辦公用品管理辦法

1、本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定辦公用品得預(yù)算、請購、驗收入庫、領(lǐng)用、消耗控制及費用分析流程 與有利于工作得原則,根據(jù)安徽工廠實際情況,特制定本工作指引。1 適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于安徽工廠。2 術(shù)語與定義2.1辦公用品:指日常工作中所使用得輔助用品,包含辦公消耗品、管理消耗品、管理品等。2.2預(yù)算內(nèi)請購:指請購單費用總額在月度預(yù)算內(nèi)或采購價在預(yù)算指導(dǎo)價以內(nèi)請購。2.3預(yù)算外請購:指請購單價超出預(yù)算價或請購費用總額超出月度預(yù)算得請購。3 管理職責(zé)3.1營運及人力資源部負責(zé)辦公用品年度預(yù)算制定與申報,月度請購計劃制定與申報,采購下單跟 單、驗收領(lǐng)用、庫存管理、品項控制、發(fā)放與使用監(jiān)控及定期盤點,負責(zé)各部門/車間領(lǐng)用臺帳登

2、記 及發(fā)放情況得檢核。4 辦公用品年度預(yù)算11.2辦公用品得預(yù)算分類4.1.1消耗品：刀片、膠水、大頭針、圖釘、A4紙、標(biāo)簽、便簽、橡皮、訂書針、車間報表、墨盒、硒鼓等。管理消耗品:簽字筆、圓珠筆、修正液、筆記本、軟面抄、白板筆、管理品：剪刀、釘書機、美工刀、筆筒、計算機、文件筐/架、文件夾、印臺等。其她：年度新增辦公用品或以上分類以外得辦公用品,單獨整理提報審核。辦公用品配備原則消耗品屬于日常辦公正常損耗物品,根據(jù)工作量匹配消耗情況。管理易耗品屬辦公管控用品用具,領(lǐng)用原則為除第一次外,后續(xù)需以舊換新。管理品屬小額資產(chǎn),員工在入職后因工作需要領(lǐng)用,除正常損耗外,離職時須交本部門集中管理 待再次

3、分配使用。4.3辦公用品清單營運及人力資源部負責(zé)建立常用辦公用品清單,清單包括:物料編碼、名稱、規(guī)格、單位、品牌 等,每月10日對辦公用品清單進行維護更新,并將修改后得清單提交行政中心備案。辦公用品清單按月度整理修訂一次,新增辦公用品,由營運及人力資源部提報辦公用品編碼申 請,報行政中心審核分類、計劃運營部審核并編碼、財務(wù)中心辦理系統(tǒng)錄入。辦公用品年度消耗分析年度辦公用品消耗分析表包括:辦用品分類、物料編碼、名稱、規(guī)格型號、單位、定額、使用 人數(shù)、使用周期、安全庫存量、上一年度使用量、上年度實際費用、內(nèi)控單價、預(yù)算單價、本年度 使用量、月度實際消耗、耗損原因、領(lǐng)用方式、保管部門、管控部門、管控

4、措施。,本著勤儉節(jié)約3.23.3制、3.43.5倉儲部負責(zé)按請購單收貨、按單審核發(fā)放、系統(tǒng)臺賬處理。 安徽工廠預(yù)算小組負責(zé)上年度各類費用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集、消耗分析、審核匯總;本年度預(yù)算初稿編 核算分析會辦、預(yù)算報批表整理匯總,預(yù)算小組由工廠廠長主導(dǎo)、成員包括各部門負責(zé)人。 安徽工廠廠長負責(zé)年度辦公用品預(yù)算報批、請購審核、領(lǐng)用審核、月度消耗監(jiān)督與控制。 財務(wù)部負責(zé)請購、采購數(shù)量與單價審核、系統(tǒng)數(shù)據(jù)審核,庫存復(fù)核。鉛筆、筆芯、 固體膠等。營運及人力資源部匯總分析上一年度辦公用品月度實際領(lǐng)用與消耗金額,按預(yù)算分類匯總。4.4.3營運及人力資源部根據(jù)辦公用品采購單價及年度實際使用量 改善措施，整理提報年度

5、消耗分析表至安徽工廠預(yù)算小組。444安徽工廠預(yù)算小組就上年度實際消耗數(shù)量、消耗金額做對比分析 耗分析表報行政中心復(fù)核備檔。4.5辦公用品年度預(yù)算編制4.5.1營運及人力資源部按各部門年度辦公用品預(yù)算計劃、 公用品預(yù)算分析表。4.5.2本著成本節(jié)約要求，各類辦公用品預(yù)算要嚴格按消耗周期、庫存并參考上一年度實際消耗量核 算需求，預(yù)算量對比異常品項單獨備注說明，明確改善措施與計劃。4.5.3年度辦公用品預(yù)算分析表含：辦公用品名稱、物料編碼、規(guī)格型號、單位、定額、使用人數(shù)、使用周期、安全庫存量、上一年度使用量、上年度實際費用、內(nèi)控單價、預(yù)算單價、本年度使用量、 月度使用量分解、耗損原因、領(lǐng)用方式、保管

6、部門、管控部門、管控措施等 辦法。4.5.4營運及人力資源部組織各職能部門會辦并制定辦公用品分月采購計劃與費用需求。4.5.5營運及人力資源部負責(zé)年度預(yù)算分析表整理完成，主要內(nèi)容包括：年度需求計劃說明、配置說明。本年度辦公用品月度分解費用、分月管理成本分析，異常分析說明。上年度辦公用品消耗費用、管理成本比；本年度辦公用品消耗費用預(yù)算、管理成本比、與上年度管理成本、人均消耗比差異分析、改善控制措施等。4.5.6編制完成得年度辦公用品預(yù)算分析，由安徽工廠預(yù)算小組組織評審修訂，完成后統(tǒng)一提報行政中 心、財務(wù)中心預(yù)算管理部測算分析，確認無誤后報集團總裁簽批。4.5.7簽批完成得費用預(yù)算一式三份，安徽工

7、廠（含財務(wù)部）、行政中心、財務(wù)中心各一份存檔備用。4.5.8簽批完成得費用預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)由營運及人力資源部完成分解至各部門，后期按照部門預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)管理使用。5辦公用品請購5.1各需求部門在年度預(yù)算內(nèi)，結(jié)合上月使用情況，于每月8日前提報次月辦公用品需求到報營運及人 力資源部，由營運及人力資源部審核后進行辦理請購。5.2辦公用品請購由營運及人力資源部依據(jù)月度消耗計劃與分月預(yù)算、年度預(yù)算定額，每月10號提報下月辦公用品請購單，按預(yù)算內(nèi)請購與預(yù)算外請購分開制單提報，請購單明確物料編碼、名稱、規(guī)格、 庫存量、需求量、審批量、預(yù)估單價、預(yù)估總價，具體見辦公用品管理辦法。5.3每月正常只能提交一次請購，月度第二次請

8、購按預(yù)算外請購流程執(zhí)行，具體見6、4。5.4預(yù)算外請購：由營運及人力資源部單獨制單請購，附詳細說明請購原因、請購數(shù)量、預(yù)估單價、累計本月實際費用與年度實際費用及相關(guān)預(yù)算報財務(wù)部、安徽工廠負廠長審核、行政中心復(fù)核確認、 總裁或者分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.5預(yù)算內(nèi)請購：按6、7請購簽批權(quán)限執(zhí)行。5.6緊急采購：遇特殊異常情況，緊急請購得，按313流程執(zhí)行報批。5.7請購審批權(quán)限如下：類型生產(chǎn)單位負責(zé)人行政中心負責(zé)人總裁預(yù)算內(nèi)采購0、3萬元以下（含）1萬元以下（含）1萬元以上,核算消耗金額、消耗原因分析、,審核后整理辦公用品年度消辦公用品年度消耗分析表編制下一年度辦，具體見辦公用品管理9.6辦公用品被人為故

9、意損壞，由責(zé)任人照價賠償并負激勵50元。緊急采購1000元以下（含）2000元以下（含）2000元以上6辦公用品入庫、領(lǐng)用與盤點6.1辦公用品入庫6.1.1由送貨單位送至倉儲部辦理驗收入庫手續(xù)，營運及人力資源部現(xiàn)場確認辦公用品質(zhì)量、規(guī)格型號、品牌等驗收參數(shù)。6.1.2辦公用品需進行分類存放，做到“兩齊”（庫容整齊、碼放整齊）;“三清”（規(guī)格型號清、數(shù)量清、材質(zhì)清）；“三一致”（帳、物、卡一致）；標(biāo)記統(tǒng)一明確。6.1.3營運及人力資源部驗收合格后，由倉儲部負責(zé)按采購訂單數(shù)量、品名辦理核對驗收入庫子臺賬、錄入系統(tǒng)臺帳，確保帳物相符。拼做電6.1.4驗收不合格得禁止辦理入庫，倉儲部報營運及人力資源部

10、落實處理。6.2辦公用品領(lǐng)用6.2.1辦公用品到貨后，由營運及人力資源部辦公用品管理專人開具領(lǐng)料單辦理領(lǐng)用出庫及臨時庫入庫手續(xù)，并做電子臺賬。，經(jīng)過部門負責(zé)人審核后6.2.2各部門領(lǐng)用有專人到營運及人力資源部辦理領(lǐng)用，辦公用品領(lǐng)用必須認真履行手續(xù)，應(yīng)填寫 辦公用品領(lǐng)登記表”,經(jīng)辦公用品經(jīng)辦人核對申報領(lǐng)用計劃后辦理領(lǐng)用，超出計劃部分不予領(lǐng)取。管理消耗品按照以舊換新進行領(lǐng)取。6.2.3新入職班組長級及專員發(fā)放軟面筆記本1本中性筆1支;主管級發(fā)放硬封筆記本1本,中性筆1支。各部門要本著節(jié)約原則，做好辦公用品領(lǐng)用與管理工作，如有丟失則自行負責(zé)購買。 每月10號（如周末順延）統(tǒng)一時間領(lǐng)用辦公用品，其她時

11、間不得領(lǐng)用辦公用品。6.3辦公用品盤點6.2.46.2.56.3.1庫存辦公用品由營運及人力資源部負責(zé)盤點、財務(wù)部負責(zé)核對賬、物、卡6.3.2盤點在每月最后一個工作日完成，盤點由部門負責(zé)人審核簽字，提交至財務(wù)部、7月度消耗分析，出具月度盤點表。行政中心備案。7.1營運及人力資源部每月10號針對上月分領(lǐng)用、盤點損耗情況進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析報表行政中心。,并做好費用分析8辦公用品得報廢8.1長期閑置或無人使用已壞得辦公用品由營運及人力資源部統(tǒng)一回收、用品登記電子臺賬，備用。修復(fù)及保管,修復(fù)后得辦公8.2每月結(jié)束后，需要報廢得辦公用品由營運及人力資源部統(tǒng)一填寫 源部專人、財務(wù)部現(xiàn)場核實，安徽工廠廠長審核后，報行政中心備案,由營運及人力資報廢申請單,由營運及人力資源部實施報廢處理。9考核9.1未按要求規(guī)定時間提報采購需求得9.29.3未按要求流程執(zhí)行到貨驗收、領(lǐng)用 未按要求完成辦公用品月度臺賬登記，延遲1天，給予經(jīng)辦人績效負激勵2分/天。，責(zé)任人績效負激勵5分/次考核。，檢核一次給予經(jīng)辦人績效負激勵5分/次考核。對于違規(guī)領(lǐng)用（含領(lǐng)用登記不規(guī)范）或發(fā)放物資得責(zé)任人 對于辦公用品盤點或稽查結(jié)果中，發(fā)現(xiàn)存在賬、物不符得人進行考核。9.49.5,按照績效得分負激勵5分/次考核。，按績效得分負激勵2分/項對直接經(jīng)辦9.6辦公用品被人為故意損壞，由責(zé)任人照價賠償并負激