房地產(chǎn)公司檔案管理制度

1、H珠海華發(fā)房地產(chǎn)公司檔案管理制度1923第一章寶迪系統(tǒng)安裝.第二章寶迪系統(tǒng)簡(jiǎn)易操作第三章檔案整理方法.第四章檔案資料移交.第五章檔案資料的借閱.'25第一章寶迪系統(tǒng)安裝1. 根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)要求與指示，為提高我司工程檔案管理效能，規(guī)范工程檔案與工程資料電子文件的收集、整理、運(yùn)用，保證電子文件及電子檔案真實(shí)性、可靠性、安全性，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，我司指定數(shù)字化檔案系統(tǒng)：BD2006數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱：寶迪系統(tǒng)）；setupSetup Launcher 珠海寶迪軟件技耒.2. 雙擊安裝程序3. 進(jìn)入安裝界面，按提示步”及“確定”Ikfet 1115:3 tK Ticu J SInHu

2、l丄Sh丄“il riirdC 上Ya)下Tffl) > 葩 I讎!TQ丄BI）2006檔秦管理系統(tǒng)4.在電腦桌面找到檔案管理系統(tǒng)并雙擊5.當(dāng)出現(xiàn)登錄信息時(shí)， 錄名：SA/口令：空白jusfl奩跆曲韓至軒互云?。?mill服茹吉名S冠S督a寶迪數(shù)字化檔案 管理系統(tǒng)請(qǐng)按服務(wù)器名：仃2.16.9.2/登7.點(diǎn)擊窗口功能中的系統(tǒng)設(shè)置至竦設(shè)雷L,XO條目版eSEB、HH）O寒媒體版（USBC）O條目版015旣）0嗓目版（粧）O多媒體版（DK、DL） O參媒體服SM、Jffl ）匸去媒體版（UWO 衰全版(IKEYIUQO)(UCEA)O阿絡(luò)版（MH】O 網(wǎng)縮版(SuperProWet )

3、4; 網(wǎng)緒版 C UltraProNot )1自動(dòng)擺寧II確認(rèn)謨£ I即已完成整個(gè)寶迪的安裝及寶迪內(nèi)網(wǎng)的設(shè)置。第二章寶迪系統(tǒng)簡(jiǎn)易操作6.界面導(dǎo)覽1.2.3.4.5.圖 2.1.1主菜單欄:寶迪系統(tǒng)共有5個(gè)主菜單欄，分別是“系統(tǒng)”每個(gè)主菜單欄包括多個(gè)子菜單或菜單項(xiàng)。每個(gè)菜單項(xiàng)就是一個(gè)“特殊”交互式的功能命令?！熬庉嫛?、“工具”、“年報(bào)”、“窗口”、“幫助”，工具欄:是由一組常用功能命令按鈕組成，有些功能按鈕帶有下拉按鈕。按鈕功能和主菜單欄中的菜單項(xiàng) 的功能一樣。檔案類型區(qū):顯示檔案分類情況，包括一級(jí)分類、二級(jí)分類.，如：“文書檔案”為一級(jí)分類，“歸檔文件目錄”、“案卷目錄”、“卷內(nèi)文件

4、目錄”則是文書檔案類的三個(gè)子類，即并列的三個(gè)二級(jí)分類。檔案數(shù)據(jù)編輯區(qū):主要編輯選中的檔案類型，檔案數(shù)據(jù)的輸入、查詢、修改、刪除詳細(xì)信息都在該區(qū)域顯 示。窗口功能按鈕欄:主要顯示“窗口”主菜單的內(nèi)容，由于這些功能經(jīng)常使用，而且功能項(xiàng)多，單獨(dú)在窗 口功能按鈕欄顯示，以便用戶快速調(diào)用。窗口功能區(qū):顯示窗口功能按鈕欄中的某一個(gè)按鈕的功能操作項(xiàng)。數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)輸入是一個(gè)系統(tǒng)的基本的功能之一，寶迪系統(tǒng)可以設(shè)置個(gè)性化的輸入方式。其操作參考“數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)”。1、操作步驟:1）在檔案類型區(qū)用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“資料室”前面的 +'或者直接雙擊“資料室”，再點(diǎn)擊“ XX部”前面的 '+ '或者直接雙擊“

5、XX部”，再用鼠標(biāo)單擊“資料目錄”;2）點(diǎn)擊“編輯”主菜單的“輸入數(shù)據(jù)”菜單項(xiàng)，彈出數(shù)據(jù)輸入窗口;、“日期”、“來文單位”、“工程名稱”、“文件類型”、“文件編號(hào)”、3）輸入檔案數(shù)據(jù)，輸入內(nèi)容：如“序號(hào)” “主體概要”、“收文單位” “經(jīng)辦人”。4）單擊工具欄中的“保存”按鈕將數(shù)據(jù)存入系統(tǒng);2、電子文件管理因?yàn)殡娮游募奈募袷胶彤a(chǎn)生具有多樣性，所以在電子文件管理方面，系統(tǒng)提供了兩種管理方式，即通 過窗口功能按鈕欄的“圖像”和“文件”圖像支持 *.jpg,*.jpeg,*.bmp,*.ico,*.emf,*.wmf,*.tif，圖片格式，通過下面三種方 式將圖片格式的檔案入庫(kù);V 紙質(zhì)檔案，通

6、過直接聯(lián)機(jī)掃描儀，將其掃描成電子文件，并“壓縮入庫(kù)”V 對(duì)于已有的電子文件，通過“拷貝”、“粘貼”功能，復(fù)制到系統(tǒng)中，再“壓縮入庫(kù)”V 通過“打開文件”，直接從系統(tǒng)外引入圖片文件，再“壓縮入庫(kù)”文件支持所有格式的電子文件，但是沒有直接連接掃描儀的功能;在系統(tǒng)中選中要引入的電子文件，按鼠標(biāo)右鍵選復(fù)制功能，再通過文件中的“粘貼”功能，將電子文件復(fù)制到檔案系統(tǒng)中，最后選擇“存入當(dāng)前記錄”通過“打開文件”，直接從系統(tǒng)外引入文件，“存入新增記錄”；說明:1.輸入內(nèi)容可以根據(jù)用戶的具體情況而定;2.電子文件的錄入可以在數(shù)據(jù)輸入或數(shù)據(jù)修改兩種狀態(tài)下輸入;3.輸入數(shù)據(jù)有兩種輸入方法，一種下拉式彈出菜單，即用鼠

7、標(biāo)選中“資料目錄”，再點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵，彈出下拉式菜單，選中“數(shù)據(jù)輸入”菜單項(xiàng)；另一種“快速引導(dǎo)法”，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊窗口功能按鈕欄中的“開始”按鈕，再依次雙擊“數(shù)據(jù)輸入”“定制檔案”“房地產(chǎn)公司”“資料室”“XX 部”“資料目錄”，最后彈出輸入窗口;4.數(shù)據(jù)輸入界面可以通過系統(tǒng)再設(shè)定，生成個(gè)性化的界面。數(shù)據(jù)修改寶迪系統(tǒng)有兩種方法能滿足用戶修改數(shù)據(jù)的要求，分別是在輸入數(shù)據(jù)狀態(tài)和數(shù)據(jù)修改狀態(tài)下修改。1、數(shù)據(jù)輸入狀態(tài) 在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)文件輸入有誤， 用鼠標(biāo)點(diǎn)擊工具欄“前一個(gè)記錄”，“后一個(gè)記錄” 按鈕來選擇數(shù)據(jù)，修改后點(diǎn)擊工具欄的“保存”按鈕保存修改后的數(shù)據(jù);2、數(shù)據(jù)修改狀態(tài) 系統(tǒng)提供了專門的數(shù)據(jù)修改功

8、能，必須將檔案數(shù)據(jù)查出后才能修改;3、操作步驟:1）在檔案類型區(qū)選中“資料目錄”，再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊主菜單欄中的“編輯”菜單，再選擇“修改數(shù)據(jù)” 菜單項(xiàng)；2) 點(diǎn)擊工具欄中的“查詢記錄”按鈕，彈出“條件表達(dá)式”窗口，輸入查詢數(shù)據(jù)條件后點(diǎn)擊該窗口的“查 詢按鈕”；3) 選中要修改的文件，在點(diǎn)擊工具欄中的“切換數(shù)據(jù)輸入形式”按鈕，開始修改數(shù)據(jù)，最后按工具欄中“保 存”按鈕；說明:1.，即用鼠標(biāo)選中“歸檔文件管理”，再點(diǎn)鼠 另一種稱之為“快速引導(dǎo)法”，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊窗2.口功能按鈕欄中的“開始”按鈕，再依次雙擊“數(shù)據(jù)修改”“定制檔案”“房地產(chǎn)公司”“資料室”“ XX 部”“資料目錄”，最后彈出輸入窗口;注意工

9、具欄中“切換數(shù)據(jù)輸入形式”按鈕的切換方法,用鼠標(biāo)點(diǎn)擊即可;修改數(shù)據(jù)還有兩種輸入方法，一種稱之為下拉式彈出菜單' 標(biāo)右鍵，彈出下拉式菜單，選擇“數(shù)據(jù)修改”菜單項(xiàng)；3.輸入查詢條件比較簡(jiǎn)單，但是要學(xué)會(huì)靈活運(yùn)用，用戶在實(shí)際操作過程中一定要多操作。四、數(shù)據(jù)刪除寶迪系統(tǒng)有兩種方法能滿足用戶刪除數(shù)據(jù)的需求，分別是在輸入數(shù)據(jù)狀態(tài)和數(shù)據(jù)刪除狀態(tài)下刪除。1、數(shù)據(jù)輸入狀態(tài) 輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)文件輸入有誤，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊工具欄“切換數(shù)據(jù)輸入形式”至瀏覽狀態(tài)，用鼠標(biāo)選中要?jiǎng)h除的數(shù)據(jù)，然后點(diǎn)擊工具欄的“刪除”按鈕即可;2、數(shù)據(jù)刪除狀態(tài)系統(tǒng)提供了專門的數(shù)據(jù)刪除功能，必須將檔案數(shù)據(jù)查出后才能刪除;3、操作步驟:1)在

10、檔案類型區(qū)選中“資料目錄”，再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊主菜單欄中的“編輯”菜單，再選擇“刪除數(shù)據(jù)”菜單項(xiàng);2)詢按鈕”點(diǎn)擊工具欄中的“查詢記錄”按鈕，彈出“條件表達(dá)式”窗口，輸入查詢數(shù)據(jù)條件后點(diǎn)擊該窗口的“查3)除”按鈕;點(diǎn)擊工具欄中的“切換數(shù)據(jù)輸入形式”按鈕使之為瀏覽狀態(tài)，再選中要?jiǎng)h除的文件，最后按工具欄中“刪說明:刪除數(shù)據(jù)還有兩種刪除方法，一種為下拉式彈出菜單'，即用鼠標(biāo)選中“歸檔文件管理”，再點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵,彈出下拉式菜單，選擇“數(shù)據(jù)刪除”菜單項(xiàng)；另一種為“快速引導(dǎo)法”，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊:窗口功能按鈕欄中的“開始”按鈕，再依次雙擊“數(shù)據(jù)刪除”“定制檔案”“房地產(chǎn)公司”“資料室”XX 部”一“資料目錄”，

11、最后彈出輸入窗口。五、數(shù)據(jù)查詢寶迪系統(tǒng)提供了非常強(qiáng)大的數(shù)據(jù)檢索查詢功能,如“直接查詢”、“組合查詢”、“定制檢索”、“系統(tǒng)條件”等。簡(jiǎn)述如下:1、直接查詢1）在檔案類型區(qū)選中“歸檔文件目錄”，再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊主菜單欄中的“編輯”菜單，再選擇“查詢 數(shù)據(jù)”菜單項(xiàng)；2）點(diǎn)擊工具欄中的“查詢記錄”按鈕，彈出“條件表達(dá)式”窗口，輸入查詢數(shù)據(jù)條件后點(diǎn)擊該窗口的“查 詢按鈕”；°fe0B 0 療丨 HH 1®丨理241 )。罕愎名諒迦 選擇直接查詢屬性頁(yè)（如圖3）詳細(xì)看文件，點(diǎn)擊工具欄中的“切換數(shù)據(jù)輸入方式”按鈕，使之為卡片式來瀏覽數(shù)據(jù); 直接查詢進(jìn)入方法：選擇數(shù)據(jù)工作區(qū)中的2可名諒包舍&

12、#163;可地址包含£可電話包含包含睨秦人手機(jī)包窖郵綢包舍發(fā)信日期包會(huì)3直餐査詢J（蛆臺(tái)查詢1倉(cāng)定制栓索1H不軌爆件J新丿I圖 2.5.12、其他查詢1）選擇。2)3)在輸入框中輸入比較值。（為了查詢方便、系統(tǒng)將以前用戶定義的查詢表達(dá)式存儲(chǔ)起來，當(dāng)需用以前的檢索條件再次查詢時(shí)，只要選kl擇一下，不必再定義，可通過M園 圖標(biāo)，符合條件的記錄就會(huì)在數(shù)據(jù)工作區(qū)中列出。圖標(biāo)查找以前的表達(dá)式）4）選擇3、詳細(xì)說明：包含：當(dāng)前字段中是否包含某個(gè)詞，如文件標(biāo)題包含“國(guó)家”這兩個(gè)詞。字段名選擇正題名，比較方式選擇包含，比較值輸入“國(guó)家等于：例如：查詢文件頁(yè)數(shù)為3的文件。字段選擇文件頁(yè)數(shù)，比較方式選擇

13、等于，比較值輸入3。范圍：例如：查詢文件日期在1964到1999年的文件。字段名選擇文件年代，比較方式選擇范圍，比較值輸入19641999。大于：例如：查詢年齡大于24歲的人。字段名選擇年齡,比較方式選擇大于，比較值輸入24。等于：例如：查詢年齡等于24歲的人。字段名選擇年齡,比較方式選擇等于，比較值輸入24。小于：例如：查詢年齡小于24歲的人,字段名選擇年齡,比較方式選擇小于，比較值輸入24。系統(tǒng)還提供了直接查詢數(shù)據(jù)表中的前數(shù)據(jù)表前十條數(shù)據(jù)的查詢，方法：確定查詢范圍10條、前100條、全部數(shù)據(jù)的快捷方式。 選擇10圖標(biāo)（查詢?nèi)浚┫x圖標(biāo)，系統(tǒng)會(huì)確定查詢字段：在列表中，列出了數(shù)據(jù)表中的所有字段

14、，對(duì)于字段較多，被隱含了，可通過滑動(dòng)條進(jìn)行在下拉框內(nèi)選擇比較關(guān)系。其中包括：包含、等于、模式匹配、大于、小于、大于等于、小于等于、范圍。將數(shù)據(jù)表中的前十條數(shù)據(jù)列出。數(shù)據(jù)表前一百條數(shù)據(jù)的查詢，方法：確定查詢范圍100選擇®圖標(biāo)（查詢?nèi)浚┗?刖圖標(biāo)，系統(tǒng)會(huì)5）點(diǎn)擊報(bào)表預(yù)覽窗口中“打印”開始打?。蝗鐖D261將數(shù)據(jù)表中的前一百條數(shù)據(jù)列出。查詢數(shù)據(jù)全部記錄，方法：確定查詢范圍1DD.（全部記錄），選擇圖標(biāo)（查詢?nèi)拷y(tǒng)會(huì)將數(shù)據(jù)表全部記錄列出。說明:查詢數(shù)據(jù)還有兩種查詢方法，一種為下拉式彈出菜單，即用鼠標(biāo)選中“歸檔文件管理”，再點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵,，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊窗口功能按鈕欄中的“開彈出下拉式菜單，選擇

15、“數(shù)據(jù)查詢”菜單項(xiàng)；另一種為“快速引導(dǎo)法”始”按鈕，再依次雙擊“數(shù)據(jù)查詢”“定制檔案”“房地產(chǎn)公司”“資料室”XX 部”一“資料目錄”，最后彈出查詢窗口。八、數(shù)據(jù)打印在檔案管理實(shí)際操作過程中，經(jīng)常要將輸入系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)以各種形式的表格打印出來,寶迪系統(tǒng)具有非常強(qiáng)大的報(bào)表設(shè)計(jì)和打印功能，關(guān)于報(bào)表設(shè)計(jì)功能將會(huì)在專門的章節(jié)詳細(xì)敘述，本節(jié)只講將數(shù)據(jù)如何打印出來。數(shù)據(jù)打印，本系統(tǒng)稱之“打印編目”，基本原理是先查詢后打印，即將數(shù)據(jù)先查詢出來，再進(jìn)行打印。1、操作步驟:1）菜單項(xiàng);在檔案類型區(qū)選中“資料目錄”，再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊主菜單欄中的“編輯”菜單，再選擇“查詢數(shù)據(jù)”2)點(diǎn)擊工具欄中的“查詢記錄”按鈕，彈出“

16、條件表達(dá)式”窗口，輸入查詢數(shù)據(jù)條件后點(diǎn)擊該窗口的“查詢按鈕”3)點(diǎn)擊工具欄“數(shù)據(jù)分析及打印”下拉按鈕三角形，彈出下拉按鈕菜單，再選擇“打印編目”下拉菜單項(xiàng);在窗口功能區(qū)左邊選擇要打印的報(bào)表名稱，如“資料目錄”，然后點(diǎn)擊功能窗口區(qū)的工具欄中的“打印”按鈕預(yù)覽；如圖 2.5.14)七、(S(iJ工a©-u定制eai4- _ SJIHtl -_尿"伽 tLJSIC .=|_JS的 fi* 二J 很T _i諛計(jì)技木部 ± jj對(duì)甘推廣部* Jj JSJB 部+二J世項(xiàng)目£( + 工惟iflF* 2J Stt-flP* 一I SftZlF *sneflF + =j

17、 st%n« M J斫目一那J 5斗冃錄 i _J0H二郎 T _J項(xiàng)H三部* Jj項(xiàng)m四部+ jj血陋目部 +二|?斛曲* 2J貸魁卓 *二I芳料躅 *ffl*1郁* 一I帀羽拒 + _半SS飾年S®) «口眼iBbqpn < H H 姐JT號(hào)舊Mfl屋吝單住客犀s.f也£atl惡ftSffl 眾ffl fl啟 a駄 -tF0立屯為 s求 e：ajfeps -flp書Amfc 如AM血 «乩力 iDlQZ 2 iOJDS 2皿肚 -90OB EOlUdIEOin?50 0550 皿LOEDJLLED 12 01135D1I450 L5E

18、O L6BO L7 BDllS旳1沖50 20 5D12LE0122 2fOJ23 jDlid jeoiaBpoise2DL5. L. 29 2DL5. L. 20 2DL5. L.西 2LL6. L-西 fdifi. i-ia FQI LZ3 £DL5. L.四 2DL5. 3.2 2DL5. 2.2 2DL6. 2.2 2Dl氐 3-2 701(. 2-i EDI岳 2.2 £DL5. 2.2 2DL5. 2.2 2DL5. 2.2 2Dl6. 2.2 外IS 2.i FDI5. Z.E £DL5. 2.3 2DL5. 2.3 2DL5. 2-3 2DL6.

19、2.3 fDia S-3 ?UIHI 工'年復(fù)”曬a M -聆世督 軸-聆盤4 華紋*爾藍(lán)堡 帥+ «藍(lán)a半如m曲 華我-瞬；！戦*爾藍(lán)筈 華# * «藍(lán)堡 帥皿藍(lán)塑 軸”購(gòu)璟E SHS ” m譽(yù)苗 牟rjS-BE督華歳*辭藍(lán)堡 M + fi藍(lán)a璇!it” m卻 蟲S-捋商戦*爾藍(lán)堡 M + «藍(lán)a 氓tt + id戲剁一ff圧書ff吒書fl任書覺性書Shi asm盞a 岫嗣S證 e乖單 聯(lián)乖甲EED 27EDLH.2.3EE012S£DL5. 3.3L耶進(jìn)還n知保ii£全耳SX仝晝# bOjbb 屮a苗*iJftBg 詞地產(chǎn)拴自呈文査

20、記乖FKCM如HFFK$35報(bào)表名稱列表|華戰(zhàn)抱產(chǎn)開爰可收戲丈登記理嚐ff箱FI M雖斥(自,i曲嶗1ElISGS4MES文邸!.EJHKGSSFEaEaireEna E圖 2.6.1圖 2.6.2設(shè)置輸入方式檔案著錄工作是一個(gè)相當(dāng)繁重的工作，設(shè)置輸入方式可以減輕著錄的工作量。檔案著錄項(xiàng)信息有一定的規(guī)律性著錄項(xiàng)經(jīng)常重復(fù)、固定的幾個(gè)值或固定的一個(gè)值，有些前二個(gè)字符相同，如都為“關(guān)于”，這時(shí)我們可通過給字段設(shè)置輸入方式來減輕檔案信息錄入的工作量，從而提高數(shù)據(jù)輸入效率，它包括以下內(nèi)容:初值：對(duì)于相對(duì)固定的著錄項(xiàng)，可以通過賦值一個(gè)初值，在著錄時(shí)，自動(dòng)將賦值的初值著錄上去,來提高著錄速度。例如：將編制單

21、位初值設(shè)置為“廣州市審計(jì)局”，編制部門設(shè)置“檔案室”1、操作步驟1)選中審計(jì)檔案的案卷目錄;2)依次點(diǎn)擊“編輯”主菜單“數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)”4設(shè)置輸入方式”;依次點(diǎn)擊“編制單位”一 “初值”一“定制信息”，在字段初始值輸入“廣州市審計(jì)局”，最后點(diǎn)擊“確認(rèn)定義”按鈕完成設(shè)置。見圖2.7.13)字段說明_ 案卷號(hào)保管期限文件磺 awn 立卷人檢查人字段名稱 ajh bgqxyswjf sbsbm bksmIjrjcrf 2初值重復(fù)列表關(guān) 1日期1隱藏1主題詞抽販1自動(dòng)増童T帀步文件屬性I文檔內(nèi)容圖 2.7.1確認(rèn)定義I刪除定義列表：著錄項(xiàng)通常是固定的幾種值，如保管期限，密級(jí)等，著錄時(shí)通過下拉列表框選擇輸入；

22、見圖2.7.2字段說明.字段名稱A案卷題名ajti案卷時(shí)間ajsj目錄號(hào)uilh案卷號(hào)ajh保管期眼higqx頁(yè)數(shù)文件份數(shù)wjfsbid¥瞬懈門bibi備考說明bksiV!初值（重復(fù)2列表編碼日期1甌1 I主題詞抽取1自動(dòng)増量1同步1文件屬性文檔內(nèi)容丨B Blilltl丨短期祗值*03圖 2.7.2重復(fù)：常用在輸入的內(nèi)容經(jīng)常重復(fù)的情況下，一直重復(fù)前一條記錄的內(nèi)容;隱藏：如果字段為系統(tǒng)內(nèi)部所用，可以設(shè)為隱藏;主題詞抽取：常用來將字段的部分內(nèi)容復(fù)制到目標(biāo)字段下;自動(dòng)增量輸入:我們?cè)谶M(jìn)行數(shù)據(jù)錄入的時(shí)候有時(shí)碰到的字段項(xiàng)是按照順序增長(zhǎng)的，如序號(hào)字段，這種情況系統(tǒng)提供了自動(dòng)增量功能， 每次可以不

23、需要用戶的介入，直接在原有的值上加一， 這樣節(jié)省了大量的數(shù)據(jù)輸入時(shí)間。編碼：是指用戶在輸入數(shù)據(jù)時(shí)可以不用輸入具體得值，可以給該值指定一個(gè)固定得編碼。當(dāng)用戶需要輸入該值時(shí)，可以用設(shè)定得編碼來代替。同步：是指對(duì)有關(guān)聯(lián)得兩個(gè)字段可以建立一定得關(guān)系，當(dāng)其中一個(gè)字段被修改時(shí)，另外一個(gè)字段也自動(dòng)隨之修改。日期：日期的格式有三種可供選擇選擇:文檔內(nèi)容：為了處理電子文件信息，系統(tǒng)新提供了許多新的輸入方式來完成信息的提取，系統(tǒng)增加了文件屬性和文檔內(nèi)容部分，其中文檔部分增加了可以從word文件中提取題名、文件日期、主題詞等內(nèi)容， 可以大大提 高錄入效率。文件屬性：文件屬性提供了文件名、 文件建立時(shí)間等文件的原始信

24、息，這些作為文件元數(shù)據(jù)的一部分為檔案 的長(zhǎng)期保存提供了保證。說明：用戶在完成各項(xiàng)設(shè)計(jì)工作后，打開數(shù)據(jù)輸入界面，觀察其界面的變化。八、設(shè)置記錄排序1、普通排序設(shè)置記錄排序的方法:具體操作：主菜單的“編輯”> “數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)”4 “記錄顯示順序設(shè)定”。如下圖所示:ISIT 鉤I代號(hào) 0111升序 O降序日期I排序方式I 升序 升序圖 2.8.1刪除在右列表框中選取的排序字段。增加在左列表框中選取的排序字段。保存需進(jìn)行排序字段的設(shè)置。新增排序方案。將設(shè)好的排序進(jìn)行保存，選擇排序模式點(diǎn)右鍵設(shè)為默認(rèn)，記錄的顯示順序就會(huì)按照設(shè)定的方式顯示。上邊的排序只是計(jì)算機(jī)中普通的排序方式,如果我們想指定某種排序方式

25、，計(jì)算機(jī)就會(huì)無能為力了。 如我們 按照中國(guó)人的姓氏排序，趙、錢、孫、李等，如果沒有經(jīng)過特殊的處理，計(jì)算機(jī)只會(huì)按照它自己的編碼排序，不 會(huì)按照我們的想法排序。2、特殊排序?yàn)榱藢?shí)現(xiàn)特定的排序，系統(tǒng)提供了特殊排序功能。方法:點(diǎn)擊進(jìn)入主菜單的“編輯”丈件號(hào)主胞飼 備洼恂W世國(guó)報(bào) TT性* 慟韓 文伸號(hào)垂文各楝WflfJTbtff中文fe稱“數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)” “設(shè)定特殊排序”。如下圖所示:S r * X Y 宋蟲O6圖 2.8.2內(nèi)容h5)flrfr增加進(jìn)行排列的各項(xiàng)目;讀取保管期限字段列表中的值;調(diào)整所增加的各項(xiàng)目的排列順序;對(duì)已增加的項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目名稱的修改工作;對(duì)選取的項(xiàng)目作刪除工作; 以上是設(shè)置記錄特殊

26、排序的方法。計(jì)算機(jī)通常排序的方式按從小到大的升序的方式排序，保管期限屬字符型，排序后可能出現(xiàn)長(zhǎng)期、永久、短 期的排列順序，我們使用特殊排序其實(shí)是保證保管期限的排列順序?yàn)橛谰?、長(zhǎng)期、短期，因?yàn)檫@是檔案標(biāo)準(zhǔn)所規(guī) 定的。設(shè)置方法是這樣的，我們以保管期限為例:3.9的排列順序排列各項(xiàng)目。選取字段列表框中的保管期限字段，依次增加永久、長(zhǎng)期、短期項(xiàng)目，按圖示這樣我們?nèi)绻侔凑毡９芷谙夼判驎r(shí)，計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)按照我們?cè)谶@里的輸入順序排序了。注意：設(shè)置完特殊排序后，普通排序也要同時(shí)設(shè)定， 這樣才能保證排序的進(jìn)行。 特殊排序是普通排序的補(bǔ)充,普通排序是排序的基礎(chǔ)，當(dāng)普通排序不能滿足要求時(shí)，可以另外設(shè)置特殊排序來完

27、善。九、著錄界面設(shè)計(jì)1、自定義著錄界面2.9.1是系統(tǒng)默認(rèn)界面，圖2.9.2是重新設(shè)用戶可以自定義個(gè)性化著錄界面，從而滿足自己的實(shí)際需求，圖 計(jì)的界面。居錄號(hào)H X 7 M W n 艱I宰卷時(shí)間I騙制單備考說叫o|I跚制部門I檔黑£0 0圖 2.9.1I案卷吋間 目錄號(hào)I 衰卷號(hào) 保官I文件忖皺 綢制巫I錨制部門I備考說昭 立卷人ItelX"新塔 Q圖 2.9.22、操作步驟1）選中審計(jì)檔案的案卷目錄；2）依次點(diǎn)擊“編輯”主菜單一一“數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)” 顯示”對(duì)話框；點(diǎn)擊對(duì)話框左下角“字段信息”，中用鼠標(biāo)雙擊各字段，將其選中到設(shè)計(jì)界面面板中； 通過拖動(dòng)鼠標(biāo)，或者改變每個(gè)字段的屬性（

28、即左、上、寬、高）來確定位置（圖2.9.3）;“保存”后退出，完成設(shè)置?！霸O(shè)置字段顯示位置”，彈出“設(shè)置字段1)2)3)中丈5:篥環(huán)”-，”敢.聽"W命丈件僥對(duì)町仕iSt 憚&bill別申門也和W考說唳bkkii立菴*Ijr檢奩止iCTI字段隹息I接» 佶邑：侃朋A手38示里麹as-爭(zhēng):直捱亍重«時(shí)|豈F空1,V左.】叩蘭上：1斗4盂J ffi 1CID 3 島 二| 提示信易|冃銅卡謨用匚tr加飄蘭犍可以硼送擇多于目圖 2.9.3十、用戶權(quán)限管理1、新建用戶新建用戶，即新增加一個(gè)用戶2、操作步驟1）依次選擇“工具”主菜單 一“設(shè)置用戶權(quán)限” 一“'

29、;新建用戶”， 女仆圖2.10.1 ）用戶屬性頁(yè)中輸入用戶名，口令、用戶姓名等，再選“添 力按鈕即可。+ I &1 iBfV統(tǒng)型用戶1 型応書型用戶I圖 2.10.1注意：取登陸用戶名時(shí)，要有統(tǒng)一命名規(guī)則，主要是為了方便系統(tǒng)員管理，通常情況下取中文 姓名（英文名除外）最后一個(gè)字的全拼，其他字的第一個(gè)字母，例如：徐大勇，登陸用戶名 為：XDYONG 。3、注銷用戶當(dāng)要?jiǎng)h除某個(gè)用戶時(shí)，可通過用戶管理窗口來實(shí)現(xiàn)。4、操作步驟依次點(diǎn)擊“工具”主菜單一 “設(shè)置權(quán)限” T“用戶注銷”，再選中 要注銷的用戶，直接點(diǎn)擊“刪除”按鈕;5、修改口令修改口令，只對(duì)當(dāng)前進(jìn)入系統(tǒng)的用戶的口令的修改，修改時(shí)直接輸

30、入新 口令。6、操作步驟“修改口令”，輸入新口令。點(diǎn)擊“工具”主菜單7、用戶組管理新建用戶組將那些工作性質(zhì)相似，或操作內(nèi)容相近的用戶劃分到一個(gè)組中， 我們稱之為用戶組，用戶組的功能是便于對(duì)用戶的管理。 操作步驟：“新建用戶組”，輸入用戶點(diǎn)擊“工具”主菜單 “設(shè)置權(quán)限”組信息，直接按“添加”按鈕，見圖 2.10.2角戶組名稱|GROUP OHE 用戶潮綁|eaample系坑安全取限級(jí)別普通用戶r頁(yè)統(tǒng)管理 r超斛戶圖 2.10.2說明：1. 用戶組名稱：系統(tǒng)支持中英文格式。2. 用戶組說明：1）普通用戶：所建的用戶組，無任何權(quán)限，只是能進(jìn)出系統(tǒng)，無法操 作系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)及系統(tǒng)設(shè)置，需超級(jí)用戶分配其權(quán)

31、限。2）系統(tǒng)管理： 所建立的用戶組只能管理系統(tǒng)中的系統(tǒng)設(shè)置， 對(duì)于系統(tǒng) 中的數(shù)據(jù)表無法操作，需超級(jí)用戶分配其權(quán)限。3）超級(jí)用戶： 屬超級(jí)用戶組，能使用系統(tǒng)中的任何設(shè)置，具有最大權(quán) 限。8刪除用戶組在刪除用戶組時(shí)，只刪除掉了這個(gè)組名稱和清除掉了與它相關(guān)聯(lián)的許可和一 些權(quán)限，但沒有刪除這個(gè)組的成員。對(duì)于已經(jīng)刪除的組，不能用重新創(chuàng)建同一組 的辦法來恢復(fù)權(quán)限。9、 操作步驟點(diǎn)擊“工具”主菜單一“設(shè)置權(quán)限”用戶組注銷”， 選擇刪除的用戶組，點(diǎn)擊“刪除”按鈕，完成刪除用戶組工作。10、用戶加入組操作方式與Windows 2000Server活動(dòng)目錄中用戶加入用戶組的管理相似。 如下圖4.1.3,在左列表框

32、中選擇被添加的用戶，在右列表框中選擇將要添加到的組。對(duì)于一個(gè)用戶可同時(shí)加入多個(gè)組。11、操作步驟：“工具” “設(shè)置權(quán)限一 “用戶加入用戶組”： 選擇左邊框中的用戶，并在右邊框組打勾，最后按“確認(rèn)加入或退出用戶組” 按鈕。用尸ffi慮員Sg釧坍'燦F燦 inns SUPERS1 1 1圖 2.10.312、權(quán)限機(jī)構(gòu)設(shè)置主要原理是一個(gè)單位，按實(shí)際部門結(jié)構(gòu)建立單位信息，每個(gè)部門具有的人員就是系統(tǒng)中的用戶，每個(gè)人員具有一定的職務(wù)。 每個(gè)職務(wù)可以分配一定的角色,每個(gè)角色代表系統(tǒng)中的權(quán)限,通過這樣的方式使各部門的每個(gè)人都具有一定的使用系統(tǒng)的權(quán)限，如圖4.1.4。自由用戶就是不在某個(gè)科室的人員，可以

33、稱作自由用戶,自由用戶相當(dāng)于這之前系統(tǒng)用戶的狀況，自由用戶也可以單獨(dú)分配角色，但不是在這個(gè)界面,這種直接分配方式適合小規(guī)模單位的使用。寶迪報(bào)表轉(zhuǎn)化為EXCEL格式報(bào)表操作步驟：選擇工具欄里的數(shù)據(jù)分析及打印下拉鍵乂二轉(zhuǎn)出到:excel格式,點(diǎn)取所需的表頭，點(diǎn)擊轉(zhuǎn)出月第三章檔案整理方法一、歸檔要求:1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。2、工程文件的內(nèi)容和深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、 監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。3、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與實(shí)際相符。工程文件 應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色 的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、

34、鉛筆等。4、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。5、工程文件中文字材料幅面規(guī)格尺寸應(yīng)統(tǒng)一為A4幅面(297 mX 210mm),小于A4的應(yīng)用A4白紙襯托，圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅;不同幅面的工程圖紙應(yīng)按要求統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。6、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù) 印件。二、工程文件分類:1、立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系, 便于檔案的保管和利用。2、一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組 卷。工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、

35、地質(zhì)文件、監(jiān)理文件、施工文件、施工圖紙（含經(jīng)審圖中心蓋章圖紙）、設(shè)計(jì)變更和施工合同七部分。3、工程準(zhǔn)備階段文件可按項(xiàng)目或單位工程等組卷。4、地質(zhì)文件按勘察單位形成的文件單獨(dú)組卷。5、監(jiān)理文件可按項(xiàng)目或單位工程等組卷；同一工程不同監(jiān)理單位的 監(jiān)理文件應(yīng)分別組卷。6、施工文件按文件類型分類：聯(lián)系單、簽證及單價(jià)核準(zhǔn)、圖紙會(huì)審、 洽商記錄、分部驗(yàn)收等需蓋建設(shè)單位公章的文件。7、施工圖紙按單位工程、專業(yè)組卷。8設(shè)計(jì)變更按按單位工程、專業(yè)組卷。9、施工合同按單位工程組卷。三、組卷要求：1、每卷文件不宜過厚，文字材料一般不超過30伽，圖紙每卷不超 過 40 mm。2、案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件，幾個(gè)單位工程共用的

36、文件只要一份原件, 不同載體的文件應(yīng)分別組卷。3、文件材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、主件 與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，主件在前、附件在后的順 序排列4、5、圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料在前，圖紙?jiān)诤蟆?、每卷文件可編制卷內(nèi)目錄。四、華發(fā)房地產(chǎn)公司分類大綱（適用于檔案室基建卷內(nèi)目錄）（一）、分類（一級(jí)大類+二級(jí)大類二分類號(hào)）1. 一級(jí)大類：項(xiàng)目類（代字：B）代字項(xiàng)目名稱代字項(xiàng)目名稱B1華發(fā)蔚藍(lán)堡B2華發(fā)新城六期B3容閎書院（初中部）B4華發(fā)峰景名苑B5華發(fā)四季名苑B6華發(fā)山莊B7華發(fā)會(huì)館B8海景花園鴻運(yùn)臺(tái)B9容閎國(guó)際

37、幼稚園斗門分院B10斗門白蕉鎮(zhèn)（已移交華郡）B11華發(fā)水岸花園一、二期B12華發(fā)峰景灣B13上沖TOD項(xiàng)目B14南屏工業(yè)園（待疋）B15橫琴華發(fā)首府B16華發(fā)綠洋灣3.二級(jí)大類合同類（代字C1 （例）蔚藍(lán)堡合同的：B1.C14.二級(jí)大類報(bào)建類（代字0-0）（例）蔚藍(lán)堡報(bào)建的：B1.0-05.二級(jí)大類圖紙類（代字施工圖為1/蓋有審圖中心章圖為2）2.二級(jí)大類設(shè)計(jì)變更類（代字：A）（例）蔚藍(lán)堡變更B1.A代字專業(yè)名稱代字專業(yè)名稱A1結(jié)構(gòu)、鋼施A2節(jié)能、建筑A3水施、燃?xì)釧4電施、通風(fēng)、智能化、空施A5室外、景觀、綠化A6裝修（土建、水電）（例）蔚藍(lán)堡施工圖B1.1/蔚藍(lán)堡蓋有審查中心圖B2.16.

38、集團(tuán)紅頭文件（代字：JT）集團(tuán)分類號(hào)（代字：JT01）集團(tuán)總經(jīng)辦分類號(hào)（代字：JT02）集團(tuán)黨委分類號(hào)（代字：JT03）政府紅頭文件：（代字：ZF）7.零星項(xiàng)目（代字：零星）（1）施工圖:代字專業(yè)名稱代字專業(yè)名稱1-1結(jié)構(gòu)、鋼施1-2節(jié)能、建筑1-3水施、燃?xì)?-4電施、通風(fēng)、智能化、空施1-5室外、景觀、綠化1-6裝修（土建、水電）1-7電梯、各專業(yè)深化圖（2）蓋有審圖中心圖紙:代字專業(yè)名稱代字專業(yè)名稱2-1結(jié)構(gòu)、鋼施2-2節(jié)能、建筑2-3水施、燃?xì)?-4電施、通風(fēng)、智能化、空施2-5室外、景觀、綠化2-6裝修（土建、水電）2-7電梯、各專業(yè)深化圖（二）、編號(hào)各類檔案按單份材料整理歸檔（即一

39、份材料為一件，即一順序號(hào)）除報(bào)建及驗(yàn)收類文件按珠海市城建檔案館檔案整理指南排序外，其他工程文件時(shí)間的先后順序排列，前后保持一致。每份材料應(yīng)逐件編號(hào)。編號(hào)方法如下:例1:華發(fā)蔚藍(lán)堡報(bào)建資料的第1卷的第1件編號(hào)方法，其結(jié)構(gòu)模式為:分類號(hào)（即大類代字+二類代字）+案卷號(hào)+件號(hào)B1.0-0-01-001件 號(hào)（報(bào)建資料第1 件）案卷號(hào)（報(bào)建資料第 1卷）二級(jí)大類代字（報(bào)建資料）一級(jí)大類代字（華發(fā)蔚藍(lán)堡）例2:華發(fā)蔚藍(lán)堡報(bào)建資料的第2卷第2件編號(hào)方法B1.0-0-02-003件 號(hào)（報(bào)建資料第3 件）案卷號(hào)（報(bào)建資料第 2卷）二級(jí)大類代字（報(bào)建資料）一級(jí)大類代字（華發(fā)蔚藍(lán)堡）例3:華發(fā)蔚藍(lán)堡結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)變更第4卷第1件編號(hào)方法B1.A1-04-001件 號(hào)（結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)變更第1件）案卷號(hào)（結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)變更第 4卷） 二級(jí)大類代字（結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)變更） 一級(jí)大類代字（華發(fā)蔚藍(lán)堡）第四章檔案資料移交檔案資料移交流程（一）移交人（單位）按案卷為單位填寫檔案資料移交表，并報(bào)移交人（單位）部門經(jīng)理審定;（二）移交人（單位）部門經(jīng)理審定后