貴陽市歸檔電子文件檔案管理系統(tǒng)

1、貴陽市歸檔電子文件檔案管理系統(tǒng)快速入門使用手冊編制單位：貴州市檔案局(館)編制日期：2013年4月12日貴陽市檔案局紫光軟件系統(tǒng)有限公司目錄1系統(tǒng)安裝、配置、登陸11.1安裝11.2登錄界面32目錄數(shù)據(jù)檢索42.1快速檢索42.2直接檢索52.3組合檢索62.4全庫檢索73目錄數(shù)據(jù)新增94目錄數(shù)據(jù)修改105目錄數(shù)據(jù)刪除115.1目錄數(shù)據(jù)刪除115.2回收站管理126目錄數(shù)據(jù)的導出和導入146.1目錄數(shù)據(jù)導出146.2目錄數(shù)據(jù)導入157目錄數(shù)據(jù)打印198個性化設置208.1目錄數(shù)據(jù)顯示設置208.2自動攜帶錄入項設置228.3字體大小設置229電子文件的掛接239.1單個掛接239.2批量掛接2

2、310數(shù)據(jù)備份2410.1條目備份2410.2原文備份24貴陽市歸檔電子文件檔案管理系統(tǒng)快速入門使用手冊貴陽市檔案局紫光軟件系統(tǒng)有限公司1 系統(tǒng)安裝、配置、登陸1.1 安裝系統(tǒng)安裝程序如圖：l 系統(tǒng)安裝程序結構如圖： l 雙擊安裝系統(tǒng)的應用程序“setup.exe”（如果系統(tǒng)是win7，就右鍵，以管理員身份運行）,根據(jù)提示操作直至安裝完成，如下圖：l 當顯示如下界面時：l 如果當前計算機中沒有安裝Microsoft SQL Server數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，請點擊【安裝】紫按鈕，安裝數(shù)據(jù)庫環(huán)境及自動附加所需數(shù)據(jù)庫。如果在當前計算機中已經(jīng)安裝了Microsoft SQL Server2000或更高版本的M

3、icrosoft SQL Server數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，請選擇“否”，并在本程序安裝結束后，將安裝文件夾“分布式檔案管理系統(tǒng)Data”文件夾下的數(shù)據(jù)庫文件復制到硬盤中并附加到已有的Microsoft SQL Server數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。1.2 登錄界面【用戶名】：輸入登錄的用戶名稱；【密 碼】：輸入當前用戶的密碼；l 系統(tǒng)的登錄界面如下圖所示：l 登錄成功后，進入系統(tǒng)【主界面】，如下圖所示：l 在【主界面】下，點擊左側“收集整編”，進入【收集整編】界面，如下圖所示：頂部為功能按鈕區(qū)域，左側為檔案目錄樹，鼠標選中某一檔案門類后，在右側顯示該檔案下的全部目錄數(shù)據(jù)。注：以下各項功能點介紹，都從【主界面】或【

4、收集整編】開始操作。2 目錄數(shù)據(jù)檢索2.1 快速檢索l 在【收集整編】界面的右上角有圖標“”如，需要查詢包含有“離退休干部”字樣的目錄，在編輯框內輸入如下內容，輸入完成后按鍵盤上的回車健，檢索結果如下圖所示：如果想進一步縮小搜索范圍，如：在此檢索結果中，再次檢索出2002年的目錄數(shù)據(jù)，在搜索框中，“離退休干部”后面加空格輸入“2002”如下圖所示：輸入完成后按回車鍵，搜索的結果中，包含了“離退休干部”和“2002”等內容，如下圖所示：同樣，按照以上的方法，還可以逐步縮小檢索范圍，直至檢索出需要的目錄數(shù)據(jù)。2.2 直接檢索l 在【收集整編】界面下，點擊頂部區(qū)域“”按鈕，彈出如下界面：l 在需要檢

5、索欄目內，輸入查詢關鍵詞，如：查詢“題名”中包含“知識競賽活動”字樣，如下圖所示：l 點擊上圖的“”按鈕，檢索結果如下圖所示：2.3 組合檢索該檢索方法，一般適用于對計算機知識掌握較為全面的用戶，可進行多條件、復雜邏輯組合的檢索。l 在【收集整編】界面下，點擊頂部區(qū)域“”按鈕，彈出如下界面：點擊“”，如下圖所示：選取要檢索“字段名”，選擇邏輯運算關系，輸入條件值，點擊“添加條件檢索”，可以添加多個檢索條件，且需要設置多個檢索條件之間的邏輯關系。2.4 全庫檢索針對當前所有檔案門類內，檢索某一關鍵詞內容。在主界面下，點擊【開發(fā)利用】下的【跨庫檢索】，如圖所示：進入如下界面：輸入查詢關鍵詞輸入要查

6、詢的關鍵詞，點擊“”按鈕，開始查詢；查詢的結果如下圖所示：按檔案門類列出檢索結果信息，點擊某一檔案門類，右側顯示信息目錄信息3 目錄數(shù)據(jù)新增l 在【收集整編】界面下，點擊頂部的“”按鈕，彈出檔案目錄數(shù)據(jù)的錄入界面，如下圖：l 輸入完檔案的各項目錄信息內容后，點擊“”按鈕，將當前新增的目錄保存；點擊“”，將當前新增的目錄保存，并且新增加下一條。（操作提示：輸入完一項內容后，按回車鍵，自動跳轉到下一個錄入項）。l 界面中各按鈕的功能如下：【退出】 關閉當前錄入窗口；【第一條】跳轉到第一條目錄數(shù)據(jù)；【上一條】跳轉到上一條目錄數(shù)據(jù)；【下一條】跳轉到下一條目錄數(shù)據(jù)；【最后一條】跳轉到最后一條數(shù)據(jù)；【增

7、加】新增加一條目錄數(shù)據(jù)；【保 存】保存用戶所對數(shù)據(jù)做的修改；【撤 銷】撤銷用戶對當前目錄數(shù)據(jù)的修改；4 目錄數(shù)據(jù)修改l 在【收集整編】界面下，查找到要修改的目錄數(shù)據(jù)（查找方法詳見：目錄數(shù)據(jù)查找），鼠標雙擊此目錄，彈出如下界面：l 在上圖中，點擊要修改的目錄項，輸入新的內容信息，點擊“”按鈕即可。5 目錄數(shù)據(jù)刪除5.1 目錄數(shù)據(jù)刪除l 在【收集整編】界面下，查找到要刪除的目錄（查找方法詳見：目錄數(shù)據(jù)查找），選中要刪除的目錄；如果需要刪除多條，先按住ctrl鍵不放，再用鼠標點擊要刪除的目錄即可，如下圖所示：或者選擇的條目是連續(xù)的，先選中第一條，然后按住Shift鍵，在點擊最后一條即可，如下圖所示：

8、又或者需要刪除當前顯示的全部目錄，在界面頂部點擊按鈕，如下圖所示：被選中的目錄以高亮方式顯示，點擊“”按鈕，彈出如下確認對話框：l 點擊“是”刪除選中的目錄；5.2 回收站管理以上刪除數(shù)據(jù)的操作，只是暫時把目錄數(shù)據(jù)放置到回收站，可進一步操作：還原數(shù)據(jù)或徹底刪除。從系統(tǒng)主界面下，點擊【系統(tǒng)維護】【數(shù)據(jù)維護】【回收站管理】，如下圖所示：點擊【回收站管理】，進入如下界面：右側表格內，顯示當前已經(jīng)被刪除的數(shù)據(jù)，選中某一條目錄數(shù)據(jù)，右鍵彈出如下菜單：操作功能說明如下：【還原】：將被刪除的目錄數(shù)據(jù)還原；【刪除】：將被刪除的數(shù)據(jù)，徹底從系統(tǒng)內刪除；注：此項操作后，無法再還原；【全部刪除】：將當前顯示的被刪除

9、數(shù)據(jù)，徹底從系統(tǒng)內刪除；【全部選中】：將當前顯示的刪除數(shù)據(jù)，全部置為選中狀態(tài)；6 目錄數(shù)據(jù)的導出和導入6.1 目錄數(shù)據(jù)導出l 在【收集整編】界面下，查找到要導出的目錄（查詢方法參見1.2），并且選中，然后點擊“”按鈕，彈出如下提示對話框：3、點擊“確定”將相應的目錄項前面的框勾上，即表示該目錄項需要導出。一般情況下，所有的目錄項前面的勾都選上。然后選擇【確定】：彈出如下對話框：2、輸入文件名稱1、選擇導出文件的保存路徑3、點擊“保存”在上圖中，按順序選擇導出文件的保存路徑和文件名稱，點擊【保存】，彈出如下對話框：選擇【是】，就將選中的目錄以EXCLE的格式導出到了桌面上。如下圖所示：6.2 目

10、錄數(shù)據(jù)導入l 在主界面下，依次點擊：【系統(tǒng)維護】【數(shù)據(jù)維護】【數(shù)據(jù)轉換】，如下圖所示：點擊【數(shù)據(jù)轉換】，彈出如下界面：各項的選擇和意義如下：ODBC數(shù)據(jù)源：點擊下拉框選擇“Excel files“(提示：這就是為什么在數(shù)據(jù)導出的時候，需要導成Excel格式的)數(shù)據(jù)庫名：點擊按鈕，選擇要導入的excel表格文件，如下圖所示：然后點擊打開即可。表名：系統(tǒng)自動獲取。目標庫：在下拉列表中依次選擇：檔案庫>現(xiàn)行文書檔案>現(xiàn)行文書檔案文件庫即可，如下圖所示：數(shù)據(jù)范圍：一般就默認如下：選擇收集整編庫各項選擇完成后，如下圖所示：點擊【下一步】后，彈出如下界面：不用任何操作，全部默認，然后點擊【下一

11、步】后：然后點擊全部導入，彈出導入目錄數(shù)據(jù)的進步情況，如下圖所示。數(shù)據(jù)倒入完成之后，如下圖所示：7 目錄數(shù)據(jù)打印l 在【收集整編】界面下，查找到要打印的目錄（查詢方法參見1.2），點擊“”按鈕，彈出如下確認對話框：選擇【是】：打印當前選中的目錄；選擇【否】：打印當前顯示的全部目錄；l 點擊【是】或【否】后，彈出如下界面：l 選擇要打印的報表方案，點擊“打印”按鈕即可。8 個性化設置8.1 目錄數(shù)據(jù)顯示設置可設置某一檔案門類顯示的欄目、寬度、先后順序位置等。在【收集整編】界面下，按下圖所指示的操作順序：l 顯示欄目設置3、點擊“個性設置”按鈕2、點擊表格內任一區(qū)域1、點擊要設置的檔案門類進入“個

12、性設置”，彈出如下界面：被勾選的欄目表示顯示，反之則不顯示；設置完成后，點擊“保存”按鈕；l 欄目寬度和先后順序設置進入“個性設置”（與上面相同），點擊【調整字段順序和寬度】，如下圖所示：【先后順序設置】：用鼠標移到某一標題欄目上，按住鼠標不放，將欄目拖拽至指定位置后，放開鼠標即可；【顯示寬帶設置】：將鼠標放到表格的豎線位置，按住不放，左右移動至合適位置后，放開鼠標即可；以上兩項設置完成后，點擊“保存”按鈕。8.2 自動攜帶錄入項設置進入“個性設置”（與10.1相同），界面如下圖所示：將需要攜帶欄目后點擊鼠標，出現(xiàn)如下菜單：選擇“重復”后，保存。8.3 字體大小設置在【收集整編】界面下，點擊按鈕“”，彈出如下圖所示：指定字體大小后，點擊【保存】按鈕。9 電子文件的掛接9.1 單個掛接由于不同的檔案類型所需掛接的電子文件特點不同，所以掛接的方式也有不同。一般在文件級目錄卡片式著錄方式窗口的下方都有“電子文件信息”區(qū)域，在該區(qū)域中用戶可以掛接、刪除和瀏覽電子文件。在“電子文件信息”區(qū)域內點擊【掛接】后會彈出電子文件掛接窗口。文書類檔案的電子文件掛接窗口如下圖所示：在這個窗口中選擇要掛接的電子文件，插上數(shù)字證書，選定后點擊【掛接】按鈕就可掛接。9.2 批量掛接查詢出需要掛接的條目，全選，點擊【批量掛接】，如圖：彈出如下界面：選擇文件路徑并勾選包含子文件夾，表達式選擇需要掛接文件