檔案管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介

1、Word格式檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容簡(jiǎn)介制作人：殤凌亂專業(yè)資料分享概述：眾所周知， 檔案資料是任何一個(gè)企事業(yè)單位的知識(shí)財(cái)富和智力資源。 在過(guò)去， 部門(mén)都采 用紙張資料保存檔案， 不僅消耗大量人力物力， 更是容易受人員流動(dòng)和環(huán)境變化而導(dǎo)致檔案 丟失，無(wú)法完整、長(zhǎng)期的保存。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展， 為檔案資料的保管與高效利用提供了科學(xué)、 有效的手段和工 具“ 檔案管理系統(tǒng) ”。該系統(tǒng)能夠把部門(mén)信息檔案清晰而完整的保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，不僅 省時(shí)省力，而且操作方便、安全性高。檔案管理系統(tǒng)的主要功能：1、檔案的移交功能： 檔案的來(lái)源多種多樣， 不同的檔案管理機(jī)構(gòu)之間可能存在檔案的交換或轉(zhuǎn)移， 同一組織 內(nèi)部的多個(gè)檔

2、案管理機(jī)構(gòu)之間也可能存在檔案交換或轉(zhuǎn)移， 利用檔案管理系統(tǒng)， 可快速準(zhǔn)確 定位檔案信息并確保檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)性和完整性。2、檔案的校正功能：檔案歸檔后， 檔案信息是不允許輕易修改或變更的， 但在檔案管理的實(shí)際活動(dòng)中， 因種 種原因，可能需要對(duì)檔案的信息進(jìn)行校正。利用檔案管理系統(tǒng)，可以高效、 準(zhǔn)確的校正檔案 資料，節(jié)省了時(shí)間，提高了效率。3、檔案的鑒定功能： 在檔案的保管利用過(guò)程中，檔案可能會(huì)發(fā)生損壞、遺失、過(guò)保存期限后調(diào)整保管期、密 級(jí)調(diào)整或開(kāi)放等各種情況， 檔案管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)檔案保管期進(jìn)行校驗(yàn)， 對(duì)接近或已過(guò)保管 期限的檔案，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示相關(guān)業(yè)務(wù)人員。4、檔案的保存功能： 由于采用高端信息

3、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)作為強(qiáng)大支持， 檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)可以自動(dòng)安全的保 存，即使中間出現(xiàn)問(wèn)題也可通過(guò)備份數(shù)據(jù)庫(kù)還原出錯(cuò)前的檔案信息，安全而且實(shí)用。5、檔案的銷毀功能： 在檔案的保存和利用過(guò)程中， 因種種原因， 有些檔案需要銷毀。 檔案的銷毀更須經(jīng)過(guò)嚴(yán) 格的權(quán)限控制和在嚴(yán)格的審批流程下進(jìn)行。系統(tǒng)提供兩種銷毀方式：（ 1）、徹底刪除方式，執(zhí)行這種銷毀方式后，系統(tǒng)將該檔案的記錄從數(shù)據(jù)庫(kù)中徹底刪除。（ 2）、正常銷毀方式，執(zhí)行這種銷毀方式后，系統(tǒng)只是將該檔案打上銷毀標(biāo)記，并未從數(shù)據(jù)庫(kù)中物理刪除該檔案記錄，但此后，該檔案將無(wú)法被利用，如無(wú)法被查閱、下載、復(fù)印等。部門(mén)將獲得的益處：1、促進(jìn)企事業(yè)檔案資源的共享對(duì)檔

4、案資源的管控突破了時(shí)空限制，檔案管理員可以隨時(shí)隨地查看、修改、上傳檔案2、加強(qiáng)檔案安全性 多層次、多方面的安全管控來(lái)確保檔案的安全共享以及保存、使用。3、省時(shí)省力 不必再為檔案管理工作的繁雜而苦惱， 因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)會(huì)清晰的分類、 時(shí)省力，方便快捷。檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)：1、各種類型檔案的全面、集中管理；2、基于瀏覽器的管理窗口；3、自動(dòng)建立各種索引，方便查找；4、通過(guò)權(quán)限的設(shè)置來(lái)確保檔案的安全性；5、用戶的各種操作，檔案的更新都有詳細(xì)的記錄。主要功能- 電子文件管理 管理各種類型的電子檔案，全方位的索引、瀏覽及查詢； 可以選擇是通過(guò)郵件附件還是文件鏈接來(lái)分派文件； 版本控制、強(qiáng)大的附件管理能力

5、；基于瀏覽器的檔案共享。- 紙質(zhì)文件、傳真等文件管理支持 A6-A3 高速文件掃描儀；支持 A2-A0 大幅面掃描儀 , 掃描工程圖； 支持中、英文文字識(shí)別；- 文件流 排程的文件上傳及分派助理； 文件討論、邀請(qǐng)與警示的協(xié)同作業(yè)； 整合微軟 SharePoint, 微軟 Workflow Foundation,K2.Net 等高性能文件流系統(tǒng)； 支持 Lotus Note, Ultimatis, WorkflowGen等文件流引擎。- 檔案安全管理 實(shí)現(xiàn)檔案、資料夾安全性管理； 根據(jù)使用者、群組和職務(wù)劃分，提供強(qiáng)大的安全保護(hù)； 文件版本控制；用戶操作日志。即時(shí)調(diào)用、 省ISO 檔案等適用行業(yè)： 政府部門(mén) 掃描并管理政府檔案、人事檔案、公文、會(huì)議記錄、審批文件等 制造業(yè) 掃描并管理生產(chǎn)過(guò)程中的各種生產(chǎn)工單、定貨單、供應(yīng)商資料、物流業(yè) 掃描并管理客戶簽收的快遞單、代收貨款收據(jù)、報(bào)關(guān)單據(jù)、客戶資料等 金融服務(wù)業(yè) 掃描并管理大量的業(yè)務(wù)憑證、業(yè)務(wù)記錄、信貸資料、客戶詳細(xì)資料等。 學(xué)校掃描并管理學(xué)校教師、學(xué)生信息及學(xué)校平時(shí)各種檔案、公文等。醫(yī)院掃描并管理醫(yī)院病