公司行政管理制度(詳細(xì))

1、公司行政管理制度第一章人事管理一、公司人力資源規(guī)劃二、招聘與錄用三、培訓(xùn)四、考勤五、假期（一）請(qǐng)休假（二）假期規(guī)劃六、獎(jiǎng)懲七、考核八、核薪九、保險(xiǎn)（一）社會(huì)統(tǒng)籌（二）商業(yè) 十、人員流動(dòng)（一）調(diào)動(dòng)（二）辭職、辭退十一、關(guān)聯(lián)企業(yè) 第二章行政管理一、禮儀紀(jì)律二、工作計(jì)劃三、會(huì)議管理四、辦公設(shè)備五、文書作業(yè)（一）打?。ǘ?fù)印六、收發(fā)文七、用印八、文檔（一）圖書（二）專業(yè)資料（三）客戶檔案（四）辦公文檔九、訪客接待 十、辦公用品 十、采購 十二、固定資產(chǎn) 十三、物業(yè) 十四、公司福利 十五、午餐 第三章業(yè)務(wù)支持一、In ternet 主頁二、文件檔案管理三、商業(yè)秘密保護(hù)四、公共關(guān)系（一）司外（二）司內(nèi)（

2、三）投訴五、廣告宣傳北京首創(chuàng)資本投資管理有限公司行政管理制度總綱本制度由董事長、總經(jīng)理、人事行政部及各部門主管直線執(zhí)行。司職機(jī)構(gòu)為公司行政部 本制度的修改須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)；重大事項(xiàng)的更改須報(bào)執(zhí)行董事長核準(zhǔn)。第一章人事管理總貝U1人事管理是公司“人才為本”價(jià)值的直接體現(xiàn)；2人事管理以合法、平等為基準(zhǔn)，以實(shí)績導(dǎo)向、取優(yōu)汰劣、賞罰分明為宗旨；3 人事管理以滿足公司發(fā)展需要為核心目標(biāo)。一、人力資源規(guī)劃1根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要進(jìn)行前瞻性人力資源計(jì)劃；2建立明確的人才標(biāo)準(zhǔn)、工作分析體系；3短期人力資源計(jì)劃由總經(jīng)理核準(zhǔn)，中長期人力資源計(jì)劃報(bào)董事會(huì)核準(zhǔn)；4經(jīng)核準(zhǔn)后由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)制定征用計(jì)劃；5 行政部依據(jù)招聘計(jì)劃執(zhí)

3、行招聘流程；6建立公司人才庫（全部應(yīng)征人才簡歷），作為公司業(yè)務(wù)發(fā)展的儲(chǔ)備。人力資源規(guī)劃流程二、招聘與錄用1. *公司各部門需招聘新員工時(shí)，應(yīng)該按照公司標(biāo)準(zhǔn)文本人員增補(bǔ)申請(qǐng)表進(jìn)行填寫后上交公司行政 管理部，由行政管理部上報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，開始招聘程序。2. 各部門所需招聘的新員工，應(yīng)該首先嘗試公司內(nèi)部人員調(diào)動(dòng)，在公司內(nèi)無合適人選或無法調(diào)動(dòng)時(shí)，開始 公司對(duì)外的招聘程序。3. 行政管理部對(duì)外的招聘方式可以采用：公司內(nèi)部人才庫尋覓、設(shè)攤招聘、登報(bào)廣告征員等方式。4. 行政管理部于招聘前須將本公司用人計(jì)劃、本次招聘人數(shù)、職位、要求等材料報(bào)政府有關(guān)勞動(dòng)人事部門 批準(zhǔn),方可擬稿登報(bào)或設(shè)攤招聘。5. 行政管

4、理部負(fù)責(zé)應(yīng)征人員資料的初審工作，并將合適的候選人材料轉(zhuǎn)送錄用部門審閱，并與其共同商定參 加初試者人員名單。6. 初試由行政管理部主持，包括筆試和面試，同時(shí)填寫面試記錄與初（復(fù)）試考核表。7. 復(fù)試由行政管理部與錄用部門共同主持，同時(shí)填寫面試記錄與初（復(fù)）試考核表。8. 錄用建議由行政管理部與錄用部門會(huì)同總經(jīng)理共同作出，由行政部發(fā)放聘用通知書。9. 新進(jìn)員工憑聘用通知書報(bào)到，應(yīng)繳驗(yàn)以下材料：身份證復(fù)印件一份、最高學(xué)歷影印件，據(jù)此行政管理 部建立人事資料卡，并由行政管理部保存并管理使用。10. 錄用人試用期為三個(gè)月，試用滿一至二個(gè)月時(shí)，由行政管理部會(huì)同部門主管對(duì)試用員工按照公司員工考 核體系進(jìn)行一

5、次中期考核，若發(fā)現(xiàn)有任何不符合錄用條件者，隨時(shí)解聘。屆滿后再進(jìn)行正式考核。（見公司 考核相關(guān)表格）。11. 錄用人試用期結(jié)束，成為公司正式員工，公司與之簽定勞動(dòng)合同并由公司行政人事部將勞動(dòng)合同 送至勞動(dòng)監(jiān)察部門進(jìn)行見證，同時(shí)辦理勞動(dòng)人事檔案關(guān)系的調(diào)動(dòng)、三金等相關(guān)福利等事宜。12. 對(duì)公司高級(jí)管理人員的聘用由總經(jīng)理或董事長直接簽發(fā)任命書，然后由行政人事部與其簽訂聘用合 同。13. 員工人事檔案由行政部建立、保存并管理，必須準(zhǔn)確、及時(shí)、保密。14. 員工人事檔案包括：應(yīng)聘人員登記表、履歷、面試考核表、錄用通知書、承諾書、人 事資料卡、勞動(dòng)合同、年度IDA、職務(wù)、工資計(jì)錄。招聘流程責(zé)任人：行政主管

6、監(jiān)督人：總經(jīng)理三、培訓(xùn)1. 行政管理部負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)各部門之訓(xùn)練計(jì)劃，訂立各項(xiàng)公司全年教育訓(xùn)練計(jì)劃。2. 行政管理部須督導(dǎo)實(shí)施教育訓(xùn)練計(jì)劃，檢討各項(xiàng)訓(xùn)練情況并做效果分析。3. 行政管理部負(fù)責(zé)收集、編訂教育訓(xùn)練教材。4. 行政管理部協(xié)同公司其他部門進(jìn)行相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5. 公司培訓(xùn)分為：新員工引導(dǎo)培訓(xùn)、在職培訓(xùn)（主管指導(dǎo)、在崗司內(nèi)外、脫崗司內(nèi)外）與主管培訓(xùn)等多種。*公司迎新引導(dǎo)培訓(xùn)體系表培訓(xùn)流程執(zhí)行人：行政部、各部主管責(zé)任人：行政部四 考勤1. 中科華美生化技術(shù)有限公司每位員工在每一正常工作時(shí)日，必須自行、準(zhǔn)確打卡。2. 凡是漏打，錯(cuò)打卡者須在24小時(shí)內(nèi)申請(qǐng)補(bǔ)辦，經(jīng)部門主管核定后報(bào)行政管理部。

7、3. 公司員工出差，須填報(bào)出差申請(qǐng)單，經(jīng)主管、總經(jīng)理批準(zhǔn)后須將申請(qǐng)單復(fù)印件一份交行政管理部備查。4. 行政管理部將人員出差情況記入員工出勤情況表，出差期間之例假記入員工出勤資料表。5. 出差日期由行政管理部以公假記入員工出勤資料表。6. 如遇業(yè)務(wù)人員外出執(zhí)辦公務(wù)，須填寫外出登記表并經(jīng)主管核準(zhǔn)后有效，通知行政管理部專職人員， 作為考勤之依據(jù)。7. 員工在規(guī)定工作時(shí)制外繼續(xù)工作者，須填寫加班申請(qǐng)表并經(jīng)本部門主管及行政管理部批準(zhǔn)后方可以 加班論，行政管理部負(fù)責(zé)加班人員之出勤考核。8. 行政管理部若發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)加班人員無出勤記錄，須向申請(qǐng)人部門核查，若無確鑿證明，以作廢論。9. 員工不得任意加班，行政管理

8、部若發(fā)現(xiàn)無經(jīng)主管核準(zhǔn)之加班單，即使有考勤記錄，也不將其視作加班10. 員工按政府規(guī)定進(jìn)行日常工作及休假，同時(shí)實(shí)行帶薪或無薪假。11. 申請(qǐng)假期應(yīng)于事前向本部門主管提出并報(bào)行政管理部核準(zhǔn)，緊急事項(xiàng)于事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)申請(qǐng)。12. 假期的請(qǐng)休嚴(yán)格按照公司管理制度規(guī)定執(zhí)行。13. 行政管理部監(jiān)督公司員工于每工作日結(jié)束時(shí)填寫并上交工作時(shí)間控制表并于每周二之前將公司員工上周所交工作時(shí)間控制表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制作成周工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)表并上交總經(jīng)理。14. 公司行政管理部執(zhí)掌每月月底統(tǒng)計(jì)作業(yè)，匯集“出勤卡”、周工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)表、請(qǐng)假單、加 班申請(qǐng)表等相關(guān)記錄，統(tǒng)計(jì)填制員工出勤資料表，交財(cái)務(wù)部計(jì)算工資之用，并入案備查。對(duì)一

9、切不合 制度之情事向有關(guān)主管提出處理意見，并填寫員工假期規(guī)劃提示單提交給公司員工。15. 行政管理部主辦人若發(fā)現(xiàn)員工曠職達(dá) 2日或超出2日者、請(qǐng)假超出規(guī)定期限者、出勤記錄有弄虛作假或 涂改毀壞者，應(yīng)即時(shí)提請(qǐng)行政管理部主管核辦?？记诹鞒特?zé)任人：行政專員監(jiān)督人：行政主管五 假期（一）請(qǐng)休假1. 英達(dá)仕公司給假分為事假、病假、公假、婚假、工傷假、喪假、計(jì)劃生育假和探親假，各種給假標(biāo)準(zhǔn)參見管理制度。2. 因突發(fā)事件或疾病而不得已請(qǐng)假者，須在半日內(nèi)通知行政管理部負(fù)責(zé)人，并在請(qǐng)假后24小時(shí)補(bǔ)填請(qǐng)假單。3. 各部門主管因私或工作外出不論幾天者，須提前三天填妥請(qǐng)假申請(qǐng)單，經(jīng)行政管理部批簽后，遞交 總經(jīng)理批示，

10、同時(shí)安排妥后續(xù)工作方可。4. 普通員工因私或工作外出在二天之內(nèi)者， 須提前一至二天填寫請(qǐng)假單，由本部門主管批準(zhǔn)，交行政管理 部備案；若員工請(qǐng)假在二天以上者，在本部門主管允許后經(jīng)總經(jīng)理批示，交行政人事部備案。5行政管理部在經(jīng)辦請(qǐng)假手續(xù)人員審查所附請(qǐng)假材料 ，病假者需附醫(yī)院診斷證明，請(qǐng)產(chǎn)假、喪假者須附出生 證明或死亡通知書，請(qǐng)假者須有充足理由。請(qǐng)假/調(diào)休流程申請(qǐng)人CJ請(qǐng)假申請(qǐng)單職務(wù)代理人簽字2夭以上總經(jīng)理簽字責(zé)任人：部門主管監(jiān)督人：行政主管（二）假期規(guī)劃六 獎(jiǎng)懲1獎(jiǎng)懲依據(jù)為公司員工守則2公司各級(jí)主管均有提出獎(jiǎng)懲的建議權(quán)3 行政部負(fù)責(zé)事實(shí)調(diào)查并報(bào)告總經(jīng)理4. 各級(jí)主管按公司權(quán)限行使獎(jiǎng)懲5. 各類獎(jiǎng)懲

11、由行政部執(zhí)行6. 各類獎(jiǎng)懲須報(bào)備行政管理部備案，登記入人事資料卡獎(jiǎng)懲流程七 考核1. 考核管理是英達(dá)仕投資管理顧問公司管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它的目的在于維持企業(yè)的良好秩序，更好地 貫徹企業(yè)管理制度，完成計(jì)劃指標(biāo)和實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益。2. 對(duì)司內(nèi)各部門的管理狀況及個(gè)人的行為活動(dòng)制定統(tǒng)一的規(guī)范作出合理的評(píng)判，激勵(lì)先進(jìn)，褒揚(yáng)正氣，有 功則獎(jiǎng)，有過則罰。調(diào)動(dòng)員工工作積極性，完成指標(biāo)，提高工作效率。3. 英達(dá)仕公司對(duì)部門的考核，主要內(nèi)容為費(fèi)用情況、資金狀況、業(yè)績完成進(jìn)展情況以及公司運(yùn)作的規(guī)范及 制度的執(zhí)行情況；對(duì)員工的考核主要為業(yè)績、品德和行為的執(zhí)行情況。4. 于考核作業(yè)前，行政管理部須備妥員工之考勤、升遷、調(diào)

12、動(dòng)獎(jiǎng)懲諸種資料作為一般依據(jù)。5. 對(duì)部門考核一般周期為半年一次。6. 考核由直線上級(jí)主管執(zhí)行行政部參與配合，亦可設(shè)立考核小組7. 對(duì)公司員工的考核區(qū)分為月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前 5天內(nèi)，行政管理部協(xié)同公司各 部門主管對(duì)公司員工按照公司業(yè)績指標(biāo)體系，并結(jié)合員工 IDE協(xié)議等相關(guān)指標(biāo)，對(duì)員工月、季、年度工作 情況進(jìn)行考核，填寫考核記錄表，上報(bào)總經(jīng)理。8. 考核結(jié)束后，行政管理部負(fù)責(zé)將考核等級(jí)反映于員工的獎(jiǎng)懲與職位、薪資等級(jí)年度的相應(yīng)調(diào)整?？己肆鞒贪?核薪1. 財(cái)務(wù)部根據(jù)出勤資料卡、業(yè)績獎(jiǎng)金確認(rèn)單進(jìn)行核薪2. 出勤資料卡由行政部統(tǒng)計(jì)提供3. 業(yè)績獎(jiǎng)金確認(rèn)單由業(yè)務(wù)部統(tǒng)計(jì)提供4. 財(cái)務(wù)部

13、匯總之薪資表報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)5. 周考勤、獎(jiǎng)懲發(fā)生薪資增減，依據(jù)公司員工守則核薪流程九 保險(xiǎn)（一）社會(huì)統(tǒng)籌保險(xiǎn)1 .養(yǎng)老保險(xiǎn)2醫(yī)療保險(xiǎn)3. 失業(yè)保險(xiǎn)4. 住房公積金（二）商業(yè)保險(xiǎn)十人員流動(dòng)（一）調(diào)動(dòng)1. 部門內(nèi)員工崗位調(diào)動(dòng)，由部門主管向行政部提出調(diào)動(dòng)說明；聽取行政部建議后決定；報(bào)備總經(jīng)理；2部門內(nèi)主管崗位調(diào)動(dòng)，由部門主管向行政部及上級(jí)主管提出調(diào)動(dòng)說明，聽取意見后決定；報(bào)備總經(jīng)理;3. 部門級(jí)以上主管崗位調(diào)動(dòng)，由總經(jīng)理提出動(dòng)議，聽取有關(guān)建議后決定；報(bào)備執(zhí)行董事；4. 調(diào)動(dòng)由行政部發(fā)布調(diào)動(dòng)令部門內(nèi)員工調(diào)動(dòng)流程部門內(nèi)主管調(diào)動(dòng)流程部門級(jí)以上主管調(diào)動(dòng)流程（二）辭職m辭退按制度辦理辭職手續(xù)，填寫離職申請(qǐng)書，經(jīng)

14、有任免權(quán)限的主管批準(zhǔn)后由行政管理部辦妥移交手 續(xù)并填寫移交接清單后方得視為按正常手續(xù)辭職，行政管理部通知財(cái)務(wù)結(jié)算工資。辭退和開除有任免權(quán)限的主管需解聘其任免范圍內(nèi)合同制員工的，應(yīng)填寫解聘/開除通知書，然后交行政管理部辦理有關(guān)離職移交手續(xù)。被解聘員工應(yīng)辦妥移交接手續(xù)，填寫移交接清單后方得離職，同時(shí)由財(cái) 務(wù)部結(jié)清工資。無論以何種情況離開公司者，由行政管理部簽發(fā)離職證明書，一式二份，一份交離職人，一份留存行政管理部。員工離職后，行政管理部須將離職人員各項(xiàng)手續(xù)、表單歸檔封存。辭職交接流程監(jiān)督人：W辭職拝褪申請(qǐng)書工作交接單工作交撓單十一關(guān)聯(lián)企業(yè)1公司對(duì)關(guān)聯(lián)企業(yè)之高級(jí)主管執(zhí)行人事管理職責(zé)；2管理范圍外方人

15、員：請(qǐng)休假國內(nèi)人員：招聘、錄用、合同、考核、定薪、辭職、辭退3. 各作業(yè)流程參照前述相關(guān)流程4 各項(xiàng)管理之決定均須經(jīng)董事長校核。第二章行政管理一禮儀紀(jì)律1. 行政管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的禮儀、辦公紀(jì)律、出勤、外出等事項(xiàng)的全面監(jiān)督;2. 行政部主管發(fā)現(xiàn)不當(dāng)現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報(bào)備有關(guān)部門主管；3. 行政部確認(rèn)獎(jiǎng)懲事實(shí)，可提請(qǐng)有關(guān)主管研究提出獎(jiǎng)懲申請(qǐng)；4. 對(duì)公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提出。二工作計(jì)劃與報(bào)告沒有計(jì)劃的行為是無效率的行為。 公司強(qiáng)調(diào)對(duì)公司、部門、員工行為的計(jì)劃性要求，用以明確和把握我 們的工作方向，同時(shí)提高工作效率與工作效益。因此，通過

16、對(duì)計(jì)劃體系的規(guī)定，并通過相關(guān)計(jì)劃流程和計(jì) 劃表格的制作，實(shí)現(xiàn)工作計(jì)劃的確立、執(zhí)行和評(píng)估。（一）公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃1公司總經(jīng)理、部門主管于每一會(huì)計(jì)年度底應(yīng)該制定下一會(huì)計(jì)年度的發(fā)展計(jì)劃。2公司年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)人討論制作，公司董事會(huì)核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。3部門年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)部門主要領(lǐng)導(dǎo)人員討論制作，公司總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。4公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃是部門、人員月度工作計(jì)劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。5公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃是對(duì)公司、部門經(jīng)營發(fā)展的評(píng)價(jià)基礎(chǔ)。年度計(jì)劃流程（二）部門、員工月度工作計(jì)劃1部門主管、公司員工在每月度底分別進(jìn)行部門、員工下月度工作計(jì)劃安排。2月度工作計(jì)劃通過對(duì)月度工作計(jì)劃

17、表的制作來完成，在該表格中應(yīng)該相應(yīng)地填寫部門、員工下月工 作內(nèi)容安排和時(shí)間控制。3員工月度工作計(jì)劃交部門主管核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。4部門月度工作計(jì)劃交總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。5月度工作計(jì)劃的完成情況將作為部門、員工工作評(píng)估的主要依據(jù)之一年度月度工作計(jì)劃（三）員工日工作時(shí)間控制計(jì)劃1公司員工通過日工作時(shí)間控制表進(jìn)行日工作時(shí)間計(jì)劃與安排控制。2公司員工應(yīng)該按照“日工作時(shí)間控制表填寫規(guī)定”在規(guī)定的時(shí)間按照規(guī)定的項(xiàng)目如實(shí)填寫并上交公 司行政管理部。3在日工作時(shí)間控制表中體現(xiàn)出員工對(duì)每日工作安排的合理性與計(jì)劃性，反映員工每日工作的效益性 與非效益性，因此，該表格將作為對(duì)員工考核的主要依據(jù)之一，同時(shí)也是員

18、工用于控制時(shí)間、提高效率、 自我評(píng)估的依據(jù)。4日工作時(shí)間控制表是公司對(duì)外服務(wù)的重要計(jì)費(fèi)依據(jù)。日工作計(jì)劃流程（四）專項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)劃1在公司進(jìn)行新市場(chǎng)的開拓和新業(yè)務(wù)的推廣時(shí)，該市場(chǎng)和業(yè)務(wù)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)該進(jìn)行專項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī) 劃。2專項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)劃建立對(duì)該市場(chǎng)、業(yè)務(wù)的全面了解，公司主要經(jīng)營人員的深入研究、探討的基礎(chǔ)上， 同時(shí)該規(guī)劃應(yīng)該結(jié)合公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃和市場(chǎng)需求與競爭變化的基礎(chǔ)上。3專項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)劃通過制作市場(chǎng)規(guī)劃表和業(yè)務(wù)規(guī)劃表來完成，并嚴(yán)格按照規(guī)劃進(jìn)行市場(chǎng)拓展 與業(yè)務(wù)推廣。三會(huì)議管理會(huì)議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場(chǎng)合。公司會(huì)議區(qū)分為定期例會(huì)與非定期 會(huì)議，規(guī)定的人

19、員必須準(zhǔn)時(shí)參與，指定人員作好會(huì)議記錄，與會(huì)人員遵守會(huì)議秩序安排同時(shí)提高會(huì)議效率 （一）定期例會(huì)會(huì)說稱時(shí)間安排參加人K主持人員斷會(huì)議傳工作日上午9； 3Q-1 Q；QQ備部門人員對(duì)外服務(wù)申相關(guān)詞 題討論s日計(jì)劃各部主管月度總瓠 規(guī)創(chuàng)會(huì)議毎同度第一天下午總刼備部門主後r 工作人貞上同度工件總結(jié) 同度工作觀劃報(bào)告?zhèn)洳恐鞴苤鞴芾龝?huì)莓月第一天下竿總墾理、答部 主管月度工作計(jì)劃協(xié)調(diào)總蜃理員工大會(huì)峰月申甸亠次恵搓理 全體員工經(jīng)營總蛤"工作妥 排、其葩相關(guān)內(nèi)容行政管理部/ 總鮭理毎年度一次輩爭長"量事恁蛭理公制車大爭碩抉議總蛭理f董事長（二）非定期會(huì)議時(shí)間安排葬*心會(huì)議內(nèi)容召集/主持人堇公

20、司炭屣 講討會(huì)惑蛭理、部門主管、 主要經(jīng)蕾業(yè)齊人員就市場(chǎng)柘晨、業(yè)務(wù) 推廣、公司經(jīng)營薯 相關(guān)事項(xiàng)的討論行吸管理部主任f總薛理幅時(shí)會(huì)議不定吋感蛭理.部門主管、 其他有羌人貫特球爭宜行軌管理部主任/蔦蛭理時(shí)會(huì)議不定時(shí)董爭長、章爭、總繪理公詞經(jīng)當(dāng)特硃車丸總蛭理r董爭殺（三）會(huì)議安排1公司內(nèi)會(huì)議由行政部秘書安排，部門內(nèi)會(huì)議由各部自行安排2主會(huì)人會(huì)前一天需向秘書告知會(huì)議安排、會(huì)議內(nèi)容3秘書須提前四小時(shí)以上書面通知與會(huì)人地址、時(shí)間、內(nèi)容4. 秘書負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安排與整理5開會(huì)期中，秘書負(fù)責(zé)記錄；并于會(huì)后將會(huì)議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案會(huì)議流程全儀計(jì)劃單四 辦公設(shè)備管理1電腦1.1行政部根據(jù)公司

21、文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；1.2根據(jù)保密原則需要，由行政部對(duì)行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼1.3員工在所屬部門目錄下設(shè)立個(gè)人子目錄1.4員工不得私設(shè)電腦密碼2 傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)：2.1由公司行政部統(tǒng)一管理與使用2.2建立嚴(yán)格的使用登記制度2.3未經(jīng)許可，個(gè)人不得自行操作使用3 可運(yùn)用狀態(tài)維護(hù)3.1行政部負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī)復(fù)印機(jī)的檢查、保養(yǎng)和維修，保證設(shè)備的可運(yùn)用狀態(tài)五 文書作業(yè)（一）打印1. 總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、 廣告，需填寫文書委派單，并標(biāo)明文件之性質(zhì)，如傳真、 公函、內(nèi)部文及保密級(jí)別，急迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。2打印完畢后秘書先行校核并于

22、文書委派單上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字3對(duì)外傳真、公函秘書須復(fù)印存檔（參見收發(fā)文流程） 4文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人文書委派單文書作業(yè)流程侏密標(biāo)志總經(jīng)理/主營1r文書委托F秘沖泌理委辦校核文書委派單（二）復(fù)印1公司復(fù)印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行2. 般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書3. 客戶資料、服務(wù)文本、公司級(jí)文檔等特殊文件，需填寫復(fù)印委托單（文件名、秘級(jí)、用途、裝訂要求等） 經(jīng)高級(jí)主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印4. 秘書于復(fù)印、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復(fù)印機(jī)碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識(shí) 等）復(fù)印流程曩印委托單復(fù)卯裝訂矍記六 收發(fā)文1. 文件是經(jīng)

23、營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。2. 本公司對(duì)外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人-文秘統(tǒng)一辦理，她是各級(jí)文件管理的直接承擔(dān)者。附收、 發(fā)文登記表3. 文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時(shí)編號(hào)、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時(shí)請(qǐng)傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文秘對(duì)有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人 及時(shí)反饋閱辦結(jié)果，并對(duì)文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。4. 公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件，文秘不得截留、泄露和私自外帶，違者予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或 追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦

24、。5. 本公司對(duì)外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見文檔管理制度。6. 文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分 類編號(hào)、發(fā)送后歸還原稿人。凡對(duì)外報(bào)送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。7. 對(duì)一些機(jī)密文件，需在文件頁首加蓋印章，以防止隨意傳播。8. 每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價(jià)值之文、報(bào)刊可作 一次銷毀，報(bào)行政管理部備查。附檔案資本銷毀情況記錄表9. 文件管理應(yīng)參見文檔管理制度規(guī)定辦理。對(duì)公司所有訂閱的報(bào)刊由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊(cè)工作。每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)

25、文整理裝訂成冊(cè)。10. 每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文、報(bào)刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況 破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。收發(fā)文流程 信函收文發(fā)函發(fā)文責(zé)任人：文員、總臺(tái)監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政主管七 用印1. 本公司以公司名義對(duì)外之行文由管理部負(fù)責(zé)蓋印。由秘書登記2. 公司各部申請(qǐng)簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應(yīng)提出申請(qǐng)（匯簽）經(jīng)上級(jí)核準(zhǔn)后交管理部秘書, 于登記表。用公司印流程責(zé)任人：GM秘書監(jiān)督人：GM八 文檔（一）圖書雜志1. 公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱，由行政部統(tǒng)一保管，于每年6月、12月下旬詳實(shí)盤點(diǎn)。2. 文秘應(yīng)將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊(cè)、金額按類型編

26、號(hào)，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點(diǎn)期限或公務(wù)上需參考將隨時(shí)通知收閱，借書人不得拒絕。附圖書登記冊(cè)3. 一般情況下，圖書只得在司內(nèi)閱讀，借書冊(cè)數(shù)以三冊(cè)為限，借書期限不得超出過二周，若要續(xù)借者，重 新到行政部處登記。4. 對(duì)圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。圖書管理流程借韋人責(zé)任人：文員監(jiān)督人：行政主管（二）專業(yè)資料1資料分類：1.1公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本 及復(fù)印件；1.2公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)；1.3公司各類剪報(bào)；1.4公司搜集的各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料2公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還，不得攜出

27、司外3 特殊情況需復(fù)印者，須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)批準(zhǔn)資料管理流程（四）辦公文檔1行政管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的辦公文檔進(jìn)行系統(tǒng)管理2. 行政人員辦公文檔設(shè)：工作計(jì)劃與報(bào)告司內(nèi)行政3. 業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè)：工作計(jì)劃與報(bào)告司內(nèi)行政拓展資料談項(xiàng)目A、B、C,執(zhí)行項(xiàng)目A、B、C,九 訪客接待1. 來本公司之賓客由秘書負(fù)責(zé)接待。2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。3. 秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項(xiàng)并向有關(guān)主管匯報(bào)。訪客接待流程責(zé)任人：總臺(tái)、秘書、文員監(jiān)督人：各級(jí)主管十辦公用品（一）文具1行政部負(fù)責(zé)辦公文具的采購與領(lǐng)用登記2行政部須特別注意隨時(shí)檢

28、查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保 證公司業(yè)務(wù)程序的正常進(jìn)行（二）茶、水1行政部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購與使用登記2定時(shí)檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時(shí)購買補(bǔ)充，以保證正常的辦公秩序3公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動(dòng)時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動(dòng)的正常 進(jìn)行十一采購1. 公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費(fèi)用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購2. 辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中行政部統(tǒng)一處理。3. 行政部須對(duì)固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。4. 公司各業(yè)務(wù)部門將需要購置的固定資產(chǎn)以申請(qǐng)

29、單形式上報(bào)行政管理部，經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政管理部對(duì)采購 物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價(jià)格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準(zhǔn)后 由行政管理部下達(dá)采購指令，予以履行同供應(yīng)商進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)、報(bào)價(jià)、談判及草擬合同條款，最后確定采 購價(jià)格及合同條款，委任采購人員進(jìn)行其它后續(xù)工作。合同文本交行政管理部門備案。采購作業(yè)流程行政專員行政專員固定供應(yīng)商丿 商店詢價(jià)/比價(jià)XGM復(fù)議批示般來購?fù)枳诓少徹?zé)低人；行政專員 監(jiān)督人布政主管、GM0比價(jià) 單定貨合同臉收討款流程驗(yàn)收付款流程遇貨責(zé)任人：行政主營、財(cái)務(wù) 監(jiān)督人'GM財(cái)務(wù)忖款入帳+ I I資產(chǎn)登行政券產(chǎn)管理 =1記表十二 固定資產(chǎn)管理1.

30、 行政管理部對(duì)公司所有固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊(cè)2. 固定資產(chǎn)因價(jià)值減損擬報(bào)廢或閑置而無再使用價(jià)值者，由使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請(qǐng)單” 一式二聯(lián),注明申請(qǐng)單位、日期、財(cái)產(chǎn)編號(hào)、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財(cái)物部填入購買金額、累計(jì)折舊、殘值后 ，依核決權(quán)限送呈簽核。3. “固定資產(chǎn)申請(qǐng)單” 一式二聯(lián),經(jīng)核準(zhǔn)后，由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財(cái)務(wù)部；第二聯(lián)送行政管理部。4. 財(cái)務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報(bào)廢或遺失時(shí)，應(yīng)備有報(bào)廢或損失清單及有關(guān)機(jī)關(guān)之核 準(zhǔn)或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財(cái)產(chǎn)目錄。如為出售則暫時(shí)存檔。5行政管理部收到“固定資產(chǎn)處分單”后

31、，應(yīng)依核準(zhǔn)之方式處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金 額（出售時(shí)填）填入“財(cái)產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)處分申請(qǐng)單”存檔。6.固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應(yīng)提出損失清單及向警察單位報(bào)案辦理。十三 物業(yè)1行政管理部負(fù)責(zé)公司辦公室的各項(xiàng)物業(yè)管理2負(fù)責(zé)與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜3. 負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務(wù)管理4. 負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的清掃保潔5. 負(fù)責(zé)辦公室的鑰匙管理十四公司福利1. 公司員工之福利事項(xiàng)由管理部執(zhí)掌。2. 公司員工遇有生日、婚假等喜慶時(shí)日，行政管理部得以公司名義安排祝賀。3. 行政管理部主管參與福利基金管理及各項(xiàng)獎(jiǎng)金分配之討論。4. 公司員工本人及家庭如

32、遇重大經(jīng)濟(jì)困難，得向行政管理部申請(qǐng)補(bǔ)助或救濟(jì)。5. 辦理補(bǔ)助程序如下：由申請(qǐng)人填具申請(qǐng)書并經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后呈報(bào)行政管理部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會(huì) 財(cái)務(wù)部支付。十五 午餐第三章業(yè)務(wù)支持一公司主頁1. 行政管理部負(fù)責(zé)公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜2. 企劃部根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)主頁內(nèi)容的組織、策劃和更改3. 行政部根據(jù)經(jīng)確認(rèn)的主頁內(nèi)容，進(jìn)行下載、修改及上傳的技術(shù)處理4. 行政部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)公司委托主頁宣傳事宜5. 行政部負(fù)責(zé)主頁反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計(jì)和報(bào)告事宜二 商業(yè)秘密保護(hù)制度(一) 目的保護(hù)公司與客戶的商業(yè)秘密，維護(hù)公司的安全與利益。(二) 使用范圍本規(guī)則適用于*公司全體員工。(三) 定義1

33、、公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉， 能為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性，并經(jīng)公司采取保密措施的 技術(shù)信息和經(jīng)營信息。其中：不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道(如：報(bào)紙、新聞、出版物等)由外界直接獲??；能為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性，系指該信息具有確定的可應(yīng)用性，能為公司帶來現(xiàn)實(shí)的或者潛在 的經(jīng)濟(jì)利益或競爭優(yōu)勢(shì)；經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設(shè)置保密警示標(biāo)識(shí)、制訂保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度及 其他合理的保密措施的實(shí)施。2、前款所述之技術(shù)信息和經(jīng)營信息，包括：(1) 公司管理、財(cái)務(wù)、人事等方面的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、制度文本內(nèi)容及方法；(2) 公司顧問服務(wù)的內(nèi)容與方法。(3) 公司公共關(guān)系

34、的內(nèi)容與方法；(4) 公司客戶名冊(cè)；(5) 公司經(jīng)營計(jì)劃與營銷策略；(6) 招投標(biāo)的規(guī)劃與標(biāo)底；(7) 客戶資料；(8) 上述列舉以外的技術(shù)信息和經(jīng)營信息，符合本條第一款所述之定義的，認(rèn)定為公司商業(yè)秘密。3、公司商業(yè)秘密的來源：(1) 公司自行制作并符合所述定義者；(2) 公司以外第三方制作并符合所述定義者；(3) 公司與第三方合作制作并符合所述定義者。4、本制度所稱之載體系指載有公司商業(yè)秘密內(nèi)容的：(1) 工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體(含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件)；(2) 公司文件檔案管理制度規(guī)定的各類秘密文件、資料等。（四）保護(hù)原則保護(hù)商業(yè)秘密的工作，遵循積極防范、層級(jí)管理

35、、既確保商業(yè)秘密之安全性又便利于各項(xiàng)工作的原 則。（五）責(zé)任部門與人員1由行政管理部與法律顧問協(xié)同負(fù)責(zé)公司商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。2公司全體員工負(fù)有保護(hù)商業(yè)秘密的責(zé)任和義務(wù)。（六）保護(hù)措施1. 在*公司勞動(dòng)合同中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護(hù)條款，員工在聘用期與解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承擔(dān)規(guī)定 的義務(wù)。2. 公司根據(jù)需要，可要求專案和有關(guān)人員簽訂對(duì)特定事項(xiàng)的保密承諾書。3. 行政部對(duì)電腦設(shè)定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)，并根據(jù)需要設(shè)定管理密碼，由專人控管； 同時(shí)公司與 密碼控管人簽定保密責(zé)任協(xié)議書。4. 行政部對(duì)傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)統(tǒng)一管理，由專人使用，建立嚴(yán)格的使用登記管理流程。5. 行政部建立嚴(yán)格的管理流程對(duì)公司

36、發(fā)文進(jìn)行管理。6. 行政部負(fù)責(zé)根據(jù)文件檔案管理制度進(jìn)行對(duì)各類載體設(shè)置警示標(biāo)識(shí)的工作。警示標(biāo)識(shí)包括：密級(jí)標(biāo)識(shí)、 字樣及“不得復(fù)印”、“不得攜出”等特定字樣。（七）泄密應(yīng)急1. 員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露時(shí)，均有義務(wù)報(bào)告主管部門立即采取防范措施；2. 公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，發(fā)現(xiàn)人與當(dāng)事人均有義務(wù)立即報(bào)告主管部門即采取補(bǔ)救措施；（八）泄密責(zé)任追究1. 當(dāng)公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，公司有權(quán)追究當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任；2. 根據(jù)情況，公司同時(shí)可追究主管部門和人員的連帶責(zé)任。（九）培訓(xùn)行政管理部組織對(duì)公司全體員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。三 文件檔案管理制度（一）意義（二）文件檔案的類別與形式1. 公司法律文件：公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2. 公司董事會(huì)文件：董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3. 公司管理