合同管理系統(tǒng)功能說明

1、合同管理系統(tǒng)功能說明1合同管理系統(tǒng)功能說明1 1 合同審批有合同要簽訂時，可以起草新合同發(fā)起審批， 提交給相關(guān)部 門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批， 以便檢查合同相關(guān)信息以及合同條款等是 否正確，審批通過之后審批結(jié)束。1.11.1 合同起草合同信息錄入，主要包括合同基本信息、合同正文、合同雙 方履約義務(wù)、合同收支計劃以及合同風(fēng)險這幾個部分。1.1.1.1.1.1.合同基本信息包括合同的收付方向（收款、付款、收付款）、合同類型、執(zhí)行人信息（執(zhí)行部門、執(zhí)行人、聯(lián)系電話）、是否關(guān)聯(lián)主合同、 核算幣種以及金額（收款方向金額、付款方向金額）、合同附件、 合同期限（開始時間、結(jié)束時間）、合同監(jiān)控人員、其他相關(guān)信 息（所

2、屬項目、客戶信息、供應(yīng)商信息）。1.1.1.1.2.2.合同正文提供 wordword 錄入，可以編輯合同正文信息。1.1.3.1.1.3.履約義務(wù)包括我方履約義務(wù)和他方履約義務(wù)兩個部分。每個履約義務(wù) 都有對應(yīng)的履約時間，可以錄入多個履約義務(wù)。 可以設(shè)置履約責(zé) 任人并指定提醒方式（短信、郵件、RTXRTX），在合同監(jiān)控中，依據(jù) 履約時間和履約義務(wù)的執(zhí)行狀態(tài)（未完成、完成、逾期、逾期完 成）發(fā)送提醒信息。1.1.4.1.1.4.收支計劃包括收款計劃和付款計劃兩個部分。 收款計劃的總金額和付 款計劃的總金額要分別和合同核算金額一致。收款計劃包括計劃收款時間、計劃收款金額、實際收款時間、 實際收款金

3、額這幾個方面。 可以錄入多個收款計劃，在合同起草 時編輯計劃收款信息，實際收款信息在做收款管理時再進(jìn)行錄 入。在收款管理中，依據(jù)這個計劃收款時間和實際收款信息判斷 該收支計劃的執(zhí)行狀態(tài)（完成、逾期完成）。付款計劃包括計劃付款時間、計劃付款金額、實際付款時間、 實際付款金額這幾個方面。 可以錄入多個付款計劃。在合同起草 時編輯計劃付款信息，實際付款信息在做付款管理時再進(jìn)行錄 入。在付款管理中，依據(jù)這個計劃付款時間和實際付款信息判斷 該收支計劃的執(zhí)行狀態(tài)（完成、逾期完成）?？梢栽O(shè)置收支責(zé)任人并指定提醒方式 （短信、郵件、RTXRTX）， 在合同監(jiān)控中，根據(jù)收支計劃的執(zhí)行狀態(tài)發(fā)送提醒信息。1.1.5

4、.1.1.5.風(fēng)險管理包括風(fēng)險類型、風(fēng)險名稱、應(yīng)對措施、風(fēng)險等級、風(fēng)險狀態(tài) 這幾個方面。合同風(fēng)險可以錄入多個。在合同監(jiān)控中，可以對合同風(fēng)險進(jìn)行管理，調(diào)整風(fēng)險狀態(tài)（未 發(fā)生、已識別、已跟蹤、已關(guān)閉）。1.21.2 合同審批合同起草完成之后，進(jìn)入審批流程。合同審批項包括：合同 基本信息、合同正文、履約義務(wù)、收支計劃、風(fēng)險管理、流程跟 蹤表單。2 2 合同履行階段2.12.1 合同監(jiān)控合同審批流程結(jié)束之后，進(jìn)入合同履行的監(jiān)控階段。 在合同 監(jiān)控中可以查看合同基本信息以及審批流程、 維護(hù)合同履約義務(wù) 執(zhí)行狀態(tài)、調(diào)整收支計劃，調(diào)整合同風(fēng)險狀態(tài)（未發(fā)生、已識別、 已跟蹤、已關(guān)閉）。2.1.12.1.1 合

5、同概覽查看合同起草時錄入的合同基本信息。2.1.22.1.2 合同審批查看合同審批流程信息。2.1.32.1.3 履約義務(wù)對履約義務(wù)進(jìn)行管理。顯示合同起草時填寫的履約義務(wù)信息，可修改履約義務(wù)執(zhí)行 狀態(tài)（未完成、完成、逾期、逾期完成）。2.1.42.1.4 收支情況對收支計劃進(jìn)行管理。顯示合同起草時填寫的收款計劃和付款計劃信息。收款計劃的實際收款信息在收款管理中進(jìn)行維護(hù)，在合同監(jiān)控中可查看。 付款計劃的實際付款信息在付款管理中進(jìn)行維護(hù)，在合同監(jiān)控中可查看。2.1.52.1.5 合同風(fēng)險對合同風(fēng)險進(jìn)行管理。在合同監(jiān)控中，可以修改風(fēng)險狀態(tài)（未發(fā)生、已識別、已跟 蹤、已關(guān)閉）。2.1.62.1.6 監(jiān)

6、控提醒在合同起草時，指定履約義務(wù)與收支計劃的被提醒人以及提 醒方式，在合同審批結(jié)束之后，依據(jù)規(guī)則，將提醒信息寫入至提 醒表中。在合同監(jiān)控階段，根據(jù)提醒表中的記錄，實現(xiàn)消息提醒 功能。提供郵件提醒，可擴展。其他提醒方式與具體實現(xiàn)，可由用 戶根據(jù)實際需求進(jìn)行擴展。提醒規(guī)則如下。2.1612.161 次性提醒在履約義務(wù)和收支計劃到期的前一周， 按照合同起草時指定 的提醒方式，向相關(guān)責(zé)任人發(fā)送到期提醒，提醒責(zé)任人關(guān)注。只 提醒一次。2.1622.162 周期性提醒在履約義務(wù)和收支計劃到期之后，按照合同起草時指定的提 醒方式，向相關(guān)責(zé)任人發(fā)送逾期提醒，提醒責(zé)任人盡快處理，每 天都進(jìn)行發(fā)送。當(dāng)履約義務(wù)和收

7、支計劃的狀態(tài)已經(jīng)變更為完成（完成、逾期完成）之后，消息提醒不再發(fā)送。2.22.2 收款管理對已經(jīng)審批完成的合同，依據(jù)收支計劃中的收款計劃， 對收 款流程和收款情況進(jìn)行管理維護(hù)。收款信息包括：執(zhí)行人信息（執(zhí)行部門、執(zhí)行人）、相關(guān)合同信息、收款金額、核算幣種、收款時間、收款方式（現(xiàn)金、支 票、電匯、其他）、發(fā)票信息這幾個方面。一個收款流程，可以對應(yīng)多個合同的多條收款計劃，收款計劃的金額總和必須和收款金額一致。 合同每條收款計劃不能被重 復(fù)使用。在收款流程結(jié)束之后，根據(jù)收款信息，更新合同收款計劃的 實際收款時間、實際收款金額以及狀態(tài)， 實際收款金額應(yīng)與計劃 收款金額一致。2.32.3 付款管理對已經(jīng)

8、審批完成的合同，依據(jù)收支計劃中的付款計劃， 對付 款流程和付款情況進(jìn)行管理維護(hù)。付款信息包括：執(zhí)行人信息（執(zhí)行部門、執(zhí)行人） 、相關(guān)合同信息、付款金額、核算幣種、付款時間、付款方式（電匯、銀 行委托、現(xiàn)金、虛擬、其它）、供應(yīng)商信息、發(fā)票信息這幾個方 面。經(jīng)過審批和財務(wù)確認(rèn)之后， 進(jìn)行實際的付款操作，付款完成 之后結(jié)束付款流程，并根據(jù)付款信息，更新合同付款計劃的實際 付款時間、付款金額以及狀態(tài)。2.42.4 交貨管理對交貨確認(rèn)流程和實際交貨情況進(jìn)行管理。對已經(jīng)進(jìn)入履行階段的合同， 有實際產(chǎn)物要進(jìn)行交付時， 可 以發(fā)起交貨確認(rèn)申請。填寫交貨內(nèi)容、相關(guān)合同信息、我方信息、 他方信息等發(fā)起交貨流程進(jìn)行審批， 審批通過之后，由實際交貨 人編輯交換清單（交付物、規(guī)格、數(shù)量等信息）結(jié)束交貨流程。2.52.5 開票管理對開票申請流程和實際開票信息進(jìn)行管理。對已經(jīng)進(jìn)入履行階段的合同可以