辦公室事務(wù)管理——時(shí)間管理的一般方法

1、案（課時(shí)數(shù)：2）章節(jié)標(biāo)題：時(shí)間管理的一般方法教學(xué)目的：使學(xué)生理解、掌握時(shí)間管理一般方法的相關(guān)知識(shí)、技能。教學(xué)重點(diǎn)：時(shí)間管理的一般方法。教課難課：相關(guān)技能的掌握與運(yùn)用。授課方法：講授法教案類別：新授課實(shí)驗(yàn)課習(xí)題課復(fù)習(xí)提問復(fù)問內(nèi)容學(xué)生姓名成績選購辦公設(shè)備的注意事項(xiàng)？作業(yè)及預(yù)習(xí)要求i時(shí)間管理的一般方法教學(xué)目的：使學(xué)生理解、掌握時(shí)間管理一般方法的相關(guān)知識(shí)、技能。 教學(xué)重點(diǎn)：時(shí)間管理的一般方法。教學(xué)難點(diǎn)：相關(guān)技能的掌握與運(yùn)用。教學(xué)時(shí)數(shù)： 2教學(xué)內(nèi)容與過程：在信息龐雜、 速度加快的職場(chǎng)環(huán)境中， 我們必須在愈來愈少的時(shí)間內(nèi)，完成 愈來愈多的事情。你的一天只有 1440 分鐘，你能完成多少工作？“我從早忙到

2、晚，但是沒有一件事情是完成的。我這么拼命，結(jié)果卻是白忙一場(chǎng)，沒有什么成 果，感覺自己一直被工作追著跑。 我到底在忙些什么呢？” 你的忙亂不是因?yàn)楣?作太多，而是因?yàn)闆]有重點(diǎn)、目標(biāo)不清楚，所以才讓工作變得愈來愈復(fù)雜，時(shí)間 愈來愈不夠用。那么，如何管理我們的時(shí)間，使它發(fā)揮最大效益呢？一、問清楚工作的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)和減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì) 通常情況是，你不知道自己應(yīng)該做什么：這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的工作會(huì)有什么樣的影 響？這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的意義是什么？當(dāng)你理清了所有問題后，再開始工作。 你必須理清的問題主要包括：（1）我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？目標(biāo)清楚不是要對(duì)方跟你解釋公司 的目標(biāo)和策略， 而是要弄清楚這

3、個(gè)目標(biāo)對(duì)你的意義是什么， 公司的目標(biāo)與你個(gè)人 目標(biāo)之間的關(guān)聯(lián)是什么。 如果老板重新設(shè)定公司未來一年的營運(yùn)策略與目標(biāo)， 你 可以問：“我的工作目標(biāo)應(yīng)該做出哪些調(diào)整？是否有必要改變現(xiàn)在的工作方式？” 舉例來說，如果公司預(yù)計(jì)提升 10%的營業(yè)額，那么行銷部門必須達(dá)到什么樣的部 門目標(biāo)或是個(gè)別業(yè)務(wù)員必須達(dá)到什么樣的業(yè)績，才能完成公司的整體目標(biāo)。（2）可否建議要從哪個(gè)地方開始？你要知道的不是工作細(xì)節(jié)問題，而是要 確定大致的方向與優(yōu)先級(jí)。 例如， 應(yīng)該先確認(rèn)好哪些事項(xiàng)， 才能開始進(jìn)行后續(xù)的 作業(yè); 哪些事情應(yīng)該排在最后，以避免其他流程的變動(dòng)而必須一再地重做；各項(xiàng)流程之間應(yīng)該如何協(xié)調(diào)與整合（3）我應(yīng)該注意哪

4、些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成？可以尋求主管的建議， 在過程中有可能犯下哪些錯(cuò)誤或是疏失， 應(yīng)該要如何避免； 根據(jù)過去的經(jīng)驗(yàn)， 曾 經(jīng)發(fā)生哪些意料之外的情形， 必須預(yù)先作準(zhǔn)備。 這樣可以大幅減少不必要的錯(cuò)誤 嘗試，當(dāng)然更能增加成功的機(jī)會(huì)。（4）有哪些可用的工具與資源？你應(yīng)該先了解公司有哪些既有的資源可以 應(yīng)用，可以尋求哪些支持，這樣才能更有效的規(guī)劃自己的時(shí)間以及工作進(jìn)度。二、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度 對(duì)于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情，總是擔(dān)心：（1）會(huì)不會(huì)因此丟了工作？（2）我和同事之間的友誼是否就此結(jié)束？（2）老板有可能接受嗎？拒絕的技巧是非常重要的溝

5、通能力。 只有你最清楚自己的工作情況， 你必須 對(duì)自己負(fù)責(zé)， 管理自己的時(shí)間與工作， 不應(yīng)讓別人的額外要求， 讓自己陷入忙亂 的局面。在決定你該不該答應(yīng)對(duì)方的要求時(shí)， 應(yīng)該先問問自己：“我想要做什么？ 或是不想做什么？什么對(duì)我才是最好的？” 你必須考慮， 如果答應(yīng)了對(duì)方的要求 是否會(huì)影響到既有的工作進(jìn)度， 而且因?yàn)槟愕耐涎佣绊懙狡渌?？而如果你?應(yīng)了，是否真的可以達(dá)到對(duì)方要求的目標(biāo)？一旦有了決定之后， 該怎么拒絕呢？如果是比較熟識(shí)的同事、 朋友，或是完 全不相識(shí)的人，最好直截了當(dāng)?shù)恼f： “抱歉，幫不上忙。”或是“現(xiàn)在真的很忙， 抽不出時(shí)間。”不要多費(fèi)唇舌，也不需要解釋一堆理由，只要簡單的一

6、兩句話就 可以。而且必須在當(dāng)下直接回絕， 不要再拖延一兩天才說出你的決定。 不要考慮 太多。如果是面對(duì)客戶或是不熟識(shí)的其他部門同事，就應(yīng)該采取間接委婉的方法。 你要考慮的問題是：如何響應(yīng)才能維持更好的關(guān)系，建立未來合作的基礎(chǔ)？首先，你要說明無法答應(yīng)的原因，并表示你的歉意。然后，幫助對(duì)方找到另 一個(gè)更好的解決辦法， 考慮有沒有可能找到其他人幫忙。 讓對(duì)方覺得你不是在推 卸責(zé)任，而是真的想幫助他解決問題。這時(shí)候的問答不再是“是”與“否”的問 題，而是溝通與對(duì)話的過程。你不是在拒絕對(duì)方，而是與對(duì)方溝通解決的方法。溝通的過程也同樣讓對(duì)方了解你實(shí)際的工作狀況，而不會(huì)無緣無故地一再找上 你，請(qǐng)求你的幫忙。

7、三、主動(dòng)提醒老板排定優(yōu)先級(jí)，可大幅減輕工作負(fù)擔(dān)“手邊的任務(wù)都已經(jīng)完成不了，又丟給我一堆的工作，實(shí)在是沒道理。 ”但 是，有沒有可能問題是出在你自己身上？你有沒有適當(dāng)?shù)胤从痴鎸?shí)情況？如果你 不是說出來， 老板就會(huì)以為你有時(shí)間做這么多的事情。 況且，他可能早就不記得 之前交代你太多的工作。老板其實(shí)是需要被提醒的。你當(dāng)然不可能同時(shí)完成這么多的工作， 為什么不主動(dòng)地幫助老板排出工作的 優(yōu)先級(jí)。 你不是不做 ，但是凡事有先有后。 你可以事先衡量哪些工作正在進(jìn)行， 哪些需要支持才能在期限內(nèi)完成。當(dāng)你做好以上的準(zhǔn)備時(shí)，再開始與老板面對(duì)面討論，你可以問： “未來幾天 或是幾星期內(nèi)必須先達(dá)成哪三個(gè)目標(biāo)？”或是直

8、接告訴他： “我已經(jīng)先排定未來 幾天應(yīng)該要優(yōu)先完成的工作項(xiàng)目，想聽聽您的建議。 ”總而言之，把短期內(nèi)應(yīng)該 先完成，而且你有能力完成的工作項(xiàng)目確定下來。 這樣不僅可以減少自己的工作 負(fù)擔(dān)，更可以提醒老板，讓他了解你的實(shí)際工作量。最后提醒一點(diǎn)， 討論的過程中必須時(shí)時(shí)站在主管的立場(chǎng)思考， 體諒他所面臨 的壓力。你應(yīng)該做的是協(xié)助主管解決問題，而不是把問題推給主管。當(dāng)然，更不 應(yīng)該自己承受問題。四、報(bào)告時(shí)要有自己的觀點(diǎn)，只需少量的信息即可讓老板感到滿意 多數(shù)人在向主管或老板報(bào)告時(shí)，總是擔(dān)心信息不夠多， “萬一老板問起來，答不 出來，該怎么辦？”根據(jù)商業(yè)心理顧問公司的心理學(xué)家約翰 . 維佛所進(jìn)行的研究 顯

9、示，有 10%-15%的人在面對(duì)老板時(shí)會(huì)有恐懼的心理，而且如果向老板報(bào)告時(shí) 手中的資料不夠多，感到恐懼的人比例會(huì)更多。其實(shí)，這種擔(dān)憂是多余的。 大多數(shù)的信息會(huì)變得沒有重點(diǎn)， 如果又缺乏解釋， 對(duì)于老板一點(diǎn)幫助也沒有。 “內(nèi)容精簡、切中要點(diǎn)，最重要的是能夠幫助我快速 地作決策?！边@是維佛訪問多位資深主管對(duì)于演示文稿內(nèi)容的要求時(shí)，所得到的 一致結(jié)論。你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋， 一定要有自己的觀點(diǎn)， 而不 是模棱兩可的描述。 如果你是老板的話， 你會(huì)做出什么樣的決定： 新產(chǎn)品上市的 最佳時(shí)機(jī)是什么時(shí)候？該不該跟隨競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手降價(jià)，還是逆市操作？ 此外，向老板報(bào)告時(shí)，要能精確地掌控時(shí)間，你

10、要有心理準(zhǔn)備，在報(bào)告過程 中必定會(huì)被打斷， 老板可能得先接個(gè)電話， 或是提出一些問題， 必須花時(shí)間說明 與討論。所以，如果你有 30 分鐘的時(shí)間，只要準(zhǔn)備 10 分鐘的報(bào)告內(nèi)容，不僅 可以避免超出時(shí)間， 而且可以替老板省下更多的時(shí)間， 更能顯現(xiàn)出你的工作效率。如果報(bào)告的主題是關(guān)于長期的規(guī)劃，要記住：過去以及未來的90 天是最重要的。如果你要制作 10頁的演示文稿， 報(bào)告未來一年的年度規(guī)劃， 未來 90天的 計(jì)劃應(yīng)該占 9 頁的內(nèi)容，需要詳細(xì)的說明，至于其余部分只要一頁就可以。如果你希望得到老板的支持，必須清楚、直接，而且簡明扼要。不要讓老板 覺得你只是想偷懶， 把責(zé)任推給老板。 舉例來說，如果

11、你希望老板支持你的提案， 就應(yīng)該逐條列舉已經(jīng)完成的項(xiàng)目， 而后提出未來 30 天-60 天之內(nèi)需要老板協(xié) 助的事項(xiàng)，例如，他可能要參加哪些會(huì)議，參加會(huì)議的人員有哪些，他需要公開 向所有員工宣布哪些事項(xiàng)，等等。五、演示文稿時(shí)增加互動(dòng)計(jì)劃，可縮短演示內(nèi)容與報(bào)告時(shí)間POWERPOINT發(fā)明，讓我們有了更方便的溝通工具，但事實(shí)上也占據(jù)了不 少的工作時(shí)間。 每年每一個(gè)人制作的演示文稿數(shù)目不斷地在增加， 制作演示文稿 所要花費(fèi)的時(shí)間也是有增無減。有研究調(diào)查表明，最高的記錄是 25 分鐘的議程 總共有108頁的POWERPOINT而，有多少人能記得 108頁的內(nèi)容？ 一份好的演示文稿， 必須能產(chǎn)生影響力，

12、改變對(duì)方的決定。 在制作演示文稿 時(shí)，我們時(shí)常忘了聽眾的存在。 真正成功的演示文稿在于清楚而正確地傳達(dá)信息， 創(chuàng)造溝通與對(duì)話的機(jī)會(huì)， 進(jìn)而讓對(duì)方因?yàn)槟愕难菔疚母鍍?nèi)容而改變思維、 決策或 行動(dòng)。因此，重點(diǎn)不在于演示文稿，而是溝通的品質(zhì)。你不只是“報(bào)告” ，而是 要引發(fā)雙向的對(duì)話，試圖影響對(duì)方。在做任何演示文稿之前，你必須考慮以下三點(diǎn)：（ 1 ）你希望聽眾聽完演示文稿之后記得哪些重點(diǎn)？ （2）聽眾會(huì)有什么樣的感受？ （2）你希望他們聽完演示文稿之后有什么樣的決定？ 接下來就是實(shí)際的制作問題了。 最好的開始方式， 就是把聽眾想知道的重點(diǎn) 轉(zhuǎn)換為問題， 這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力， 更可以大幅減

13、輕你的工作負(fù) 荷。演示文稿的過程不應(yīng)只有你一個(gè)人在說話， 提出問題， 可以讓你和觀眾有互 動(dòng)的機(jī)會(huì)。這樣一來， 50 分鐘的議程你只需要準(zhǔn)備 30分鐘的演示文稿內(nèi)容，其 余的時(shí)間應(yīng)該是與聽眾互動(dòng)的時(shí)間。舉例來說，在解釋產(chǎn)品策略時(shí)，不是滔滔不絕解釋策略的第一點(diǎn)、第二點(diǎn)、 第三點(diǎn)而是提出問題：我們的產(chǎn)品對(duì)你們有什么好處？可以為你的部門帶來 哪些改變？每一次的演示文稿都必須有一頁的內(nèi)容摘要， 不是要列出報(bào)告的重點(diǎn)， 而是 簡要敘述這份報(bào)告所要傳達(dá)的最重要的信息。 此外，一頁一個(gè)重點(diǎn)， 這樣才能讓 他們印象深刻，而是真正地去思考你所說了些什么， 等于是一次失敗的演示文稿。六、有效過濾郵件，讓自己的注意

14、力集中在最重要的信息上電子郵件以及實(shí)時(shí)通訊技術(shù)是一種幸福，同樣也是一種詛咒。 因?yàn)樗?可以看到全世界，也因?yàn)樗惚浑s亂、沒有焦點(diǎn)、不必要的信息給淹沒了。你 應(yīng)該要做的是，知道何時(shí)該關(guān)閉你的虛擬溝通之門。高德納咨詢公司認(rèn)為，現(xiàn)代人不可避免地陷入了所謂的“無所不在的連結(jié)” 的迷思，你讓所有人在任何時(shí)間都可以接觸到你。 不僅是電子郵件， 還包括手機(jī)、 實(shí)時(shí)通訊等。這些科技讓我們可以實(shí)時(shí)地溝通， 我們也自然而然地覺得必須隨時(shí)讓人找得 到、必須響應(yīng)每一件事情。 所有人都因?yàn)檫@種不切實(shí)際的期待而工作過量、 過度 消耗自己。垃圾郵件的泛濫或許是原因之一， 但更重要的是， 我們不知道要如何利用客 觀的標(biāo)

15、準(zhǔn)快速有效地過濾以及編輯大量的信息，花費(fèi)太多時(shí)間在不重要信件上， 而真正需要你注意的卻被遺漏了。正確的過濾流程是： 第一步，先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由， 就可以直接刪除，這樣至少可以刪除 50%的郵件第二部，迅速瀏覽其余的每一封信件內(nèi)容， 除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi) （例 如兩星期內(nèi)）你必須完成的工作，否則就可以直接刪除，這樣你又可以再刪除 25%的信件。前兩個(gè)步驟所花費(fèi)的時(shí)間不超過 10 分鐘?，F(xiàn)在你的信箱應(yīng)該只剩下 25%的信件，但是并不是表示你必須全部保留剩下的 25%的信件第三步，你必須判斷這封信件：（1）是否與你現(xiàn)在的工作內(nèi)容有關(guān)？（2）是否提到你必須完成

16、哪些事？（3）是否說明應(yīng)達(dá)成什么樣的目標(biāo)？（4）是否列出可使用的資源？。如果不符合以上條件， 就直接刪除或是回復(fù)給寄件人， 請(qǐng)求對(duì)方盡快回復(fù)以 上問題。經(jīng)過以上三個(gè)步驟，你應(yīng)該可以成功刪除 90%信件。七、郵件內(nèi)容盡量精簡，節(jié)省寫信時(shí)間并增加對(duì)方響應(yīng)的機(jī)會(huì) 最容易閱讀、 理解與回復(fù)的信件， 最吸引人的注意， 你的電子郵件使用習(xí)慣 是這樣的嗎？每一個(gè)人的時(shí)間與精力是有限的， 電子郵件的內(nèi)容愈精簡愈好， 不 僅可以節(jié)省自己的時(shí)間， 更能吸引收件人的注意， 提高響應(yīng)的幾率， 否則你的電 子郵件就會(huì)在對(duì)方 90%的刪除名單之中。你必須利用最小的時(shí)間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須 更容易

17、閱讀，節(jié)省對(duì)方時(shí)間。該怎么做呢？信件的文字必須限制在 3*5 英寸的空間范圍內(nèi)， 大約是一張照 片大小。為什么是這樣的范圍？因?yàn)閷?duì)于接受信息的人來說， 這樣的空間可以讓 他們?cè)?23 秒的時(shí)間內(nèi)迅速瀏覽全部內(nèi)容，不需要滾動(dòng)畫面。你該如何利用這有限的空間寫電子郵件的內(nèi)容？ （1）每一封電子郵件的內(nèi)容大約在 8 句12 句的范圍內(nèi)。（2）超過 20 字就應(yīng)換行（3）如果超過 3 行必須空行。八、當(dāng)沒有溝通的可能時(shí)，不要浪費(fèi)時(shí)間去尋求改變 主管對(duì)于你的意見通常會(huì)有以下五種可能的回答： （1）完全同意 : ”我完全同意你的看法，也會(huì)全力支持你?！?（2）同意：“我并不是完全同意，但是我相信你的判斷。

18、”（3）不置可否：“我不同意你的看法，原因是，不過很謝謝你的意見?！保?）不同意：“就照我的方法做?！保?）完全不同意：“我決不允許有這樣的想法， 更不允許其他人有這樣的想 法?！痹跍贤ǖ倪^程中， 如果你發(fā)現(xiàn)主管的回答多半是前三種情況， 就表示這個(gè)主 管是可以溝通的， 愿意接受別人的想法。 如果多半屬于最后兩種情況， 就代表他 是不容易溝通的人，總是聽不進(jìn)別人的意見，沖動(dòng)作出決策，不愿意反省，只為 了個(gè)人的利益或權(quán)利不論你提出什么樣的想法或意見，每一次都是吃閉門 羹。如果真的遇到這樣的主管， 完全沒有溝通的可能時(shí)， 你就不必要在浪費(fèi)時(shí)間 或精神做無謂的溝通或嘗試改變。 這時(shí)你必須做出選擇， 你

19、是否能夠接受這樣的 工作環(huán)境， 凡事只依照主管的意見做事， 或是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。 這 時(shí)選擇的問題，無關(guān)乎好與壞。這時(shí)，你可以有以下做法： （1）微笑點(diǎn)頭。你已經(jīng)決定不會(huì)將所有的精力投入在這家公司，只當(dāng)這是 一份工作，做好份內(nèi)的事情就可以。這份工作不是你生活中非常重要的一部分， 你寧愿花更多的時(shí)間在家庭或是自己的興趣上。（2）尋求其他發(fā)生管道。你仍然相信這家公司，也認(rèn)為這是不錯(cuò)的工作環(huán) 境，只是遇到了不好的主管。 所以你還希望再做一些努力： 公司內(nèi)是否有其他的 管道可以讓你的想法或建議被公司其他人或更高階的主管聽到， 例如全體員工大（3）準(zhǔn)備轉(zhuǎn)換跑道。你已經(jīng)知道問題是無法解決的，也

20、許是這家公司不愿 意解決，或是缺乏健全的制度與管道，這時(shí)你應(yīng)該當(dāng)機(jī)立斷，轉(zhuǎn)換新的環(huán)境。九、只要取得信任，不需要反復(fù)溝通，同樣可以爭(zhēng)取到你要的資源 在經(jīng)營成本的壓力下，要向公司爭(zhēng)取更多的資源，可不是一件簡單的事情。 尤其是碰到錢的問題， 事情似乎就變得復(fù)雜許多。 即使經(jīng)過無數(shù)次的討論或精確 計(jì)算，成功的機(jī)會(huì)卻是少之又少。然而，多半時(shí)候， 爭(zhēng)取預(yù)算成功與否并非僅是關(guān)于錢的問題， 它更是人際關(guān) 系與信任的問題。 如果老板信任你可以解決真正的問題， 為公司創(chuàng)造利益， 自然 而然可以得到你要的預(yù)算。 但是如果他對(duì)你沒有足夠的信任， 即使公司有再多的 盈余或者只是爭(zhēng)取一小筆的預(yù)算，都很困難。不要只看到錢的

21、問題， 如果你一直陷入數(shù)字游戲當(dāng)中， 情況對(duì)你永遠(yuǎn)是不利 的。公司必須面對(duì)嚴(yán)酷的經(jīng)濟(jì)壓力， 永遠(yuǎn)是希望可以用更少的錢創(chuàng)造更多。 老板 對(duì)你的信任來自你解決問題的能力。 所以你必須從不同角度去思考： 什么是讓你 的老板感到最頭疼的問題？是無法依照原定計(jì)劃完成； 還是無法掌控情況， 對(duì)于 未來感到不確定；或是希望員工能夠做的更多，減少更多的成本？當(dāng)你在爭(zhēng)取預(yù)算時(shí)，必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問題， 作為你的說服理由， 這是最有效的。例如， “如果再增加兩個(gè)人，只需要六個(gè)星期，就可以按照預(yù)定 計(jì)劃完成?！倍?，不要只強(qiáng)調(diào)你的單位或和部門的需求， 你爭(zhēng)取預(yù)算的目的是為了幫助 老板解決問題，達(dá)成目標(biāo)。所以

22、，你的重點(diǎn)在于老板所擔(dān)心的問題，而不是預(yù)算 數(shù)字。當(dāng)你第一次提出要求時(shí)， 最重要的是讓老板了解你的提案， 討論時(shí)間愈媏短 愈好，最好不要超過 15 分鐘。千萬不要在第一次提案的時(shí)候就直接提出需要多 少的預(yù)算，這樣通常不會(huì)有太高的幾率。你的目標(biāo)應(yīng)該是有第二次討論的機(jī)會(huì)。 如果老板愿意再次討論預(yù)算的問題，通常成功機(jī)會(huì)可高達(dá)八成以上。十、專注工作本身而不是績效評(píng)價(jià)，才能真正有好的表現(xiàn) 績效評(píng)價(jià)本身立意良好，我們每一個(gè)人都應(yīng)該隨時(shí)知道自己的工作績效如 何。但是多數(shù)組織的情況是，績效評(píng)價(jià)被過度操作，有各種不同的名目，還有復(fù) 雜的計(jì)算。主管根本沒有足夠的時(shí)間作深入的評(píng)價(jià)， 最后只是淪為數(shù)字游戲而已。 公司真正的目標(biāo)是擴(kuò)大控制、 減少成本， 績效評(píng)價(jià)的制度讓公司有合法的借口開 除不稱職的員工。員工為了保住工作，只想著怎么會(huì)讓自己的成績好看一些。 事實(shí)上，你根本不必把精神花在