006-內(nèi)外部溝通控制程序

1、PS2Q9品活深圳市品諾電子有限公司SHENZHEN PINNO ELECTRONIC CO.,LTD內(nèi)外部溝通控制程序文件編號: PINO-QP-006版本/版次：A/0 制定部門：管理者代表 生效日期：2008-8-13區(qū)分核準(zhǔn)審核制定Con trol Copy簽名日期制定/修訂日期修訂內(nèi)容摘要版本/版次總頁數(shù)修訂者2008-8-13新發(fā)仃A/07丁黎明1.0目的為了使組織內(nèi)部不同層次和職能之間更充分了解并盡量滿足顧客需求及其環(huán)境信息的有效交流。2.0適用范圍適用于我公司的活動、產(chǎn)品或服務(wù)范圍內(nèi)相關(guān)質(zhì)量和環(huán)境信息的溝通交流。3.0定義顧客：接受產(chǎn)品的組織或個人。相關(guān)方：關(guān)注組織環(huán)境表現(xiàn)（行

2、為）或受其環(huán)境表現(xiàn)（行為）影響的個人或團(tuán)體。4.0職責(zé)4.1人力資源部負(fù)責(zé)對全公司員工管理方面的培訓(xùn)并確認(rèn)效果。4.2市場部確保外部信息的接收、處理及回答等有效實(shí)施。4.3各部門經(jīng)理確保內(nèi)部信息溝通按程序有效實(shí)施。4.4管理者代表負(fù)責(zé)與質(zhì)量對內(nèi)外有關(guān)事宜的聯(lián)絡(luò)5.0工作程序5.1內(nèi)外部溝通目的5.1.1有助于闡明公司對質(zhì)量/環(huán)境的承諾;5.1.2提高對公司質(zhì)量方針、目標(biāo)指標(biāo)的認(rèn)識;5.1.3有助于員工了解公司管理體系的質(zhì)量/環(huán)境表現(xiàn);5.1.4促進(jìn)公眾對公司質(zhì)量表現(xiàn)及所做努力的理解和認(rèn)同;5.1.5及時將對管理體系進(jìn)行監(jiān)視、審核和評審的結(jié)果傳達(dá)給公司內(nèi)部有關(guān)人員。5.2內(nèi)外部溝通內(nèi)容5.2.1

3、公司簡介;5.2.2質(zhì)量方針、目標(biāo)指標(biāo);5.2.3質(zhì)量管理過程;5.2.4質(zhì)量表現(xiàn)評價、管理體系有效性;5.2.5需要改進(jìn)的地方;5.2.6獨(dú)立驗(yàn)證的情況等;5.3環(huán)境信息交流531內(nèi)部環(huán)境信息交流5.3.1.1環(huán)境管理建議處理a.員工有任何關(guān)于環(huán)境管理的建議，須聯(lián)絡(luò)至文控中心呈管理者代表處理，由管理者代表委派文控中心進(jìn)行溝通處理;b.處理結(jié)果由文控中心轉(zhuǎn)達(dá)信息至原建議者;c.如果建議有改進(jìn)環(huán)境體系的效益，應(yīng)于環(huán)境管理評審會議中討論;d.所有建議及處理結(jié)果均應(yīng)留下記錄，記錄正本由文控中心統(tǒng)一管理。5.3.1.2環(huán)境方針、目標(biāo)的貫徹管理者代表和文控中心可通過以下方式貫徹其效果:a.利用文件宣傳貫

4、徹;b.借由公司集會廣告而之;c.在內(nèi)部進(jìn)行宣傳貫徹。5.3.2外部環(huán)境信息交流5.3.2.1外部環(huán)境管理建議處理a.人力資源部負(fù)責(zé)收集外界（不包括公司客戶）對公司環(huán)境管理事務(wù)的任何建議。銷售部負(fù)責(zé)收集公司客戶對公司環(huán)境管理事務(wù)的任何建議;b.接收方式可為電話、傳真、信件、口述或其它可行方式，接收時應(yīng)告知建議者處理流程大約所需時間;c.人力資源部應(yīng)將接收的信息聯(lián)絡(luò)至文控中心處理;d.處理結(jié)果應(yīng)呈管理者代表批準(zhǔn)后告知提議者;e.建議及處理結(jié)果的聯(lián)絡(luò)記錄由文控中心統(tǒng)一管理;f.外部相關(guān)方及供應(yīng)商若須了解或取得本公司環(huán)境方針時，文控中心須予以說明或提供。5.3.2.2與供應(yīng)商、分承包方的溝通采購部負(fù)

5、責(zé)人應(yīng)告知供應(yīng)商或分承包方有關(guān)本公司環(huán)境管理要求及環(huán)境法規(guī)的相關(guān)要求和條款。5.4公司內(nèi)外部溝通采用方法:5.4.1員工培訓(xùn);5.4.2部門、部門間會議、討論、說明、教育;5.4.3在各顯要地方張貼質(zhì)量方針、目標(biāo)及公告發(fā)布相關(guān)信息;5.4.4作成員工意見箱，廣泛接收意見，予以相應(yīng)處理;5.4.5通過部門、部門間聯(lián)絡(luò)交流;對于管理體系，要求公司內(nèi)各部門互相配合，協(xié)同工作。使相關(guān)責(zé)任部門了解體系運(yùn)行中出現(xiàn)的不符合，以便及時采取糾正措施。當(dāng)發(fā)生緊急情況時，要能迅速傳遞信息，從而敏捷的作出反應(yīng)。5.5銷售部確保公司有效的外部信息交流，了解外部要求，當(dāng)相關(guān)方有需要時就其所關(guān)注的事宜給予答復(fù)或與他們進(jìn)行對

6、話，采用方法:5.5.1資料傳遞，電話、傳真等;5.5.2與外界人員會議、討論、說明、宣傳的形式;5.5.3其他。5.6以電話或其他方式獲得的非書面化信息，由當(dāng)事人記錄并登記于內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單簽名。5.7對于任何形式的內(nèi)部信息傳遞，信息接收方必須在要求的時間內(nèi)對問題的處理結(jié)果予以回復(fù)。5.8具體信息的交流方法見附件1內(nèi)外部溝通信息清單。6.0支持文件7.0表格/記錄7.1內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單PINO-HR-FM 0078.0流程圖附件1:內(nèi)外部溝通信息清單項(xiàng) 目序 號信息交流方法擔(dān)當(dāng)部門相關(guān)文件1公司簡介 質(zhì)量方針、 質(zhì)量管理過程培訓(xùn)部門內(nèi)說明教育發(fā)行文件、宣傳手冊等人力資源 部各部門人力資源控制程序 文件與

7、資料控制程序 培訓(xùn)記錄、會議記錄2質(zhì)量目標(biāo)、 質(zhì)量表現(xiàn)評價 獨(dú)立驗(yàn)證的情況 需要改進(jìn)的地方等部門內(nèi)討論、說明、教育 各部門間聯(lián)絡(luò)討論宣傳標(biāo)語、漫畫、公告等各部門人力資源 部質(zhì)量目標(biāo)指標(biāo)及管理方案控制程序管理評審控制程序 內(nèi)部審核控制程序 糾正預(yù)防措施控制程序3員工意見部門內(nèi)提出；部門間聯(lián)絡(luò)討論并反饋； 員工意見箱（干部會議討論 等）。各部門 人力資源 部會議記錄 員工意見回答書4緊急情況發(fā)生前培訓(xùn)、公告、演習(xí)等 發(fā)生后電話、廣播、分析調(diào) 查、對策等。各部門 人力資源 部培訓(xùn)記錄、演習(xí)記錄、電 話記錄等5法律和其他要求內(nèi)部培訓(xùn)或相關(guān)資料傳閱人力資源 部法律法規(guī)識別控制程序6顧客要求及其他相關(guān)方要求對供應(yīng)商及其他相關(guān) 方的交流業(yè)務(wù)/人力資源部接收，聯(lián) 絡(luò)各部門說明、討論、作相 應(yīng)處理，相關(guān)