辦公例會(huì)管理制度

1、深圳市銘志得機(jī)械科技有限公司ZHENZHENMINGZHIDEMACHINERYTECHNOLOGYCO.,LTD辦公例會(huì)管理制度文件編號(hào)：司文字2009-13版本號(hào)：1.0生效日期：2009-10-23編制：部門：會(huì)審：標(biāo)準(zhǔn)化：批準(zhǔn)：（文件專用章）文件控制號(hào)：精選范本文件修訂頁(yè)版本條款更改說明擬制更改日期批準(zhǔn)1目的本制度旨在督促銘志得公司對(duì)其各項(xiàng)管理工作進(jìn)行定期檢查跟蹤，發(fā)現(xiàn)存在的問題并及時(shí)改進(jìn)，力口強(qiáng)公司內(nèi)部各部門工作的溝通，規(guī)范公司管理，特制定本制度。2范圍本制度適用于銘志得公司的辦公例會(huì)管理（不包括臨時(shí)會(huì)議）。3職責(zé)本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋及監(jiān)督執(zhí)行。4內(nèi)容4.1 會(huì)議分類4.1.1 總

2、經(jīng)理辦公例會(huì)4.1.1.1 會(huì)議組織：公司行政部4.1.1.2 會(huì)議召集及主持人：公司董事長(zhǎng)（總經(jīng)理），總經(jīng)理若因公出差無法主持時(shí)，則指定公司高級(jí)干部代行職權(quán)。4.1.1.3 會(huì)議周期和時(shí)間：例會(huì)分周、月、季、年度會(huì)議，周會(huì)為每周第一個(gè)工作日早上10:30分召開；月（季、年）度會(huì)議為每月（季、年）第一個(gè)周會(huì)，；會(huì)議時(shí)間應(yīng)控制在0.52小時(shí)之內(nèi)4.1.1.4 會(huì)議地點(diǎn)：公司辦公樓二樓會(huì)議室。（或另選會(huì)議地點(diǎn)）4.1.1.5 會(huì)議參加人：公司管理人員。4.1.1.6 列席人員：視事實(shí)需要，可讓其他有關(guān)人員出席。4.1.1.7 會(huì)議內(nèi)容4.1.1.7.1 周例會(huì)一總經(jīng)理與管理人員內(nèi)部的溝通、協(xié)調(diào)和上

3、周工作總結(jié)、本周工作計(jì)劃安排等；4.1.1.7.2 月（季、年）度會(huì)議4.1.1.7.2.1 各部門報(bào)告本月（季、年）度的工作內(nèi)容、下月（季、年）度工作計(jì)劃和需要及時(shí)解決的問題；4.1.1.7.2.2 總經(jīng)理綜合總結(jié)本月（季、年）度的工作情況，根據(jù)各部門存在問題，做出解決、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、建議；制定下月（季、年）度工作計(jì)劃。4.1.1.7.2.3 其他臨時(shí)問題；4.1.1.7.2.4 總經(jīng)理做出月、季、年度相應(yīng)決策。4.1.1.8 會(huì)議記錄人：行政部文員。4.1.2 部門工作例會(huì)包括生廣部、業(yè)務(wù)部、質(zhì)控部、工程部、行政部、米購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、計(jì)劃部4.1.2.1 會(huì)議召集及主持人：部門經(jīng)理或部門經(jīng)理指

4、定人員。4.1.2.2 會(huì)議參加人：部門所有人員。4.1.2.3 列席人員：視事實(shí)需要，可邀請(qǐng)其他部門人員。4.1.2.4 會(huì)議內(nèi)容：4.1.2.4.1 協(xié)調(diào)部門內(nèi)部工作開展，對(duì)工作中的問題及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)解決。4.1.2.4.2 所屬工作有進(jìn)展難度時(shí)，提出幫助請(qǐng)求，并集體討論解決。4.1.2.4.3 明確部門工作在公司整體經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的進(jìn)展?fàn)顩r，及時(shí)總結(jié)工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)并制定下期工作計(jì)劃。4.1.2.5 會(huì)議記錄：部門文職人員4.1.2.6 會(huì)議時(shí)間：時(shí)間由部門經(jīng)理自行安排。每周至少2次。4.1.3 公司全體會(huì)4.1.3.1 會(huì)議主持人：公司總經(jīng)理或者總經(jīng)理指定人員。4.1.3.2 會(huì)議參加人：公

5、司全體人員。4.1.3.3 列席人員：視事實(shí)需要，可邀請(qǐng)公司外部人員。4.1.3.4 會(huì)議內(nèi)容：4.1.3.4.1 公司營(yíng)運(yùn)狀況，日常工作進(jìn)度以及將要采取的重大決策向全體員工宣布，促使上下信息的溝通。4.1.3.4.2 公布有關(guān)員工獎(jiǎng)勵(lì)或懲處措施，以求公開、公正、合理。4.1.3.5 會(huì)議記錄人：行政部文員。4.1.3.6 會(huì)議時(shí)間：時(shí)間為每月初5日內(nèi)。4.2 會(huì)議程序4.2.1 各例會(huì)組織者負(fù)責(zé)會(huì)議通知、會(huì)議地點(diǎn)（會(huì)議室）、時(shí)間安排、所需文字材料等的準(zhǔn)備工作。工作周例會(huì)應(yīng)在召開前10分鐘就緒；月（季、年）會(huì)議應(yīng)在會(huì)議召開前3日就緒。4.2.2 與會(huì)人員必須嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，應(yīng)盡量提前到達(dá)開會(huì)

6、地點(diǎn)，如有特殊原因臨時(shí)不能與會(huì)者，應(yīng)提前通知組織者。4.2.3 會(huì)議內(nèi)容的跟蹤落實(shí)：與會(huì)人員及各相關(guān)部門要認(rèn)真執(zhí)行會(huì)議決定的事項(xiàng)，嚴(yán)格按照會(huì)議決定的內(nèi)容開展相關(guān)工作，并及時(shí)向董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）、分管領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展情況。4.3 會(huì)議記錄各例會(huì)文員負(fù)責(zé)做好會(huì)議內(nèi)容記錄，會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要要標(biāo)明會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、參加及缺席人員的情況及會(huì)議議題，簡(jiǎn)明扼要反映會(huì)議內(nèi)容，并準(zhǔn)確真實(shí)地反映與會(huì)人員的意圖。4.3.1 總經(jīng)理辦公例會(huì)會(huì)議記錄應(yīng)在一天內(nèi)整理完畢，以電子檔形式傳送會(huì)議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核閱，核閱后應(yīng)以郵件發(fā)送各出席人一份，并要求閱者回復(fù)郵件為據(jù)。該份記錄作為下一次會(huì)議的重要資

7、料。4.3.2 部門工作例會(huì)各與會(huì)人員均應(yīng)記錄會(huì)議要點(diǎn)，與本身工作相關(guān)內(nèi)容應(yīng)詳記，以便對(duì)日后工作有指導(dǎo)意義。4.3.3 公司全體會(huì)會(huì)議記錄由行政部文員整理完畢，先請(qǐng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)，然后分發(fā)至各部門，以備查詢。4.4 會(huì)議紀(jì)律4.4.1 與會(huì)人員必須認(rèn)真對(duì)待會(huì)議主題，積極發(fā)表自己的見解，對(duì)發(fā)表意見的真實(shí)性可行性負(fù)責(zé)。并且要注意條理清晰，簡(jiǎn)明扼要。4.4.2 會(huì)議期間，所有與會(huì)人員應(yīng)做好會(huì)議記錄；將隨身攜帶的手機(jī)調(diào)至振動(dòng)狀態(tài)，中途不得隨意離場(chǎng)。4.4.3 辦公例會(huì)上討論的問題屬于公司機(jī)密，參會(huì)人員必須遵守公司的保密制度保守公司機(jī)密4.5 處罰規(guī)定4.5.1 周例會(huì)無故缺席人員罰款50元，月、季、年會(huì)議罰款100元，并給予通報(bào)批評(píng)。4.5.2 違反第4.4.3款規(guī)定的人員將視嚴(yán)重程度給