付款管理制度2

1、公司圖標(biāo)Management Working InstructionDoc Rev.:APage No. 8of8Prepared BY/擬制人/日期:Doc. No. :MWI-FA-001-AReviewed BY/審核人/日期:Title :付款管理制度Approved BY/批準(zhǔn)人/日期:1.0目的為了明確公司付款流程，規(guī)范公司付款管理。2.0 范圍有采購訂單或有購買合同、委托加工合同、技術(shù)服務(wù)合同等的應(yīng)付帳款的管理。3.0 權(quán)責(zé)3.1 財務(wù)部門必須對采購部門所下訂單進行審核。審核的內(nèi)容包括是否有總經(jīng)理（董事長）審批簽字；該定單的付款方式如何等。付款方式分為預(yù)付、現(xiàn)付（貨到付款）、月結(jié)

2、三種（月結(jié)的供應(yīng)商由采購部門與對方簽定月結(jié)合同）月結(jié)的時間為三個月以內(nèi)。付款方式為預(yù)付或現(xiàn)付的訂單需總經(jīng)理特別核準(zhǔn)，并將總經(jīng)理核準(zhǔn)付款方式后的訂單立即報財務(wù)部備案。凡未經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)預(yù)付、現(xiàn)付方式的訂單一律采用月結(jié)貨款的方式。物料訂單一式三份，采購部門一份；倉庫一份；財務(wù)部門一份。3.2 所有采購物料和外發(fā)加工費的報價單必須由采購經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批。凡未經(jīng)采購經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批報價單而購進的原材料（加工），財務(wù)部門有權(quán)進行拒付貨款（加工費）。采購部門應(yīng)將審批后的報價單報財務(wù)部門備案，作為財務(wù)部門付款或拒付的依據(jù)。3.3 貨倉收料必須以采購訂單為依據(jù)，超過訂單數(shù)量送貨（備品除外）或未到交貨期的

3、送貨倉一律不予接受；財務(wù)一律不予付款。物料入庫時，首先應(yīng)將物料作為暫收物料存放待檢區(qū)，待檢驗合格后，倉管員方可填制物料入庫單。物料入庫單必須有品管部、倉庫主管簽字確認方能生效。財務(wù)在支付貨款時，必須憑采購部門所下訂單、總經(jīng)理審批后的報價單、品管部、倉庫主管簽字確認后的物料入庫單、供貨商提供的送貨單及發(fā)票五單齊全才能付款，缺其中一單，財務(wù)部門有權(quán)進行拒付。3.4 倉庫管理員必須妥善保管物料入庫單，凡屬月結(jié)的物料入庫單，必須在當(dāng)月底以前交財務(wù)部門入帳；凡屬現(xiàn)付的物料入庫單，必須當(dāng)時交財務(wù)部門便于結(jié)算。每張物料入庫單必須附有對應(yīng)的送貨單。3.5 當(dāng)月送貨經(jīng)品質(zhì)部檢驗品質(zhì)不良，品質(zhì)部判定退貨的物料必須

4、當(dāng)月退貨，或?qū)⑽锪洗娣磐素泤^(qū)，同時填制退貨單。退貨單一式四聯(lián)，倉庫一聯(lián)；品質(zhì)部一聯(lián)；財務(wù)部一聯(lián);供應(yīng)商一聯(lián)。交財務(wù)部門的一聯(lián)當(dāng)月底連同月結(jié)商的物料入庫單一并上交財務(wù)部門。退貨單上必須有品質(zhì)部及倉庫主管簽字確認，并請注明退貨原因，同時附上品質(zhì)報告。3.6 當(dāng)月倉庫所進物料，品管部必須在當(dāng)月檢驗完畢，并及時傳遞檢驗報告至財務(wù)部。若有加工商損耗原材料比率超過合同規(guī)定范圍，需財務(wù)部門扣款的情況，必須在檢驗報告上注明損耗數(shù)量及品名，以便財務(wù)部門結(jié)算。3.7 財務(wù)部門結(jié)算時所需單據(jù)（采購訂單、外發(fā)加工費的報價單、送貨單、物料入庫單、退貨單、檢驗報告及購貨發(fā)票、）必須由各有關(guān)部門在規(guī)定的時間按供應(yīng)商整理歸集

5、后送至財務(wù)部。具體規(guī)定如下：采購訂單、外發(fā)加工費的報價單，由采購部按供應(yīng)商整理歸集后送至財務(wù)部（；物料入庫單、退貨單、送貨單，由倉庫管理員按供應(yīng)商整理歸集后送至財務(wù)部；檢驗報告由品管部按供應(yīng)商整理歸集后送至財務(wù)部；購貨發(fā)票由財務(wù)部直接向供貨商索取。有預(yù)付款或現(xiàn)付款的物料，各部門應(yīng)在總經(jīng)理審批后的當(dāng)日將以上單據(jù)交財務(wù)部；凡屬月結(jié)的單據(jù)，各部門應(yīng)于購進物料的當(dāng)月底以前將以上單據(jù)交財務(wù)部，以便財務(wù)部門根據(jù)當(dāng)月的物料采購情況作出資金安排。3.8 各部門對于有關(guān)合同的簽定必須有律師事務(wù)所的鑒定，經(jīng)總經(jīng)理審批后，將合同副本報財務(wù)部備案，作為財務(wù)部門結(jié)算時的依據(jù)。 4.0 定義無5.0 作業(yè)內(nèi)容5.1 對賬

6、 5.1.1.我司財務(wù)部門每月卡賬時間為25號，凡屬月結(jié)的供應(yīng)商須每月26號-30號，根據(jù)我司的質(zhì)檢報告將檢驗合格的的物料編制對賬單送至我司。 5.1.2.我司財務(wù)部根據(jù)各部門提供的有關(guān)單據(jù)核對該供應(yīng)商的物料數(shù)量、單價無誤后，會在次月的1-10號回簽供方的對帳單。5.1.3. 對賬確認無誤后，供方應(yīng)根據(jù)此金額、數(shù)量開具當(dāng)月的全部發(fā)票，送至我司財務(wù)部。5.1.4對帳過程中如發(fā)現(xiàn)我司的帳務(wù)與供方有誤差，財務(wù)部門應(yīng)通知對方攜帶我司倉庫管理員開出的入庫單第二聯(lián)（送貨聯(lián)）、送貨單留底聯(lián)前來我司與財務(wù)進行對帳。對帳過程中如發(fā)現(xiàn)是我司的單據(jù)傳遞環(huán)節(jié)失誤而造單據(jù)遺失，應(yīng)由我司負責(zé)補齊單據(jù)；如果是供方的失誤，造

7、成帳務(wù)不符，我司概不負責(zé)，一律以我司的帳務(wù)為準(zhǔn)。5.2 付款5.2.1.財務(wù)部門應(yīng)于次月1-6號負責(zé)整理上月所有付款憑據(jù)（包括采購訂單、外發(fā)加工費的報價單、購貨發(fā)票、送貨單、物料入庫單、退貨單、檢驗報告）。并認真審查其完整性、合法性。包括付款憑據(jù)是否齊全、報價單是否有總經(jīng)理審批簽字、物料入庫單是否有采購經(jīng)理及品管部質(zhì)檢員簽字等。如有單據(jù)不全或?qū)徟掷m(xù)不全現(xiàn)象，財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款。財務(wù)部門經(jīng)過認真審核、交財務(wù)主管簽字認可后由財務(wù)主管遞交上層審批。5.2.2.每月7號-15號為上報審批時間，財務(wù)部門需及時向上層報告資金狀況，請示上層及時撥款。 5.2.3.月結(jié)供應(yīng)商的結(jié)算期為每月15-25號，由

8、財務(wù)部通知上月供貨的各供應(yīng)商前來我司結(jié)算。未接通知前，各供應(yīng)商不得向我司財務(wù)部催促詢問。接財務(wù)部通知后，各供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的結(jié)算期內(nèi)與我司進行結(jié)算，過期者本月不予受理，貨款結(jié)算順延至下月結(jié)算日。 5.2.4 若有預(yù)付款或者貨到付款的供應(yīng)商，除付款單據(jù)齊全外，還需申請部門擬定預(yù)（現(xiàn)）付款申請書連同訂單交由總經(jīng)理特別核準(zhǔn)。否則財務(wù)部門視同月結(jié)付款處理。（申請書格式見附件）。5.2.5財務(wù)部門在付款時（無論預(yù)付、現(xiàn)付或是月結(jié)），都應(yīng)將付款憑證連同付款單據(jù)一并交由總經(jīng)理審批簽字，總經(jīng)理經(jīng)審查付款單據(jù)無誤，并在付款憑證上簽字同意后，財務(wù)部門才能付款。5.2.6.財務(wù)部門應(yīng)妥善保管每筆付款單據(jù)，付款后作為付

9、款憑證的附件，按月裝訂成冊備查。6.0 相關(guān)文件 無7.0 相關(guān)記錄7.1預(yù)付款及現(xiàn)付申請書8.0 流程圖 8.1采購訂單付款審批流程圖 （適用于月結(jié)）8.2其他合約付款審批流程圖 8.3財務(wù)部門對賬付款流程圖8.4采購訂單付款審批流程圖 （適用于貨到付款/預(yù)付款）8.1采購訂單審批付款流程圖（月結(jié)）采購部門財務(wù)部門品質(zhì)/倉管部門總經(jīng)理、董事長傳真合同、訂單給供應(yīng)商，約定送貨期。并將經(jīng)總經(jīng)理簽字的訂單交財務(wù)、倉庫各一份采購經(jīng)理審批(內(nèi)容包括單價及付款時間)時間為一天收到物料需求計劃，下采購訂單并與供貨商簽訂月結(jié)合同合同副本一份備案。收集各部門付款的單據(jù)（已批核訂單、入庫單、退貨單、對賬單、報價

10、單、檢驗報告）。網(wǎng)上操作銀行轉(zhuǎn)賬或付現(xiàn)。倉管部門按檢驗報告填制物料入庫單（退貨單）品管部門檢驗并出具檢驗報告?zhèn)}管部門依據(jù)訂單數(shù)量收貨審批付款，簽寫支票。時間為一周。對合同、訂單進行核準(zhǔn)并簽字，時間為一周。8.2其他合約付款審批流程圖需求部門財務(wù)部總經(jīng)理、董事長擬定合約或向供應(yīng)商索取合約版本將合約交律師提出建議或修改意見修改后的合約一份交總經(jīng)理審批；一份交財務(wù)備案。將副本交財務(wù)一份備案按照合同訂立的付款方式和付款金額及合同完成狀況及及驗收報告提出付款申請網(wǎng)上操作或銀行轉(zhuǎn)賬將修改后合同呈報批準(zhǔn)、正式簽訂對付款進行審批設(shè)備管理人員溝通安排維修作業(yè)8.3財務(wù)部門對賬付款流程圖（月結(jié)）供應(yīng)商財務(wù)部總經(jīng)理

11、、董事長每月26-30日，根據(jù)檢驗報告將合格物料編制對賬單。以回傳對賬單據(jù)，確認金額，開具發(fā)票。修改合約將副本交財務(wù)一份備案網(wǎng)上操作或銀行轉(zhuǎn)賬每月1-6日根據(jù)倉庫及品管部的單據(jù)核對物料數(shù)量質(zhì)量；根據(jù)已批核采購訂單或報價單核對單價；并審查是否有總經(jīng)理審批簽字。簽收發(fā)票、整理歸集付款單據(jù)，并提出付款申請每月7日-15日次月1525日通知供應(yīng)商領(lǐng)取支票，或財務(wù)部網(wǎng)上操作付款。財務(wù)部門按月將付款憑證及付款單據(jù)裝訂成冊保管備查。將合約交律師提出建議或修改意見將付款申請進行審批，每月15-25日設(shè)備管理人員溝通安排維修作業(yè)8.4采購訂單付款審批流程圖（貨到付款/預(yù)付款）采購部門財務(wù)部總經(jīng)理、董事長收到物料

12、需求計劃后，下采購訂單。簽訂購貨合同、填制預(yù)付款申請書。采購經(jīng)理審批簽字，并將合同、預(yù)付款申請書、報價單、定單交總經(jīng)理審批，訂貨合同副本交財務(wù)一份按照合同訂立的付款方式和付款金額及合同完成狀況提出付款申請 購貨合同副本一份備案憑總經(jīng)理審批簽字的預(yù)付、現(xiàn)付訂單、報價單及入庫單、送貨單購貨發(fā)票進行網(wǎng)上操作銀行轉(zhuǎn)賬或付現(xiàn)并將付款憑證及付款單據(jù)按月裝訂成冊保管備案備查。批準(zhǔn)采購合同、訂單、報價單及預(yù)付、現(xiàn)付款申請書設(shè)備管理人員溝通安排維修作業(yè)一、目的：為加快資金周轉(zhuǎn)、控制預(yù)付款額度、防范呆賬特制定辦法。 二、適用范圍：材料采購預(yù)付款、其他部門預(yù)付款、投標(biāo)保證金 三、管理內(nèi)容： 材料采購預(yù)付款 1、 預(yù)付款付款要求 材料采購爭取先貨后款，需要先款后貨的，付款時要提供合同；長周期供應(yīng)商付款需要附提貨清單，并報送預(yù)付款余額明細表，格式如下： 預(yù)付款余額明細表 供應(yīng)商 合同時間 合同號 物料編號 名稱 規(guī)格 未提貨數(shù)量 單價 金額 預(yù)付款比率 預(yù)付款余額 本次提貨數(shù)量 本次提貨付款金額 預(yù)付款結(jié)余 2、 預(yù)付賬款發(fā)票要求 已付款的客戶發(fā)貨時發(fā)票要同時開出，特殊情況貨到后最長不能超過30天開票。發(fā)票要求參展公司發(fā)票管理辦法執(zhí)行。 其他部門預(yù)付款管理 其他部門因業(yè)務(wù)需要預(yù)付款的，相關(guān)經(jīng)辦人辦理付款申請，有