檔案管理信息系統(tǒng)技術(shù)需求書

1、檔案管理信息系統(tǒng)技術(shù)需求書檔案管理信息系統(tǒng)技術(shù)需求書11檔案管理信息系統(tǒng)技術(shù)需求書目 錄1、檔案系統(tǒng)的現(xiàn)狀2、檔案系統(tǒng)需求概述22.1歸檔的范圍22.2檔案系統(tǒng)的用戶范圍32.3功能需求概述3、系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)及預(yù)期的效果83.1系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)83.2預(yù)期的效果9、系統(tǒng)總體規(guī)劃94.1系統(tǒng)建設(shè)原則94.2檔案管理系統(tǒng)方案9一、需求分析1、 檔案系統(tǒng)的現(xiàn)狀通信行業(yè)是現(xiàn)在發(fā)展最迅猛，同時(shí)也是競爭最激烈的行業(yè)，競爭不僅來自市場能力，還有更加重要的就是提高內(nèi)部的管理水平和工作效率。隨著競爭越來越激烈，對(duì)公司的管理水平提出了越來越高的要求。檔案管理作為公司的重要資源部分, 其管理模式處于半手工狀態(tài)，存在著效率

2、低、工作量大、查詢速度慢、資源利用率低等問題。公司全面運(yùn)行辦公自動(dòng)化以后，按照國家檔案局針對(duì)電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件要定期導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，以便實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的分類、整理等檔案化管理，并通過網(wǎng)絡(luò)的方式提供利用查詢。因此必須加緊建設(shè)和OA系統(tǒng)有數(shù)據(jù)接口的檔案信息化管理系統(tǒng)，滿足電子文件向檔案館（室）移交,由檔案部門進(jìn)行電子文件的管理和利用的要求。檔案管理信息化的另一個(gè)要求是檔案館（室）原有檔案的數(shù)字化管理。目前，僅僅實(shí)現(xiàn)了部分檔案的目錄級(jí)管理，更方便、更快捷、準(zhǔn)確的全文檢索項(xiàng)目一直沒上，用戶查閱檔案只能到檔案館現(xiàn)場查閱復(fù)印，工作效率低，現(xiàn)代化程度不高，耗材和紙張用量巨

3、大，隨著公司辦公效率的提高，傳統(tǒng)的檔案查閱和利用方式已經(jīng)成為網(wǎng)絡(luò)化辦公的一個(gè)缺陷，達(dá)不到企業(yè)高效管理的要求。、 檔案系統(tǒng)需求概述2.1歸檔的范圍（1）文書檔案至2005年底，省公司本部的文書檔案約12500卷，一期項(xiàng)目計(jì)劃完成150萬頁文書檔案數(shù)字化加工、管理。（2）聲像檔案至2005年底，省公司本部照片檔案4600張，錄音、錄象、影片資料119盤。一期項(xiàng)目計(jì)劃完成3000張照片檔案的管理，。（3）企業(yè)資料至2005年底，省公司本部榮譽(yù)實(shí)物檔案1025件，資料5000冊(cè)。一期項(xiàng)目計(jì)劃完成1025件榮譽(yù)檔案的管理。（4）其他檔案（包括經(jīng)營類、合同類檔案）2.2檔案系統(tǒng)的用戶范圍（1）OA用戶從檔

4、案系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)資料的查詢。（2）檔案管理員包括省公司、市、縣的檔案管理人員。（3）本次項(xiàng)目一期只涵蓋省公司本部檔案管理員和OA用戶范圍。2.3功能需求概述2.3.1 基本需求(1)建立省公司本部檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，在檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)上形成大規(guī)模的、高度有序的數(shù)字檔案資源庫，并通過網(wǎng)絡(luò)接收和管理公司OA產(chǎn)生的電子文件，向利用者提供高效準(zhǔn)確服務(wù)，建成“檔案數(shù)字管理系統(tǒng)”。根據(jù)我公司檔案管理的現(xiàn)狀，整個(gè)系統(tǒng)可按檔案管理的三個(gè)流程分為收集系統(tǒng)、管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。收集系統(tǒng)包括“數(shù)字檔案化”和 “檔案數(shù)字化”二大模塊，前者在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中對(duì)電子文件歸檔后進(jìn)入收集系統(tǒng)，后者將館藏檔案通過掃描、模擬向數(shù)字轉(zhuǎn)

5、換等手段進(jìn)入收集系統(tǒng)。管理系統(tǒng)通過安全檢查進(jìn)入利用系統(tǒng)。利用系統(tǒng)可以通過網(wǎng)絡(luò)為用戶提供強(qiáng)大的全文檢索功能，用戶可依據(jù)自身權(quán)限在較短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全文檢索，基本不再打開庫房。檔案資源庫檔案室（館）業(yè)務(wù)管理檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換接口數(shù)字化加工系統(tǒng)門戶網(wǎng)站OA用戶檔案管理員檔案系統(tǒng)管理檔案安全管理全文檢索 (2)對(duì)檔案館（室）的原有紙制檔案和其他常規(guī)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，利用通信網(wǎng)絡(luò)建設(shè)數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施的大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。檔案數(shù)字化需要對(duì)館藏檔案實(shí)體信息進(jìn)行掃描制作及

6、存貯，建立檔案內(nèi)容信息庫。對(duì)多種媒體形式，包括紙張、照片、膠片、錄像帶等，進(jìn)行數(shù)字化處理。利用計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件來管理制作流程，并在制作過程中盡量恢復(fù)破損模糊的檔案原件。通過管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)加工，分別組成檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案原文數(shù)據(jù)庫。其中，檔案目錄數(shù)據(jù)庫用于查詢系統(tǒng)，共享到數(shù)字檔案館中心；原文數(shù)據(jù)庫用于具體檢索，保存在檔案資源庫中，當(dāng)特定用戶通過本地終端查詢目錄數(shù)據(jù)后需要檢索原文時(shí)，平臺(tái)系統(tǒng)只有在確認(rèn)了各自的權(quán)利和義務(wù)以后，才會(huì)在受控的條件下將原文數(shù)據(jù)傳送給用戶。每一個(gè)用戶在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中都具有自身的用戶權(quán)限，根據(jù)不同的權(quán)限查閱不同的檔案。(3)建設(shè)檔案信息門戶網(wǎng)站在檔案信息化工程中，檔案信息門

7、戶網(wǎng)站直接面向用戶，向用戶提供檔案及其編研成果的查詢結(jié)果。系統(tǒng)以文本、圖像、音頻、視頻等方式展現(xiàn)，其中OA轉(zhuǎn)入的文件以WORD、EXCEL等原始格式顯示，掃描文件及文件流轉(zhuǎn)單轉(zhuǎn)換為PDF格式顯示，音頻、視頻文件則實(shí)時(shí)在線播放。OA用戶可以很方便地通過訪問檔案門戶網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)對(duì)公司各類檔案資源的利用。2.3.2功能需求2.3.2.1功能要求（1）檔案管理軟件的開發(fā)研制與功能設(shè)計(jì)必須符合國家有關(guān)檔案工作和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。（2）檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須具有嚴(yán)格的安全保密機(jī)制。（3）檔案管理軟件應(yīng)具有良好的實(shí)用性、兼容性及可擴(kuò)展性，并做到界面友好，用語規(guī)范，操作簡單

8、，使用方便。（4）檔案管理軟件應(yīng)具備較強(qiáng)的數(shù)據(jù)獨(dú)立性，確保在軟、硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)數(shù)據(jù)的完整、安全遷移及有效利用。（5）檔案管理軟件應(yīng)配有完備的安裝與使用技術(shù)資料，主要包括：用戶手冊(cè)、系統(tǒng)管理員手冊(cè)、數(shù)據(jù)實(shí)體關(guān)聯(lián)圖等。2.3.2.2數(shù)據(jù)管理功能（1）數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)具備對(duì)各類檔案目錄及原文信息進(jìn)行管理的功能，主要包括：數(shù)據(jù)庫的建立、修改、刪除，檔案數(shù)據(jù)的輸入、儲(chǔ)存、修改、刪除等內(nèi)容。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇應(yīng)充分考慮用戶所需的數(shù)據(jù)容量；數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)應(yīng)符合檢索優(yōu)先的原則，能夠進(jìn)行靈活的數(shù)據(jù)交換，并具備安全、合理、靈活等特性。（2）數(shù)據(jù)項(xiàng)的設(shè)置應(yīng)符合檔案著錄規(guī)則（DA/T181999）的規(guī)定。（3）系統(tǒng)

9、應(yīng)提供鍵盤錄入、文件掃描和直接接收電子文件等多種檔案數(shù)據(jù)輸入方式。具有文檔一體化功能的檔案管理軟件，應(yīng)能保證系統(tǒng)內(nèi)文件處理部分錄入的數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的格式完全一致，并能根據(jù)歸檔標(biāo)識(shí)實(shí)現(xiàn)歸檔文件的有效遷移。具有圖紙管理功能的檔案管理軟件，其錄入圖紙的幅面（如A0）與精度（如200dpi）應(yīng)滿足用戶的應(yīng)用要求。（4）各種不同類型的檔案數(shù)據(jù)，其文件格式均應(yīng)盡量采用XML文檔和PDF、TXT格式；掃描圖像數(shù)據(jù)采用JPEG、TIFF、格式；視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、AVI格式；音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV等格式。確需采用專用（非通用）格式的，應(yīng)能根據(jù)需要按要求實(shí)現(xiàn)與通用格式之間的轉(zhuǎn)換。2.3.2.3整理

10、編目功能（1）整理編目模塊應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出等基本功能，并能根據(jù)用戶意見需要增設(shè)主題詞（或關(guān)鍵詞）及分類號(hào)的自動(dòng)標(biāo)引功能。（2）整理編目模塊應(yīng)能滿足下列主要要求：a、能為用戶自行設(shè)置實(shí)體分類方案預(yù)留空間，并能滿足自動(dòng)按照分類類目進(jìn)行分類和排序；b、能自動(dòng)生成檔案管理所需各種排列序號(hào)；c、能自動(dòng)生成符合檔案工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的各類目錄和備考表等；d、具備功能齊全的統(tǒng)計(jì)功能，并能生成相應(yīng)報(bào)表；E、具備完備的打印輸出功能，能打印輸出各類目錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、備考表等。2.3.2.4檢索查詢功能(1)檢索查詢模塊應(yīng)具備對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行多種途徑檢索查詢的基本

11、功能，并具備借閱管理等輔助功能。(2)檢索查詢模塊中必須設(shè)置題名、責(zé)任者、形成時(shí)間、主題詞、分類號(hào)等檢索項(xiàng)。根據(jù)用戶需要，還可設(shè)置文件編號(hào)、檔號(hào)等輔助檢索項(xiàng)。(3)檢索查詢模塊應(yīng)能滿足下列主要要求：a、能根據(jù)檢索查詢模塊提供多條件組合查詢，并能對(duì)常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對(duì)查全率、查準(zhǔn)率的要求；b、能根據(jù)用戶需要設(shè)置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等功能；c、能對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印或選擇輸出等技術(shù)處理。D、借閱管理功能應(yīng)包括對(duì)利用者以及利用的目的、時(shí)間、內(nèi)容等信息的記錄、分析、統(tǒng)計(jì)以及檔案續(xù)借、退還等功能。2.3.2.5輔助實(shí)體管理功能（1）輔助實(shí)體管理模塊應(yīng)具備對(duì)檔

12、案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級(jí)變更等進(jìn)行相應(yīng)管理的功能。（2）輔助實(shí)體管理模塊應(yīng)能滿足下列主要要求：a、對(duì)征集、接收、移交檔案的時(shí)間、來源、交接人、數(shù)量、種類進(jìn)行管理；b、對(duì)檔案劃控、保管期限變更、密級(jí)變更、鑒定銷毀等進(jìn)行管理。2.3.2.6安全保密功能（1）檔案管理軟件的研制、安裝和使用，必須符合計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定（國保發(fā)19981號(hào)）的各項(xiàng)要求，具備系統(tǒng)訪問控制、數(shù)據(jù)保護(hù)和系統(tǒng)安全保密監(jiān)控管理等基本功能，確保檔案數(shù)據(jù)安全。（2）系統(tǒng)訪問控制，必須能實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的權(quán)限控制，并具有防止越權(quán)操作的技術(shù)措施。（3）數(shù)據(jù)保護(hù)，必須保證系統(tǒng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、處理、傳遞、使用和銷毀按

13、照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行，并在各項(xiàng)操作中有相應(yīng)的密級(jí)識(shí)別。涉密系統(tǒng)還應(yīng)有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)加密措施。（4）系統(tǒng)安全保密監(jiān)控，必須能對(duì)系統(tǒng)中各種操作實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的監(jiān)控并加以記錄。2.3.2.7系統(tǒng)維護(hù)功能（1）系統(tǒng)維護(hù)模塊應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)等基本功能。（2）用戶權(quán)限管理應(yīng)包括系統(tǒng)各部分的操作權(quán)限管理和數(shù)據(jù)操作的權(quán)限管理。（3）系統(tǒng)日志管理應(yīng)提供獨(dú)立于操作系統(tǒng)的電子文件、檔案查詢?nèi)罩居涗浌δ?，包括上機(jī)人姓名、訪問時(shí)間（年月日時(shí)分）、所用微機(jī)編號(hào)、查詢內(nèi)容、利用方式（閱讀、修改、拷貝、打?。?，并提供詳情查詢功能。（4）系統(tǒng)維護(hù)模塊在提供數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)處理功能的同時(shí)，還應(yīng)能對(duì)檔案數(shù)據(jù)

14、某些代碼提供方便的維護(hù)。2.3.2.8其它功能要求根據(jù)實(shí)際情況需要增加的功能。、 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)及預(yù)期的效果3.1系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)檔案信息化系統(tǒng)工程最終達(dá)到以下目標(biāo)：(1)建設(shè)一個(gè)運(yùn)行高效、使用與維護(hù)方便、安全可靠的統(tǒng)一系統(tǒng)。使檔案管理流程規(guī)范化，提高查詢等工作效率。(2)統(tǒng)一考慮紙質(zhì)檔案和電子檔案歸檔管理的不同特性；(3)系統(tǒng)的制作要規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，具備升級(jí)、兼容的能力，以便出現(xiàn)新的形勢時(shí)，可以提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)而無須重建；(4)留下與其他類型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)連接的標(biāo)準(zhǔn)接口。與OA系統(tǒng)等其他系統(tǒng)留有數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)電子檔案的自動(dòng)歸檔和管理；(5)系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化和人性化管理，文書檔案、科技檔案、聲像檔案歸檔的

15、電子化、自動(dòng)化；可根據(jù)檔案保管期限對(duì)檔案影像做出鑒定和銷毀的提示。3.2預(yù)期的效果(1)檔案管理流程的規(guī)范化(2)檔案管理效率得到充分提高(3)檔案數(shù)據(jù)安全性、完整性得到極大提高(4)檔案的歸檔、檢索、查閱效率得到極大提高、方便性得到極大提高(5)文書檔案、科技檔案、聲像檔案歸檔的電子化、自動(dòng)化(6)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的壓力有效降低，響應(yīng)速度有效提高(7)非檔案性質(zhì)的企業(yè)資料有了安全的數(shù)據(jù)中心，并且能夠高效查詢、 系統(tǒng)總體規(guī)劃在充分研究企業(yè)的需求并結(jié)合當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)發(fā)展水平的情況下，我們提出充分利用現(xiàn)有技術(shù)成果，按照需求的優(yōu)先級(jí)分步實(shí)施，這樣既能滿足當(dāng)前公司對(duì)檔案的管理使用需求，同時(shí)為系統(tǒng)將

16、來的擴(kuò)展留有充分空間、能夠適應(yīng)今后的業(yè)務(wù)變化和自身發(fā)展。4.1系統(tǒng)建設(shè)原則系統(tǒng)建設(shè)要遵循以下原則：具備充分的靈活性、安全可靠、具有良好的可維護(hù)性、具備良好的可擴(kuò)展性、方便易用、響應(yīng)迅速、充分利用現(xiàn)有資源和設(shè)備。4.2檔案管理系統(tǒng)方案4.2.1應(yīng)用模式根據(jù)應(yīng)用的特點(diǎn)，采用B/S 和 C/S 相結(jié)合的模式共同完成對(duì)需求的滿足。檔案的歸檔、管理、檢索、借閱、系統(tǒng)管理等等一系列的功能在B/S模式下完成。原始檔案的掃描整理工作在C/S模式下完成。4.2.2系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)采用C/S和B/S結(jié)合的模式。服務(wù)器端負(fù)責(zé)用戶管理權(quán)設(shè)置，電子文件的存儲(chǔ)和管理，以及庫房、實(shí)物檔案管理。客戶端負(fù)責(zé)掃描錄入，影像質(zhì)檢，編目著錄，編目審核、差錯(cuò)處理、用戶訪問查詢，打印報(bào)表等。系統(tǒng)提供基于WEB 的查詢，用戶可以根據(jù)權(quán)限進(jìn)行查詢、瀏覽，借閱檔案資料等操作。4.2.3系統(tǒng)硬件的配置根據(jù)實(shí)際情況配置相關(guān)硬件，要求考慮檔案數(shù)字化、存儲(chǔ)備份需求，以及高安全性、高可靠性，可擴(kuò)展性，可管理性、低成本高效率先進(jìn)適用的原則?？紤]到檔案數(shù)據(jù)是對(duì)安全性要求非常高的大量數(shù)據(jù)，因此，