人事合同檔案管理制度

1、江西省人之初集團(tuán)科技有限公司 GMP文件目 1人事合同檔案管理制度丨共5頁(yè)丨編碼：SMP-RS-RS-009-01II (彳 0制 定i 邱朝華 i審 核i李國(guó)勇 丨批 準(zhǔn)II U Ha U U + U U U hJ B U U Hl制定日期I 2013-08-01!審核日期i 2013-07-30丨 批準(zhǔn)日期丨2013-08-01V a 亠亠-d 41 亠亠_亠亠亠亠 J 亠亠亠亠-d亠亠亠 J 亠 亠-d亠 V 亠-db亠.1 總裁辦 i頒發(fā)數(shù)量i 6份 i生效日期， BH H= H= H B B_ = H _ H HH = = _=_ =_ = KHZH H HH H HH = H= H

2、H H H HH H H H H= HH H _ B B = H -分發(fā)單位！集團(tuán)總裁辦及各分公司負(fù)責(zé)人、人事行政部ih-bJbbi李國(guó)勇頒發(fā)部門(mén)2013-08-01為規(guī)范員工合同和協(xié)議的管理，保護(hù)公司與員工的合法權(quán)益；同時(shí)為使公司人事檔案管理工作規(guī)范化、 合理化、高效化，促使人事檔案作業(yè)流暢并利于使用，特制訂本管理制度。.適用范圍人事行政部管理人員三.權(quán)責(zé)單位由人事部負(fù)責(zé)制訂相關(guān)內(nèi)容。四.定 義人事檔案：由人事部負(fù)責(zé)自員工入職即建立的記載和敘述關(guān)于員工本人經(jīng)歷以及反映任職期間有關(guān)人事方面信息的資料。五.內(nèi) 容1.作業(yè)內(nèi)容1.1合同/協(xié)議類(lèi)型分類(lèi)名稱(chēng)類(lèi)別適用對(duì)象勞動(dòng)合同/協(xié)議勞動(dòng)合同所有正式工

3、實(shí)習(xí)協(xié)議全日制統(tǒng)招學(xué)生，在實(shí)習(xí)或見(jiàn)習(xí) 期間者聘用協(xié)議人事/保險(xiǎn)關(guān)系在入職前公司或持退休證的員工勞動(dòng)合同補(bǔ)充協(xié)議保密協(xié)議從事崗位有保密信息的員工培訓(xùn)協(xié)議培訓(xùn)制度中規(guī)定人員競(jìng)業(yè)限制協(xié)議待定勞動(dòng)合同解除/終止協(xié)議勞動(dòng)合同解除/終止協(xié)議離職員工按離職情形相應(yīng)使用集團(tuán)總部及各分公司、外埠銷(xiāo)售公司適用范圍1.2合同/協(xié)議作業(yè)內(nèi)容1.2.1 主體審查在與員工訂立合同/協(xié)議前，應(yīng)預(yù)先審查員工主體資格和履約能力，包括：身份證、原單位離職證明、學(xué)歷證明、職稱(chēng)證明（或職業(yè)技能培訓(xùn)證明）、健康證（崗位要求的）、擔(dān)保書(shū)（有相關(guān)要求的崗位）、社會(huì)保險(xiǎn)和住房公積金繳納情況證明、特殊崗位歷史背景調(diào)查（如：保安人員無(wú)犯罪記錄證

4、明）等信息。 精選范本，供參考！1.2.2 新進(jìn)員工的合同 / 協(xié)議簽訂：1.2.2.1 人事部應(yīng)于員工入職當(dāng)日完成相關(guān)合同 / 協(xié)議的簽訂。1.2.2.2 如員工拒絕簽訂，原則上應(yīng)在 5 個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放書(shū)面通知函，通知員工簽訂合同 / 協(xié)議，并保留 簽收記錄；若員工仍拒簽，則應(yīng)在員工入職之日起一個(gè)月內(nèi)完成終止勞動(dòng)關(guān)系流程。1.2.2.3 新進(jìn)正式工第一次與公司簽訂的勞動(dòng)合同期限以三年為原則（各單位視管理需求，勞動(dòng)合同的終止日期可延長(zhǎng)至月末或季末、年末），試用期為3 個(gè)月，試用期包含在勞動(dòng)合同期限內(nèi)。1 年。1.2.2.4 新進(jìn)聘用人員第一次與公司簽訂的聘用協(xié)議期限為1.2.2.5 新進(jìn)實(shí)習(xí)生

5、與公司簽訂的 實(shí)習(xí)協(xié)議 的期限可雙方約定， 但時(shí)限不得超過(guò)其領(lǐng)取畢業(yè)證的時(shí)間。1.2.3 員工合同 / 協(xié)議的續(xù)簽流程和期限1.2.3.1 續(xù)簽流程：?jiǎn)T工合同 /協(xié)議期滿前 45 日，由人事部發(fā)合同 / 協(xié)議期滿通知單，至用人部門(mén)。用人部門(mén)自收到通知單之日起，5 個(gè)工作日內(nèi)書(shū)面回復(fù)人事部，確認(rèn)是否續(xù)簽。如不續(xù)簽，則按本管理制度第條執(zhí)行。如續(xù)簽：人事部應(yīng)在員工合同 /協(xié)議期滿前 30 日，發(fā)合同 /協(xié)議期滿通知單，至員工本人，征詢員工本人意見(jiàn)。員工自收到通知單之日起，5 個(gè)工作日內(nèi)書(shū)面回復(fù)人事部，確認(rèn)是否與公司續(xù)簽。如員工確認(rèn)不與公司續(xù)簽，應(yīng)按離職管理制度辦理離職手續(xù)。如員工確認(rèn)與公司續(xù)簽，則人

6、事部應(yīng)在員工合同 /協(xié)議到期前 5個(gè)工作日內(nèi)， 完成續(xù)簽工作。/ 協(xié)議員工合同 / 協(xié)議續(xù)簽完畢后，應(yīng)及時(shí)更新員工檔案（電子檔案和文本檔案）中有關(guān)合同 內(nèi)容和期限的信息。1.2.3.2 續(xù)簽期限第二次勞動(dòng)合同續(xù)簽期限為 ：5 年，第三次起即續(xù)簽無(wú)固定期限勞動(dòng)合同。聘用協(xié)議的續(xù)簽期限為1 年。實(shí)習(xí)協(xié)議不予續(xù)簽。1.2.4 員工合同 / 協(xié)議的用印、簽收和保管1.2.4.1 員工合同 / 協(xié)議簽訂完畢后，人事部向印章管理部門(mén)申請(qǐng)用印，具體用印申請(qǐng)按照印章管理制 度中的要求執(zhí)行。1.2.4.2 合同/ 協(xié)議用印完畢后，人事部制作合同簽收登記表，通知員工本人到人事部簽收合同。1.2.4.3 人事部將簽

7、訂完畢的合同 / 協(xié)議（一式兩份）交員工本人審閱，無(wú)異議后，由員工本人保管一份， 并在合同簽收登記表上簽字確認(rèn)，另一份由公司保管。1.2.5 合同/ 協(xié)議內(nèi)容變更應(yīng)由用人部門(mén)在0A上在合同 / 協(xié)議存續(xù)期間， 由于客觀條件發(fā)生變化導(dǎo)致合同內(nèi)容需要進(jìn)行變更的， 申請(qǐng)，人事部審核，總經(jīng)理核準(zhǔn)后，可進(jìn)行相應(yīng)的變更并存檔。1.2.6 公司合同 / 協(xié)議解除和終止1.2.6.1 公司合同 / 協(xié)議解除和終止流程按照離職管理制度辦理。 精選范本 ,供參考！1.3.1人事檔案管理員須嚴(yán)格遵守保密制度，未經(jīng)許可，不得隨意提供、散播員工檔案信息。1.3.2所有人事檔案應(yīng)按“在職類(lèi)”與“離職類(lèi)”簡(jiǎn)歷檔案目錄，由人

8、事專(zhuān)員按目錄等級(jí)建檔，做到賬物相符。1.3.3建檔規(guī)范1.3.3.1人事檔案歸類(lèi)應(yīng)以管理有效、查找方便快捷為分類(lèi)原則，以部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)。1.3.3.2檔案柜內(nèi)應(yīng)用標(biāo)簽對(duì)應(yīng)分類(lèi),一遍查閱。1.3.4維護(hù)規(guī)范1.3.4.1 員工基本信息的電子檔維護(hù)，應(yīng)在變更、增加時(shí)每日進(jìn)行更新、維護(hù)。1.3.4.2 人事檔案之文本檔與電子檔存檔信息必須完整、一致。1.3.5查閱/借閱信息提供規(guī)范1.3.5.1 查閱部門(mén)經(jīng)理只可查閱直屬下級(jí)的相關(guān)資料，不可查閱其他人員的資料。任何人查閱檔案都不得將檔案帶出檔案室，不得復(fù)印/拍照/記錄等，除非集團(tuán)總經(jīng)理授權(quán)。查閱人事檔案，須填寫(xiě)人事檔案借閱登記表，經(jīng)人事部主管同意后方可

9、查閱，但不得攜帶出部門(mén)。集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)之人員和稽查人員可以查閱員工人事檔案。擅自提供員工信息者，依獎(jiǎng)懲管理制度相關(guān)規(guī)定懲處。1.3.6檔案移交規(guī)范1.3.6.1 員工在集團(tuán)總部、分公司、外埠銷(xiāo)售單位之間調(diào)任，檔案應(yīng)由原所屬地人事部移交至其歸屬單位 人事部。1.3.6.2 檔案移交時(shí)，交接方應(yīng)在傳遞人事檔案通知單上簽字確認(rèn)。1.3.7保存及銷(xiāo)毀規(guī)范1.3.7.1保存期限序號(hào)檔案名稱(chēng)存檔方式保管期限1在職員工人事檔案文本及電子檔永久保存2離職員工人事檔案文本檔5年3考勤資料文本檔2年1.3.7.2 檔案的銷(xiāo)毀超過(guò)規(guī)定保管期限的檔案，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后，以焚燒或碎紙的方式銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)至少安排三人一 起執(zhí)行。五、附件1、表格:1.1人事檔案臺(tái)帳1.2檔案借閱