編目彈性定額管理

1、編目彈性定額管理 【摘要】文章介紹畢節(jié)學(xué)院圖書館編目工作實(shí)行彈性工作制、定額管理的實(shí)踐過程及實(shí)施的情況，分析定額管理成功的原因以及定額管理中應(yīng)注意的問題。【關(guān)鍵詞】圖書編目；定額管理；意義；作用 隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國圖書館事業(yè)發(fā)展也很快，近年來計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展迅速，高等學(xué)校圖書館陸續(xù)實(shí)行了計(jì)算機(jī)管理，我館2004年購進(jìn)了北京金沙匯科技有限公司研制開發(fā)的金盤圖書館集成管理系統(tǒng)（GDLIS XP）對館內(nèi)的20多萬冊藏書進(jìn)行了書目數(shù)據(jù)庫回溯建庫工作，為了提高編目工作效率，保質(zhì)保量地讓圖書進(jìn)入外借流通， 我館對圖書編目工作實(shí)行了定額管理。一、定額管理的意義編目工作內(nèi)容復(fù)雜、技術(shù)性強(qiáng)、工作量

2、大，是多工種多人員協(xié)作的工作。為使編目工作更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，采取定額管理是行之有效的科學(xué)管理方法。首先，它對于圖書館降低成木、提高效率有著重要意義，是圖書館深化人事制度改革的基礎(chǔ)。其次，定額管理是引入競爭機(jī)制、提高勞動效率的重要手段。通過制定科學(xué)合理的定額標(biāo)準(zhǔn)，充分挖掘工作潛力，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，促進(jìn)業(yè)務(wù)竟?fàn)?，從而提高編目工作效率。最后，能科學(xué)地衡量每個工作人員的工作績效，用確切的數(shù)量表示工作業(yè)績的多少和大小，便于考察和評價工作人員的業(yè)務(wù)情況，有利于工作人員之間的良性竟?fàn)?，為合理分配提供有力依?jù)。二、編目工作實(shí)行彈性定額管理的可行性（一）編目工作具備實(shí)行定額管理的基本條件編目工作是

3、圖書館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，在整個圖書館工作流程中具有承前啟后的紐帶作用，編目員不直接面對讀者，具有幕后工作的性質(zhì)，上下班時間不受開館時間的限制，非常適合搞彈性工作制。其次，編目工作主要是對圖書資料進(jìn)行分類、著錄和加工整理，使其進(jìn)人流通，不論是過去的卡片目錄格式和現(xiàn)在的機(jī)讀目錄格式，編目工作每一環(huán)節(jié)基本都可量化，各道工序都可以制定出比較合理的定額數(shù)量。（二）定額管理更具有積極的作用未實(shí)行定額管理時，編目工作數(shù)量沒有一個絕對的上限和下限，編目員沒有約束力和緊迫感，想干多少干多少，不利于解決未編書大量積壓的矛盾，而采用定額管理方式可以保證編目部門每天都有一個基本的出書量，對編目員有一定的約束力，減少了工

4、作人員之間因工作量差異較大引發(fā)的矛盾，大大提高了工作效率。與傳統(tǒng)的工作方式相比較定額管理方式更適合于編目部門。三、采用科學(xué)的方法制訂定額指標(biāo)我館購進(jìn)金盤圖書館集成管理系統(tǒng)后，在對館藏圖書進(jìn)行書目數(shù)據(jù)回溯建庫過程中，首先對編目人員進(jìn)行了調(diào)整，對工作內(nèi)容、程序、方法、質(zhì)量和數(shù)量作了具體的要求，制定了一套比較科學(xué)的編目工作管理方法，它包括定額管理、計(jì)量管理。（一）定額管理 是指在一定的技術(shù)和設(shè)備條件下，對編目人員在單元時間內(nèi)應(yīng)完成的工作任務(wù)做出合理的數(shù)量規(guī)定，是對編目工作勞動消耗的一種數(shù)量限定。我館使用的定額方式為每日工作量定額。掌握每日工作量定額，對于領(lǐng)導(dǎo)洞悉編目工作進(jìn)度，實(shí)施宏觀控制是必不可少的

5、。我館依據(jù)此方法，以天為單位，要求工作人員每天按時完成規(guī)定的工作量，超額部分給予適當(dāng)?shù)莫剟?。書目?shù)據(jù)質(zhì)量方面本著互相監(jiān)督的機(jī)制，要求從標(biāo)準(zhǔn)源套錄校對修改、Z39.5網(wǎng)上查找存入編輯窗校對修改、無法套錄的需進(jìn)行手工編目，無論編目員使用何種方式都要把握質(zhì)量水準(zhǔn)，要盡量使自己所編的書目數(shù)據(jù)規(guī)范、系統(tǒng)、科學(xué)，符合館內(nèi)要求。無論是質(zhì)量還是數(shù)量，設(shè)有專人每天檢查，每月統(tǒng)計(jì)、年終匯總，作為年終評先考核和來年定崗定級的重要依據(jù)。編目工作定額管理的主要目的是既能穩(wěn)定編目工作節(jié)奏，又要保證書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量，以提高編目人員的整體水平。 書目數(shù)據(jù)格式方面我館還根據(jù)本館藏書特點(diǎn)予以補(bǔ)充規(guī)定如下： （1）同種圖書有上下冊或

6、上中下冊、或第一、二、三、四、五至N冊等的，在種次號后面用/1表示第一冊、用/2表示第二冊，/3表示第三冊等。一本書是一二冊合訂在一起的或上中下冊合訂在一起的在/冊的后面用1、2、3表示。（2）在多卷書中存在不同卷次如果有第一、二、三冊的，在905字段種次號卷數(shù)后面用“/1（1）”表示第一卷第一冊，“/1（2）”表示第一卷第二冊等，第二卷第一冊第二卷第二冊等依次類推。（3）同種圖書有不同版次的在905字段種次號后面用“x”表示修訂版，“z”表示增訂版，“2“表示第二版。（4）以上規(guī)定是圖書在出現(xiàn)上述情況時才在905字段中進(jìn)行體現(xiàn)，圖書館所規(guī)定圖書錄入時必做的CNKARC字段照做。（二）計(jì)量管理

7、 就是通過數(shù)據(jù)來分析編目工作的進(jìn)展與效果。數(shù)據(jù)信息是定量的主要表現(xiàn)形式，是定額管理的基礎(chǔ)。在定額管理過程中，正確地收集數(shù)據(jù)和有關(guān)信息，并對數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行科學(xué)地加工處理，是搞好定額管理的先決條件。定額管理是以工作數(shù)據(jù)為依據(jù)來評價個人工作成績貢獻(xiàn)的大小。因此，在定額管理的過程中，必須十分重視每個人工作量的記錄統(tǒng)計(jì)工作。對工作量的收集要求準(zhǔn)確、可靠、充分、及時，這樣才能保證以這些數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)對編目人員實(shí)施管理。例如:我館回溯建庫期間曾采用規(guī)定每天必需完成的種數(shù)，然后超額部份進(jìn)行經(jīng)濟(jì)獎勵的方式，根據(jù)每天的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù) “多勞多得”、“獎勤罰懶”、“獎優(yōu)罰劣”、“公平競爭”的原則，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段調(diào)動工作人員的積

8、極性；具體規(guī)定如下：（1）中文編目人員平均每人每天完成30種圖書（不論復(fù)本多少，自貼書標(biāo)）包括自編數(shù)據(jù)和套錄數(shù)據(jù)。超額的部份給予獎勵。（2）發(fā)現(xiàn)編目質(zhì)量問題及時修改并不再重新計(jì)量。（3）出現(xiàn)機(jī)器故障、網(wǎng)絡(luò)故障等問題時適當(dāng)減量。（4）領(lǐng)導(dǎo)安排其它工作時，當(dāng)日工作量酌減。（5）編目人員實(shí)行彈性工作制。圖書編目工作本身就是一項(xiàng)漫長而又枯燥乏味的工作，稍微分神就會在某一項(xiàng)上出錯。采用這種計(jì)量管理方法，讓每個工作人員做到心中有數(shù)，工作人員在做完規(guī)定的數(shù)量后可根據(jù)自己的實(shí)際情況考慮是否要多做，所以，在工作量已經(jīng)定額的情況下，采取這樣的管理方式可以提高圖書編目的質(zhì)量，使編制的書目數(shù)據(jù)有序、有量、有質(zhì)。四、建

9、立完善的質(zhì)量監(jiān)替體系編目質(zhì)量較之編目數(shù)量更加重要，只有將兩者正確結(jié)合起來，才能真正做好編目工作。定額管理只是一個制約性的管理手段。要搞好書目數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，僅有定額是不夠的，還必須有一套與之相適應(yīng)的具體措施予以保障。圖書編目工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的科學(xué)工作，編目過程中的任何疏忽和差錯都將產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，影響到服務(wù)工作和藏書管理工作。因此可以說，分編定額是科學(xué)管理的前提，質(zhì)量檢查是科學(xué)管理的保障。所以，在實(shí)行定額管理時，第一要加強(qiáng)職業(yè)道德教育，加強(qiáng)工作人員的主人翁責(zé)任感。第二要制定和完善崗位責(zé)任制，使工作系統(tǒng)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。還應(yīng)制訂圖書分編細(xì)則，這對組織管理、系統(tǒng)管理和質(zhì)量管理都會起到積極的作用

10、。第三要加強(qiáng)各項(xiàng)工作的統(tǒng)計(jì)，及時掌握動向，隨時進(jìn)行調(diào)整，獲得指導(dǎo)工作的主動權(quán)。第四必須對工作人員量才使用，使人盡其才，這樣，工作人員的潛力才能得到充分發(fā)揮。第五注意強(qiáng)化工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要結(jié)合實(shí)踐學(xué)習(xí)理論知識，有的放矢地交流、傳教個人的經(jīng)驗(yàn)和技巧，使工作人員相互取長補(bǔ)短，共同提高工作能力要保證定額管理中的質(zhì)量，必須要建立完善的質(zhì)量監(jiān)督體系。編目員都達(dá)成共識；通過自查、互查、抽查、專查和總查等方式，對編目工作的各道工序成果進(jìn)行審查和校對，務(wù)必在圖書進(jìn)行流通之前發(fā)現(xiàn)、修改問題數(shù)據(jù)，編目員在編目過程中偶然或不自覺造成的問題數(shù)據(jù)，在流通過程中反饋回來后要及時作出修改。五、提升編目人員綜合素質(zhì)完善定額管理制度 要不斷地為編目人員創(chuàng)造繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會，給予學(xué)習(xí)時間，條件，使他們的知識不斷更新，業(yè)務(wù)水平不斷提高。編目工作工序復(fù)雜，工作環(huán)節(jié)多，對人員要求各異，這就要求對編目人員做到人盡其材、材盡其用，這是提高編目效率和質(zhì)量的有效途徑。定額管理不是一成不變的，要注意定額的平衡與修訂，在制定定額管理中，要注意定額標(biāo)準(zhǔn)的平衡，使不同工作的定額松緊程度大體上一致。要特別注意不同工序定額的平衡，避免松緊不一、忙閑不均的現(xiàn)象。隨著工作人員素質(zhì)的提高、職稱的晉升、工作組織的不斷完善，還應(yīng)