公司前臺接待工作規(guī)范

1、本規(guī)范制定的目的是為了前臺接待工作規(guī)范化管理， 充分發(fā)揮前臺接待窗口的作用，從而樹立良好的公司形象。第二條 此規(guī)范適用于公司的前臺工作規(guī)范。第三條 前臺工作職責(zé)：一）接聽、轉(zhuǎn)接來電；二）接待日常訪客；三）收發(fā)往來函件或傳真；四）領(lǐng)導(dǎo)安排的其它工作任務(wù)。第二章 工作要求 第四條 前臺接待日常工作要求如下：一）上班時須穿著職業(yè)裝，化淡妝，精神飽滿，儀態(tài)大方；二）每天提前5分鐘到崗，做好上班前準(zhǔn)備工作，包括：開走廊燈、記錄筆、記錄本、確保電話、傳真及其它所管電子設(shè)備處于正常工作狀態(tài)；三）前臺的接待工作在前臺區(qū)域，上班時間不得隨便離開工作區(qū)域，確因情況特殊需離開的，必須安排臨時人員值守，嚴(yán)禁出現(xiàn)上班時

2、間無人接聽電話的情況出現(xiàn)；（四）接聽電話或接待訪客時，不得答復(fù)自己職責(zé)范圍外的內(nèi)容，以免公公司接待作規(guī)范第一章總則第一條司機密外泄或?qū)е虏槐匾穆闊?（五）對待員工或客人應(yīng)禮貌周到，熱情大方;（六）上班過程中不得長時間占用公司電話撥打私人電話，不得上網(wǎng)聊天或是瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站，不得做與本職工作不相關(guān)的工作;（七）保持前臺工作區(qū)域的干凈整潔，維持前臺區(qū)域的秩序，不聊天、不大聲喧嘩、不吃零食;（八）對于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的人員應(yīng)謝絕入內(nèi)，對陌生來客應(yīng)提高警惕,注意維護公司與員工的財產(chǎn)安全;（九）遇午休時間董事長辦公室有客人，需了解客人用餐情況，解決好客人餐飲，請示董事長無其他接待服務(wù)工作后方可離崗

3、午休。（十）遇下班時間董事長辦公室仍有客人時，需在崗待命，如客人逗留時間超過半小時以上，需請示董事長無其他接待服務(wù)工作后方可下班離崗。第五條接聽電話管理（一）接聽電話必須口齒清晰、音量適中、語氣和藹，忌態(tài)度生硬;（二）電話鈴聲響三聲內(nèi)必須接聽，首先使用禮貌用語問候?qū)Ψ?，然后自報公司名稱;（三）應(yīng)熟記常用電話號碼，對方詢問時能做到脫口而出;（四）電話需要轉(zhuǎn)接時，應(yīng)問清對方需求后迅速按下轉(zhuǎn)接鍵，將電話轉(zhuǎn)接給被招人。若被找人不在時，應(yīng)及時告知對方；若對方有信息需要傳達(dá)時，應(yīng) 認(rèn)真記錄，必要時應(yīng)復(fù)誦一遍待對方認(rèn)可后及時傳達(dá);（五）接到要求轉(zhuǎn)接公司領(lǐng)導(dǎo)電話時，須先將電話轉(zhuǎn)接給領(lǐng)導(dǎo)秘書或助理,切忌泄露領(lǐng)導(dǎo)

4、信息;（六）接聽電話中，需保守公司機密;（七）接到打錯的電話，切忌態(tài)度粗暴，應(yīng)禮貌謙和的回絕對方;（八）通話結(jié)束后，應(yīng)在對方掛斷電話后輕輕放下電話;（九）應(yīng)隨時記錄電話內(nèi)容，并定期對電話記錄進行整理，做好電話記錄的編號存檔工作。第六條撥打電話管理（一）撥打電話前首先確認(rèn)電話號碼的正確性。電話接通后，應(yīng)首先報出公司名稱、職務(wù)、姓名，然后轉(zhuǎn)入正題;（二）撥打電話前，應(yīng)做好必要的準(zhǔn)備工作，備齊與通話內(nèi)容相關(guān)的資料,內(nèi)容較多時，可把重點記錄在本子上以免遺漏;（三）通話時應(yīng)觀點鮮明，避免長時間占用電話，影響來電。第七條 接待訪客，應(yīng)遵循以下工作規(guī)范:（一）對待訪客應(yīng)熱情周到，禮貌大方;（二）有客人來訪時

5、應(yīng)面帶微笑主動起身問好，問清楚客人身份和來意后立即電話通知被訪者，得到被訪者認(rèn)可后，方可指引來訪者進入辦公區(qū)域;三）若領(lǐng)導(dǎo)帶客人來訪時，應(yīng)面帶微笑小步跑到大門處問好，并陪同領(lǐng)導(dǎo)和訪客送入電梯后方可返回；四）若領(lǐng)導(dǎo)進門手里攜帶東西較多時，應(yīng)面帶微笑起身主動接下領(lǐng)導(dǎo)手里物品并送入辦公室后方可返回；五）應(yīng)引導(dǎo)到訪者進入公司區(qū)域并幫助其找到被訪者；六）因被訪者有故無法立即接待到訪者，需來訪者等待時，應(yīng)將其引領(lǐng)至公司會客區(qū)，為其提供茶水并詢問是否有其它特殊需求，必要時還應(yīng)為其更換茶水，期間應(yīng)注意來訪者的活動情況，委婉告知來訪者不得在辦公區(qū)域內(nèi)隨意走動；七）如被訪者不在公司，應(yīng)明確告知來訪者。在其離開時，

6、應(yīng)請其留下聯(lián)系方式，以便告知被訪者；八）如因某種原因， 不方便讓被訪者進入辦公區(qū)域時， 應(yīng)委婉拒絕對方，以免引起客人不滿；九）客人離開公司時應(yīng)禮貌道別目送其離開。第八條 乘坐電梯時規(guī)范：先按電梯，讓客人先進，若客人不止一人時，可先進電梯，一手按“開”一手按住電梯側(cè)門，對客人禮貌地說“請進!”,到目的地后，一手按“開”手做出請出的動作，說“到了，你先請！ ”，客人走出電梯后，自己立即步出電梯，在前面引導(dǎo)方向第九條 三樓前臺其它要求：（一）負(fù)責(zé)二樓經(jīng)營副總辦公室、總工辦公室和三樓董事長辦公室等高管辦公室的日常保潔，務(wù)必保證窗明幾凈;（二）及時更換高管辦公室的日常飲用水、衛(wèi)生紙等;（三）養(yǎng)護高管辦公室綠植，董事長辦公室魚缸;（四）每周定時詢問是否需要領(lǐng)取辦公用品或是其它特殊需要，并根