客戶訂單管理流程

1、1、目的：為規(guī)范訂單 /合同管理，使訂單 /合同執(zhí)行有序進(jìn)行，特制定本流程。2、適用范圍適用于業(yè)務(wù)部門、集團(tuán)各分公司所有訂單 /合同執(zhí)行的全過程。3、職責(zé)3.1 分公司各部門3.1.1 業(yè)務(wù)部門（1）負(fù)責(zé)接收訂單 / 合同，與客戶進(jìn)行溝通，提供客戶所有要求信息。（2）負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門進(jìn)行訂單 / 合同評(píng)審。（3）負(fù)責(zé)編制“報(bào)價(jià)聯(lián)系單” 、“大貨采購(gòu)單 / 購(gòu)銷合同”。3.1.2 技術(shù)部門（1）負(fù)責(zé)編制“報(bào)價(jià)單” ，“工程更改通知單” 。（2）負(fù)責(zé)產(chǎn)品技術(shù)、工藝可行性評(píng)審及價(jià)格評(píng)審。3.1.3 生產(chǎn)部門（1）負(fù)責(zé)產(chǎn)品生產(chǎn)保證可行性評(píng)審。 （2）負(fù)責(zé)按照訂單的各項(xiàng)要求安排生產(chǎn)。3.1.4 品質(zhì)部門

2、（1）負(fù)責(zé)產(chǎn)品的質(zhì)量保證可行性評(píng)審。（ 2）負(fù)責(zé)按照訂單的各項(xiàng)要求及檢驗(yàn)規(guī)范安排產(chǎn)品檢驗(yàn)。3.2 服務(wù)管理委員會(huì)3.2.1 采購(gòu)部（1）負(fù)責(zé)原材料、外購(gòu)件資源配套能力、價(jià)格的評(píng)審。（2）負(fù)責(zé)每天對(duì)鋼材等主要原材料價(jià)格進(jìn)行通報(bào)，做出“主要原材料價(jià)格趨勢(shì) 圖”，并通過電子郵件知會(huì)各分公司總經(jīng)理、總裁及董事長(zhǎng)，作為各分公司總經(jīng) 理決策參考。3.2.2 財(cái)務(wù)部 （1）負(fù)責(zé)產(chǎn)品報(bào)價(jià)單銷售毛利率、銷售費(fèi)用率、銷售利潤(rùn)率的評(píng)審。（ 2）負(fù)責(zé)對(duì)匯率、 出口退稅等影響產(chǎn)品報(bào)價(jià)因素進(jìn)行及時(shí)通報(bào)， 每月出具匯率、 出口關(guān)稅報(bào)表，作為各分公司總經(jīng)理決策參考。當(dāng)匯率、出口退稅出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)， 第一時(shí)間通知各分公司總經(jīng)理。3

3、.2.3 品質(zhì)監(jiān)督部（1） 負(fù)責(zé)產(chǎn)品質(zhì)量保證可行性評(píng)審；負(fù)責(zé)訂單 / 合同的備案管理。（2） 負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查各分公司在生產(chǎn)之前完成檢驗(yàn)規(guī)范、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的制定。3.2.4 總裁負(fù)責(zé)訂單 / 合同的審批。4、工作程序4.1 訂單 / 合同的評(píng)審4.1.1 分公司初評(píng)4.1.1.1 業(yè)務(wù)部門接到客戶的詢價(jià)要求時(shí)，應(yīng)詳細(xì)咨詢所詢價(jià)產(chǎn)品的信息、技術(shù) 信息（包括圖紙、包裝信息等）和所用原材料的詳細(xì)情況及標(biāo)準(zhǔn)（如：規(guī)格、型 號(hào)、材質(zhì)、表面質(zhì)量、特殊檢驗(yàn)要求，特殊加工要求等） ，填寫“報(bào)價(jià)聯(lián)系單” ， 連同以上詳細(xì)信息報(bào)各分公司總經(jīng)理，作為訂單評(píng)審的依據(jù)。4.1.1.2 業(yè)務(wù)部門應(yīng)對(duì)訂單的市場(chǎng)前景進(jìn)行分析說明，

4、市場(chǎng)前景的分析說明，簡(jiǎn) 要介紹客戶情況、 未來產(chǎn)品市場(chǎng)趨勢(shì)， 并報(bào)各分公司總經(jīng)理， 做為訂單評(píng)審的參 考。4.1.1.3 各分公司總經(jīng)理組織技術(shù)部門、品質(zhì)部門、業(yè)務(wù)部門、采購(gòu)部門、生產(chǎn) 部門對(duì)訂單的成本、利潤(rùn)、交期、質(zhì)量進(jìn)行初評(píng)，填寫“報(bào)價(jià)單” ，提供業(yè)務(wù)人 員。4.1.1.4 業(yè)務(wù)部門，根據(jù)各部門反饋的信息，再次與客戶溝通，雙方都能夠接受 后，分公司編制“報(bào)價(jià)單” ，正式生成。4.1.2 服務(wù)管理委員會(huì)復(fù)評(píng)4.1.2.1 各分公司填寫“產(chǎn)品報(bào)價(jià)評(píng)審單” ，并附上“報(bào)價(jià)單”、訂單/ 合同說明， 報(bào)服務(wù)管理委員會(huì)評(píng)審：（1）財(cái)務(wù)部評(píng)審各項(xiàng)稅負(fù)、銷售毛利率、銷售費(fèi)用率、銷售利潤(rùn)率是否合理， 回款要

5、求是否合理。（2）品質(zhì)監(jiān)督部評(píng)審產(chǎn)品質(zhì)量要求是否能夠達(dá)到，是否表述完整準(zhǔn)確。（3）采購(gòu)部評(píng)審原材料、外協(xié)件加工費(fèi)是否與市場(chǎng)價(jià)格一致，是否合理。4.1.2.2 如采購(gòu)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)三方出現(xiàn)任何一方無法達(dá)到共識(shí)，此訂單 / 合同為 不可接受，“產(chǎn)品報(bào)價(jià)評(píng)審單”由總裁審批。對(duì)于可接受的訂單，報(bào)總裁審批后， 即可與客戶簽訂合同。如業(yè)務(wù)部門有異議，可報(bào)董事長(zhǎng)裁決。4.1.2.3 對(duì)于不可接受的訂單有如下處理方式：（1）對(duì)于無利潤(rùn)或長(zhǎng)期無法營(yíng)利的訂單，放棄處理。（2）對(duì)于報(bào)價(jià)有出入者，可重新報(bào)價(jià)，重新實(shí)施評(píng)審流程。4.2 訂單/ 合同簽訂、備案4.2.1 各分公司業(yè)務(wù)部門與客戶正式簽訂訂單 / 合同，編制“

6、大貨采購(gòu)單 / 購(gòu)銷合 同”，并在“大貨采購(gòu)單 / 購(gòu)銷合同”上注明成本、利潤(rùn)、質(zhì)量、交期和回款時(shí)間4.2.2 各分公司計(jì)劃員、 采購(gòu)員依據(jù) “大貨采購(gòu)訂單” 編制采購(gòu)計(jì)劃、 生產(chǎn)計(jì)劃， 并附相關(guān)資料報(bào)總裁批準(zhǔn)后，即可實(shí)施。4.2.3 各分公司計(jì)劃員持經(jīng)總裁簽字確認(rèn)的“大貨采購(gòu)單 / 購(gòu)銷合同”須附訂單 / 合同、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)計(jì)劃，轉(zhuǎn)交品質(zhì)監(jiān)督部，品質(zhì)監(jiān)督部下發(fā)訂單 / 合同編號(hào)， 蓋“受控”章，并進(jìn)行備案，此訂單 / 合同正式生效。4.3 訂單/ 合同發(fā)放各分公司計(jì)劃員將經(jīng)過備案的 “大貨采購(gòu)單 / 購(gòu)銷合同” 須附訂單/ 合同、報(bào) 價(jià)單、采購(gòu)計(jì)劃，復(fù)印后發(fā)給總裁辦、品質(zhì)監(jiān)督部、財(cái)務(wù)部、分公

7、司總經(jīng)理、生 產(chǎn)部、技術(shù)部、品質(zhì)部（只接受訂單 / 合同）、采購(gòu)部、倉儲(chǔ)物流部等各一份，“大 貨采購(gòu)單 / 購(gòu)銷合同”原件交給業(yè)務(wù)部門。4.4 訂單/ 合同考核4.4.1 集團(tuán)財(cái)務(wù)部實(shí)施訂單目標(biāo)考核， 依據(jù)“報(bào)價(jià)單” 進(jìn)行各項(xiàng)成本費(fèi)用的核算。 每月出具財(cái)務(wù)報(bào)表，報(bào)各分公司總經(jīng)理。4.4.2 對(duì)于超出預(yù)算成本的相關(guān)項(xiàng)目， 各分公司總經(jīng)理必須做出書面資料報(bào)總裁 及董事長(zhǎng)審批。超出部分按利潤(rùn)的 1%扣除。4.4.3 訂單執(zhí)行過程中，采購(gòu)部門嚴(yán)格按“采購(gòu)計(jì)劃”采購(gòu)，對(duì)于非計(jì)劃采購(gòu)， 需由各分公司書面向總裁申請(qǐng)，由總裁批準(zhǔn)后，實(shí)施采購(gòu)。原則上，不允許非計(jì) 劃采購(gòu)。4.4.4 訂單執(zhí)行過程中，由于原材料價(jià)

8、格上漲，突破“采購(gòu)計(jì)劃”上的價(jià)格，則 各分公司書面向總裁申請(qǐng)，由總裁批準(zhǔn)后，實(shí)施采購(gòu)。4.4.5 各分公司要確保交期的完成。如未按期完成，則由各分公司業(yè)務(wù)部門書面 提出投訴，由總裁提出負(fù)激勵(lì)。4.5 訂單/ 合同的存檔4.5.1 訂單完成后，各分公司將相關(guān)資料原件于一周內(nèi)報(bào)品質(zhì)監(jiān)督部存檔保管。 超過期限不交者，對(duì)其進(jìn)行負(fù)激勵(lì) 100 元。4.5.2 各分公司業(yè)務(wù)部門于合同簽訂后一周內(nèi)，將合同相關(guān)原件（訂單、大貨采 購(gòu)訂單）報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)部， 由集團(tuán)財(cái)務(wù)部對(duì)其回款情況實(shí)施監(jiān)督。 超過期限不交者， 對(duì)其進(jìn)行負(fù)激勵(lì) 100 元。4.6 訂單/ 合同的更改4.6.1 分公司業(yè)務(wù)部門接到訂單 / 合同更改要求時(shí)，無論是技術(shù)、單價(jià)還是交期、 數(shù)量方面的更改，都需要以“大貨 / 樣品訂貨單補(bǔ)充單”形式將客戶最新的 要求及時(shí)提交給分公司。4.6.2 分公司綜合技術(shù)、采購(gòu)、庫存方面的信息，及時(shí)給業(yè)務(wù)部門以反饋，若仍 可執(zhí)行訂單 / 合同，可繼續(xù)執(zhí)行；若訂單 / 合同有變化，需要在“大貨采購(gòu)單 /購(gòu) 銷合同”上注明。1）若屬于技術(shù)方面的更改，分公司技術(shù)部編制“工程更改通知單” ，發(fā)放到相 關(guān)部門，技術(shù)更改的相關(guān)要求執(zhí)行技術(shù)文件管理規(guī)范 。2）若屬于數(shù)量方面的更改，造成分公司的人員 / 工時(shí)、原材料、成