領(lǐng)導(dǎo)要求 ，做好現(xiàn)場器材的管理 及攝錄工作。四、辦公室秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求負責(zé)匯報材料的點擊。第五條接待用餐、根據(jù)行程確認單確定用餐標準、用餐地點 （公司餐廳/外部餐廳）、用餐時間、用餐人數(shù)、酒水和飲料數(shù)量、香煙數(shù)量等;二、提前預(yù)定餐廳包房，如就餐人員較多，包房盡量選擇緊鄰的位置，方便席 間走動溝通；三、菜單確定根據(jù)來賓不同口味、 風(fēng)俗習(xí)慣、生活忌諱和特殊需要進行菜品 選擇；四、接待人員在來賓入席前半小時檢查用餐用品是否準備齊全：餐具、水杯、紅酒杯、白酒杯、餐巾、小毛巾、煙缸、牙簽筒，以及酒水飲料、煙、茶等五、用餐期間注意環(huán)節(jié)（一）來賓入席1、當(dāng)來賓進入餐廳

10、時，接待人員主動協(xié)助迎賓員安排訪客入座；2、接待人員協(xié)助迎賓員掛來賓衣帽;3、提醒來賓保管好貴重物品。（二）席間督辦1、待來賓坐定后，服務(wù)員撤去多余餐具，取出餐巾展開鋪在客人膝上并脫去 筷套;2、根據(jù)來賓要求斟倒酒水或飲料；3、用餐期間上菜的速度事宜，上菜順序冷菜、熱菜、湯、點心、水果；如有 外國客人，可在冷菜之后上湯，多道點心安排在菜與菜之間；4、待來賓杯中酒水只剩1 / 3時及時斟倒，根據(jù)現(xiàn)場需要開啟酒水或飲料；5）客人餐碟中骨渣或雜物堆集較多時及時抽換6）煙灰缸有兩個以上煙頭時及時撤換;7）當(dāng)來賓不慎將餐具掉地上或弄翻酒水杯時及時處理8）上菜過程中若不小心把湯汁灑在餐桌或來賓身上上，迅速

11、用干凈餐巾墊上 或擦干凈；以上幾點在用餐餐廳服務(wù)未及時到位時，接待人員應(yīng)督促服務(wù)人員及 時處理。1、接待人員在用餐即將完成時，一般在上水果的時間段至餐廳柜臺結(jié)賬,收集好財務(wù)報銷單據(jù)，并安排車輛等待來賓離席；2、來賓走出餐廳時，接待人員協(xié)助服務(wù)員及時準確地將衣帽取遞給本人3、接待人員在離席的同時檢查有無來賓遺留的物品，如有應(yīng)及時歸還；4、接待人員引領(lǐng)來賓上車至下一目的地;5）如有醉酒的來賓，根據(jù)性別安排臨時接待人員送至住宿酒店安置。第六條來賓住宿、住宿前期工作準備（一）根據(jù)行程確認單確定酒店住宿標準、人數(shù)、具體入住日期、天數(shù)等;（二）行政部提前為賓客預(yù)訂好酒店房間等待賓客入?。ㄈ┮患壗哟龢藴市?/p>

12、提前在房間內(nèi)放好如：水果、鮮花、香煙等物品。、入?。ㄒ唬┙哟藛T迎接或陪同來賓至預(yù)定酒店，主動幫來賓提行李;（二）接待人員將訪客引領(lǐng)至酒店大廳座位休息等待（三）接待人員收集賓客的有效證件到酒店總臺辦理入住手續(xù);（四）接待人員辦理好入住手續(xù)后，記錄訪客對應(yīng)的房間號以便行程時間安 排及時溝通;（五）接待人員將賓客的有效證件及房間鑰匙交至本人手中，引領(lǐng)至入住房（六）接待人員告訴客人：有無保險箱，飲水方式，早餐時間，餐廳位置等, 并詢問是否還有其他需要;（七）接待人員確認賓客第二天的叫醒時間（八）接待人員再次留下自己的聯(lián)系方式以備訪客在行程中及時溝通;（九）確認訪客的行李已送到訪客的房間；（十）接待人員至酒店總臺落實第二天叫醒時間。三、退房（一）訪客行程結(jié)束離開酒店時，接待人員提醒并檢查訪客行李是否有遺漏， 主要是電話，充電器，有效證件等（二）接待人員主動幫訪客提行李至接待車輛放置；（三）接待人員邀訪客上車入座并隨行至機場、車站 ，視情況準備相應(yīng)的禮 品,并請賓客對此次接待工作提出意見或建議（本條適用于一級接待）;（四）接待人員至酒店柜臺結(jié)賬，收集好本次接待工作的各類單據(jù)憑證。第七條參觀接待、至公司廠部參觀（一）事先告知相關(guān)廠部做好接待工作;（二）重要貴賓派員至現(xiàn)場指導(dǎo)、協(xié)助;（三）賓客從總部出發(fā)時，通知相關(guān)廠部做好準備;（四）按接