ORACLE實施采購業(yè)務方案

1、【最新資料，Word版，可自由編輯！】目錄公司組織管理Oracle系統(tǒng)采購模塊功能概述Oracle采購模塊是Oracle分銷系統(tǒng)的主要功能模塊之 一，也是控制企業(yè)整個物流鏈條始端的功能模塊。它主 要處理和控制企業(yè)的采購業(yè)務，實現(xiàn)企業(yè)對采購流程、 采購物品和供給商的有效管理。Oracle采購管理系統(tǒng)主要的功能概述如下：對請購、采購業(yè)務流程的監(jiān)測和控制；記錄并利用詢價和報價信息；對供給商進行有效的管理和評價等。Oracle采購模塊功能的主要特性有：業(yè)務與財務集成資金保存、與應付和總帳集成；利用工作流方式標準業(yè)務；強大的審批與權限控制；多樣化的采購模式；靈活的外幣處理；豐富的系統(tǒng)報表等等。下列圖為本

2、解決方案中，北方光電總部采購模塊與其它模 塊的關系：請購導入應付模塊<發(fā)票匹配 采購模塊 接收入庫庫存模塊財務信息導入總賬生產基地中采購模塊與其他模塊之間的關系如下列圖所示:應付模塊4發(fā)票匹配采購模塊 接收入庫庫存模塊財務信息導入總賬Oracle采購業(yè)務解決方案概述 針對北方光電股份及其下屬子公司現(xiàn)行的采購 業(yè)務特點，以及未來對采購管理和控制的需求，采取多 個經營單位、多個庫存組織的方式設置系統(tǒng)應用架構。 北方光電總部的貿易一部、貿易二部、光電部的銷售合 同導入采購模塊生成銷售請購，銷售請購單由采購部門 自動引入，分配給采購人員，由采購人員制定采購訂 單，并根據采購訂單審批流程進行審批。

3、通過審批的采 購訂單打印并下達供給商。供給商貨物送達后，按照采 購接收流程接收貨物。生產基地年初時簽訂長期框架協(xié)議，由采購部門為生產 基地的生產物料制定一攬子采購協(xié)議，提交采購部門經 理審批。辦公用品、低值易耗品的采購由財務模塊直接錄入發(fā)票 處理，不在業(yè)務 模塊中記錄信息。固定資產的請購由各部門 在系統(tǒng)外填制請購單，采購部匯總后統(tǒng)一制作采購單進行采 購，采購過程不在系統(tǒng)中進行記錄和維護。采購產品的分類和編碼與庫存模塊中的物品分類和編碼 保持一致。供給商信息的建立和維護，以及對供給商的評估，本方 案采用了 Oracle 系統(tǒng)提供的供給商建立、維護方案，可 以有效地保證采購業(yè)務高效進行。此外，可以

4、通過供給 商效勞、質量績效等報表對供給商表現(xiàn)進行匯總分析； 供給商信息由采購部門負責維護，財務部門負責系統(tǒng)外 提供財務方面的有關信息，應付模塊與采購模塊共享供 應商信息庫。針對每一種具體采購單據請購單、詢價單、報價單、采 購訂單設置訪問層次和平安層次，確保只有相關人員能 夠瀏覽采購單據。只有具有特定權限的人員才能夠修 改、取消單據，保證單據的平安性。采購的會計期與總帳相同，本位幣為人民幣。文檔結構 本文檔將從以下幾個方面，對采購業(yè)務的解決方案進行 具體闡述：1. 采購組織管理2. 采購產品管理3. 供給商管理4. 請購管理5詢價及報價管理6. 采購訂單管理7. 采購接收與退貨8. 采購與財務接

5、口9. 采購訂單的審批相關文檔本文檔的設計基于以下文檔的內容：北方光電Oracle實施采購業(yè)務需求分析北方光電業(yè)務流程、操作手冊采購組織管理業(yè)務部門設置業(yè)務需求 貿易一部、貿易二部負責輕工、機械、照明的自營和代 理貿易業(yè)務。下設采購小組、銷售小組分別負責自營出 口業(yè)務的采購與銷售。采購部采購員負責采購光電部銷售的產品；專人維護北 方光電總部與下屬奧德光電、遠達光學、中山精密的供 應商信息；制定下屬子公司的長期框架協(xié)議。生產基地生產基地的生產部負責原材料的采購、儲運、庫存方案 等。生產部的采購經辦將負責按照總部采購部的框架性 協(xié)議釋放一攬子協(xié)議的采購訂單，或者自行制作不能夠 與供給商簽定一攬子協(xié)

6、議的零星采購申請，創(chuàng)立標準采購 訂單。物料入庫管理等由生產部的庫存管理員負責。經BPR討論認為，北方光電與生產基地的固定資產、辦 公用品等采購無需在系統(tǒng)進行操作，直接在財務進行處 理即可。解決方案Oracle系統(tǒng)可以通過靈活的責任、菜單設置實現(xiàn)將采購 功能菜單詢價和報價、采購、接收、供給商管理等分 配給采購部、貿易一部與貿易二部采購小組、生產基地 的相應人員；通過預置文件的設置，實現(xiàn)北方光電總部與生產基地各 經營單位業(yè)務信息的獨立與完整。業(yè)務人員情況業(yè)務需求貿易一部、二部各有一名經理，采購小組業(yè)務員負責為 本部門銷售小組采購自營出口業(yè)務的輕工、機械、照明 等產品；其他類型的業(yè)務不實行購銷別離，

7、由各業(yè)務員 負責執(zhí)行采購與銷售的整個貿易過程。米購部設有米購經理，下屬米購人員負責為光電部簽訂 采購訂單、為生產基地簽訂長期框架協(xié)議，專人管理供 應商檔案。生產基地生產基地的生產部設經理一名，下屬米購經辦負責發(fā)放 一攬子采購協(xié)議；或者制作零星物料的采購申請，然后 創(chuàng)立標準訂單等。目前生產基地的采購由業(yè)務員按照產品分類負責訂單的 制定與跟蹤工作，每類產品由不同的采購經辦負責。遠達光學有4名采購經辦，分別負責金工結構、光學、包 裝材料、橡膠件等的采購。奧德光電有 4 5名，2名負責 金工件采購、1名負責包裝材料與輔料采購、1名負責光 學件包括光學毛坯、光學成品等的采購。解決方案以上需求在系統(tǒng)中通過

8、以下幾個方面的方案實現(xiàn)：職位采購員采購員與采購物品的關系職位Oracle系統(tǒng)可以靈活地設置公司員工職位，并與每一位 員工進行關聯(lián)。具體如下：1.設置職位關鍵彈性域：由于北方光電與北方工業(yè)的4家子公司共用一套系統(tǒng)，彈性域的設置在所有經營單位之間是共享的。因此北方光電的職位彈 性域將用一段，在名稱中區(qū)分不同的經營單位。 具體如下：北方光電：根據BPR設計的崗位職責，與采購相關的職位如下:采購部經理米購部業(yè)務員光電部經理光電部業(yè)務員貿易一部經理貿易一部銷售業(yè)務員貝易 部采購業(yè)務員貿易二部經理貿易二部銷售業(yè)務員貿易二部采購業(yè)務員財務部經理副總總經理生產基地：以下是局部采購業(yè)務相關職位列表：生產部經理生

9、產部采購經辦生產部方案員生產部倉庫管理經辦2. 米購員設定在采購員定義窗口中定義采購員。3. 采購員與物品的關聯(lián)在物品定義中指定每一物品的缺省對應采購員，在請 購單中系統(tǒng)將自動選取該物品對應的米購員，錄入人 員可以改選其他的采購員。采購產品管理采購產品業(yè)務需求北方光電公司主要采購光電、輕工、機械、照明等產 品；生產基地采購生產光電產品的原材料，包括光學 件、金工件、橡膠件、包裝材料等。解決方案運用庫存模塊在系統(tǒng)中定義采購物品。具體參見庫存模 塊業(yè)務解決方案。米購產品編碼業(yè)務需求 光電總部目前的采購產品沒有進行編碼，業(yè)務員大多使 用海關編碼對物品進行標志有時也運用供給商產品編 碼。遠達光學生產基

10、地：成品編碼9位，原材料10位，光學 膠片編碼3位。工藝技術部調研問卷：有標準的物品編 碼，按零件類別， 產品型號，一般為3段，編碼不 定長，例如：M 58 111 S希望不同的分類有定長的編碼，并保證編碼的唯一性。目前存在的問題：公司內部不同部門各自的文件中不統(tǒng) 一,存在同一件號， 不同編碼。奧德光電生產基地：目前沒有標準的物料編碼，希望盡快編制物料編碼，并且一定基于物料編碼唯一性。解決方案財務物品編碼采用與庫存相同的編碼規(guī)那么，并在庫存模 塊定義物品時明確米購產品的編碼。采購產品分類業(yè)務需求目前貿易一部、二部經營的輕工產品包括：燈具、鐘、日雜、家用電器?？赡茉诿看箢愊略偌毞譄艟甙?2頭或

11、3頭分、日雜按一件套/二件套分、鐘分為掛鐘和臺鐘、 家用電器按微波爐、咖啡壺、電飯煲分。根本分兩層， 家用電器再細分那么按升分。機械產品包括鑄鐵產品、燈 具、不銹鋼制品、汽配、設備零件、文體用品/醫(yī)療器 械。再下一層分類十分繁多。采購部為光電部采購的成品包括：望遠鏡、顯微鏡、天 體望遠鏡、搶瞄、光學材料其中顯微鏡分為生物和體 視，其他產品的分類依據?海關編碼?；生產基地采購的原材料包括：遠達光學生產基地：原材料分：包裝材料， 橡膠件，光學件，結構件結構件分：金工，機加，塑料件，金飾件奧德光電生產基地： 開發(fā)中心按照物品的不同用途有分 類，物品分類可以按照大、中、小類，并表達在物品的 編碼中。解

12、決方案系統(tǒng)可以在庫存模塊和采購模塊運用不同的物品分類。 鑒于北方光電與生產基地沒有區(qū)分職能采用不同的物品 分類的要求，因此建議采用庫存模塊定義的物品分類具 體參見庫存模塊的解決方案。采購產品計量單位業(yè)務需求北方光電：輕工部：出于退稅的要求，計量單位要按照海關報關的 要求定。根本上燈的計量單位是盞、鐘按臺/只計量、日 雜的計量單位是套/公斤；家用電器是按個計量光電部：根本上按具或個計量；光學材料有時采用“公斤、塊，根據客戶的要求。機械部：從公斤、米、具、套、個等都有，且不確定， 當客戶要求不同時會用不同的計量單位。存在這樣的情 況，即采購訂單、銷售訂單、應收帳款發(fā)票按個計量， 但在出口報關、供給

13、商開具的增值稅發(fā)票上需要按照公 斤等單位計量。生產基地：包括件、公斤、瓶、米、片、雙等。存在計量單位之間 的轉換情況。解決方案在庫存模塊可以定義各物品的根本單位，并明確根本單 位與其他輔助計量單位之間的換算關系。具體參見庫存 業(yè)務方案設計。米購產品庫存控制業(yè)務需求總部：貿易一部、貿易二部的采購品沒有物理庫存，不存在庫 位控制的問題。但是對貨物需要進行跟蹤監(jiān)控，要求采 購訂單、入庫通知單、銷售訂單編號一致，以實現(xiàn)本錢 測算。光電部貿易類物品有物理庫存，但未對存放庫位進行管 理控制。光電部同樣需要根據采購訂單號跟蹤采購物 品。都未使用序列號控制。生產基地：遠達光學：目前有光學完工庫、光學毛坯庫、工

14、具工裝 庫、輔料工具庫、金工庫橡膠件、結構件、金工件、 光學棱鏡庫、易燃易爆庫、包裝材料庫、成品庫等。都 沒有庫位、批號、序列號、版本控制。橡膠件有過期控 制。奧德光電：目前有光學完工庫、光學毛坯庫、工具輔料 庫、金工庫、包裝材料成品庫等 5個倉庫。沒有庫位、批 號、序列號、版本控制。橡膠件有過期控制。解決方案總部：貿易一部、貿易二部的業(yè)務由于存在供給商提前開票結 算，確認存貨的情況，因此將運用北方開發(fā)的訂單流 程，由銷售訂單導出生成請購單，自動創(chuàng)立為采購訂 單，供給商開來發(fā)票要求付款時，在系統(tǒng)中接收入庫。物品出口發(fā)運給客戶獲取相關單據后，在系統(tǒng)中進行發(fā) 運確認的操作。光電部采購的物品根本都先

15、入北方光電自備庫，因此光 電部銷售訂單將采用開發(fā)的流程，將采購物品接收入庫 后，再進行挑庫發(fā)運的操作具體參見銷售訂單管理模 塊。采購部采購員、貿易一部、貿易二部采購人員將請購單 中接收人附注中記錄的銷售訂單編碼作為前綴，加流水 號，作為采購訂單編碼，實現(xiàn)銷售訂單與采購訂單之間 的聯(lián)系。接收入庫單可以根據采購訂單進行查詢，在采 購定單查詢界面實現(xiàn)。將采購訂單查詢菜單設定給銷售 員，銷售員即可在系統(tǒng)中適時查詢采購訂單所處的狀 態(tài)。北方光電本部自營出口，投標，進料加工要進行本錢盈虧 測算這局部業(yè)務中所涉及的產品要進行批號控制。批號 編碼規(guī)那么參見庫存解決方案。其他業(yè)務的產品考慮到以 后會出口，也要進

16、行批號控制。編碼規(guī)那么參見庫存解決生產基地: 設立多個子庫存，對物品進行分類管理與控制。無需對 物料進行批號、系列號等控制。子庫存與庫位等的設置 具體參見庫存模塊的方案設計。供給商管理業(yè)務需求北方光電供給商目前沒有統(tǒng)一的編碼規(guī)那么。現(xiàn)有的點石系統(tǒng)中， 供給商信息由業(yè)務員自己維護。業(yè)務員可以選擇供給商 信息不共享、部門內共享和部門間共享。供給商分類按照部門分為輕工類、機械類、光電類、照 明類等。生產基地遠達光學的供給商信息由生產部人員按照供給商產品類 別分別由專人統(tǒng)計更新，統(tǒng)一至遠達集團調度室進行匯 總。供給商沒有編碼。供給商按照產品分為：光學類、金工類、輔料類、包裝 材料類。奧德光電的供給商信

17、息由生產部業(yè)務員按照類別收集， 統(tǒng)一至遠達集團調度室進行匯總管理。供給商沒有編 碼。供給商分類與遠達光學的分類方法相同。遠達集團總調度室每年對供給商進行考核，考核標準沒 有明確的規(guī)定。遠達光學與奧德光電采購員將收集的供 應商表現(xiàn)等信息聚集到總調度室進行分析。選擇新供給 商時，從規(guī)模、價格、質量、交貨期上對供給商進行考 量。公司僅與通過考核的供給商簽訂采購合同。BPR以后總部與生產基地的供給商信息統(tǒng)一由北方光電 采購部專人負責錄入與維護。解決方案供給商信息內容：Oracle系統(tǒng)可以記錄供給商名稱、編號、分類、地址、 聯(lián)系人、付款條件、應付款、預付款帳戶等信息。供給商信息維護：供給商信息的準確性根

18、據BPR設計的組織架構與部門職 責，并保證供給商信息的準確性，由北方光電采購部專 人負責供給商信息維護。供給商信息平安性：系統(tǒng)的供給商頭信息在各經營單位之間共享，地址層信 息在各經營單位之間屏蔽，在經營單位內部共享?？紤] 系統(tǒng)數(shù)據的準確性與完備性，建議由北方光電采購部專 人負責供給商信息在系統(tǒng)中的維護。供給商編碼：供給商編碼可以米用自動編碼或者手工編碼，手工編碼 可以使用字符，最長30位。經過討論，初步確定運用手工編碼， 編碼規(guī)那么參見北方 工業(yè)總部編碼規(guī)那么。供給商分類：系統(tǒng)可以記錄供給商分類信息，在采購快查碼中定義供 應商類別，錄入供給商時就可以選擇所屬的相應類別?？偩植款悾嘿Q易一部、貿易

19、二部、采購部生產基地分類：光學類、金工類、輔料類、包裝材料 供給商評估與合格供給商管理:1. 供給商評估信息的收集定期查看供給商產品目錄，其中記錄了與供給商發(fā)生每 一筆交易的信息。利用報價查詢和報價分析來幫助評估供給商。運行系統(tǒng)提供的關于供給商信息的報表，從不同角度收 集評估信息：序號報表名稱報表內容1按分類的采購匯總報表按物品類別，供給商,米購員，訂單 日期打印采購訂單的匯總情況。2按供給商的發(fā)票價格差異報表按物品類別，供給商，期間打印采購 訂單和發(fā)票的價格差異，只有采購訂 單和發(fā)票匹配的才能統(tǒng)計。3采購訂單及發(fā)放明細報表按米購訂單查看米購訂單的發(fā)放情 況，注：只有方案采購訂單和一攬子 米購

20、協(xié)議有訂單發(fā)放。4供給商采購匯總報表按供給商打印采購訂單匯總情況表。5供給商效勞性能分析報表按物品，物品類別，供給商等打印供 應商到貨日期同采購訂單需求日期的 比照報表。6供給商過期發(fā)貨報表按供給商查看根據需求日期，過期未 到的采購訂單及物品明細情況。7供給商質量性能分析報表按供給商打印供給商物品的驗收情況 表。8供給商暫掛報表按供給商打印暫掛的米購訂單情況表。9過量發(fā)貨報表按供給商打印供給商發(fā)貨數(shù)量超過訂 單數(shù)量的過量發(fā)貨情況表。2. 根據收集的數(shù)據進行供給商等級的分類，針對供 應商所屬等級在系統(tǒng)中錄入相應的付款條件、接收方 式等。做采購訂單時，相應的供給商信息會帶入采購 訂單中，用來管理與

21、供給商的交易條款。3. 系統(tǒng)可以維護合格供給商清單，并限制物料僅可 從合格供給商處采購。具體是在庫存定義物料時，要 求“使用批準供給商，在采購模塊中定義合格供給 商清單，明確某物料的合格供給商是哪些。業(yè)務員將 無法提交不合格供給商的采購訂單。請購管理請購流程業(yè)務需求北方光電貿易一部、貿易二部采購組、采購部目前沒有請購流程。生產基地根據BPR成果，當生產基地需要自行采購一些還不能夠 與供給商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購，請購流程如下：1.采購經辦進行詢價、報價等活動2. 查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報價，制作請購單，提交審批3. 由部門經理、財務部經理審批，在超出審批范圍時，由公司總經理進行審批具體參

22、見BPR交付成果“采購申請方案制定、審核及 下達流程經BPR討論確定，固定資產低值易耗品的采購申請與采訂單等流程不在ERP系統(tǒng)中表達。目前未采用采購預算控制。解決方案北方光電：由于北方光電主營貿易業(yè)務，物品的采購需求根本來自 于簽訂的銷售訂單，只要銷售訂單通過了審批，就可以 采購相關物品，因此不存在手工錄入請購單的情況。在本方案中，將運用直接發(fā)運或者開發(fā)的工作流將銷售 物品信息傳遞至采購模塊，系統(tǒng)將自動生成請購單，傳 遞至采購部門進行采購。生產基地：運用系統(tǒng)標準的請購單功能，在系統(tǒng)中定義相應的審批 層次，采購經辦可以在系統(tǒng)中制作請購單，按照審批路 徑與審批權限提交審批。詢價及報價管理詢價單業(yè)務

23、需求北方光電與生產基地的詢價都通過 、 等形式進 行。沒有固定的書面形式的詢價單。解決方案北方光電總部的詢價活動包括內部詢價即銷售人員向采購人員的 詢價和對外詢價即傳統(tǒng)意義上的對供給商詢價。1. 內部詢價：系統(tǒng)沒有標準的內部詢價功能?？紤]到運用請購單變通 作為內部詢價單，操作上比擬復雜，而且仍然需要手工 業(yè)務的配合，因此建議系統(tǒng)外進行。具體的操作步驟：1. 銷售人員在獲得客戶的意向后，將需求記錄至手 工的內部詢價單，傳遞給采購人員。2. 采購人員進行對外詢報價。3. 采購人員與銷售人員溝通詢價結果。4. 采購人員將溝通結果記錄在內部詢價單上，購銷 雙方進行簽字確認。2. 對外詢價：采用系統(tǒng)標準

24、的詢價單功能，記錄對外詢價情況。為了 簡化操作，可以從請購單行自動創(chuàng)立成詢價單。并可以 打印詢價單，發(fā)給供給商。生產基地 采用標準的對外詢價單功能記錄采購詢價信息，在系統(tǒng) 中錄入詢價物品、數(shù)量、目標價位、向哪些供給商詢價 等信息。報價單業(yè)務需求北方光電供給商報價的方式主要有 、 。供給商報價時已經考慮了采購數(shù)量等因素，因此其報價 中不包括任何折扣信息。報價無需審批即可生效。希望業(yè)務員可以查詢以往的報價歷史紀錄。生產基地供給商報價主要是針對價格合同，報價方式主要有電話、 。報價內容包括物品編號、價格、圖紙、模具等。業(yè)務執(zhí)行過程中，存在價格更改的情況，一般是價格下調。報價需要經過總經理或生產部經理

25、審批方可生效。價格合同將保存在遠達集團總調度室。解決方案 北方光電:系統(tǒng)中可以記錄報價信息，并可以由詢價單自動生成報價單。生產基地：系統(tǒng)報價單可以記錄物品編碼、價格等信息，圖紙、模 具等信息如果有電子文本，可以掛為附件。系統(tǒng)具備報價審批功能，可以在詢價單上注明是否需要 報價審批，針對該詢價單的所有報價都將需要審批；或 者制作報價單時要求報價審批。鑒于系統(tǒng)中沒有報價審 批的工作流，所有具有該界面操作權限的員工都可以進 行報價審批的操作，控制意義不大，建議將通過審批生 效的報價錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務提供參考。訂單管理訂單生成業(yè)務需求北方光電貿易一部、貿易二部的采購訂單根據銷售訂單生成，采 購部為光

26、電部制定的采購訂單由銷售訂單生成，為生產 基地制定的長期框架協(xié)議根據生產方案生成。目前銷售合同根本與采購合同一一對應。生產基地 生產基地的標準采購訂單根據長期框架協(xié)議的相關規(guī)定 生成。采購訂單無需與銷售訂單進行對應。解決方案 北方光電：總部的采購業(yè)務分為三種類型：1. 貿易一部、貿易二部、光電部等的貿易類采購業(yè) 務。2. 總部銷售生產基地物品業(yè)務。3總部采購部為生產基地簽訂的長期框架協(xié)議業(yè) 務。1.總部貿易類采購業(yè)務類型編號類型描述1自營出口業(yè)務處理出口業(yè)務的國內采購，在采購模塊管理2自營進口業(yè)務處理自營進口米購業(yè)務，在米購模塊管理3進料加工不作價業(yè)務包括進料加工的原料采購和加工費用的處理，

27、在米購模塊管理4進料加工作價業(yè)務處理進料加工的原料采購與成品采購業(yè)務，在采購模塊管理5來料加工業(yè)務收取加工費用的業(yè)務類型，在財務模塊管理6代理進口業(yè)務收取代理費的業(yè)務類型，在財務模塊與米購模 塊管理7內貿業(yè)務處理內貿米購業(yè)務，在米購模塊管理注:1. 這里所指的代理進口業(yè)務是指純代理的情況，區(qū)別于北方光電以往的代理業(yè)務的范疇，這里的代理業(yè)務在財務上反映的不是結轉收入和本錢，而 是代理費的收入。2. 這里所指出的業(yè)務類型以及業(yè)務類型的解決方案 同樣適用于遠達集團的業(yè)務處理。自營出口業(yè)務的處理貿易一部、貿易二部、光電部出口業(yè)務中的采購訂單，一般要求記庫存帳，再根據銷售訂單的規(guī)定將物品發(fā)運至客戶處，并

28、結轉銷售本錢。操作流程如下所示：1. 運用開發(fā)的銷售訂單流程，在銷售模塊錄入銷售訂 單，導入采購模塊生成請購單。2. 采購員創(chuàng)立采購訂單。為了便于銷售人員對采購訂單情況的查詢，在系統(tǒng)中將建立銷售訂單與采購訂單之間的聯(lián)系。采購員根據請購單“接收人附注中記錄的銷售合同號，將其作為采購訂單編碼。如果有多個采購訂單為一張銷售訂單進行采購，那么在銷售訂單編碼后加流水號作為采購訂單編碼3. 在供給商將物品發(fā)運至客戶時，米購員根據收到供給商傳來的單據在系統(tǒng)中進行物品接收入庫的操作，并在貨物發(fā)運出口后在系統(tǒng)中進行發(fā)運的動作。具體的系統(tǒng)流程如下：銷售合同4 請購單請購行1-供給商1自營出口業(yè)務需要在系統(tǒng)中進行盈

29、虧測算的嚴格控制， 即需要將自營出口業(yè)務中預測的費用以采購訂單的形式 錄入系統(tǒng)。建議由專人從系統(tǒng)里來錄入費用采購訂單， 具體步驟如下：1. 銷售業(yè)務員對銷售訂單進行確認后，由專人在系統(tǒng)中 查詢該銷售訂單；2將銷售訂單后的盈虧測算表附件翻開；3. 根據盈虧測算表的預測金額在系統(tǒng)中錄入相關的費用 采購訂單。1在系統(tǒng)設置時，預先根據不同部門，不同的費用 訂單類型在系統(tǒng)中分別做好費用采購訂單模版。2需要通過復制費用采購訂單模版生成各種費用訂 單。3費用采購訂單上顯示單價顯示1,數(shù)量輸入金額銷售訂單對應的采購訂單編號規(guī)那么如下所示:米購訂單類型米購訂單編號外運費采購訂單銷售合同號-F傭金費用采購訂單銷售

30、合同號-C雜項費用米購訂單銷售合同號-Z物料采購訂單銷售合同號-1注:1不同的外運公司需要做不同的外運費用采購訂單，如果預測一個出口合同項下發(fā)生不同外運公司的外運費，那么外運費采購訂單以銷售合同號位前綴，后加-F1，F(xiàn)2等。2物料采購訂單如果存在多張，那么從-1開始向下 續(xù)編。自營進口業(yè)務的處理自營進口業(yè)務中，進口合同占據主導地位，同事自營進口的業(yè)務量不大，可以不對銷售合同與采購合同建立掛 接關系，即分別在系統(tǒng)中錄入采購訂單與銷售訂單。制 作進口采購訂單的流程與標準的國內采購訂單相同，注 意幣種需要選擇外幣。關稅及進口業(yè)務中發(fā)生的費用的處理：方案一：平均本錢更新按照采購價格制作采購在報關時接收

31、入庫»平均本錢更新關稅+運保>銷售發(fā)貨時結轉本錢獲得關稅繳款通知書時在庫存模塊調整商品本錢，分錄如下：借：庫存商品貸：材料本錢差異同時在應付模塊錄入關稅發(fā)票，分錄如下： 借：材料本錢差異貸：應付賬款再對關稅發(fā)票進行付款借：應付賬款貸：銀行存款優(yōu)點：1. 應付發(fā)票可以全額匹配采購訂單，采購訂單可以自動關閉2. 錄入采購訂單時運用公司匯率，減少錄入匯率發(fā)生錯誤的可能缺點：1. 平均本錢更新的時點與金額影響財務記帳的準確性與及時性2.平均本錢更新的責任人待定方案二：報關時作以含關稅、運費、保險費的價格制作 采購訂單報關時按照含運 一接收入庫費價格制作采購 接收入庫時：借：材料采購12

32、 含稅、費價格貸：應計負債12借：庫存12貸：材料采購12發(fā)票匹配時：借：應計負債12貸：應付帳款10 采購價格發(fā)票價格差異2優(yōu)點：庫存本錢較為準確及時反映缺點：1. 運用本方案的前提是在報關時，業(yè)務員已經清楚地知 道需要計入本錢的運保費金額2. 要求業(yè)務員在報關后，錄入采購訂單的價格為手工計 算的含關稅、運保費等的價格，數(shù)額的準確性同樣影 響財務記帳3. 由于關稅按照報關單匯率計算，需要在錄入采購訂單時輸入用戶匯率4. 采購訂單無法全額匹配，只能手工關閉5. 采購訂單制定時間滯后，審批沒有實際意義經過討論確定，運用第一種解決方案，即業(yè)務員在拿到 報關單后，在系統(tǒng)中進行接收入庫，平均本錢更新的

33、操 作。并且確保平均本錢更新的數(shù)額與實際發(fā)生的運費、 關稅金額相同，否那么在日后運費發(fā)票到后，財務無法入 帳。來料加工業(yè)務的處理由于來料加工業(yè)務發(fā)生時不擠占本公司的資金，不存在 物料貨權轉移，只向客戶收取一定比例的加工費用，向 供給商支付加工費，建議此類業(yè)務通過財務模塊進行處 理。進料加工不作價業(yè)務的處理進料加工業(yè)務存在物權的轉移，北方光電將原材料采購進來后，委托加工廠商進行加工，再將成品發(fā)運至客戶。具體解決方案如下：1合同協(xié)商成功后：在系統(tǒng)中做銷售訂單。同時將銷售 合同號錄入銷售訂單題頭界面。接下來的操作同自營 出口業(yè)務的處理。2進口原料：在系統(tǒng)中直接做采購訂單。采購訂單號以 銷售合同號為前

34、綴，進口合同號在采購訂單界面的說 明字段中錄入，然后進行采購接收入庫等操作。3加工：1) 在系統(tǒng)中錄入加工費用采購訂單。費用采購訂單上單價是 1，數(shù)量顯示金額， 加工費用 item 定義的具體內容參見庫存解決方案。 ( 該業(yè)務適用于三個生產基地的委外加工業(yè)務 )2) 在收到成品的入庫單據時，在系統(tǒng)中進行原料雜項出庫的處理。注：如果成品是分批接收的，那么按照比例將原料雜項出庫。出庫原料的數(shù)量 =收到成品數(shù)量 / 成品總數(shù)量 * 原料總數(shù)量? 雜項出庫：為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號-OUT'。出庫時不輸出庫物料的 單位本錢，采用系統(tǒng)缺省的移動加權平均成 本。? 通過查詢獲得本次

35、出庫原料的總本錢。3同時在系統(tǒng)中做成品雜項入庫的處理。成品入庫的數(shù)量 =收到成品的數(shù)量? 雜項入庫，接收成品。輸入成品的單位本錢： 按比例計入成品本錢的加工費用 =收到成品數(shù)量 /成品總數(shù)量 *加 工費用總金額成品的單位本錢 =出庫原料的總本錢 +按比例計入成品本錢的加工費用 / 收到成品的數(shù)量? 為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號進料加工作價業(yè)務的處理該業(yè)務類型實際上是出口業(yè)務與自營進口業(yè)務兩種業(yè)務 的結合。該種業(yè)務是以出口為導向的，所以在系統(tǒng)中也 以出口銷售合同號為基準建立銷售與采購的關聯(lián)。1. 對外合同協(xié)商成功后，按照出口業(yè)務，制作銷售訂 單，申請導出生成成品的采購訂單。2. 進料

36、時，業(yè)務員在系統(tǒng)中按照自營進口的流程錄入進 口原料采購訂單，訂單編碼為銷售合同號加后綴，說 明字段為實際的進口合同號，然后接收入庫。3將進口原料作價給加工廠商，在系統(tǒng)中錄入銷售訂 單，在客戶PO字段記錄出口合同編號。4. 加工廠商將成品發(fā)運后，業(yè)務員根據相關單據進行接 收入庫、發(fā)運確認的操作，產生相應的財務信息。該業(yè)務中的單據編號規(guī)那么如下所示:訂單類型米購訂單編號進口原料的采購訂單銷售合同號-M完工成品的采購訂單銷售合同號-1外運費用米購訂單銷售合同號-F傭金采購訂單銷售合同號-C雜項費用米購訂單銷售合同號-Z代理業(yè)務的處理 這里所指的代理業(yè)務僅涉及代理費用的收取，不存在物 權的轉移，不結轉

37、主營業(yè)務收入和本錢，因此建議相關 的帳務通過財務模塊來完成，不由業(yè)務模塊進行信息傳 遞。但是出于風險控制的考慮，建議代理進口業(yè)務需要 在系統(tǒng)中錄入方案采購訂單，并在訂單題頭彈性域中記 錄委托方的名稱。對該種訂單將不進行發(fā)放或接收，因 此不會產生財務信息。注：如果不能獲得明晰的代理進口業(yè)務的供給商信息， 另E么可以根據委托方選擇虛擬供給商“代理供給商委托 加工方名稱。代理出口業(yè)務的具體內容參見銷售業(yè)務解決方案。內貿業(yè)務的處理內貿業(yè)務發(fā)生較少，無需建立銷售訂單與采購訂單之間 的對應關系，銷售訂單的簽訂與采購訂單之間不存在任 何關聯(lián)關系，因此建議按照標準的采購與銷售訂單流程 進行處理?？偛夸N售生產基

38、地物品業(yè)務：總部光電部與精密光電部簽訂對外銷售合同之前，與采購部相關人員協(xié)商確定是否從生產基地采購。如果是從生產基地采購，那么在銷售模塊輸入銷售訂單，指明從生產基地的庫存組織發(fā)貨。采購部人員按照訂單要求協(xié)調 生產基地的生產，運用發(fā)運通知單通知生產基地發(fā)運， 由銷售人員待定在系統(tǒng)中進行發(fā)運確認。系統(tǒng)將自動 按照轉移價格生成總部與生產基地之間的應收應付發(fā) 票。采購人員無需在系統(tǒng)中建立采購訂單。具體流程如 下列圖：產生的會計分錄如下:生產基地：借：主營業(yè)務本錢司間貸：存貨北方光電：借：應收帳款借：應收帳款公貸：主營業(yè)務收入借：主營業(yè)務本錢應交增值稅-進項稅貸：主營業(yè)務收入 應交增值稅銷項稅 貸：應付

39、帳款公司間由于生產基地生產的物品大多需要入北方光電的自備庫，并且開出發(fā)票要求北方光電付款。北方光電財務需 要確認庫存與應付帳款，待業(yè)務員拿到提單，再確認銷 售收入，結轉銷售本錢。跨 OU 銷售無法產生中轉庫存， 因此建議以下步驟：1. 光電部業(yè)務員在系統(tǒng)中按照自營出口的流程由銷 售訂單生成采購定單，并下達至生產基地。2. 生產基地的 生產方案經辦 在系統(tǒng)中錄入對北方光電的銷售訂單3. 在發(fā)運至光電自備庫時，在系統(tǒng)中進行發(fā)運確認4. 光電業(yè)務員進行接收入庫操作，財務確認庫存5. 待發(fā)運至客戶時，在光電部業(yè)務員根據提單在系統(tǒng)中進行發(fā)運確認注：關于銷售業(yè)務的具體處理參見銷售業(yè)務解決方案?？偛繛樯a基

40、地進行的長期框架性采購由總部采購部人員在系統(tǒng)中錄入一攬子協(xié)議類型的采購訂單，在訂單中明確供給商、采購物品編碼、數(shù)量、單 價、到期日等信息。可以規(guī)定該物品價格是否可以更 改，如果更改，價格上限是多少，并可以進行該一攬子 協(xié)議采購總額的控制。待生產基地需要該物品時在系統(tǒng) 中對訂單進行發(fā)放。生產基地：生產基地的采購包括對總部建立的一攬子協(xié)議的發(fā)放、 零星物料的采購等。采用系統(tǒng)的標準流程進行，即創(chuàng)立 采購訂單/采購發(fā)放、接收、入庫。訂單內容業(yè)務需求采購合同編碼：1.總部目前的幾個部門存在不同的采購訂單編碼規(guī)貝U，例如：輕工部：QG020514F XXQG :輕工部；02: 2002 年；05: 5 月

41、；14:今年的第14票號； F:業(yè)務員代碼；XX :客 戶機械部:N 表示國內采購；M 表示出口； A 年份；B月、日JX機械部；E員工名稱組合規(guī)那么：N/MABJXE舉例：NJXF表示：機械部員工張卓飛在2002年5月28日的采購合同號照明部與光電部沒有明確的采購訂單編碼規(guī)那么，業(yè)務員根據自己的喜好進行編制。目前的點石系統(tǒng)可以打印采購訂單文本。2. 生產基地沒有采購訂單編碼。采購訂單編碼規(guī)那么有待統(tǒng)一。采購訂單一般不存在外幣訂單。采購價格是含稅價，并且可以局部或全部退稅。解決方案北方光電1. 采購訂單編號不同于銷售訂單的訂單編號，采購訂單編號可以用于手工輸入，不僅將不同的采購業(yè)務類型分開，而

42、且可以直接輸入進口合同號或相關聯(lián)的銷售合同號。采購業(yè)務類型的編號：編號類型描述訂單編號規(guī)那么編號類型描述訂單編號規(guī)那么1自營出口業(yè)務處理自營出口業(yè)務的國內采購業(yè)務引入的出口合冋編號+序號 (1)3自營進口業(yè)務處理自營進口業(yè)務自營進口合同號4進料加工不作價業(yè) 務處理不作價的進料加工業(yè)務引入的出口合同編號-M (1, 2)4進料加工作價業(yè)務處理作價的進料加工業(yè)務的原料米購和成品米購業(yè)務原料米購：弓1入的出口合同編號-M(1,2 )成品米購：引入的出口合同編號-1(1,2)5代理進口業(yè)務處理代理進口業(yè)務進口合同號6內貿業(yè)務類型處理內貿采購業(yè)務實際的內貿合同編號2. 為生產基地制定的長期框架合同編碼：

43、由于長期框架協(xié)議無須跟任何銷售訂單關聯(lián)，建議一攬 子采購協(xié)議編碼為采購員負責的產品代碼(2位)+年月 日( 6位)+兩位流水號。生產基地1. 采購合同編號：在發(fā)放一攬子采購協(xié)議時，系統(tǒng)將自動對發(fā)放進行流水 編號零星采購物料的采購申請編碼建議為采購員代碼+年+ 月+日+兩位流水號。其中采購員代碼按照采購員負責 采購的物品類別確定。北方光電與生產基地：1.采購訂單編號的錄入：可以由業(yè)務員手工輸入采購合同編號。系統(tǒng)提供兩個字 段輸入編號：1) 采購訂單號：主要業(yè)務和財務的統(tǒng)計參考字段。2) 說明：說明字段，可以錄入合同編號的參考信息。2.標準合同文本的打印建議方案如下： 系統(tǒng)可以打印采購訂單，但內容

44、僅限于供給商、采購物 品編碼、單位、數(shù)量、單價、到貨日期、收貨地點等主 要條款，而且格式較為較亂。建議在外部系統(tǒng)中制作合同文本，例如 WORD，然后作 為訂單附件附加在采購訂單上。訂單生成后，系統(tǒng)可以 將訂單數(shù)據導出，OFFICE支持導出的TXT格式文件，然 后可以粘貼在 WORD或EXCEL模板上編輯，操作比擬 簡便。訂單平安性業(yè)務需求北方光電采購訂單由業(yè)務人員建立，經過相應的審批后，最終與供給商簽訂采購合同。具體的采購合同審批流程參見 BPR相關流程與操作手冊 文檔。采購訂單審批之前，只有制定采購訂單的員工可以修 改、取消。生產基地 采購訂單由采購經辦根據年初簽訂的長期框架協(xié)議訂 立。由于

45、各采購經辦分別負責不同類別產品的采購，因 此各采購經辦之間沒有業(yè)務重疊，也不必相互查詢采購 訂單的信息，不允許更改、取消其他業(yè)務員的采購訂 單。部門經理和公司經理可以更改、取消采購訂單。當標準訂單的價格不同于價格合同的價格時，需要部門經 理審批。解決方案系統(tǒng)通過平安層次與訪問層次決定誰對訂單可以進行什 么樣的操作。考慮到平安層次運用“層次結構時，可 能在人員變動時發(fā)生審批傳遞的問題，建議通過將采購 訂單的菜單掛給相關的人員實現(xiàn)對平安性的控制。訪問 層次定為僅查看，保證所有人員可以查看訂單內容，而 無法對其他采購員制作的采購訂單進行修改、取消、關 閉等操作。采購接收與退貨采購接收控制業(yè)務需求北方

46、光電貿易一部、貿易二部的采購物品不存在物品的實際入 庫，但財務上需要在貨物發(fā)運后，根據提單等在系統(tǒng)中 記錄庫存，并結轉銷售本錢，確認銷售收入。采購部為 光電部進行的采購需要進自備庫，財務根據入庫通知單 進行記帳。貿易一部、貿易二部的采購物品發(fā)運前必須進行商檢， 可能自行按批抽檢或要求第三方檢驗。采購部為光電部進行的采購區(qū)別供給商的合作情況，如 果是長期供給商那么不進行檢驗。檢驗可能在倉庫或工廠 進行。采購品沒有質量代碼，不允許替代品接收。貿易部照明 部中存在無訂單接收的情況，即在急需某種物品的情 況下，可能先讓供給商發(fā)貨，再補采購訂單的情況。采購接收數(shù)量誤差一般在合同有所規(guī)定，但一般不會出 現(xiàn)

47、誤差，主要考慮裝柜的情況。允許接收日期誤差，在 合同商定的誤差內都可以接受，超出誤差那么協(xié)商處理。貿易一部、貿易二部一般不退貨，僅進行讓步賠償。光 電部也采取先協(xié)商的方法，如果一定要退貨，那么一般進 行換貨。由客戶將物品發(fā)回至本公司倉庫，或直接退回 至供給商，在下筆業(yè)務中進行沖減。生產基地 采購物品入庫前一般需要檢驗，由質保部對光學材料、 金工結構、包裝材料、橡膠等進行抽檢，通過檢驗標準 的那么合格品接收入庫，不合格品退回供給商，并進行相 應的記帳。檢驗結果在入庫單上進行記錄。對于未通過 檢驗的貨物成批退回至供給商。采購接收的數(shù)量差異沒有明確規(guī)定容限，到貨的數(shù)量多 于訂單數(shù)量，可以接收入庫，但

48、不增加應付帳款；到貨 數(shù)量少于訂單數(shù)量時，與供給商協(xié)商處理。采購接收時 間上沒有嚴格的規(guī)定，提前或一定程度的拖延都是可以 接受的。接收客戶退貨時需要先接收，檢驗前方可入庫。檢驗屬 于合格品的入成品庫，否那么入不合格品庫。解決方案 北方光電考慮總部貿易類企業(yè)物料監(jiān)控的特殊性，建議采用“直 接入庫的接收路徑。在系統(tǒng)中進行一步操作，即可完成接收與入庫。對于物品質量的現(xiàn)場檢驗那么在系統(tǒng)外進 行。對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限 為0,超出容限系統(tǒng)活動為“警告。不允許替代接收，不允許無訂單接收。接收單采用流水編號。生產基地生產材料接收入庫前都需要進行檢驗，建議采用“標準 接收的接收路徑。即在系統(tǒng)中進行兩步動作：1接收，在系統(tǒng)中生成接收單2入庫，明確進入的子庫存，增加庫存數(shù)量與資產如果需要記錄檢驗情況，可以錄入檢驗的不合格品數(shù)量，記錄質量等級等。對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義