招標(biāo)業(yè)務(wù)資料檔案管理規(guī)定

1、招標(biāo)業(yè)務(wù)資料檔案管理規(guī)定第一章、總則第 1 條 為了規(guī)范本單位的業(yè)務(wù)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔 案，明確業(yè)務(wù)檔案的歸檔內(nèi)容、歸檔形式（或方法）、管理責(zé)任以及 其他檔案管理工作中的重要事項，根據(jù)中華人民共和國檔案法、 河北省檔案管理條例，結(jié)合本單位實際情況制定本規(guī)定。第 2 條 本單位開展的所有具有獨立項目編號的招標(biāo)業(yè)務(wù)適用于 本規(guī)定。第 3 條 業(yè)務(wù)檔案是指按國家和地方有關(guān)部門及公司要求，需在 項目結(jié)束后統(tǒng)一保存或移交的項目資料， 包括： 招標(biāo) （采購） 類業(yè)務(wù) 所涉及的業(yè)務(wù)文件、往來信函、傳真、會議記錄等文字、圖紙、電子 文檔、影音資料等各種載體的文件資料。第 4 條 項目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)根據(jù)其承

2、辦招投標(biāo)（采購）業(yè)務(wù)活動的程 序，從項目接受委托開始，做好業(yè)務(wù)所有原始資料的收集、保存、整 理，并按公司規(guī)定的時間、 方式移交給檔案管理員。 項目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)對 所承辦業(yè)務(wù)項目的歸檔過程和質(zhì)量全面負(fù)責(zé)， 是該項目檔案質(zhì)量的直 接責(zé)任人。第 5 條 檔案管理員負(fù)責(zé)檔案資料的接收、查驗、入庫、保管及 查（借）閱服務(wù)。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的相關(guān)規(guī)定及本單位的 規(guī)定，恪盡職守、認(rèn)真負(fù)責(zé) , 嚴(yán)格保密，不得外傳，不得丟失。第 6 條 檔案管理員因工作需要發(fā)生變動時，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，由分管檔案業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完畢后，移交人、接 收人、監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在業(yè)務(wù)檔案移交表上簽字。移交人必須辦完移 交手

3、續(xù)后方可調(diào)離該崗位。第二章、檔案的整理及要求第 7 條 項目經(jīng)理在招標(biāo)（采購）工作結(jié)束，中標(biāo)（或成交）通 知書發(fā)出后 30 日內(nèi)，及時將業(yè)務(wù)資料整理歸檔，填寫歸檔資料登 記表并向檔案管理員辦理移交手續(xù)。 任何人不得將應(yīng)歸檔資料拒絕 歸檔或據(jù)為己有。第 8 條 所有正常立項的具有獨立項目編號的招標(biāo)（采購）業(yè)務(wù) 項目須按歸檔資料登記表 中所列需歸檔文件的要求進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。 國家或地方監(jiān)管部門有特殊要求的還應(yīng)按其要求及時將業(yè)務(wù)檔案完 整移交相應(yīng)監(jiān)管部門。第 9 條 業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：（一）委托合同及項目摘要（二）項目甲供資料及相關(guān)附件材料（三）項目實施全過程資料（四）招標(biāo)全過程涉及的電子版資

4、料第 10 條 業(yè)務(wù)檔案歸檔形式分為紙質(zhì)歸檔和電子歸檔。紙質(zhì)歸檔，是指將具有獨立項目編號的招標(biāo)（采購）類業(yè)務(wù)從項 目立項至項目完結(jié)涉及的所有資料統(tǒng)一整理裝入專用檔案盒存檔的 歸檔形式。電子歸檔，是指將具有獨立項目編號的招標(biāo)（采購）類業(yè)務(wù)所涉 及所有資料以電子文件備份的歸檔形式， 電子檔案需包含但不僅限于 紙質(zhì)檔案中的所有內(nèi)容。第 11 條 業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)按照業(yè)務(wù)流程的順序歸檔，有序存放專用 檔案盒，要求見檔案盒標(biāo)簽制作要求，并附歸檔資料登記表與之一一對應(yīng)作為歸檔項目清單。第 12 條 電子檔案應(yīng)當(dāng)分項目以“項目編號 +項目名稱”為一級 目錄，下設(shè)“資料匯編”、“招標(biāo)（采購）文件”、“投標(biāo)文件”、

5、 “影音資料”、“其他”等五個二級目錄， 全部電子歸檔資料最終版 本應(yīng)當(dāng)拷貝或掃描至相應(yīng)目錄并以 U 盤形式存檔，檔案管理員應(yīng)當(dāng)對 電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一備份。第 13 條 業(yè)務(wù)檔案原則上必須是原件， 原件用于報批不能歸檔或 相關(guān)部門保留的，應(yīng)當(dāng)保存復(fù)印件。第 14 條 項目經(jīng)理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行歸檔移交手續(xù)， 經(jīng)自查合格后將 項目業(yè)務(wù)檔案移交本單位檔案管理人員， 檔案管理員審核驗收合格后 在歸檔資料登記表上簽字確認(rèn)。第 15 條 部分資料不能按時歸檔的應(yīng)當(dāng)簽報說明理由， 由各業(yè)務(wù) 單位經(jīng)理及綜合管理部經(jīng)理簽字確認(rèn)， 提交檔案管理員備案并按缺項 歸檔。否則視為未按要求歸檔，按第 16 條處理。第 16 條

6、 未在規(guī)定時間內(nèi)完成歸檔，又沒有正當(dāng)理由的，集團(tuán)公 司按照項目經(jīng)理有關(guān)考核規(guī)定執(zhí)行，并與項目經(jīng)理等級評定考核掛 鉤。第三章、檔案的保管第 17 條 綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房與貨架， 檔案管理員 應(yīng)當(dāng)根據(jù)保存檔案數(shù)量， 設(shè)置存放檔案的貨架及位置， 并且做好檔案 的保密工作，防止失密、失盜、和火災(zāi)事故。加強(qiáng)對檔案的管理，杜 絕腐蝕、潮濕、霉變和蟲蛀。第 18 條 經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編制銷毀清單，經(jīng) 公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。 銷毀的檔案清單由綜合管理部 永久保存。第四章、檔案的查閱與借閱第 19 條 密級檔案不得查閱和借閱， 因工作需要必須查閱密級檔 案的須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)

7、批準(zhǔn)后方可查閱， 必須借閱密級檔案的須經(jīng)集團(tuán) 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。密級檔案指法律法規(guī)規(guī)定的應(yīng)當(dāng)保密或委托方簽訂過保密協(xié)議 的項目業(yè)務(wù)檔案。第 20 條 一般檔案查閱，須向檔案管理員提交本業(yè)務(wù)單位經(jīng)理 審批后的招標(biāo)檔案查（借） 閱審批單，并做好 招標(biāo)檔案查（借） 閱臺賬的登記。 需查閱內(nèi)容應(yīng)當(dāng)由檔案管理員負(fù)責(zé)查找，其他任何 人員未經(jīng)許可不得在室內(nèi)自行查找。第 21 條 一般檔案借閱， 須向檔案管理員提交本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后 的招標(biāo)檔案查（借）閱審批單，并做好招標(biāo)檔案查（借）閱臺賬的登記第 22 條 借閱檔案的時間不得超過 7 天，必要時可以續(xù)借， 續(xù)借 應(yīng)當(dāng)提交經(jīng)業(yè)務(wù)單位經(jīng)理簽字的招標(biāo)檔案續(xù)借申請單

8、，續(xù)借時間 不得超過 7 天，若續(xù)借后仍不能滿足時間要求， 應(yīng)當(dāng)重新辦理借閱手 續(xù)。第 23 條 檔案查（借）閱人應(yīng)當(dāng)保持檔案的整潔，不得勾畫、涂 改、偽造、 拆頁、損毀和丟失，不得隨意抄錄、 復(fù)制和外借，查（借） 閱人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)保密責(zé)任， 不得泄露項目的商業(yè)機(jī)密及其他應(yīng)當(dāng)保密的 信息。第 24 條 歸還的檔案資料若出現(xiàn)損壞、涂改、拆頁等現(xiàn)象，檔案 管理人員應(yīng)當(dāng)要求借閱人恢復(fù)原樣，必要時填寫業(yè)務(wù)檔案毀損、丟 失報告單 說明原因并由責(zé)任人、 本業(yè)務(wù)單位經(jīng)理和本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字 后存檔，并追究借閱人的責(zé)任。第 25 條 檔案借閱人若將檔案丟失，應(yīng)填寫業(yè)務(wù)檔案毀損、丟 失報告單，寫清丟失原因，由責(zé)任人、本業(yè)務(wù)單位經(jīng)理和本單位領(lǐng) 導(dǎo)簽字后存檔，并保留追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任的權(quán)利。第 26 條 業(yè)務(wù)人員辦理離職手續(xù)時，應(yīng)由檔案管理員核查有關(guān)業(yè) 務(wù)檔案，并在其流程表上簽署意見。 若存在有借閱業(yè)務(wù)檔案未歸還的 情況，檔案管理員將不予簽字，業(yè)務(wù)人員不得辦理離職手續(xù)。如借閱 的業(yè)務(wù)檔案已丟失的，按檔案丟失辦法處理。第五章、其他第 27 條 公司將對業(yè)務(wù)檔案資料每年至少抽查一次或根據(jù)項目 執(zhí)行情況需要隨時抽查， 抽查辦法參照招標(biāo)項目內(nèi)部抽查實施細(xì)則 執(zhí)行。第 28 條 本規(guī)定自發(fā)布之日起