檔案管理系統(tǒng)簡介

1、Word格式檔案管理系統(tǒng)內容簡介制作人：殤凌亂專業(yè)資料分享概述：眾所周知， 檔案資料是任何一個企事業(yè)單位的知識財富和智力資源。 在過去， 部門都采 用紙張資料保存檔案， 不僅消耗大量人力物力， 更是容易受人員流動和環(huán)境變化而導致檔案 丟失，無法完整、長期的保存。隨著現代信息技術的發(fā)展， 為檔案資料的保管與高效利用提供了科學、 有效的手段和工 具“ 檔案管理系統(tǒng) ”。該系統(tǒng)能夠把部門信息檔案清晰而完整的保存在數據庫中，不僅 省時省力，而且操作方便、安全性高。檔案管理系統(tǒng)的主要功能：1、檔案的移交功能： 檔案的來源多種多樣， 不同的檔案管理機構之間可能存在檔案的交換或轉移， 同一組織 內部的多個檔

2、案管理機構之間也可能存在檔案交換或轉移， 利用檔案管理系統(tǒng)， 可快速準確 定位檔案信息并確保檔案信息的嚴謹性和完整性。2、檔案的校正功能：檔案歸檔后， 檔案信息是不允許輕易修改或變更的， 但在檔案管理的實際活動中， 因種 種原因，可能需要對檔案的信息進行校正。利用檔案管理系統(tǒng)，可以高效、 準確的校正檔案 資料，節(jié)省了時間，提高了效率。3、檔案的鑒定功能： 在檔案的保管利用過程中，檔案可能會發(fā)生損壞、遺失、過保存期限后調整保管期、密 級調整或開放等各種情況， 檔案管理系統(tǒng)會自動對檔案保管期進行校驗， 對接近或已過保管 期限的檔案，系統(tǒng)會自動提示相關業(yè)務人員。4、檔案的保存功能： 由于采用高端信息

3、數據庫技術作為強大支持， 檔案管理系統(tǒng)中的數據可以自動安全的保 存，即使中間出現問題也可通過備份數據庫還原出錯前的檔案信息，安全而且實用。5、檔案的銷毀功能： 在檔案的保存和利用過程中， 因種種原因， 有些檔案需要銷毀。 檔案的銷毀更須經過嚴 格的權限控制和在嚴格的審批流程下進行。系統(tǒng)提供兩種銷毀方式：（ 1）、徹底刪除方式，執(zhí)行這種銷毀方式后，系統(tǒng)將該檔案的記錄從數據庫中徹底刪除。（ 2）、正常銷毀方式，執(zhí)行這種銷毀方式后，系統(tǒng)只是將該檔案打上銷毀標記，并未從數據庫中物理刪除該檔案記錄，但此后，該檔案將無法被利用，如無法被查閱、下載、復印等。部門將獲得的益處：1、促進企事業(yè)檔案資源的共享對檔

4、案資源的管控突破了時空限制，檔案管理員可以隨時隨地查看、修改、上傳檔案2、加強檔案安全性 多層次、多方面的安全管控來確保檔案的安全共享以及保存、使用。3、省時省力 不必再為檔案管理工作的繁雜而苦惱， 因為檔案管理系統(tǒng)會清晰的分類、 時省力，方便快捷。檔案管理系統(tǒng)的特點：1、各種類型檔案的全面、集中管理；2、基于瀏覽器的管理窗口；3、自動建立各種索引，方便查找；4、通過權限的設置來確保檔案的安全性；5、用戶的各種操作，檔案的更新都有詳細的記錄。主要功能- 電子文件管理 管理各種類型的電子檔案，全方位的索引、瀏覽及查詢； 可以選擇是通過郵件附件還是文件鏈接來分派文件； 版本控制、強大的附件管理能力

5、；基于瀏覽器的檔案共享。- 紙質文件、傳真等文件管理支持 A6-A3 高速文件掃描儀；支持 A2-A0 大幅面掃描儀 , 掃描工程圖； 支持中、英文文字識別；- 文件流 排程的文件上傳及分派助理； 文件討論、邀請與警示的協同作業(yè)； 整合微軟 SharePoint, 微軟 Workflow Foundation,K2.Net 等高性能文件流系統(tǒng)； 支持 Lotus Note, Ultimatis, WorkflowGen等文件流引擎。- 檔案安全管理 實現檔案、資料夾安全性管理； 根據使用者、群組和職務劃分，提供強大的安全保護； 文件版本控制；用戶操作日志。即時調用、 省ISO 檔案等適用行業(yè)： 政府部門 掃描并管理政府檔案、人事檔案、公文、會議記錄、審批文件等 制造業(yè) 掃描并管理生產過程中的各種生產工單、定貨單、供應商資料、物流業(yè) 掃描并管理客戶簽收的快遞單、代收貨款收據、報關單據、客戶資料等 金融服務業(yè) 掃描并管理大量的業(yè)務憑證、業(yè)務記錄、信貸資料、客戶詳細資料等。 學校掃描并管理學校教師、學生信息及學校平時各種檔案、公文等。醫(yī)院掃描并管理醫(yī)院病