財務憑證檔案管理培訓課件

1、財務憑證檔案管理培訓泛海國際中心會計憑證檔案管理泛海國際中心會計憑證檔案管理財務憑證檔案管理培訓一、培訓總則一、培訓總則 1.為了加強會計憑證檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)中華人民共和國會計法和中華人民共和國檔案法及財政部會計檔案管理辦法的規(guī)定,結合本公司實際情況，開設此培訓。 2.培訓內容：會計憑證檔案管理 3.培訓方式：ppt演示、實物操作 4.培訓人員：資產財務部全體員工。 5.培訓時間：2015.10.30 2財務憑證檔案管理培訓二、培訓內容二、培訓內容1、會計憑證管理、會計憑證管理1.1 原始憑證管理要求原始憑證管理要求1.2 記賬憑證基本要求記賬憑證基本要求2、會計

2、檔案管理、會計檔案管理2.1 會計憑證裝訂會計憑證裝訂2.2 會計檔案保管會計檔案保管2.3 會計檔案保管期限會計檔案保管期限泛海國際中心會計憑證檔案管理泛海國際中心會計憑證檔案管理3財務憑證檔案管理培訓41、會計憑證管理、會計憑證管理1.1 原始憑證管理要求：原始憑證管理要求：1.1.1 原始憑證的內容必須具備下列要素：原始憑證的內容必須具備下列要素：1.憑證名稱 2.填制憑證的日期。 3.填制憑證單位名稱或填制人姓名、經辦人簽名或蓋章。 4.接受憑證的單位名稱與經濟內容。 5.數(shù)量、單價、金額。 1.1.2 原始憑證的印章必須齊全，其要求如下：原始憑證的印章必須齊全，其要求如下： 1.從外

3、單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的財務專用章或發(fā)票專用章、業(yè)務公章、結算專用章。 2.從個人處取得的原始憑證，必須由經辦人、驗收人、業(yè)務主管人員簽名或蓋章。 3.自制原始憑證必須有經辦單位負責人或指定人員的簽名或蓋章。1.1.3 原始憑證記錄要真實，計算要準確，具體要求如下原始憑證記錄要真實，計算要準確，具體要求如下:1.憑證名稱與經濟業(yè)務內容相符。 2.憑證填制日期與經濟業(yè)務發(fā)生日期相符。3.經濟業(yè)務與合同、協(xié)議、訂貨單等相符。 4.品種、數(shù)量、單價填寫正確。5.大寫和小寫金額相符等。 財務憑證檔案管理培訓51.1.4 一張原始憑證所列支出需要幾個單位共同負擔的，應將其他單位負擔一張原始憑

4、證所列支出需要幾個單位共同負擔的，應將其他單位負擔的部分開給對方原始憑證分割單進行結算。分割單應包括四個方面的內容的部分開給對方原始憑證分割單進行結算。分割單應包括四個方面的內容:1原始憑證的名稱、編號、金額及所依附的記賬憑證編號。 2填制原始憑證單位的名稱和日期。 3填制分割單的單位名稱、填制日期、分擔金額。 4填制單位的財務專用章，會計主管人員、經辦人的簽名或蓋章。各分割單的內容、數(shù)量、金額應與原始憑證相符。 1.1.5 原始憑證記載的各項內容均不得涂改；原始憑證有原始憑證記載的各項內容均不得涂改；原始憑證有錯誤的，應由出具單位重開或更正，更正處應當加蓋出具錯誤的，應由出具單位重開或更正，

5、更正處應當加蓋出具單位印章。其中原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位單位印章。其中原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。重開，不得在原始憑證上更正。 1.1.6 原始憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經原始憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經財務部經理批準后可以復制。向外單位提供的原始憑證復印件，應在專設的財務部經理批準后可以復制。向外單位提供的原始憑證復印件，應在專設的登記簿上進行登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或蓋章。登記簿上進行登記，并由提供人員和收取人員共同簽名或蓋章。 1.1.7 原始憑證遺失時，應取得原開具單位蓋

6、有公章的證明，并注明原憑證原始憑證遺失時，應取得原開具單位蓋有公章的證明，并注明原憑證的編號、內容、數(shù)量和金額等，由財務經理和主管領導批準后，該證明才能的編號、內容、數(shù)量和金額等，由財務經理和主管領導批準后，該證明才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的，應由經辦人寫出詳細情況，經財代作原始憑證。如果確實無法取得證明的，應由經辦人寫出詳細情況，經財務經理和主管領導批準后，代作原始憑證。務經理和主管領導批準后，代作原始憑證。 財務憑證檔案管理培訓61.2 記賬憑證基本要求記賬憑證基本要求1.2.1 會計人員應根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記賬憑證。會計人員應根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記賬憑證。 1.

7、2.2 記賬憑證應具備下列內容記賬憑證應具備下列內容: 1.填制憑證的日期。 2.填制憑證單位名稱。3.憑證的名稱和編號。 4.經濟內容摘要。 5.會計科目。 6.金額及其合計數(shù)。 7.附件張數(shù)。 8.填制憑證人員、記賬人員、稽核人員、主管人員簽名或蓋章。 9.現(xiàn)金、銀行憑證必須有出納人員的簽名或蓋章，并在所附全部原始憑證空白處由出納人員加蓋“收訖”、“付訖”戳記1.2.3 記賬憑證日期的填寫記賬憑證日期的填寫記賬憑證的日期應按編制當天日期填寫。有些屬于當月經濟業(yè)務，如費用的分配或成本、利潤的結轉等調整分錄和結賬分錄的記賬憑證，需要到以后月份才能編制憑證的，應填寫當月月末的日期。 財務憑證檔案

8、管理培訓71.2.4 記賬憑證編號的填寫。記賬憑證編號的填寫。 記賬憑證的編號可以分為現(xiàn)金憑證憑證、銀行憑證和轉賬憑證三類分別進行編號。如果一筆業(yè)務需填制兩張以上憑證時，可采取分數(shù)編號。 1.2.5 記賬憑證摘要的填寫記賬憑證摘要的填寫: 1.經濟業(yè)務摘要必須清楚、簡明扼要，購買多種物品時應寫明主要物品的名稱。 2.往來業(yè)務的憑證、借款和報銷業(yè)務摘要應具備對方單位名稱或個人姓名及所屬部門。 3.向銀行提取現(xiàn)金需注明原因。 4.收支的結轉和費用預提攤銷應注明相應期間。 1.2.6 記賬憑證除結賬和改錯外都應附有原始憑證。記賬憑證除結賬和改錯外都應附有原始憑證。 如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證，

9、應將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號或者附原始憑證復印件財務憑證檔案管理培訓82、會計檔案管理、會計檔案管理2.1 會計憑證裝訂會計憑證裝訂2.1.1 會計裝訂工作：會計裝訂工作：1.會計憑證的裝訂：一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。(會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計帳簿、會計報表及其他文字資料的裝訂)2.會計帳簿的裝訂：各種會計帳簿年度結帳后，除跨年使用的帳簿外，其他帳簿應按時整理立卷。3.會計報表的裝訂：會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊.2.1.2會計憑證裝訂前的準

10、備工作：會計憑證裝訂前的準備工作：1.分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全;2.按憑證匯總日期歸集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù);3.摘除憑證內的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記帳憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整;4.整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全;5.記帳憑證上有關人員(如財務主管、復核、記帳、制單等)的印章是否齊全。財務憑證檔案管理培訓92.1.3 會計帳簿裝訂前：會計帳簿裝訂前：1.首先按帳簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個帳戶是否相

11、符，帳頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)。2.然后按會計帳簿封面、帳簿啟用表、帳戶目錄、該帳簿按頁數(shù)順序排列的帳頁、會計帳簿裝訂封底的順序裝訂。2.1.4 活頁帳簿裝訂要求：活頁帳簿裝訂要求：1.保留已使用過的帳頁，將帳頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉帳夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。2.多欄式活頁帳、三欄式活頁帳、數(shù)量金額式活頁帳等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類帳頁裝訂在一起。3.在本帳的封面上填寫好帳目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人(經辦人)簽章。財務憑證檔案管理培訓10 2.1.5 帳簿裝訂后的其他要求：帳簿裝訂后的其他要求：1.會計帳簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉

12、頁、加空白紙的現(xiàn)象。2.會計帳簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。3.封面應齊全、平整，并注明所屬年度及帳簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總帳、現(xiàn)金日記帳、銀行存(借)款日記帳、分戶明細帳。4.會計帳簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記帳全年按順序編制卷號;總帳、各類明細帳、輔助帳全年按順序編制卷號。2.1.6會計報表的裝訂：會計報表的裝訂：1.會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂;2.會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底;3.按保管期

13、限編制卷號。財務憑證檔案管理培訓112、會計檔案管理、會計檔案管理2.2 會計檔案保管會計檔案保管2.2.1 企業(yè)的會計檔案包括：企業(yè)的會計檔案包括： 會計憑證、會計賬簿、會計報告、查賬報告、驗資報告、財務會計制度以及與經營管理和投資者權益有關的其它重要文件，如合同、章程、董事會計等各種會計資料。2.2.2 會計檔案的保存會計檔案的保存會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見附表。會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經部門經理審查，總經理批準，報上級有關部門批準后執(zhí)行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由審計部和財務部有關人員共同參加

14、，并在銷毀單上簽名或蓋章。2.2.3會計檔案的借用。會計檔案的借用。財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續(xù)。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務經理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復制時，必須經財務部經理批準，并限期歸還。財務憑證檔案管理培訓122.2.4 由于會計人員的變動或會計機構的改變等，會計檔案需要轉交時，須由于會計人員的變動或會計機構的改變等，會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。財務憑證檔案管理培訓2.會計賬會計賬簿類簿類1.會計憑會計憑證類證類3.會計報會計報表類表類4.其它類其它類1.1.原始憑證、記賬憑證原始憑證、記賬憑證 15 15年年其中：涉及外來和對私改造的會計憑證其中：涉及外來和對私改造的會計憑證 永久永久2.2.銀行存款余額調節(jié)表銀行存款余額調節(jié)表 3 3年年1.1.主要財務指標報表主要財務指標報表 3 3年年2.2.月、季度會報表月、季度會報表 15 15年年3.3.年度會計報表年度會計報表 永久永久1.1.會計檔案保管清冊及銷毀清冊會