商務(wù)接待方案

1、商務(wù)接待方案、總則1、目的商務(wù)接待室公司行政事務(wù)和公關(guān)活動的重要組成部分，為使公司商務(wù)接待工作規(guī)范有序，塑造統(tǒng)一的對外形象，合理控制接待費(fèi)用，特制定本方案。2、適用范圍本方案適用于公司所有的商務(wù)接待活動，包括公司及所屬各部門，以及各子、分公司經(jīng)營管理活動所必須的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排工作。3、接待責(zé)任單位公司的一般商務(wù)接待活動由行政部負(fù)責(zé)實(shí)施，各相關(guān)部門配合。遇到重大接待工作和活動，可由總經(jīng)理或行政總監(jiān)協(xié)調(diào)若干部門共同做好此項(xiàng)工作，有關(guān)部門要積極主動配合。行政部應(yīng)以本方案為模板，結(jié)合公司的接待制度，制定每一項(xiàng)具體的接待方案并組織實(shí)施。:、接待準(zhǔn)備工作（一） 了解接待對象的

2、情況接待對象情況表來賓情況具體內(nèi)容個人情況姓名、性別、年齡、職務(wù)、民族、宗教信仰、生活習(xí)俗、國別、所代表機(jī)構(gòu)或組織等來訪事由明確接待對象的來訪目的、意圖和任務(wù)其他情況具體人數(shù)、抵達(dá)時間和地點(diǎn)、離開時間、交通工具、行程路線及其日程安排（二）制訂接待計劃一個完善的接待計劃應(yīng)包括接待規(guī)格、日程安排、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容。負(fù)責(zé)接待人員做好計劃后應(yīng)根據(jù)接待規(guī)模的大小報相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。1、接待規(guī)格接待規(guī)格是指接待工作的具體標(biāo)準(zhǔn)，其基本內(nèi)容包括接待規(guī)模的大小，主要陪同人員職務(wù)高低以及接待費(fèi)用的多少等，一般分為高格接待、對等接待和低格接待三種形式。接待規(guī)格表接待規(guī)格說明具體形式高格接待指陪客比來賓職務(wù)咼而米取的

3、一種接待方式1、上級領(lǐng)導(dǎo)派一般工作人員向下級領(lǐng)導(dǎo)口授意 見或要求，下級領(lǐng)導(dǎo)要高格接待，出面作陪2、兄弟單位或協(xié)作單位的領(lǐng)導(dǎo)派員到本單位商 量重要事宜，本單位領(lǐng)導(dǎo)要親自出面，咼格 接待3、下級冋志上訪，有重要的事情向上級領(lǐng)導(dǎo)匯 報，要高格接待對等接待指陪同與來賓的職務(wù)、級別大體相同而米取的一種接待形式1、對重要的來訪者，負(fù)責(zé)接待的領(lǐng)導(dǎo)自始至終 地陪同2、對來賓初到和告別時的對等接待，中間可以 請適當(dāng)人員陪同低格接待指陪客比來賓職務(wù)低而采用的一種接待形式1、上級主要領(lǐng)導(dǎo)或主管部門領(lǐng)導(dǎo)來本地視察、 了解情況或作一些調(diào)查研究，這種接待宜采 用低格接待。2、外地參觀學(xué)習(xí)和旅游團(tuán)的接待工作只需采用 彳氐格

4、接待3、老領(lǐng)導(dǎo)故地重游或上級領(lǐng)導(dǎo)路過本地只需采 用低格接待2、活動日程活動日程，即根據(jù)接待對象的來訪目的、日程安排等確定其在來訪期間的各項(xiàng)活動的時間安排，接待人員要周密部署，安排好下列四項(xiàng)內(nèi)容。（1）接待的日期和具體的時間。（2 ）具體的接待活動內(nèi)容及每一項(xiàng)活動的具體時間安排，如確定主持人、介紹重要客人、 組織領(lǐng)導(dǎo)或重要客人致辭、安排合影和重要客人留言題字等。（3）確定各項(xiàng)接待、活動的場地。如接待室、休息室、住宿地點(diǎn)、會議場所和宴會地點(diǎn)等， 還要備好各場地所需的音響、照明設(shè)備、錄像機(jī)和花籃等。（4）接待人員的各項(xiàng)工作安排。一般陪同、接送、剪彩、留言和題字等活動都要預(yù)先安排專人負(fù)責(zé)。其中陪同人員

5、包括主要陪同領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)的職能部門領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)的技術(shù)人員和其他人員，公關(guān)人員應(yīng)根據(jù)來賓的情況事先擬定各個項(xiàng)目陪同人員及工作人員名單，報領(lǐng)導(dǎo)審批、申請費(fèi)用等。3、費(fèi)用預(yù)算接待人員應(yīng)以接待計劃為基礎(chǔ)，提前做好接待費(fèi)用預(yù)算。一般費(fèi)用預(yù)算包括招待費(fèi)、食宿費(fèi)、 交通費(fèi)、材料費(fèi)和紀(jì)念品等。接待人員最好估算出大體數(shù)額，以便領(lǐng)導(dǎo)審批、申領(lǐng)費(fèi)用等。接待費(fèi)用預(yù)算表費(fèi)用項(xiàng)目主要內(nèi)容具體數(shù)量或 規(guī)格預(yù)計金額（兀）食宿費(fèi)來賓的食宿、宴請費(fèi)用及工作人員的餐飲 費(fèi)用勞務(wù)費(fèi)工作人員的加班費(fèi)、專家的講課和演講費(fèi) 等工作經(jīng)費(fèi)租借場所、辦公用品、各種資料的準(zhǔn)備費(fèi) 用等交通費(fèi)來賓訪問期間的交通費(fèi)用紀(jì)念品費(fèi)贈送來賓的紀(jì)念品或禮品費(fèi)用宣傳和

6、公關(guān) 費(fèi)用刊登新聞、紀(jì)念照片、記者招待會和新聞 發(fā)布會等其他費(fèi)用組織來賓參觀、旅游和娛樂等費(fèi)用合計4、其他事項(xiàng)計劃安排在接待計劃中，還應(yīng)體現(xiàn)如下表所示四項(xiàng)工作安排，接待人員應(yīng)仔細(xì)斟酌來賓情況，作出合理的計劃安排。其他事項(xiàng)工作安排表接待項(xiàng)目具體事宜應(yīng)考慮的因素生活安排主要是安排來賓訪問期間的 生活起居，包括飲食、住宿、 出行1、飲食安排：要尊重來賓的 習(xí)俗，盡量滿足來賓要求2、住宿安排：根據(jù)來賓人數(shù)、 性別、身份及來賓要求訂好房 間3、出行安排：出于方便來賓 的考慮，對其往來、停留期間 所使用的交通工具，公關(guān)人員 亦提前做好安排迎送安排接機(jī)、接站和送行工作根據(jù)確定的接待規(guī)格進(jìn)行安 排，包括歡迎儀

7、式、接機(jī)接站 人員、歡送儀式和送行事宜等安全保衛(wèi)若接待重要來賓，接待人員應(yīng) 將安保工作列入計劃要“謹(jǐn)小慎微”，制定預(yù)案， 思想上高度重視，并報上級部 門批準(zhǔn)宣傳報道若來賓的訪問活動對公司有1、注意公司內(nèi)部口徑一致，重要影響時，要事先做好宣傳 準(zhǔn)備，確定出席新聞媒體或記 者的名單并及時聯(lián)絡(luò)掌握分寸，并報上級部門批準(zhǔn)2、應(yīng)向接待對象提供有關(guān)的 圖文報道資料，并存檔備案禮品或紀(jì)念品確定禮品或紀(jì)念品的種類、數(shù) 量等1、禮物選擇要輕重得當(dāng)，不 可讓人產(chǎn)生誤解。2、考慮來賓的風(fēng)俗禁忌3、禮品選擇要有意義，取好 的禮品應(yīng)該是根據(jù)對方興趣 愛好選擇的4、禮品的選擇也可是當(dāng)?shù)赜?特色的物品三、接待具體實(shí)施（一）制定接待計劃（二）迎接安排（三）看望、商議日程（四）接待中的具體事項(xiàng)要求1、接待規(guī)格及陪同人員要求2、接待