淺談企業(yè)的應(yīng)收帳款管理

1、內(nèi)容為了進(jìn)一步規(guī)范應(yīng)收帳款的日常管理和健全客戶的信用管理體系，對(duì)應(yīng)收帳款在銷售的事前、事中、事后進(jìn)行有效控制，特制定本管理規(guī)范。一、建立客戶檔案，進(jìn)行有效的信用評(píng)估和跟蹤記錄：二、事前控制： （簽約到發(fā)貨）從初識(shí)客戶到維護(hù)老客戶， 業(yè)務(wù)人以及經(jīng)辦業(yè)務(wù)的各級(jí)管理人員都應(yīng)全面了解客戶的資信情況，選擇信用良好的客戶進(jìn)行交易。對(duì)客戶的審查內(nèi)容（ 5W）：1、who 人員素質(zhì)，銷售業(yè)績(jī)，社會(huì)關(guān)系2、 where 地理位置，物流配送情況3、when 從事本行業(yè)的時(shí)間，何時(shí)開始合作，有否合作經(jīng)歷4、what 信用檔案，有無不良紀(jì)錄5、why 關(guān)鍵點(diǎn)，為什么要合作，合作原因，合作動(dòng)機(jī)，合作前景對(duì)客戶的評(píng)定等級(jí)

2、A 類客戶，回款 2 個(gè)月內(nèi)B 類客戶，回款 5 個(gè)月內(nèi) （最好預(yù)付一部分貨款）C 類客戶，回款 8 個(gè)月內(nèi) （必須預(yù)付一部分貨款）D 類客戶，回款時(shí)間相當(dāng)長(zhǎng)，不可靠 （必須貨款兩清） 簽約時(shí)要對(duì)銷售合同的各項(xiàng)條款進(jìn)行逐一審查核對(duì)，合同的每一項(xiàng)內(nèi)容，都有可能成為 日后產(chǎn)生信用問題的憑證。合同是解決應(yīng)收帳款追收的根本依據(jù)。在銷售合同中應(yīng)明確的主要內(nèi)容 ：1、明確交易條件，如：品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨期限、價(jià)格、付款方式、付款日期、 運(yùn)輸情況、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等；2、明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任；3、確定合同期限；4、簽訂時(shí)間和經(jīng)辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章（避免個(gè)人行為的私章、單一簽 字或其它代用章）

3、 ；5、電話訂貨，最好有傳真件作為憑證。合同的簽訂必須經(jīng)過市場(chǎng)部經(jīng)理審核確認(rèn)才可以蓋章。三、 事中控制：（發(fā)貨到收款）1、發(fā)貨查詢，貨款跟蹤。每次發(fā)貨前客服部必須與銷售合同保持核對(duì)；公司在銷售貨 物后，就應(yīng)該啟動(dòng)監(jiān)控程序，根據(jù)不同的信用等級(jí)實(shí)施不同的收賬策略，在貨款形成的 早期進(jìn)行適度催收，同時(shí)注意維持跟客戶良好的合作關(guān)系。 （由銷售人員和客服中心進(jìn) 行全程跟蹤）收帳策略如下：A 類客戶，按常規(guī)合同B 類客戶，最好預(yù)付一部分貨款C 類客戶，必須預(yù)付一部分貨款D 類客戶，必須貨款兩清2、回款記錄，帳齡分析。財(cái)務(wù)要形成定期的對(duì)帳制度，每隔一個(gè)月或一季度必須同顧 客核對(duì)一次帳目， 形成定期的對(duì)帳制度

4、， 不能使管理脫節(jié)， 以免造成帳目混亂互相推諉、 責(zé)任不清；并且詳細(xì)記錄每筆貨款的回收情況，經(jīng)常進(jìn)行帳齡分析。有幾種情況容易造成單據(jù)、金額等方面的誤差。1、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為多品種、多規(guī)格；2、產(chǎn)品的回款期限不同，或同種產(chǎn)品回款期限不同；3、產(chǎn)品出現(xiàn)平調(diào)、退貨、換貨時(shí)；4、客戶不能夠按單對(duì)單（銷售單據(jù)或發(fā)票）回款；以上情況會(huì)給應(yīng)收帳款的管理帶來困難， 定期對(duì)帳避免雙方財(cái)務(wù)上的差距像滾雪球 一樣越滾越大，而造成呆、死帳現(xiàn)象，同時(shí)對(duì)帳之后要形成具有法律效應(yīng)的文書，而不 是口頭承諾。四、事后控制： （欠款到追收）1、欠款到追收。對(duì)拖欠帳款的追收，要采用多種方法清討，催收帳款責(zé)任到位。原則 上采取大區(qū)經(jīng)理負(fù)責(zé)

5、制， 再由大區(qū)經(jīng)理落實(shí)到具體的業(yè)務(wù)員身上。如果是單一的大區(qū)經(jīng) 銷商或代理商，則由客服中心定期對(duì)其進(jìn)行溝通、催付。對(duì)已發(fā)生的應(yīng)收帳款，可按其帳齡和收取難易程度，逐一分類排序，找出拖欠原因，明 確落實(shí)催討責(zé)任。 對(duì)于確實(shí)由于資金周轉(zhuǎn)困難的企業(yè)， 應(yīng)采取訂立還款計(jì)劃， 限期清欠， 采取債務(wù)重整策略。應(yīng)收帳款的最后期限，不能超過回款期限的 1/3 （如期限是 60 天， 最后收款期限不能超過 80 天）；如超過，即馬上采取行動(dòng)追討。2、總量控制，分級(jí)管理。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)應(yīng)收帳款的計(jì)劃、控制和考核。銷售人員是應(yīng) 收帳款的直接責(zé)任人， 公司對(duì)銷售人員考核的最終焦點(diǎn)是收現(xiàn)指標(biāo)。貨款回收期限前一 周，電話通知或

6、拜訪負(fù)責(zé)人，預(yù)知其結(jié)款日期，并在結(jié)款日按時(shí)前往拜訪。追款三步驟：1、聯(lián)系：電話聯(lián)系溝通債務(wù)分析分析拖款征兆 銷售人員或客服中心要適時(shí)與客戶保持電話聯(lián)系，隨時(shí)了解客戶的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、個(gè)人背景等信息并分析客戶拖款征兆。2、信函：期限實(shí)地考察保持壓力確定追付方式銷售人員要對(duì)客戶進(jìn)行全程跟進(jìn)，與客戶接觸率與成功回收率是成正比的， 越早與客戶 接觸，與客戶開誠布公的溝通， 被拖欠的機(jī)會(huì)就會(huì)越低。 并且給予客戶一個(gè)正確的觀念， 我們對(duì)所有欠款都是非常嚴(yán)肅的，是不能夠容忍被拖欠的。3、走訪：資信調(diào)查 合適的催討方式銷售人員要定期探訪客戶，客戶到期付款，應(yīng)按時(shí)上門收款，或電話催收。即使是過期 一天，也應(yīng)

7、馬上追收，不 應(yīng)有等待的心理。遇到客戶風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，采取風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和時(shí)時(shí)、 層層上報(bào)制，在某個(gè)責(zé)任人充分了解、調(diào)查、詳細(xì)記錄客戶信用的情況下，由主管、經(jīng) 理等參與分析，及時(shí)對(duì)下屬申報(bào)的問題給予指導(dǎo)和協(xié)助。3、對(duì)已拖欠款項(xiàng)的處理事項(xiàng) ：1、文件：檢查被拖欠款項(xiàng)的銷售文件是否齊備；2、收集資料：要求客戶提供拖欠款項(xiàng)的事由，并收集資料以證明其正確性；3、追討文件：建立帳款催收預(yù)案。根據(jù)情況不同，建立三種不同程度的追討文件一一預(yù)告、警告、律師函，視情況及時(shí)發(fā)出；4、最后期限：要求客戶了解最后的期限以及其后果，讓客戶明確最后期限的含義；5、要求協(xié)助：使用法律手段維護(hù)自己的利益，進(jìn)行仲裁或訴訟。五、預(yù)警管理：1、

8、每一客戶會(huì)計(jì)年度終結(jié)，必須取得欠款人對(duì)所欠款的書面確認(rèn)。2、任何應(yīng)收款應(yīng)在發(fā)貨之日起，逾期一年零六個(gè)月，一律報(bào)告公司總經(jīng)理，并通知公 司法律顧問啟動(dòng)催討程序。六、附件1日常應(yīng)收帳款監(jiān)督表2超期應(yīng)收帳款處理記錄表- 內(nèi)容 -這里所說的應(yīng)收帳款是指因?qū)ν怃N售產(chǎn)品、材料、供應(yīng)勞務(wù)及其他原因，應(yīng)向購 貨單位或接受勞務(wù)的單位及其他單位收取的款項(xiàng)，包括應(yīng)收銷售款、其他應(yīng)收款、應(yīng)收 票據(jù)。一、應(yīng)收帳款管理的目標(biāo)發(fā)生應(yīng)收帳款的原因，主要有以下兩種：第一，商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)。這是發(fā)生應(yīng)收帳款的主要原因。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制作用迫使企業(yè)以 各種手段擴(kuò)大銷售。除了依靠產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)、廣告等外，賒銷也是擴(kuò)大銷 售的手段

9、之一。相同條件下，賒銷產(chǎn)品的銷售量將大于現(xiàn)金銷售產(chǎn)品的銷售量。出于擴(kuò) 大銷售的競(jìng)爭(zhēng)需要， 企業(yè)不得不以賒銷或其他優(yōu)惠方式招攬顧客， 由此引起的應(yīng)收帳款， 是一種商業(yè)信用。第二，銷售和收款的時(shí)間差。商品成交的時(shí)間和收到貨款的時(shí)間經(jīng)常不一致，這也導(dǎo)致 了應(yīng)收帳款。 就一般批發(fā)和大型生產(chǎn)企業(yè)來講， 發(fā)貨的時(shí)間和收到貨款的時(shí)間往往不同， 因?yàn)樨浛罱Y(jié)算需要時(shí)間。結(jié)算手段越落后，結(jié)算所需時(shí)間越長(zhǎng)，銷售企業(yè)只能承認(rèn)這種 現(xiàn)實(shí)并承擔(dān)由此引起的資金墊支。由于銷售和收款的時(shí)間差而造成的應(yīng)收帳款，不屬于 商業(yè)信用， 也不是應(yīng)收帳款的主要內(nèi)容，因此我們只討論屬于商業(yè)信用的應(yīng)收帳款的管 理。 既然企業(yè)發(fā)生應(yīng)收帳款的主要

10、原因是擴(kuò)大銷售，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，那么其管理的目標(biāo)就是求 得利潤最大化。 應(yīng)收帳款是企業(yè)的一項(xiàng)資金投放， 是為了擴(kuò)大銷售和盈利而進(jìn)行的投資， 而投資肯定要發(fā)生成本， 這就需要在應(yīng)收帳款信用政策所增加的盈利和這種政策的成本 之間做出權(quán)衡。 只有當(dāng)應(yīng)收帳款所增加的盈利超過所增加的成本時(shí)，才應(yīng)當(dāng)實(shí)施應(yīng)收帳 款賒銷；如果應(yīng)收帳款賒銷有著良好的盈利前景，就應(yīng)當(dāng)放寬信用條件增加賒銷量。二、信用政策的確定應(yīng)收帳款賒銷的效果好壞，依賴于企業(yè)的信用政策。信用政策包括：信用期間、信用標(biāo) 準(zhǔn)和現(xiàn)金折扣政策。（一）、信用期間信用期間是企業(yè)允許顧客從購貨到付款之間的時(shí)間，或者說是企業(yè)給予顧客的付款期 間。例如，若某企業(yè)允許顧

11、客在購貨后的 50 天內(nèi)付款， 則信用期為 50 天。信用期過短， 不足以吸引顧客，會(huì)使銷售額下降；信用期過長(zhǎng)，對(duì)銷售額增加固然有利，但所得的收 益有時(shí)會(huì)被增長(zhǎng)的費(fèi)用抵消，甚至造成利潤減少。因此，企業(yè)必須研究確定恰當(dāng)?shù)男庞?期。信用期的確定，主要是分析改變現(xiàn)行信用期對(duì)收入和成本的影響。延長(zhǎng)信用期，會(huì)使銷 售收入增加；與此同時(shí)應(yīng)收帳款、收帳費(fèi)用和壞帳損失等也增加。決策時(shí)可列表計(jì)算各 種信用期下收入成本費(fèi)用的凈增加額，然后采用凈增加額最大的信用期。上述信用期分析的方法是比較簡(jiǎn)略的，可以滿足一般制定信用政策的需要。如有必要， 可以進(jìn)行更精確的分析， 如進(jìn)一步考慮銷貨增加引起存貨增加而多占用的資金，以

12、及在 信用期內(nèi)提前付款給予現(xiàn)金折扣造成收入和成本的變化等。（二）、信用標(biāo)準(zhǔn)信用標(biāo)準(zhǔn)，是指顧客獲得企業(yè)的交易信用所應(yīng)具備的條件。如果顧客達(dá)不到信用標(biāo)準(zhǔn)， 便不能享受企業(yè)的信用或只能享受較低的信用優(yōu)惠。企業(yè)在設(shè)定某一顧客的信用標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，往往先要評(píng)估它賴帳的可能性。按照國際慣例可以 通過“五C系統(tǒng)來進(jìn)行。所謂“五 C系統(tǒng)，是評(píng)估顧客信用品質(zhì)的五個(gè)方面，即：品質(zhì)（CHARACTER）能力（CAPACITY）資本（CAPITAL）、抵押（COLLATERAL條件（CONDITIONS。）1、品質(zhì)。品質(zhì)是指顧客的信譽(yù)，即履行償債義務(wù)的主觀可能性。企業(yè)必須設(shè)法了解顧 客過去的付款記錄， 看其是否有按期如數(shù)付款

13、的一貫做法，及與其他供貨企業(yè)的關(guān)系是 否良好。這一點(diǎn)經(jīng)常被視為評(píng)價(jià)顧客信譽(yù)的首要因素。2、能力。能力指顧客的償債能力，可以通過分析顧客的流動(dòng)比例、速動(dòng)比例等財(cái)務(wù)指 標(biāo)獲得。3、資本。資本指顧客的財(cái)務(wù)實(shí)力和財(cái)務(wù)狀況，表明顧客可能償還債務(wù)的背景。4、抵押。抵押指顧客拒付款項(xiàng)或無力支付款項(xiàng)時(shí)能被用作抵押的資產(chǎn)。這對(duì)于不知底 細(xì)或信譽(yù)狀況有爭(zhēng)議的顧客尤為重要。 如果這些顧客提供足夠的抵押， 就可以考慮向他 們提供相應(yīng)的信用。5、條件。條件指可能影響顧客付款能力的經(jīng)濟(jì)環(huán)境。比如，萬一出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)不景氣，會(huì) 對(duì)顧客的付款產(chǎn)生什么影響， 顧客會(huì)如何做等等， 這需要了解顧客在過去困難時(shí)期的付 款歷史。（三）、現(xiàn)金

14、折扣政策現(xiàn)金折扣是企業(yè)對(duì)顧客在商品價(jià)格上所做的扣減。向顧客提供這種價(jià)格上的優(yōu)惠， 主要目的在于吸引顧客為享受優(yōu)惠而提前付款，縮短企 業(yè)的平均收款期。另外，現(xiàn)金折扣也能招攬一些視折扣為減價(jià)出售的顧客前來購貨，借 此擴(kuò)大銷售量。折扣的表示常采用如 5/10、 3/20、 N/30 這樣一些符號(hào)形式。其含義為： 5/10 表示 10 天內(nèi)付款，可享受 5的價(jià)格優(yōu)惠，即只需支付原價(jià)的95%；3/20 表示如在 20 天內(nèi)付款，則只需支付原價(jià)的 97%；N/30 表示付款的最后期限為 30 天，此時(shí)付款 無優(yōu)惠。企業(yè)采用什么現(xiàn)金折扣，要與信用期間結(jié)合起來考慮。比如，要求顧客最遲不超過 天付款，希望顧客

15、20 天、 10 天付款，能給予多大折扣？或者，給予 5%、3%的折扣，能 吸引顧客在多少天內(nèi)付款？不論是信用期間還是現(xiàn)金折扣，都可能給企業(yè)帶來收益，但 也會(huì)增加成本，現(xiàn)金折扣能使企業(yè)縮短收現(xiàn)期、增加銷售數(shù)量，但同時(shí)也使企業(yè)的銷售 價(jià)格下降，因此，應(yīng)當(dāng)綜合考慮折扣所能帶來的收益與成本孰高孰低，權(quán)衡利弊，抉擇 決斷。因?yàn)楝F(xiàn)金折扣是與信用期間結(jié)合使用的， 所以確定折扣程度的方法和程序?qū)嶋H上與前述 確定信用期間的方法和程序一致，只不過要把所提供的延期付款時(shí)間和折扣綜合起來， 看各方案的延期與折扣能取得多大的收益增量，再計(jì)算各方案帶來的成本變化，最終取 得最佳方案。三、應(yīng)收帳款的收帳 應(yīng)收帳款發(fā)生后，

16、企業(yè)應(yīng)采取各種措施，盡量爭(zhēng)取按期收回款項(xiàng)，否則會(huì)因拖欠時(shí)間過 長(zhǎng)而發(fā)生壞帳，使企業(yè)蒙受損失，這些措施包括對(duì)應(yīng)收帳款回收情況的監(jiān)督、對(duì)壞帳損 失的事先準(zhǔn)備和制定適當(dāng)?shù)氖諑ふ摺＃ㄒ唬?、?yīng)收帳款回收情況的監(jiān)督 實(shí)施對(duì)應(yīng)收帳款回收情況的監(jiān)督，可以通過編制帳齡分析表進(jìn)行。帳齡分析表是一張能顯示應(yīng)收帳款在外天數(shù)（帳齡）長(zhǎng)短的報(bào)告，由應(yīng)收帳款帳齡、賬 戶數(shù)量、金額和所占百分比等項(xiàng)目構(gòu)成。利用帳齡分析表，企業(yè)可以了解到以下情況：301、有多少欠款尚在信用期內(nèi)。這部分款項(xiàng)未到償付期，欠款是正常的；但到期后能否 收回，還要待時(shí)再定，故及時(shí)的監(jiān)督仍是必要的。2、有多少欠款超過了信用期，超過時(shí)間長(zhǎng)短的款項(xiàng)各占多少，有多少欠款會(huì)因拖欠時(shí) 間太久而可能成為壞帳。（二）、收帳政策的制定 企業(yè)對(duì)各種不同過期賬款的催收方式，即收帳政策是不同的 對(duì)過期較短的顧客，不過多地打擾，以免將來失去這一市場(chǎng);對(duì)過期較長(zhǎng)