致遠(yuǎn)互聯(lián)協(xié)同oa系統(tǒng)行政事務(wù)管理解決方案

1、致遠(yuǎn)互聯(lián)協(xié)同oa系統(tǒng)行政事務(wù)管理解決方案目 錄1行政事務(wù)管理11.1概述與分析11.1.1行政管理體系概述11.1.2行政管理體系組成11.1.3如何全面提升行政工作21.2方案與框架31.3功能與模塊51.3.1會(huì)議管理51.3.2車輛管理81.3.2.1車輛信息91.3.2.2車輛使用101.3.2.3車輛維保111.3.2.4違章事故121.3.2.5車輛費(fèi)用121.3.2.6駕駛?cè)藛T131.3.3行政資產(chǎn)管理131.3.3.1資產(chǎn)購(gòu)置141.3.3.2資產(chǎn)信息161.3.3.3資產(chǎn)維保181.3.3.4資產(chǎn)變更191.3.3.5資產(chǎn)查詢統(tǒng)計(jì)201.3.4耗品管理221.3.4.1耗品維

2、護(hù)221.3.4.2耗品申請(qǐng)241.3.4.3統(tǒng)計(jì)查詢261.3.5日常辦公271.3.5.1票務(wù)預(yù)訂271.3.5.2印章管理311.3.5.3證件管理321.3.5.3.1管理目的321.3.5.3.2管理問題331.3.5.3.3管理特點(diǎn)331.3.5.3.4應(yīng)用展示341.4方案價(jià)值371.5客戶案例381.5.1福建建筑科學(xué)研究院381.5.1.1客戶簡(jiǎn)介381.5.1.2協(xié)同應(yīng)用381.5.2中機(jī)國(guó)能電力工程有限公司511.5.2.1客戶簡(jiǎn)介511.5.2.2協(xié)同應(yīng)用511 行政事務(wù)管理1.1 概述與分析企業(yè)組織架構(gòu)中，必不可少的部門即為行政部門。該部門不僅為公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供了服

3、務(wù)平臺(tái)，而且為公司的所有活動(dòng)提供各種支持和服務(wù)。一般說(shuō)來(lái)，企業(yè)設(shè)立行政管理部門的初衷往往是將主營(yíng)業(yè)務(wù)（研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等）之外的事務(wù)性工作剝離開來(lái)，使得企業(yè)的管理者能夠集中精力做主營(yíng)業(yè)務(wù)，隨著企業(yè)的逐步發(fā)展和壯大，此為廣義的行政管理；我們又從行政中分離出市場(chǎng)、財(cái)務(wù)、人力資源、客戶服務(wù)等專門機(jī)構(gòu)，所剩下的事務(wù)即為狹義的行政管理。行政工作的最終目標(biāo)是通過(guò)各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間形成密切配合的關(guān)系，使整個(gè)公司在運(yùn)作過(guò)程中成為一個(gè)高速并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體；用合理的成本換來(lái)員工最高的積極性，以提高工作效率，完成公司目標(biāo)發(fā)展任務(wù)。在企業(yè)發(fā)展壯大的過(guò)程中，行政管理工作發(fā)揮著不可替代的作用。它好比一支精

4、良軍隊(duì)的后勤部門，確保前線工作者可以無(wú)后顧之憂地往前沖刺。行政管理主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能。管理是主干，協(xié)調(diào)是核心，服務(wù)是根本。總而言之，行政管理的實(shí)質(zhì)是服務(wù)。1.1.1 行政管理體系概述企業(yè)的行政管理體系可以說(shuō)是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，它是以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo)、由行政副總分工負(fù)責(zé)、由專門行政部門組織實(shí)施、操作，其觸角深入到企業(yè)的各個(gè)部門和分支機(jī)構(gòu)的方方面面的一個(gè)完整的系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)。它的作用就是承擔(dān)著企業(yè)的全部行政管理工作，推動(dòng)和保證著企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、市場(chǎng)、銷售等幾大業(yè)務(wù)順利、有效地進(jìn)行并確保相互之間的協(xié)調(diào)。1.1.2 行政管理體系組成專門的企業(yè)行政管理部門（通常成為辦公室、總經(jīng)理辦公室、行政

5、部、綜合管理部之類）擔(dān)負(fù)著企業(yè)行政管理的組織實(shí)施、具體操作。行政事務(wù)管理體現(xiàn)的有以下兩個(gè)方面：一、對(duì)行政事務(wù)的綜合性管理：具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)性、中樞性和業(yè)務(wù)性，主要包含有：l 行政制度建設(shè)及紀(jì)律監(jiān)督；l 文書檔案管理（文書撰寫與發(fā)文管理、文件收發(fā)、報(bào)刊信函收發(fā)、文書歸檔管理、圖書管理）；l 印章及資質(zhì)、證件管理；l 會(huì)務(wù)工作管理；l 公共關(guān)系管理；l 接待預(yù)訂服務(wù)；l 二、行政組織的物質(zhì)性資源供給與配置管理：具有較強(qiáng)的保障性、服務(wù)性和社會(huì)性，主要包含有：l 車輛管理l 資產(chǎn)管理l 耗品管理l 名片管理l 1.1.3 如何全面提升行政工作首先，必須加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。服務(wù)意識(shí)增強(qiáng)是做好行政工作的基礎(chǔ)。和其

6、它工作比較起來(lái)，行政工作更需要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，努力提高服務(wù)水平。因?yàn)椋姓ぷ鞯膬r(jià)值和意義就在于為全公司提供保障和服務(wù)，這也是行政部門之所以存在的價(jià)值。其次，實(shí)施規(guī)范化管理，通過(guò)制度、流程和表單來(lái)實(shí)現(xiàn)行政工作的有序開展。1.加強(qiáng)企業(yè)行政管理的制度建設(shè)，制度的功能在于規(guī)范和約束行為，為此加強(qiáng)制度建設(shè)將有利于規(guī)范和約束后勤工作，使保障工作有章可循、有法可依，也使得今后的保障工作更加程序化和規(guī)范化；2.全面實(shí)行流程化管理。行政工作總是千頭萬(wàn)緒，制度只是基礎(chǔ)，行政上的許多環(huán)節(jié)需要靠流程來(lái)實(shí)現(xiàn)，流程的好處在于它能夠簡(jiǎn)單明了地說(shuō)明工作的關(guān)鍵點(diǎn)，做到“分工清晰、權(quán)責(zé)明確”，使行政的各項(xiàng)工作條理清楚，有利于工作

7、效率和工作質(zhì)量的提升；3.加強(qiáng)表單管理，表單即為承載事務(wù)信息的載體，通過(guò)工作流程與表單相結(jié)合，落地行政管理，同時(shí)可實(shí)現(xiàn)工作過(guò)程追溯，責(zé)任到人。綜上所述，通過(guò)辦公自動(dòng)化的方式實(shí)現(xiàn)行政管理是最有效和必不可少的途徑。它可以實(shí)現(xiàn)廣泛、全面、迅速地搜集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同辦公，從而達(dá)到提高行政效率的目的。1.2 方案與框架行政辦公管理是現(xiàn)在成功企業(yè)有效運(yùn)作的有力保障，其內(nèi)容就是對(duì)辦公室所構(gòu)成的如車輛、辦公用品、機(jī)器設(shè)備、會(huì)議室和各種流程審批等日常辦公事務(wù)進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮和控制的活動(dòng)，其目的在于實(shí)現(xiàn)包括制定計(jì)劃、合理分配、組織實(shí)施、指揮協(xié)調(diào)、監(jiān)

8、督控制諸環(huán)節(jié)在內(nèi)的整個(gè)過(guò)程的總體目標(biāo)優(yōu)化。做好行政辦公管理工作，能夠有效地提高辦公室運(yùn)作效率，最大限度地發(fā)揮行政辦公的作用實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化的工作目的。致遠(yuǎn)行政事務(wù)管理解決方案主要從行政行為的角度出發(fā)，對(duì)行政權(quán)力進(jìn)行綜合的管理，通過(guò)工作流程管理機(jī)制規(guī)范行政行為，通過(guò)車輛管理、耗品管理、設(shè)備管理、會(huì)議管理等來(lái)統(tǒng)一管理和合理分配辦公室所管理的各種事務(wù)，實(shí)現(xiàn)客戶價(jià)值的最大化。應(yīng)用框架如下圖：1.流程審批流程審批是制度化剛性流程的具體應(yīng)用。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)和成長(zhǎng)過(guò)程中，逐步會(huì)沉淀下很多規(guī)章制度，其中包括各種紙質(zhì)表單、流程規(guī)范、數(shù)據(jù)規(guī)范、崗位說(shuō)明、權(quán)限等，制度的形成、推廣和優(yōu)化過(guò)程，也是規(guī)范員工行為的過(guò)程，是實(shí)

9、現(xiàn)內(nèi)部協(xié)作分工的過(guò)程、是規(guī)范崗位操作、從人治向法制逐步進(jìn)步的過(guò)程。但是逐步累積起來(lái)的制度和規(guī)范汗牛充棟，員工根本沒有辦法完全學(xué)習(xí)和掌握；規(guī)章制度的優(yōu)化和調(diào)整后，很難實(shí)時(shí)的將最新版本傳達(dá)到每位員工，因此制度的形成、推廣和優(yōu)化過(guò)程難度很高，使得制度不能有效落地，大部分員工對(duì)制度的掌握僅限于考勤、例會(huì)等頻繁使用的制度。通過(guò)工作流的實(shí)施和應(yīng)用，可以幫助企業(yè)規(guī)章制度和管理規(guī)范有效落地。行政管理中涉及到的流程審批應(yīng)用，如票務(wù)預(yù)訂、會(huì)議的發(fā)起及會(huì)議室的預(yù)定、信息發(fā)布審批流程、車輛申請(qǐng)流程、印章使用流程等，通過(guò)電子化的工作流程簡(jiǎn)化了之前流程人工復(fù)雜的審批過(guò)程，只需要發(fā)起相應(yīng)的流程、根據(jù)表單填寫好內(nèi)容就可以按照

10、設(shè)計(jì)好的流程圖進(jìn)行一步步向下流轉(zhuǎn)直到流程審批結(jié)束，大大的提高了行政辦公的效率。 流程審批在易用性方面，通過(guò)個(gè)性化授權(quán)，可以將常用的流程推送的個(gè)人門戶，方便調(diào)用；通過(guò)制度、表單和流程的集成，可以使得員工通過(guò)流程免除學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，輕松掌握和運(yùn)用企業(yè)的制度；在用戶體驗(yàn)方面，提供了從設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)到門戶展現(xiàn)全程的圖形化自定義，通過(guò)自定義規(guī)范、自定義表單、自定義流程、實(shí)現(xiàn)企業(yè)流程地圖的輕松設(shè)計(jì)；在工作流的適用性上，不但可以做到表單樣式的靈活設(shè)計(jì)，還可以在表單中實(shí)現(xiàn)字段計(jì)算、合計(jì)、二維表等特殊應(yīng)用；不但支持流程的剛性規(guī)范，還可以支持流程根據(jù)職務(wù)、天數(shù)、金額、字段等各種條件進(jìn)行流程走向判斷；不但支持表單流程

11、的集成，還支持同一流程在不同節(jié)點(diǎn)展現(xiàn)不同的表單，支持子流程觸發(fā)技術(shù)。2.會(huì)議管理行政辦公基礎(chǔ)管理工作中，最常用的管理手段就是會(huì)議，通過(guò)會(huì)議完成政策的上傳下達(dá)、工作布置、統(tǒng)一思想、群策群力等任務(wù)，但是會(huì)議組織、會(huì)議過(guò)程、會(huì)議執(zhí)行等不同的階段往往存在種種原因，導(dǎo)致會(huì)議沖突、會(huì)而不議、議而不決、決而不行，從而嚴(yán)重影響了會(huì)議的效率和效能。因此通過(guò)會(huì)議管理的應(yīng)用，可以有效地提高會(huì)議室管理、會(huì)議服務(wù)管理、會(huì)議組織管理、會(huì)議議程管理、會(huì)議決議管理的效率。3.車輛管理企業(yè)擁有一定數(shù)量的車輛，車輛的管理成為日常事物中的一項(xiàng)重要工作。本系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)集中管理車輛的基本信息、運(yùn)營(yíng)、維修、事故、違章等一系列信息，有效跟蹤

12、管理每臺(tái)汽車的使用狀況，提高工作效率，使企業(yè)車輛管理更加科學(xué)、更加規(guī)范。4. 資產(chǎn)管理在行政辦公中，廣義的資產(chǎn)泛指所有用于辦公室工作的設(shè)備和器具，這些設(shè)備和器具在其它領(lǐng)域也被廣泛應(yīng)用，包括電話、小型服務(wù)器、計(jì)算器等。狹義的概念則指多用于辦公室處理文件的設(shè)備，如傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、掃描儀等，還有臺(tái)式計(jì)算機(jī)、筆記本、考勤機(jī)、裝訂機(jī)等。資產(chǎn)管理主要針對(duì)企業(yè)的辦公設(shè)備信息進(jìn)行登記、申請(qǐng)和審核、資產(chǎn)維保及資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)等。5.耗品管理耗品管理主要對(duì)各企業(yè)內(nèi)部的辦公用品進(jìn)行采購(gòu)、領(lǐng)用管理，對(duì)分支機(jī)構(gòu)及部門內(nèi)部辦公用品的費(fèi)用分?jǐn)傄约胺种C(jī)構(gòu)、部門內(nèi)部領(lǐng)用的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。方便對(duì)各種物品的采購(gòu)入庫(kù)、領(lǐng)用登

13、記，歸還登記的統(tǒng)一管理，提高管理的效率。1.3 功能與模塊1.3.1 會(huì)議管理會(huì)議管理提供一組以會(huì)議為中心的資源管理，包括會(huì)議室查詢、會(huì)議室預(yù)訂、會(huì)議室管理、會(huì)議安排、會(huì)議通知、會(huì)議查詢、人員查詢、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議歸檔等功能。用戶可通過(guò)系統(tǒng)提供的功能，根據(jù)實(shí)際需要安排會(huì)議以及對(duì)會(huì)議記錄等進(jìn)行綜合管理，查看會(huì)議情況，如出席情況、會(huì)議紀(jì)要等等。致遠(yuǎn)互聯(lián)協(xié)同辦公管理平臺(tái)對(duì)會(huì)議的全過(guò)程實(shí)現(xiàn)智能化管理，適用于辦公室對(duì)于會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)一組織及管理。會(huì)議管理的功能包括會(huì)議室資源預(yù)約、會(huì)議通知、與會(huì)應(yīng)答、會(huì)議紀(jì)要等。平臺(tái)擬提供會(huì)議資源的登記處理，登記信息中涵蓋了會(huì)議室名稱、會(huì)議室地點(diǎn)、狀態(tài)、會(huì)議室設(shè)備、是否需要審批

14、，可容納人數(shù)等基本信息。如圖所示：平臺(tái)提供圖形化的會(huì)議室申請(qǐng)界面，直觀展示會(huì)議室占用狀態(tài)，申請(qǐng)時(shí)間沖突自動(dòng)提醒。用戶只用拖動(dòng)鼠標(biāo)，即可完成會(huì)議室的申請(qǐng)，如下圖所示：會(huì)議室申請(qǐng)完畢后，由會(huì)議發(fā)起人發(fā)起會(huì)議通知，設(shè)定與會(huì)人員，支持會(huì)議準(zhǔn)備文件上傳，示意圖如下：所邀請(qǐng)的與會(huì)人員的處理狀態(tài)實(shí)時(shí)感知，便于及時(shí)統(tǒng)計(jì)。同時(shí)被邀人員可以在回執(zhí)時(shí)上傳附件和關(guān)聯(lián)文檔，協(xié)助辦會(huì)人員搜集整理會(huì)議準(zhǔn)備資料，從而為成功舉辦會(huì)議提供保障。一旦對(duì)會(huì)議邀請(qǐng)做出同意回執(zhí)，則該會(huì)議會(huì)自動(dòng)進(jìn)入員工日程，在看板中顯示，如下圖：支持會(huì)議提醒，查看會(huì)議及相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)行會(huì)議回執(zhí)。1.3.2 車輛管理行政車輛管理應(yīng)用具有以下特點(diǎn)：1.車輛的信

15、息清晰明了，保險(xiǎn)、檢驗(yàn)、維保、違章與事故等信息全記錄。2.車輛的使用過(guò)程明確，用車從申請(qǐng)到審批到派車到記錄，記錄從里程費(fèi)用到維修保養(yǎng)到保險(xiǎn)理賠到違章事故，期間隨時(shí)查看車況、費(fèi)用、油耗等關(guān)注點(diǎn)。3.車輛在運(yùn)行使用中產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用都完整保存，輕松獲知每個(gè)車輛、每個(gè)年度、每個(gè)部門等用車的費(fèi)用。4.不僅管理車輛，還管理駕駛員，管理者能清楚掌握駕駛員的情況，可駕駛的車輛、能否出車、出車時(shí)間的長(zhǎng)短等都一清二楚。5.車輛管理者、駕駛員能收到相應(yīng)的提醒、預(yù)警(保險(xiǎn)、年檢等)，在系統(tǒng)的要求下不遺忘相應(yīng)的工作。6.移動(dòng)端界面簡(jiǎn)潔友善，員工申請(qǐng)、管理者審批、駕駛員記錄都非常方便，如此駕駛員通過(guò)移動(dòng)端可以隨時(shí)隨地按規(guī)

16、范要求錄入車輛運(yùn)行過(guò)程中的信息數(shù)據(jù)。7.操作智能化，切實(shí)落實(shí)企業(yè)的管理規(guī)章制度，按需生成各種報(bào)表;功能可以方便地進(jìn)行適應(yīng)性更改，并與其他業(yè)務(wù)管理應(yīng)用進(jìn)行對(duì)接，從而隨企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展壯大。1.3.2.1 車輛信息由于權(quán)限不同，車輛管理人員和非車輛管理人員的所操作的功能存在差異，下同。(1)基礎(chǔ)信息錄入：錄入車輛的行駛證、購(gòu)置、維保、使用范圍、保險(xiǎn)等方面的信息，以及行駛證、登記 證書、保險(xiǎn)單和車輛的圖片。在該頁(yè)面中，既可以新錄入車輛的信息，也可以修改數(shù)據(jù)庫(kù)中已有車輛 的信息。填寫車牌號(hào)后，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別車輛是否在數(shù)據(jù)庫(kù)中，錄入新的車輛信息需填寫全部?jī)?nèi)容，而調(diào)整現(xiàn)有車輛的信息則根據(jù)用戶的選擇來(lái)填寫。(

17、2) 綜合信息錄入：綜合信息錄入主要用于錄入車輛的檢驗(yàn)、保險(xiǎn)的相關(guān)信息。(3)查看車輛信息：進(jìn)入車輛信息列表查看車輛的信息，供非車輛管理人員使用。(4)車輛信息瀏覽：進(jìn)入車輛信息列表查看車輛的信息，這里可進(jìn)行添加備注、導(dǎo)入導(dǎo)出車輛信息列表、刪除車輛、批量刷新等相關(guān)操作。(5)車輛綜合信息統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)各個(gè)車輛的里程讀數(shù)、歷年費(fèi)用、實(shí)用里程、實(shí)加油量情況。1.3.2.2 車輛使用(1)用車申請(qǐng):申請(qǐng)人在填寫了“單位”、“部門”、“用車時(shí)間”后，可以預(yù)約車輛。選擇預(yù)約的車輛后，可查看該車近期的預(yù)約情況。派車人員處理時(shí)，根據(jù)實(shí)際情況安排，未派車填寫相關(guān)原因，選擇車輛 與駕駛員后，系統(tǒng)自動(dòng)填寫派車日期時(shí)間

18、。車牌號(hào)選擇后，若系統(tǒng)中設(shè)置了尾號(hào)限行規(guī)則(根據(jù)各地 的交通管理要求設(shè)置)，則系統(tǒng)根據(jù)填寫的用車開始日期給出提示(默認(rèn)提示為“該車在預(yù)計(jì)用車首日 限行”)。用車結(jié)束后，車輛駕駛?cè)藛T需填寫實(shí)際用車的日期時(shí)間、里程、費(fèi)用等相關(guān)信息，若用車期 間有加油的，系統(tǒng)自動(dòng)生成“車輛使用費(fèi)用錄入”錄入流程并推送到該駕駛?cè)藛T的待辦事項(xiàng)中。(2)車輛外借:車輛外借用于單位將車輛借給外單位或個(gè)人使用。這里將記錄外借期間本單位要承擔(dān)相應(yīng) 費(fèi)用情況、借車審批情況，車輛管理人員處理借車和還車的情況。借車時(shí)和還車時(shí)，車輛管理人員均 需核對(duì)填寫車輛里程讀數(shù)、車況等，本單位要承擔(dān)費(fèi)用時(shí)還需在還車時(shí)填寫相關(guān)費(fèi)用信息。若借車期 間

19、出現(xiàn)違章，則系統(tǒng)自動(dòng)生成“違章與事故處理”流程推送到車輛管理人員的待辦事項(xiàng)中。(3)車輛使用情況:供車輛管理人員查看當(dāng)前車輛使用的狀態(tài)情況，并可進(jìn)行添加備注、導(dǎo)入導(dǎo)出車輛使 用信息、批量刷新等相關(guān)操作。(4)查看車輛使用情況:供非車輛管理人員查看當(dāng)前車輛使用的簡(jiǎn)明信息。(5)車輛預(yù)約情況:供車輛管理人員查看車輛的預(yù)約情況，并可進(jìn)行刪除、導(dǎo)入導(dǎo)出等相關(guān)操作。(6)查看車輛預(yù)約情況:供非車輛管理人員查看車輛的預(yù)約情況。(7)申請(qǐng)用車與派車情況:供車輛管理人員查詢用車申請(qǐng)獲知派車情況。(8)車輛實(shí)際油耗查詢:供車輛管理人員按車分年度查詢車輛的實(shí)際油耗情況。(9)各部門用車統(tǒng)計(jì):供車輛管理及相關(guān)人員按

20、部門統(tǒng)計(jì)使用車輛的里程、分項(xiàng)與合計(jì)費(fèi)用。1.3.2.3 車輛維保(1)維修保養(yǎng)審批：車輛維保分為“保養(yǎng)”和“維修”兩類，填寫的內(nèi)容有所區(qū)別。審批完成后，車輛管理人員根據(jù)審批意見安排維修。當(dāng)維修超過(guò) 2 天時(shí)，可將維保期間車輛狀態(tài)調(diào)整為“暫停使用”，這樣 維修期間申請(qǐng)用車時(shí)將無(wú)法預(yù)約正在維保的車輛。維保的經(jīng)辦人在維保完成后，需填寫相關(guān)的內(nèi)容， 記錄保險(xiǎn)理賠情況(報(bào)保險(xiǎn)維修車輛的情況下)，下次保養(yǎng)的預(yù)計(jì)日期(限保養(yǎng)時(shí))以及事故責(zé)任人需 承擔(dān)的維修費(fèi)用(人為造成事故且有責(zé)任人的情況下)。(2)車輛維修保養(yǎng)查詢：供車輛管理人員查詢各個(gè)車輛的維修與保養(yǎng)情況。1.3.2.4 違章事故(1)違章事故處理:車

21、輛違章與事故的類型分為“違章”、“單車事故”、“雙車事故”、“多車事故”四種，類型不同則填寫的內(nèi)容也有所不同。在手機(jī)端安裝了 M1 且能上網(wǎng)訪問協(xié)同的情況下，若出現(xiàn)車輛事 故，當(dāng)事人可即時(shí)發(fā)送相關(guān)信息與圖片(通過(guò)手機(jī)拍照)處理。車輛管理人員根據(jù)實(shí)際情況填寫責(zé)任 人員、經(jīng)濟(jì)損失等，確認(rèn)需要維修后，系統(tǒng)將自動(dòng)生成“車輛維修保養(yǎng)”流程并推送到車輛管理人員 的待辦事項(xiàng)中。審批完成處理結(jié)束后，車輛管理人員填寫相關(guān)結(jié)果，如處理日期、理賠情況、責(zé)任人 承擔(dān)罰款與賠償情況、本單位承擔(dān)罰款與賠償情況等。若違章或事故的責(zé)任人為登記備案的駕駛員(即 在系統(tǒng)中錄入信息的駕駛員)，則相關(guān)違章或事故信息將存儲(chǔ)到該駕駛員的

22、信息中，作為其績(jī)效考核、 獎(jiǎng)懲的依據(jù)。(2)違章與事故處理情況:供車輛管理人員查詢各個(gè)車輛的違章與事故處理的情況。1.3.2.5 車輛費(fèi)用(1)車輛使用費(fèi)用錄入：供車輛駕駛員錄入加油的費(fèi)用，車輛管理人員錄入使用費(fèi)用(針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)自駕車輛或無(wú)專人管理的車輛等情況)或加油卡充值費(fèi)用等。在加油信息中，若填寫了加油充值卡使用金額， 則系統(tǒng)自動(dòng)扣減加油卡的余額并將此次加油記錄存到對(duì)應(yīng)的加油充值卡信息中。錄入加油卡充值信息 時(shí)，可針對(duì)新購(gòu)卡情況和對(duì)已有油卡充值情況，系統(tǒng)自動(dòng)提示操作者需要填寫的內(nèi)容，填寫完成后系 統(tǒng)自動(dòng)存儲(chǔ)新油卡信息或增加已有油卡的余額。(2)車輛實(shí)際費(fèi)用查詢：供車輛管理人員查詢本單位實(shí)際支付

23、的各個(gè)車輛的相關(guān)費(fèi)用。(3)加油充值卡新車型：供車輛管理人員查看加油充值卡的相關(guān)信息，并可進(jìn)行修改(如加油充值卡的保管人等)、導(dǎo)入導(dǎo)出、刪除等相關(guān)操作。(4)查看加油充值卡信息：供加油充值卡的保管人(通常為駕駛員)查看本人報(bào)關(guān)的加油充值卡的相關(guān)信息。1.3.2.6 駕駛?cè)藛T(1)駕駛員信息：供車輛管理人員錄入、修改、刪除駕駛員的信息，并可進(jìn)行導(dǎo)入導(dǎo)出等操作。(2)查看駕駛員信息：供非車輛管理的人員查看駕駛員的相關(guān)信息。(3)駕駛員出車統(tǒng)計(jì)：供車輛管理人員、人力部門人員按駕駛員、按年等統(tǒng)計(jì)駕駛員出車的里程、費(fèi)用等情況，以核算其出車補(bǔ)貼或作為其績(jī)效考核的依據(jù)。1.3.3 行政資產(chǎn)管理資產(chǎn)管理應(yīng)用主

24、要有以下特點(diǎn)：1.覆蓋資產(chǎn)的申請(qǐng)購(gòu)買到報(bào)廢報(bào)損或饋贈(zèng)轉(zhuǎn)讓的全過(guò)程，期間的任何環(huán)節(jié)、流轉(zhuǎn)、審批的全部信息都完整記錄。2.所有員工都能使用并參與資產(chǎn)管理，信息來(lái)源既廣泛又直接。3. 資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)在流程處理過(guò)程中自動(dòng)生成、悄然記錄、有序流轉(zhuǎn)，歷史信息也加以保留。4. 資產(chǎn)的管理責(zé)任得以明確，使用情況反饋更加及時(shí)，確保維保認(rèn)真執(zhí)行，損壞后厘清賠償責(zé)任；管理責(zé)任貫穿員工在職期，不因其崗位職務(wù)變動(dòng)而消失；員工離職時(shí)資產(chǎn)交接變得清晰，避免形成糊涂賬。5.操作智能化，切實(shí)落實(shí)企業(yè)的管理規(guī)章制度，按需生成各種報(bào)表。6.自動(dòng)向資產(chǎn)管理者發(fā)出預(yù)警（如質(zhì)保期將結(jié)束），避免因遺忘而導(dǎo)致工作缺失。7.通過(guò)移動(dòng)端可以方便

25、地進(jìn)行資產(chǎn)盤點(diǎn)。8.功能可以方便地進(jìn)行適應(yīng)性更改，應(yīng)用可以隨企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展壯大。1.3.3.1 資產(chǎn)購(gòu)置功能說(shuō)明：1.申購(gòu)：?jiǎn)T工可以根據(jù)工作需要申請(qǐng)購(gòu)買資產(chǎn)，其所在部門審批后由資產(chǎn)管理部門（如行政部、辦公室等）查看所需資產(chǎn)的庫(kù)存情況，然后做出部分或全部新購(gòu)與調(diào)配調(diào)撥的意見。有調(diào)配調(diào)撥時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)生成調(diào)配調(diào)撥的流程并推送到申請(qǐng)人的待辦事項(xiàng)中（申購(gòu)單自動(dòng)嵌入）。有新購(gòu)時(shí)，由采購(gòu)部門進(jìn)行詢價(jià)與采購(gòu)，完成后由資產(chǎn)管理員進(jìn)行入庫(kù)操作，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成多個(gè)資產(chǎn)信息錄入流程并復(fù)制新購(gòu)資產(chǎn)的相關(guān)信息（名稱、型號(hào)規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量等）到資產(chǎn)信息錄入單，由資產(chǎn)管理員填寫以入庫(kù)。2.信息錄入：資產(chǎn)管理員填寫設(shè)備的相關(guān)

26、信息，分資產(chǎn)個(gè)體（單種資產(chǎn)可存在多個(gè)個(gè)體）錄入，系統(tǒng)自動(dòng)生成各個(gè)資產(chǎn)個(gè)體的編號(hào)和ID編碼，并保存到資產(chǎn)檔案信息中（未領(lǐng)用前資產(chǎn)狀態(tài)為“閑置”）。3.領(lǐng)用：?jiǎn)T工列出所需的資產(chǎn)申請(qǐng)領(lǐng)用（可自領(lǐng)和代領(lǐng)），設(shè)備管理員從資產(chǎn)庫(kù)中選擇相應(yīng)的閑置資產(chǎn)，填寫領(lǐng)用部門和領(lǐng)用人，審批完成后辦理領(lǐng)用并記錄，之后系統(tǒng)自動(dòng)存儲(chǔ)相關(guān)信息到資產(chǎn)檔案的“資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄”中并生成資產(chǎn)標(biāo)簽打印單推送到資產(chǎn)管理員的待辦事項(xiàng)中（直接打開后打?。?.3.3.2 資產(chǎn)信息功能說(shuō)明：1.資產(chǎn)檔案：存儲(chǔ)資產(chǎn)的基礎(chǔ)信息和其他信息，存儲(chǔ)資產(chǎn)的使用狀態(tài)記錄、信息變更記錄、維修保養(yǎng)記錄。通過(guò)資產(chǎn)檔案可以輸出資產(chǎn)盤點(diǎn)表、資產(chǎn)使用情況、資產(chǎn)維保情況

27、等信息供資產(chǎn)管理人員使用。系統(tǒng)通過(guò)資產(chǎn)檔案可以向資產(chǎn)管理人員發(fā)出質(zhì)保期即將到期等預(yù)警。2.資產(chǎn)信息調(diào)整：由資產(chǎn)管理人員修改資產(chǎn)檔案中的錯(cuò)誤或更新資產(chǎn)的相關(guān)信息。3.資產(chǎn)標(biāo)簽：由資產(chǎn)管理員選擇資產(chǎn)，系統(tǒng)即自動(dòng)生成所選資產(chǎn)的標(biāo)簽，然后打印即可。1.3.3.3 資產(chǎn)維保功能說(shuō)明：資產(chǎn)維保：?jiǎn)T工可以根據(jù)資產(chǎn)的狀況說(shuō)明原因和上傳照片后申請(qǐng)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行維修或保養(yǎng)，其所在部門審批后由資產(chǎn)管理部門查驗(yàn)資產(chǎn)有無(wú)人為損壞并厘清責(zé)任，若因員工人為損壞導(dǎo)致維修則由資產(chǎn)管理部門注明需要員工承擔(dān)的費(fèi)用。審批完成資產(chǎn)維保后，資產(chǎn)管理部門記錄維保的具體日期與情況，填寫無(wú)法維修需要報(bào)廢報(bào)損的資產(chǎn)數(shù)量，完成后系統(tǒng)自動(dòng)將維修保養(yǎng)信息

28、存檔到資產(chǎn)檔案的“資產(chǎn)信息變更記錄”中。若存在報(bào)廢報(bào)損的情況，則系統(tǒng)自動(dòng)生成資產(chǎn)報(bào)廢報(bào)損流程并推送到資產(chǎn)管理人員的待辦事項(xiàng)中。1.3.3.4 資產(chǎn)變更功能說(shuō)明：1.調(diào)配調(diào)撥：資產(chǎn)調(diào)配調(diào)撥由資產(chǎn)管理部門處理，審批完成后，由資產(chǎn)管理員填寫調(diào)配調(diào)撥后的現(xiàn)使用部門、現(xiàn)責(zé)任人和交割記錄等信息，完成后系統(tǒng)自動(dòng)更新該資產(chǎn)個(gè)體在“資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄”中的使用部門、責(zé)任人等信息，調(diào)配調(diào)撥情況將存儲(chǔ)到資產(chǎn)檔案的“資產(chǎn)信息變更記錄”中。2.報(bào)廢報(bào)損：?jiǎn)T工可以根據(jù)資產(chǎn)的狀況說(shuō)明原因和上傳照片后申請(qǐng)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行報(bào)廢報(bào)損，其所在部門審批后由資產(chǎn)管理部門查驗(yàn)資產(chǎn)有無(wú)人為損壞并厘清責(zé)任，若因員工人為損壞導(dǎo)致則由資產(chǎn)管理部門注明需

29、要員工承擔(dān)的賠償。審批完成后資產(chǎn)管理部門處置資產(chǎn)，記錄處置的具體日期、回收殘值等情況，完成后系統(tǒng)自動(dòng)更新該資產(chǎn)個(gè)體在“資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄”中的相關(guān)信息并將報(bào)廢報(bào)損信息存儲(chǔ)到資產(chǎn)檔案的“資產(chǎn)信息變更記錄”中。3.饋贈(zèng)轉(zhuǎn)讓：?jiǎn)T工可以申請(qǐng)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行饋贈(zèng)轉(zhuǎn)讓，審批完成后資產(chǎn)管理部門交接資產(chǎn)，記錄交接日期、轉(zhuǎn)讓金額等情況，完成后系統(tǒng)自動(dòng)更新該資產(chǎn)個(gè)體在“資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄”中的相關(guān)信息并將饋贈(zèng)轉(zhuǎn)讓信息存儲(chǔ)到資產(chǎn)檔案的“資產(chǎn)信息變更記錄”中。1.3.3.5 資產(chǎn)查詢統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)為用戶提供了強(qiáng)大的查詢統(tǒng)計(jì)功能，可按照用戶需求生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為組織的資產(chǎn)管理提供有力的支撐。l 領(lǐng)用記錄查詢資產(chǎn)管理人員可針對(duì)部門或者

30、人員查詢其領(lǐng)用固定資產(chǎn)的記錄，在盤點(diǎn)組織固定資產(chǎn)，人員發(fā)生崗位變動(dòng)或離職時(shí)，尤其有用。l 維保記錄查詢針對(duì)組織內(nèi)部的固定資產(chǎn)，在使用期限內(nèi)可能需要進(jìn)行維修保養(yǎng)，在需要時(shí)，可隨時(shí)對(duì)某個(gè)固定資產(chǎn)的維修記錄進(jìn)行查詢，也可進(jìn)行全局查詢。l 報(bào)廢資產(chǎn)查詢通過(guò)報(bào)廢資產(chǎn)查詢功能，可快速查詢某一個(gè)周期內(nèi)報(bào)廢資產(chǎn)的記錄。l 資產(chǎn)狀態(tài)查詢資產(chǎn)狀態(tài)查詢可幫助固定資產(chǎn)管理人員快速查詢固定資產(chǎn)的總體狀態(tài)，是否被領(lǐng)用，保管人是誰(shuí)，領(lǐng)用時(shí)間等均可一目了然的呈現(xiàn)。l 部門資產(chǎn)查詢可幫助管理人員快速查詢或統(tǒng)計(jì)某一個(gè)部門所擁有的固定資產(chǎn)數(shù)量，類別，名稱及資產(chǎn)金額等信息。1.3.4 耗品管理耗品管理主要是針對(duì)企業(yè)的易耗品的入庫(kù)、領(lǐng)

31、用、庫(kù)存等情況進(jìn)行管理，完成企業(yè)對(duì)低值易耗品日常業(yè)務(wù)的采購(gòu)入庫(kù)、退貨、領(lǐng)用、退庫(kù)、盤點(diǎn)、往來(lái)賬款等管理工作。全面反映易耗品的采購(gòu)情況、領(lǐng)用情況、損耗情況、以及人員和部門的領(lǐng)用情況。同時(shí)借助功能強(qiáng)大的查詢及報(bào)表功能使管理人員能及時(shí)、準(zhǔn)確地了解所需信息，為企業(yè)的決策提供了正確、便捷的支持平臺(tái)。幫助企業(yè)更有效、更全面地管理低值易耗品。1.3.4.1 耗品維護(hù)耗品維護(hù)可創(chuàng)建用品庫(kù)，并授權(quán)管理員和適用范圍，授權(quán)的管理員可以發(fā)放該庫(kù)下的用品，授權(quán)范圍的人員可以申請(qǐng)?jiān)搸?kù)下的用品。用品登記頁(yè)面：點(diǎn)擊登記可登記用品，支持批量導(dǎo)入。沒有歸還的用品，不能刪除。審批流程設(shè)置：設(shè)置申請(qǐng)審批的節(jié)點(diǎn)和人員，同車輛的審批流程

32、設(shè)置。入庫(kù)記錄：可查詢當(dāng)前登錄人管理的用品庫(kù)下用品的入庫(kù)記錄，并能導(dǎo)出打印。預(yù)算維護(hù)：系統(tǒng)針對(duì)于每個(gè)部門的耗品年度預(yù)算進(jìn)行錄入和維護(hù)。1.3.4.2 耗品申請(qǐng)申請(qǐng)人進(jìn)入用品申請(qǐng)頁(yè)面，點(diǎn)擊申請(qǐng)，彈出申請(qǐng)?zhí)顚憜?。該申?qǐng)單中自動(dòng)與申請(qǐng)人所在部門的辦公用品年度預(yù)算關(guān)聯(lián)，在部門預(yù)算允許的范圍內(nèi)可繼續(xù)完成信息編輯，否則彈出提示信息。編輯信息后，點(diǎn)擊提交，則申請(qǐng)成功。申請(qǐng)時(shí)，只能選擇自己有權(quán)限使用的用品。審批流程節(jié)點(diǎn)人員進(jìn)入用品審批頁(yè)面，選擇該申請(qǐng)記錄，進(jìn)行審批處理，選擇通過(guò)，則記錄走向下個(gè)節(jié)點(diǎn)，選擇不通過(guò)，則記錄回到申請(qǐng)人，狀態(tài)為審批不通過(guò)。最后一個(gè)節(jié)點(diǎn)審批通過(guò)后，記錄走向用品管理員。耗品管理員進(jìn)入用品發(fā)

33、放頁(yè)面，選擇該申請(qǐng)記錄，進(jìn)行發(fā)放處理，選擇發(fā)放，則記錄狀態(tài)為已發(fā)放，選擇不通過(guò)，則該記錄狀態(tài)為發(fā)放不通過(guò)。發(fā)放時(shí)，發(fā)放量不能高于申請(qǐng)量。發(fā)放后，耗品管理員可在發(fā)放記錄頁(yè)面，查詢各用品的發(fā)放記錄。1.3.4.3 統(tǒng)計(jì)查詢用品統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)當(dāng)前登錄人管理的用品庫(kù)下用品的使用記錄。領(lǐng)用統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)當(dāng)前登錄人管理的用品庫(kù)下用品被領(lǐng)用的記錄，可按照部門、人員統(tǒng)計(jì)。1.3.5 日常辦公1.3.5.1 票務(wù)預(yù)訂行政部的日常辦公涉及到為公司員工進(jìn)行票務(wù)預(yù)訂，當(dāng)出差人數(shù)、頻數(shù)增多時(shí)，勢(shì)必會(huì)對(duì)行政人員帶來(lái)很大困擾，因此，致遠(yuǎn)與攜程攜手，為企業(yè)提供工作及差旅的統(tǒng)一業(yè)務(wù)管理入口，通過(guò)攜程商旅的優(yōu)質(zhì)商旅服務(wù)產(chǎn)品最終實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)落

34、地的一站式的平臺(tái)與服務(wù)。具體內(nèi)容如下：1.員工發(fā)起出差申請(qǐng),并創(chuàng)建出差申請(qǐng)單，在申請(qǐng)單中標(biāo)注出發(fā)/目的地，以及時(shí)間等內(nèi)容；2.流程至領(lǐng)導(dǎo)審批節(jié)點(diǎn)，當(dāng)審批通過(guò)后，員工便可進(jìn)行機(jī)票預(yù)訂；3. 員工在PC端單點(diǎn)登錄攜程訂票：在首頁(yè)空間打開攜程商旅，選擇本次出行單；4.攜程根據(jù)時(shí)間篩選出符合要求的航班，員工確認(rèn)后填寫相關(guān)信息即可提交預(yù)訂申請(qǐng)；5. 如果預(yù)訂行程與審批單審核要素匹配，則訂單直接提交成功，后臺(tái)迅速出票。如果預(yù)訂行程與審批單審核要素有任一不符，系統(tǒng)跳出提示，無(wú)法使用公司賬戶支付，實(shí)現(xiàn)差旅管控。 1.3.5.2 印章管理員工在使用印章前填寫申請(qǐng)，注明所用印章類別、所屬單位、用印文件、用途等，經(jīng)

35、審批后由相應(yīng)印章管理人員處理并記錄實(shí)際印章使用的情況。注，凡是在流程結(jié)束后需要進(jìn)行印章使用的，均可以由系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)起印章使用流程，并且將相應(yīng)審批流程嵌入到印章使用中供印章管理人員查詢；同時(shí)對(duì)于已完成相應(yīng)審批（如合同審批）的印章使用流程，可簡(jiǎn)化流程操作，直接送達(dá)印章管理人員處理即可，從而避免重復(fù)審批提高工作效率。1.3.5.3 證件管理1.3.5.3.1 管理目的證件管理對(duì)于部分需要資質(zhì)和證件才能開展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的行業(yè)（如建筑業(yè)）而言，是企業(yè)生存的前提和必要條件。因此，通過(guò)軟件對(duì)證件進(jìn)行精準(zhǔn)化和可操作化管理成為了這些企業(yè)的提高證件規(guī)范化和有序化管理的重要手段。在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，加強(qiáng)證件管理的目的

36、在于：1.提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)人員的綜合素質(zhì)和管理能力；2.應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品整合大數(shù)據(jù)進(jìn)行企業(yè)證件的高效管理；3.變革傳統(tǒng)的證件管理模式，進(jìn)行動(dòng)態(tài)和可持續(xù)管理。1.3.5.3.2 管理問題證件管理在沒有信息化的情況下，只靠人工來(lái)進(jìn)行，工作量與工作難度不算小，管理質(zhì)量難以保證。因此，即使有的單位通過(guò)單機(jī)軟件進(jìn)行證件管理（如使用EXCEL），但沒有利用信息化系統(tǒng)的幫助，其管理的效果與所能發(fā)揮的作用將比較有限，比如下列問題就難免。l 證件的使用是否必要，有無(wú)經(jīng)過(guò)審批不清楚；l 某個(gè)證件是否仍在使用中當(dāng)前能不能使用不清楚；l 單個(gè)證件用了多少次、歷經(jīng)了多少項(xiàng)目不清楚；l 證件借出的使用期限或有效期即將屆滿沒提醒

37、；l 證件持有人的相關(guān)信息不全或從未更新；l 證件保管、使用的責(zé)任人不明確；l 1.3.5.3.3 管理特點(diǎn)1.清晰、智能，控制使用、借出、歸還的全過(guò)程。2.記錄企業(yè)、單位相關(guān)證照以及員工個(gè)人證件的信息，對(duì)證件進(jìn)行分類別管理、分人員管理，使各類別證件的持有人、可用數(shù)量、借出狀態(tài)、應(yīng)還日期等都清晰明了。3.證件的借出、使用、歸還過(guò)程清晰，從使用人發(fā)出借用審批到證件管理人借出證件再到歸還證件，完整記錄借用人、借用數(shù)量、借用日期和歸還日期等信息，隨時(shí)可以查詢各項(xiàng)記錄。4.證件管理員清楚掌握證件狀態(tài)、使用記錄的各種情況，證件借用時(shí)間到期前自動(dòng)提醒管理者和借用人；人員變動(dòng)導(dǎo)致證件狀態(tài)發(fā)生改變時(shí)，證件管理

38、員可以批量調(diào)整證件狀態(tài)。5.操作智能化，按需生成各種報(bào)表；對(duì)接協(xié)同HR管理，人員信息適時(shí)聯(lián)動(dòng)；功能可以方便地進(jìn)行適應(yīng)性更改，并可與其它業(yè)務(wù)管理應(yīng)用進(jìn)行對(duì)接。1.3.5.3.4 應(yīng)用展示l 證件分類將證件按單位證照、個(gè)人證件分門，按不同種類（工程類、經(jīng)濟(jì)類、財(cái)會(huì)類等）、專業(yè)、等級(jí)別類，自動(dòng)生成類別ID加以區(qū)分。證件的類別供錄入證件信息時(shí)調(diào)用，同時(shí)系統(tǒng)按此類別將證件匯總到下方列表中。l 證件信息錄入錄入員工的相關(guān)信息后，在列表中錄入其所持有的證件的相關(guān)信息，證件類別從類別列表中選擇。證件錄入后，自動(dòng)分發(fā)形成證件的明細(xì)信息。l 證件借用審批申請(qǐng)人從證件類別列表中選擇所辦事務(wù)所需要的證件，填寫需要使用

39、的數(shù)量和使用類別、用途、借用期限等信息。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)填寫情況自動(dòng)給出醒目的填寫提示，有誤則無(wú)法提交。審批完成后最終達(dá)到證件保管人處。l 證件借出辦理借用審批完成后，則是證件借出手續(xù)的辦理。申請(qǐng)人所需要的證件列表以及借用審批都已自動(dòng)推送給了證件管理人員，證件管理人員需要做的就是從證件明細(xì)信息庫(kù)中找到合適的證件提供給申請(qǐng)人。證件借出手續(xù)即可一次性也可分次辦理，分次辦理時(shí)從借用審批中選擇對(duì)應(yīng)的所需證件即可。l 證件歸還辦理歸還比較簡(jiǎn)單，證件管理者選擇借出時(shí)的單據(jù)，然后從已使用證件列表中選擇相應(yīng)的證件即可，一次性借出可以分批歸還。l 證件狀態(tài)調(diào)整發(fā)生人員變動(dòng)（如員工離職后證件歸還其本人）或證件損壞、遺失

40、等情況時(shí)，需要調(diào)整證件的狀態(tài)為“不可使用”或“暫停使用”；同樣證件補(bǔ)辦完成或員工重新入職后，證件狀態(tài)又可調(diào)整為“未使用”。1.4 方案價(jià)值致遠(yuǎn)行政事務(wù)管理，就是通過(guò)系統(tǒng)的協(xié)同和自動(dòng)化，使原本繁雜的行政工作變得簡(jiǎn)單輕松。針對(duì)行政管理事務(wù)多而雜的特點(diǎn)，如何幫助行政人員快速整合并高效率的實(shí)現(xiàn)管理，是致遠(yuǎn)行政事務(wù)管理解決方案的價(jià)值所在。會(huì)議管理：通過(guò)集中的會(huì)議室展現(xiàn)和管理等，實(shí)現(xiàn)會(huì)議資源的合理利用。車輛管理：首先對(duì)車輛進(jìn)行登記，在管理時(shí)，通過(guò)車輛維修、保養(yǎng)、年檢、保險(xiǎn)等全方位的流程運(yùn)營(yíng)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，保障車輛的合理安排和使用，同時(shí)做到每一次出車有記錄可查。行政資產(chǎn)管理：通過(guò)流程驅(qū)動(dòng)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的采購(gòu)、領(lǐng)

41、用、歸還等。采購(gòu)和領(lǐng)用完成，資產(chǎn)信息實(shí)現(xiàn)同步增減。資產(chǎn)的庫(kù)存和使用明細(xì)，行政人員實(shí)時(shí)掌握，資產(chǎn)情況一目了然。同時(shí)可落實(shí)資產(chǎn)管理責(zé)任，工作流與審批流無(wú)縫融入到具體事務(wù)的管理中，方便快捷、高效高質(zhì)。耗品管理：通過(guò)致遠(yuǎn)行政事務(wù)管理應(yīng)用可輕松實(shí)現(xiàn)辦公用品的查詢、采購(gòu)和領(lǐng)用等。填寫領(lǐng)用申請(qǐng)單時(shí)，只需下拉選擇，物品和對(duì)應(yīng)庫(kù)存實(shí)時(shí)展現(xiàn)，并支持模糊查詢，輔助用戶填單，大幅節(jié)省辦公時(shí)間。證照和印章管理：實(shí)行統(tǒng)一登記和專人管理各種證照和印章，通過(guò)流程審批借用、使用和歸還等操作。規(guī)范使用并可追溯，減少和規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。名片印制申請(qǐng)、行政接待管理、行政維修申請(qǐng)等，通過(guò)審批實(shí)現(xiàn)了行政事務(wù)的辦公自動(dòng)化，提高了行政人員日常辦

42、公效率。致遠(yuǎn)行政事務(wù)管理依靠以上模塊來(lái)支撐企業(yè)的行政運(yùn)營(yíng)。同時(shí)平臺(tái)支持移動(dòng)辦公，可通過(guò)手機(jī)完成下單、審批等操作，加速企業(yè)辦公和協(xié)作，使行政辦公更輕松，業(yè)務(wù)支撐快人一步。1.5 客戶案例1.5.1 福建建筑科學(xué)研究院1.5.1.1 客戶簡(jiǎn)介福建省建筑科學(xué)研究院成立于1958年，隸屬于福建建工集團(tuán)總公司，是福建省建設(shè)領(lǐng)域技術(shù)實(shí)力雄厚、裝備先進(jìn)、專業(yè)設(shè)置齊全、成果轉(zhuǎn)化迅速的綜合性研究開發(fā)與技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)。1.5.1.2 協(xié)同應(yīng)用序號(hào)應(yīng)用內(nèi)容應(yīng)用價(jià)值1公文管理對(duì)公文進(jìn)行規(guī)范化、有秩序的管理，實(shí)現(xiàn)了收文管理和發(fā)文管理的自動(dòng)化，提高辦公效率，規(guī)范公文處理流程。2會(huì)議室管理實(shí)現(xiàn)智能化管理，保障會(huì)議資源的合理利

43、用。3辦公用品管理全面反映辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用、損耗情況、以及人員和部門的領(lǐng)用情況。同時(shí)借助功能強(qiáng)大的查詢及報(bào)表功能使管理人員能及時(shí)、準(zhǔn)確地了解所需信息，為企業(yè)的決策提供了正確、便捷的支持平臺(tái)。4公章管理規(guī)范公章使用流程，落實(shí)公章管理制度。5車輛管理實(shí)現(xiàn)車輛的精細(xì)化管理，保障車輛的合理安排和使用，同時(shí)做到每一次出車有記錄可查。6證書管理規(guī)范使用并可追溯歷史記錄，減少和規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。7固定資產(chǎn)管理落實(shí)資產(chǎn)管理責(zé)任，記錄資產(chǎn)全生命周期信息，工作流與審批流無(wú)縫融入到具體事務(wù)的管理中，方便快捷、高效高質(zhì)。l 公文管理l 會(huì)議室管理l 辦公用品管理建立多個(gè)用品庫(kù)，由不同的用品管理員進(jìn)行管理，庫(kù)存信息可實(shí)

44、時(shí)監(jiān)控。l 公章管理l 車輛管理l 證書管理l 固定資產(chǎn)管理福建建筑科學(xué)研究院的固定資產(chǎn)管理流程圖如下所示：在協(xié)同管理平臺(tái)中，固資管理體現(xiàn)的內(nèi)容包含以下幾個(gè)方面。固資采購(gòu)申請(qǐng)：1、同一采購(gòu)單，只允許一個(gè)合格供應(yīng)方；2、單價(jià)超過(guò)5萬(wàn)，要進(jìn)行組織評(píng)審需上傳評(píng)審記錄；3、單價(jià)超過(guò)50萬(wàn)，要進(jìn)行辦公室會(huì)議需上傳會(huì)議記錄；固定資產(chǎn)驗(yàn)收記錄：1、驗(yàn)收記錄數(shù)據(jù)來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)；2、驗(yàn)收記錄包含設(shè)備調(diào)試信息；3、驗(yàn)收通過(guò)存檔固資卡片（底表）；4、固資編碼規(guī)則自動(dòng)生成：?jiǎn)挝痪幋a+使用部門編碼+資產(chǎn)分類編碼+年份去兩位+3位流水號(hào)（底表計(jì)算公式高級(jí)動(dòng)態(tài)組合）固定資產(chǎn)調(diào)劑申請(qǐng)：1、來(lái)源固資底表，選擇資產(chǎn)編號(hào)帶出相關(guān)數(shù)據(jù)；2、審批通過(guò)新使用單位、部門、使用人等數(shù)據(jù)回寫固資卡片。固定資產(chǎn)停用維修申請(qǐng)：1、來(lái)源固資底表，選擇資產(chǎn)編號(hào)帶出相關(guān)數(shù)據(jù)；2、審批通過(guò)固資卡片狀態(tài)：變更、維修。固定資產(chǎn)租借申請(qǐng)：1、來(lái)源固資底表，選擇資產(chǎn)編號(hào)帶出相關(guān)數(shù)據(jù)；2、審批通過(guò)更具出借類型條件變更固資卡片狀態(tài)：出租、出借。固定資產(chǎn)維修、租借驗(yàn)收記