文檔一體化與檔案行政管理職能轉(zhuǎn)化

1、!(5術(shù)語(yǔ)解釋。例如:應(yīng)用程序管理賬號(hào)任何用于應(yīng)用程序管理的賬號(hào),如Oracle 數(shù)據(jù)庫(kù)管理員賬號(hào)。(6修訂記錄。其他的安全策略的格式也大致如此。所有這些安全策略文檔組合在一起就構(gòu)成了一個(gè)組織的安全策略文檔系統(tǒng),并以此來(lái)保證各項(xiàng)安全管理措施的順利實(shí)施。當(dāng)然,安全策略不是整個(gè)數(shù)字檔案館信息安全體系的全部,它要同安全技術(shù)、安全組織以及安全制度等各種安全控制手段相互結(jié)合、互相促進(jìn),才能真正實(shí)現(xiàn)整個(gè)數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的安全,安全策略只是整個(gè)安全體系的起始點(diǎn)和重要的一環(huán)。注釋:1International Standards Organizati (ISO .Information SecurityMan

2、agement-Part1:Code of Practice for Information Security ManagementS.ISO/IEC17799:20022許麗華.試論數(shù)字信息檔案的安全管理J.蘭臺(tái)世界,2005(93孫強(qiáng).信息安全管理實(shí)務(wù)與實(shí)施指南M.清華大學(xué)出版社,20044Charles Cresson Wood.Information Security Polices Made Easy (8th Edition M.PentaSafe Security Technologies,Inc ,2001,5(責(zé)編:孫海燕隨著計(jì)算機(jī)的普及、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展,電子文

3、件不斷產(chǎn)生,無(wú)紙化辦公熱潮一浪高過(guò)一浪,檔案和現(xiàn)行文件之間的鴻溝不斷縮小。根據(jù)文件生命周期理論,檔案由文件轉(zhuǎn)化而來(lái),文件和檔案是同一事物在不同運(yùn)動(dòng)階段價(jià)值形態(tài)變化的體現(xiàn)?，F(xiàn)行文件體現(xiàn)了文件的第一價(jià)值,即文件的現(xiàn)行使用價(jià)值,檔案體現(xiàn)了文件的第二價(jià)值,即歷史查考價(jià)值。文件管理是檔案管理的前期工程,檔案管理是文件管理的繼續(xù)和發(fā)展。文件管理的質(zhì)量是檔案館館藏質(zhì)量的保證。由于電子文件具有以下的特點(diǎn):信息的非人工識(shí)別性、易逝性、對(duì)機(jī)器的依賴性和對(duì)信息的可操作性。為了保證歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性,因此應(yīng)該把文件、檔案管理看成一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)工程,實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。這一理論已得到圖書、情報(bào)、檔案界

4、的認(rèn)可,因此檔案行政管理部門如何適應(yīng)文檔一體化發(fā)展的需求,不斷拓展、改變自己現(xiàn)有的行政管理職能是其迫切需要解決的重要問(wèn)題。一、實(shí)行文檔一體化管理和檔案行政管理職能的轉(zhuǎn)化所面臨的法律方面的問(wèn)題1.檔案法律體系不健全。黨的十一屆三中全會(huì)以來(lái),我國(guó)建立起了龐大而系統(tǒng)的法律體系,檔案法制建設(shè)步入了國(guó)家法律建設(shè)的軌道。八屆人大常委會(huì)第二十次會(huì)議通過(guò)的修訂后的檔案法解決了檔案法施行中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題,為檔案法律體系的完善創(chuàng)造了條件。但面對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展,電子文件這一新事物的產(chǎn)生、發(fā)展和文檔一體化發(fā)展的趨勢(shì),檔案法目前還沒(méi)有根據(jù)現(xiàn)在的實(shí)際情況加以調(diào)整,還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需

5、要。沒(méi)有法律的支持,檔案行政管理部門是很難有所作為的。2.檔案行政執(zhí)法主體不明確。文檔一體化發(fā)展趨勢(shì)改變了以往檔案工作的業(yè)務(wù)流程、運(yùn)作程序,文書部門、檔案部門和其他部門的聯(lián)系日益密切,檔案部門必然要滲透到其他部門中去,與其合作,對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),但其他部門不會(huì)輕易接受檔案部門的指導(dǎo)、制約,因此必然要用法律的強(qiáng)制力來(lái)幫助這一功能的實(shí)現(xiàn)。但我國(guó)目前的現(xiàn)狀大都是局、館合一的辦公模式,檔案局、檔案館一塊牌子、兩套班子,一個(gè)屬行政管理部門,一個(gè)屬于事業(yè)單位,這就造成同一局(館內(nèi),事業(yè)和行政編制同時(shí)存在,人員行政身份不明確,但只有行政管理部門才有行政執(zhí)法權(quán),事業(yè)單位沒(méi)有行政執(zhí)法權(quán),因此局、館合一的辦公模式

6、給檔案行政執(zhí)法主體資格的確認(rèn)帶來(lái)了困難,執(zhí)法主體身份不明確就不能在文檔一體化發(fā)展中進(jìn)行執(zhí)法活動(dòng)。二、文檔一體化趨勢(shì)導(dǎo)致了檔案行政管理職能發(fā)生了以下的改變1.檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督對(duì)象發(fā)生變化,對(duì)文書、檔案工作實(shí)行全程管理、前端控制。(1從檔案部門拓展到文書部門。根據(jù)文件生命周期理論,文件和檔案是同一事物在不同發(fā)展階段價(jià)值形態(tài)變化的體現(xiàn),文件是檔案的前身,檔案是文件最終的歸宿,因此應(yīng)對(duì)文件、檔案管理實(shí)行全程管理,即從文書部門文件管理開(kāi)始入手。檔案室工作是檔案館工作的基礎(chǔ),對(duì)檔案室工作的監(jiān)督指導(dǎo)歷來(lái)是各級(jí)檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)的重點(diǎn)。但檔案室工作的基礎(chǔ)是文書處理工作,只抓檔案室工作而忽視文

7、書處理工作的質(zhì)量和規(guī)范,檔案工作是做不好的。在檔案行政管理部門傳統(tǒng)管理方式中,對(duì)文書部門過(guò)問(wèn)較少,雖然也對(duì)檔案的前身現(xiàn)行文件的形成進(jìn)行要求,但一般僅限于傳統(tǒng)的歸檔環(huán)節(jié)。如機(jī)關(guān)檔案工作條例第十一條規(guī)定:“機(jī)關(guān)應(yīng)建立、健全文書歸檔制度,凡機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料,均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理、立卷,并定期向檔案館歸檔。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和承辦人辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)交有關(guān)部門整理、立卷?！痹跈n案工作職責(zé)、技術(shù)、方法發(fā)生變革的今天,檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)要從文件管理的末端走向前端,參與文件的形成并介入文件運(yùn)動(dòng)的全過(guò)程。為保證文件信息的完整和真實(shí),檔案許多業(yè)務(wù)工作向文書部門前移。如檔案

8、收集工作變集中收集為平時(shí)文書處理中的隨時(shí)收集;文件價(jià)值的第一次鑒定就改由文書部門摘要文件管理是檔案管理的前期工程,檔案管理是文件管理的繼續(xù)和發(fā)展。文件管理的質(zhì)量是檔案館館藏質(zhì)量的保證。檔案行政管理部門如何適應(yīng)文檔一體化發(fā)展的需求,不斷拓展、改變自己現(xiàn)有的行政管理職能是其迫切需要解決的重要問(wèn)題。關(guān)鍵詞文檔一體化檔案行政管理職能轉(zhuǎn)化蘭臺(tái)論壇上海大學(xué)文學(xué)院鄭維文檔一體化與檔案行政管理職能轉(zhuǎn)化進(jìn)行,以決定其是否保存;文件著錄、標(biāo)引工作由歸檔后檔案人員進(jìn)行改為移至文書部門的收發(fā)文窗口進(jìn)行,因此,這時(shí)我們?cè)侔盐臅ぷ骱蜋n案工作分開(kāi),既不合情理又與他們的發(fā)展不相適應(yīng)。文書管理部門收發(fā)文登記、編號(hào)、文件的制作

9、、運(yùn)轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、檢索等工作與檔案工作的收集、整理、鑒定、著錄、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等諸環(huán)節(jié)可以同步進(jìn)行,統(tǒng)籌規(guī)劃,制定相同的制度、原則、標(biāo)準(zhǔn),探索文檔一體化的新路。但要實(shí)現(xiàn)這一想法,首先必須加強(qiáng)對(duì)文書部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。(2從檔案部門拓展到信息、軟件開(kāi)發(fā)公司。為保證歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性、安全性,對(duì)電子文件的管理產(chǎn)生了前端控制的原則,即對(duì)其控制已延伸至對(duì)現(xiàn)行文件生成系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)。這種前端控制思想已體現(xiàn)在國(guó)家檔案局起草的電子文件歸檔與管理規(guī)定中。該標(biāo)準(zhǔn)第四條總則中規(guī)定:“電子文件自形成時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其真實(shí)性、完整性、有效性和安全性”;“應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、

10、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程管理和監(jiān)控,保證管理工作的連續(xù)性?！北本┦袡n案局在關(guān)于加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理意見(jiàn)中指出:“按照文件、檔案一體化管理的原則,做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)和應(yīng)用工作”。同時(shí)國(guó)家檔案局已制發(fā)了檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定。但目前的狀況是檔案部門計(jì)算機(jī)能力普遍不強(qiáng),文檔一體化管理軟件系統(tǒng)一般由軟件公司或信息部門開(kāi)發(fā),因此檔案行政管理部門應(yīng)把業(yè)務(wù)指導(dǎo)拓展到信息、軟件開(kāi)發(fā)公司,使他們知道什么是檔案、什么是檔案工作、檔案工作有何作用,使信息部門先進(jìn)的技術(shù)和檔案工作能無(wú)縫地嵌入到文檔一體化軟件中,使檔案館(室、主管信息化工作的部門或負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的軟件公司共同做好電

11、子文件的形成、流轉(zhuǎn)、鑒定、歸檔和保存、利用工作。2.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代文檔一體化的檔案管理理念對(duì)檔案行政管理部門行使行政管理職能方式的改變。(1從直接管理向間接管理過(guò)渡。以前檔案行政管理部門主要采取直接管理模式,通過(guò)對(duì)所轄部門的檔案工作進(jìn)行面對(duì)面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查或通過(guò)培訓(xùn)方式進(jìn)行指導(dǎo)。在文檔一體化趨勢(shì)下,檔案行政管理部門應(yīng)拓展其管理和服務(wù)方式,可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在網(wǎng)上進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)或檢查,進(jìn)行公開(kāi)、透明的管理,不斷規(guī)范自己的管理方式和管理理念,提供更規(guī)范、快捷、廣泛的服務(wù)。(2從微觀管理向宏觀管理轉(zhuǎn)變。即從強(qiáng)制式管理向基于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的建議性指導(dǎo)過(guò)渡。所謂強(qiáng)制式管理就是檔案行政管理部門依法行使自己職責(zé)的行政行為

12、。長(zhǎng)期以來(lái),檔案行政管理部門已習(xí)慣于這種依法進(jìn)行強(qiáng)制式管理的模式。而在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代由于信息海量產(chǎn)生、信息轉(zhuǎn)瞬即逝,除了信息公開(kāi)、保密、歸屬、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等原則性或政策性問(wèn)題,檔案行政管理部門應(yīng)該更多地運(yùn)用國(guó)家、行業(yè)或地方標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建議性指導(dǎo),并非需要事無(wú)巨細(xì),面面俱到。因?yàn)榻^對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)化在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代反而束縛、制約了事物的發(fā)展,畢竟世界是多元化的。在文檔一體化的發(fā)展趨勢(shì)下對(duì)許多行業(yè)、部門的指導(dǎo)只能采用建議性的指導(dǎo)。(3從獨(dú)立管理拓展到協(xié)同管理。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案行政管理部門對(duì)檔案信息的保存、保密、存儲(chǔ)和共享離不開(kāi)文書部門、信息部門和法制部門的支持和配合。檔案行政管理部門應(yīng)與有關(guān)部門合作,共同做好電子文件的

13、生成、運(yùn)行、鑒定、歸檔、保存、利用工作,這決不是檔案行政管理部門“自家”的事,這有個(gè)統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)的過(guò)程。在文檔一體化發(fā)展趨勢(shì)的影響下,檔案行政管理部門應(yīng)認(rèn)識(shí)到合作的重要性。要形成這樣一個(gè)共識(shí),只有合作,才能生存、才能發(fā)展、才能壯大,“閉關(guān)自守”只能失去檔案工作應(yīng)有的地位和作用。因?yàn)樵谛畔r(shí)代,信息變化實(shí)在太快,一個(gè)部門無(wú)法窮盡一切知識(shí)。三、針對(duì)文檔一體化發(fā)展的趨勢(shì)和它對(duì)檔案行政管理部門職能改變的影響,檔案行政管理部門應(yīng)采取的對(duì)策1.加快檔案立法進(jìn)程。由于電子文件、文檔一體化趨勢(shì)的出現(xiàn)是新形勢(shì)發(fā)展的產(chǎn)物,沒(méi)有形成一整套完善的法律、法規(guī)和規(guī)章制度。沒(méi)有法律法規(guī)的保障,就沒(méi)有規(guī)范,各部門自行其是,各自

14、為政,就不能形成規(guī)范的、科學(xué)的、可以共享的網(wǎng)絡(luò)資源,因此應(yīng)該形成一個(gè)以檔案法為主體,以現(xiàn)行的檔案法規(guī)、規(guī)章和條例為補(bǔ)充,按不同的效力等級(jí)組成的較為完整統(tǒng)一的具有可操作性的檔案法規(guī)體系。有了這樣的配套法規(guī)體系,各級(jí)檔案管理部門才能依法進(jìn)行有效的統(tǒng)一管理和利用。2.明確執(zhí)法主體,調(diào)整內(nèi)部分工。從依法治檔、維護(hù)檔案行政執(zhí)法的權(quán)威性的高度認(rèn)識(shí),地方各級(jí)檔案局應(yīng)為本行政區(qū)域內(nèi)檔案行政管理機(jī)構(gòu),具有不容置疑的執(zhí)法主體地位。這是檔案法的規(guī)定,也是加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法的需要。只有執(zhí)法主體明確,才能真正行使行政執(zhí)法的權(quán)利。為了適應(yīng)新形勢(shì)的需要,應(yīng)使檔案局與檔案館分離,行政管理部門和事業(yè)單位分離,真正做到指導(dǎo)與監(jiān)督分

15、離、查處與決定分離,設(shè)置專門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門、執(zhí)法監(jiān)督部門、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)部門,做到分工明確、責(zé)任到人,從法律上提供組織保障。3.加強(qiáng)與各部門的協(xié)調(diào)和配合。檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)與文書部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系,加強(qiáng)對(duì)文書部門工作人員的指導(dǎo),不斷完善文書、檔案工作的規(guī)范,避免文書部門、檔案部門自成體系,重復(fù)勞動(dòng),深刻認(rèn)識(shí)到文書工作對(duì)檔案工作的影響;應(yīng)加強(qiáng)與信息規(guī)劃部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合,完善檔案信息化建設(shè)規(guī)范;加強(qiáng)同國(guó)家保密部門溝通,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全工作。檔案行政管理部門只有做好與有關(guān)部門的溝通、協(xié)調(diào)工作,才能為社會(huì)保留真實(shí)的記憶。4.有針對(duì)性地進(jìn)行檔案教育培訓(xùn),提高人員的整體素質(zhì)。由于網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展改變了檔案工作的管理方式,對(duì)檔案從業(yè)人員的知識(shí)水平和工作能力提出了新的要求。檔案行政管理部門應(yīng)針對(duì)不同類型人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)要求提供定向培養(yǎng)方案,明確提出各級(jí)檔案館的計(jì)算機(jī)人員、一般業(yè)務(wù)人員、基層單位檔案工作人員、文書人員