管理體系文件編號作業(yè)指導(dǎo)書

1、 汕頭市錦峰物業(yè)管理有限公司 編號： - - 作業(yè)指導(dǎo)書 版號/改次：A/0 管理體系文件編號作業(yè)指導(dǎo)書 第 7 頁，共7頁 1. 目的對與質(zhì)量體系有關(guān)的文件及資料進(jìn)行控制，確保與物業(yè)管理服務(wù)有關(guān)的場所都能使用相應(yīng)文件的有效版本。2. 適用范圍適用于公司質(zhì)量體系文件及其它受控文件的管理。3. 定義受控文件：所有與本公司物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的文件，即公司各部門工作的依據(jù)文件。它包括公司質(zhì)量體系文件；合同文件；國家/地方性法律、法規(guī)、條例、技術(shù)規(guī)范；公司或各部、處發(fā)出及收到的與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的可以長期作為參考資料的文（函）件。（各部門內(nèi)部人事、行政內(nèi)務(wù)管理方面的文件不在此范圍內(nèi)）4. 職責(zé)相關(guān)部門職

2、責(zé)、分工見5.1款。5. 工作程序5.1 受控文件和資料的分類以及標(biāo)識方法：文件類別管理內(nèi)容職責(zé)部門有效版本標(biāo)識方法質(zhì)量體系文件質(zhì)量手冊程序文件編制、更改綜合事務(wù)部版本號及加蓋受控章批準(zhǔn)總經(jīng)理發(fā)放、保管綜合事務(wù)部各部門相關(guān)制度、作業(yè)指導(dǎo)書編制、更改各部門名稱、文件編號批準(zhǔn)主管副總經(jīng)理發(fā)放、保管各部門合同文件編制、更改綜合事務(wù)部編 號批準(zhǔn)總經(jīng)理發(fā)放、保管綜合事務(wù)部文件類別管理內(nèi)容職責(zé)部門有效版本標(biāo)識方法行政發(fā)文/函以公司名義發(fā)出編制各部門名稱、編號批準(zhǔn)總經(jīng)理更改、發(fā)放、保管綜合事務(wù)部以部門名義發(fā)出編制、更改各部門批準(zhǔn)部門經(jīng)理發(fā)放、保管各部門外來文件外單位來文（函）更新、發(fā)放、保管各部門名稱、編號

3、法律、法規(guī)、條例更新、發(fā)放、保管各部門名稱、發(fā)布實施日期技術(shù)規(guī)范更新、發(fā)放、保管工程部名稱、編號5.2 文件的編寫、批準(zhǔn)5.2.1 質(zhì)量體系文件按照編寫導(dǎo)則進(jìn)行編寫；5.2.2 合同文件按國家有關(guān)規(guī)范編寫；5.2.3 行政發(fā)文的編寫；5.2.3.1 總體要求凡屬公司行政發(fā)文的包括對外、對內(nèi)的函件必須使用帶有公司標(biāo)志的抬頭（頁眉），作業(yè)指導(dǎo)書及其他質(zhì)量文件按公司規(guī)定或指定模板進(jìn)行使用。5.2.3.2 頁面邊距上邊距：2.54厘米； 下邊距：2.0厘米；左邊距：2.5厘米； 右邊距：2.0厘米。5.2.3.3 字體要求字體顏色一般使用黑色，對外文件不得使用字體效果（加粗、傾斜、加框、陰影、變大變小

4、等效果），對內(nèi)文件在需特殊說明的情況下可增加字體效果，以增強(qiáng)文件閱讀效果。標(biāo)題：中文字體使用“黑體”，英文使用“Times New Roman”，字號一般使用“小二”，可視標(biāo)題長度進(jìn)行調(diào)整，保持文檔整體美觀。正文：中文字體使用“仿宋_GB2312”，英文使用“Times New Roman”，字號一般使用“四號”。5.2.4 編寫文件的職責(zé)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)提出文件的發(fā)放范圍，并填寫于“發(fā)文擬稿紙”后報職責(zé)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；5.3 文件的編碼規(guī)定5.3.1 質(zhì)量手冊的編碼由公司代號、文件類別代號和年份組成，即：JFPG/QM-5.3.2 程序文件的編碼由公司代號、文件類別代號、文件順序號和年份四部分組

5、成，即：JFPG/QSP-/ 年份 文件順序號 程序文件代號 本公司代號5.3.3 作業(yè)指導(dǎo)書編碼a. 作業(yè)指導(dǎo)書的編碼統(tǒng)一為如下四類： WI/-BA- WI/-GL- WI/-GC- WI/-QJ-說明：“”填入管理處/部門代碼。如：“CY”代表翠茵景苑管理處?！癇A”、“GL”、“GC”、“QJ”、“KF”、“”、“”分別為“保安”、“管理”、“工程”、“清潔”、“客服”、“會所”、“綜合”的大寫代號?！啊睘楦鞴ぷ饕?guī)程的序號，從“001”往后順延。b. 將作業(yè)指導(dǎo)書相關(guān)的質(zhì)量記錄表格的編碼統(tǒng)一為：QR/WI-說明：“”之內(nèi)容同上?！啊敝畠?nèi)容同上。5.3.4 行政發(fā)文的編碼按公司管理制度中“

6、公文管理”的規(guī)定執(zhí)行，對外發(fā)函的編碼由公司代碼、部門代碼、文件順序號、年份四部分組成，表達(dá)形式如下圖：JFPG/-/ 年份 文件順序號 程序文件代號 本公司代號5.3.5 部門名稱與部門代號M-公司本部 -綜合事務(wù)部 C-財務(wù)部B-保安部 G-工程部 CY-翠茵景苑管理處-客戶服務(wù)中心 -會所5.4 文件的發(fā)放與保管5.4.1 公司質(zhì)量體系文件由職責(zé)部門在文件上加蓋“受控文件”章后，按照文件發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放，記錄于“文件發(fā)放登記表”中，注明其版本號以示文件的受控狀態(tài)，并送人事行政部一份存檔。5.4.2 合同文件由人事行政部根據(jù)合同涉及范圍發(fā)放至相關(guān)單位，記錄于“文件發(fā)放登記表”中，并進(jìn)行存檔，

7、需支付款的合同文件交一份到財務(wù)部。5.4.3 公司各級發(fā)出文/函件由職責(zé)部門按照文件發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放，記錄于“文件發(fā)放登記表”中。5.4.4 外來文件的發(fā)放與保安見本文件5.8.2款。5.4.5 各部門應(yīng)將收文情況記錄于“收文登記表”中，并填寫“收文處理紙”，根據(jù)部門負(fù)責(zé)人簽署的意見進(jìn)行傳閱或下發(fā)。傳閱后的文件統(tǒng)一由文件管理員保管，保管年限按公司管理制度執(zhí)行。5.5 文件的更改5.5.1 文件需更改時，應(yīng)由主張更改人填寫“文件更改申請單”，說明更改原因，對重要的更改部分（如技術(shù)參數(shù)）還應(yīng)附有充分的證據(jù)。5.5.2 文件更改的審核、批準(zhǔn)由原審批人進(jìn)行，當(dāng)原審批人不在職時可由接替其崗位的人員或指定

8、其他部門/人進(jìn)行審批，該部門/人應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)資料。5.5.3 文件更改批準(zhǔn)后，由更改職責(zé)部門確定更改方式后，將更改內(nèi)容及更改方式等詳細(xì)填入到“文件更改通知單”后按原發(fā)放范圍發(fā)放，并在“文件發(fā)放登記表”中作相應(yīng)的記錄，由各部門文件管理員按“更改通知單”的要求實施更改，把更改情況填入文件修改一覽表中。5.5.4 文件更改的方式包括手改、換頁、換版等方式，當(dāng)公司的保密文件須換版時，需由更改部門收回舊版文件。5.6 文件的版本號和修改編號5.6.1 質(zhì)量保證手冊和作業(yè)指導(dǎo)書的版本號用中文數(shù)字一、二、三表示，程序文件的版本號用英文字母A、B、C表示，當(dāng)文件換版，則依次更換。5.6.2 質(zhì)量手

9、冊、程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書的首頁均設(shè)有“修改狀態(tài)”欄，其后的修改編號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從0開始，每修改一次某章節(jié)，遞加1，依次順序為0、1、2、3。5.7 作廢文件的管理5.7.1 作廢文件收回后，由更改部門文件管理員填寫“文件銷毀申請單”，由其部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。5.7.2 需作資料保留的作廢文件，申請人填寫“文件留用申請單”，經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由文件管理員加蓋“作廢”章后方可留用。5.8 收文的處理5.8.1 收文的處理公司各部門收到外來文件后，由部門負(fù)責(zé)人確定文件是否需要立即知會公司，若需要，應(yīng)在兩個工作日內(nèi)交到人事行政部處理，否則，由該部門作收文處理。5.8.2 發(fā)放、傳閱

10、與保管各部門的外來文件由文件管理員填寫“收文處理紙”，根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)的批示意見負(fù)責(zé)發(fā)放、傳閱和保管，并須做好發(fā)文登記；公司的外來文件由人事行政部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱范圍負(fù)責(zé)送閱，各部門對有公司領(lǐng)導(dǎo)指示的文件要及時處理，將處理意見注于“收文處理紙”上，并將文件退還人事行政部存檔。5.9 受控文件清單的建立5.9.1 各部門文件管理員于每月25日將本部門所收、發(fā)的所有受控文件匯總，填寫于“受控文件清單”。5.9.2 各部門應(yīng)注意從報刊、雜志等傳播媒介或到有關(guān)管理機(jī)關(guān)收集與本部門工作有關(guān)的國家/地方性法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范的發(fā)布與更新情況，并及時填入到本部門的“受控文件清單”。5.9.3 各部門每年6月和12月將本部門填寫的“受控文件清單”交一份到人事行政部。人事行政部根據(jù)各部門的“受控文件清單”進(jìn)行匯總，建立公司的“受控文件清單”，并在備注欄注明文件持有部門/人，負(fù)責(zé)公司文件的總體控制。6. 相關(guān)文件6.