如何對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、檢索并實(shí)施科學(xué)管理

1、如何對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、檢索并實(shí)施科學(xué)管理一、能夠?qū)n案進(jìn)行分類(lèi)、檢索并實(shí)施科學(xué)管理（ 一 ） 學(xué)習(xí)目標(biāo) 能夠?qū)n案進(jìn)行分類(lèi)、檢索并實(shí)施科學(xué)管理。（ 二 ） 分類(lèi)、檢索1. 常用檔案分類(lèi)法 一般意義上的檔案分類(lèi)，即全宗內(nèi)檔案分類(lèi)。就是把立 檔單位所形成的檔案， 按其來(lái)源、 時(shí)間、 內(nèi)容和形式的異同， 分成若干層次和類(lèi)別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作。最常用的檔案分類(lèi)方法有下述三種： 第一，年度分類(lèi)法就是根據(jù)形成和處理文件的年度將全宗內(nèi)檔案分成若 干類(lèi)別。第二，組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法 就是根據(jù)文書(shū)處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn) 行分類(lèi)，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成 若干類(lèi)別。第三，問(wèn)題分類(lèi)法就是按

2、照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題 （或稱(chēng) "事由"） 將全宗 內(nèi)檔案分成若干類(lèi)別。2. 現(xiàn)實(shí)分類(lèi)中幾種方法的結(jié)合運(yùn)用 在實(shí)際的檔案分類(lèi)過(guò)程中，單純采用一種分類(lèi)方法的情 況是較少的，多為幾種方法的結(jié)合運(yùn)用。這種結(jié)合也稱(chēng)復(fù)式 結(jié)構(gòu)分類(lèi)法。傳統(tǒng)的復(fù)式結(jié)構(gòu)分類(lèi)法主要有：組織機(jī)構(gòu) - 年 度分類(lèi)法，年度 - 組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法，年度 - 問(wèn)題分類(lèi)法，問(wèn) 題 - 年度分類(lèi)法。但是，根據(jù)目前國(guó)家有關(guān)規(guī)范的要求及現(xiàn) 行立檔單位的實(shí)際情況，許多單位多采用下述方法：第一，年度 - 組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法 就是先將立檔單位內(nèi)的檔案按年度分開(kāi)，然后在每個(gè)年 度內(nèi)再按內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)。此種方法適用于立檔單位 規(guī)模較大

3、，年立卷量較多，且內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù) 雜的全宗。例如某城市建設(shè)集團(tuán)全宗檔案按年度 - 組織機(jī)構(gòu) 分類(lèi)法分類(lèi)如下：1997 年 經(jīng)理辦計(jì)劃部工程部經(jīng)營(yíng)部財(cái)務(wù)部人事部1998 年 經(jīng)理辦計(jì)劃部工程部經(jīng)營(yíng)部財(cái)務(wù)部人事部第二，年度 - 問(wèn)題分類(lèi)法 就是先將立檔單位的檔案按年度分開(kāi)，然后在每個(gè)年度 內(nèi)再按問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。在實(shí)際工作中，有些單位組織機(jī)構(gòu)變 化復(fù)雜，或者文件很難區(qū)分所屬機(jī)構(gòu)；有些單位內(nèi)部未設(shè)分 支機(jī)構(gòu)或者雖然內(nèi)部也設(shè)一些機(jī)構(gòu)，但機(jī)構(gòu)職責(zé)不明確，加 之各機(jī)構(gòu)形成檔案的數(shù)量差別很大，有的機(jī)構(gòu)（ 如總經(jīng)理辦公室）形成檔案較多，而有些機(jī)構(gòu) （如工會(huì) ）形成檔案很少， 難以按年度 - 組織機(jī)構(gòu)分

4、類(lèi)。在這種情況下，就可以采取此 種方法。例如某生產(chǎn)性企業(yè)全宗檔案按年度 - 問(wèn)題分類(lèi)法分 類(lèi)如下：1997 年 行政事務(wù)類(lèi)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)勞動(dòng)人事類(lèi)財(cái)務(wù)管理類(lèi) 教育培訓(xùn)類(lèi) 綜合類(lèi) 1998 年 行政事務(wù)類(lèi) 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)勞動(dòng)人事類(lèi)財(cái)務(wù)管理類(lèi) 教育培訓(xùn)類(lèi) 綜合類(lèi)2. 常用檔案檢索工具的編制和使用檔案檢索工具，是查找檔案使用的目錄、索引、指南等 的統(tǒng)稱(chēng)。案卷目錄案卷目錄是以案卷為單位，按照檔案整理順序組織起來(lái) 的檔案檢索工具，它是檔案部門(mén)最基本、使用較為頻繁的一 種檢索工具。如圖：案卷目錄案卷號(hào)題名年度頁(yè)數(shù)備注檔案室編檔案館編案卷目錄在檔案管理中有廣泛的用途。但是，由于它的 查檢對(duì)象是一組有密切聯(lián)系的文件組

5、合體，人們對(duì)于單份文 件的查準(zhǔn)率受文件立卷質(zhì)量制約較大。(2) 全引文件目錄全引文件目錄又稱(chēng)案卷文件目錄，是將全宗內(nèi)文書(shū)檔案 或其一部分卷內(nèi)文件目錄按一定的排列方法(分年度或分保管期限)匯編在一起而成的檢索工具。它是案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄"合二為一"的產(chǎn)物。其形式有兩種：一種是先列出 案卷號(hào)、題名、年度、頁(yè)數(shù)、期限，隨之就在下面標(biāo)出此卷 內(nèi)文件目錄。如圖：案*一 口 卷號(hào)題 名起止日 期卷內(nèi)頁(yè) 數(shù)保管期 限順序號(hào)、文號(hào).責(zé)任者題名日期頁(yè)號(hào)備注此種方法的缺陷是不能使用已有的卷內(nèi)文件目錄，需要 重新填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。另一種是指明案卷號(hào)（在卷內(nèi)文件目錄的右上角），下面再列出這個(gè)案

6、卷內(nèi)的卷內(nèi)文件目錄。 如圖：XX號(hào)案卷順序號(hào)文號(hào)匚責(zé)任者題名頁(yè)日期頁(yè)號(hào)備注此種方法簡(jiǎn)便易行，將已使用的卷內(nèi)文件目錄(標(biāo)有案卷號(hào))，復(fù)制一套，按照一定的規(guī)律裝訂成冊(cè)即可。但此種 方法未列出案卷標(biāo)題，檢索當(dāng)中有一定局限。全引目錄這種檢索工具的優(yōu)點(diǎn)是，揭示檔案的內(nèi)容和成 分比較具體，無(wú)論查找案卷或單份文件都方便，編制也比較 簡(jiǎn)單，但不便按專(zhuān)題查找檔案。(3) 人名索引人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明其檔案出 處的檢索工具。人名索引一般由人名和檔號(hào)兩部分組成。利 用者借助人名索引，可以查到記載某一人物的材料。人名索引從體例上可分為綜合性人名索引和專(zhuān)題性人 名索引。綜合性人名索引是將檔案中所涉及的

7、人名都編成索 引；專(zhuān)題性人名索引是根據(jù)所列專(zhuān)題范圍(如任免、獎(jiǎng)懲等)，對(duì)涉及該專(zhuān)題的人名編制索引。人名索引，一般按姓氏筆劃、漢語(yǔ)拼音字母順序或四角 號(hào)碼等方法排列。(4) 全宗指南全宗指南是以文章敘述形式介紹和揭示檔案室所保存 的某一個(gè)全宗檔案內(nèi)容和成分及其利用價(jià)值的一種書(shū)本式 檢索工具。其體例包括以下內(nèi)容：第一，立檔單位和全宗的歷史概況。此部分簡(jiǎn)要地?cái)⑹?立檔單位成立時(shí)間、 人數(shù)、機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，主要領(lǐng)導(dǎo)的配備， 立檔單位的性質(zhì)、任務(wù)及主要職能活動(dòng)情況，隸屬關(guān)系以及 全宗歷史的沿革等。第二，全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹。這是全宗指南的 主體部分。首先，介紹全宗內(nèi)檔案的構(gòu)成及數(shù)量；其次，以 檔案內(nèi)

8、容或以組織機(jī)構(gòu)為主線分別介紹檔案情況，突出有價(jià) 值的內(nèi)容；再者，介紹全宗內(nèi)檔案的整理 （ 分類(lèi)、編目 ） 及保 管情況。第三，全宗指南的輔助材料。此部分主要包括：關(guān)于利 用全宗內(nèi)檔案材料的說(shuō)明 （利用方式、 服務(wù)手段、利用效果 ）， 有關(guān)立檔單位歷史和全宗歷史的參考資料情況 （ 自編參考資 料的種類(lèi)、數(shù)量 ） 等。檔案檢索工作是指存儲(chǔ)和查找檔案或檔案信息的過(guò)程。檔案檢索工作是由檔案信息存儲(chǔ)和檔案查找兩部分構(gòu) 成的。檔案信息存儲(chǔ)是檔案查找的基礎(chǔ)和前提，檔案查找是 檔案信息存儲(chǔ)的起因和目的。檔案檢索工作的意義主要在于它是檔案提供利用工作 的先決條件。一個(gè)單位的檔案文件達(dá)到成千上萬(wàn)卷并不是希 罕事。

9、面對(duì)大量的檔案，檔案提供利用工作并不只是依靠簡(jiǎn) 單的取和放完成的，而是先要通過(guò)檢索這一瓶頸。檔案能否 及時(shí)、準(zhǔn)確地提供給利用者，充分發(fā)揮其作用，在很大程度 上取決于檢索工作。檢索工作是衡量檔案工作水平的一個(gè)很 重要的尺度，有經(jīng)驗(yàn)的文秘、檔案工作者總是不惜時(shí)間和精 力，認(rèn)真編制各種檢索工具。在企事業(yè)單位檔案部門(mén)，所存檔案形成時(shí)間不長(zhǎng)，利用 者又基本為內(nèi)部員工，在利用檔案時(shí)，能夠提供一定的查找 線索。因此，這里的檢索工具，并不必像檔案館那樣詳盡完 備。只要有案卷目錄、全宗文件目錄、文號(hào)目錄、人名目錄 和全宗指南等檢索工具就能夠滿(mǎn)足需要。（ 三 ） 相應(yīng)知識(shí)檔案整理工作是指按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行

10、系統(tǒng) 分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。檔案整理工作的一般途徑和程序有：區(qū)分全宗、分類(lèi)、 立卷、案卷排列以及編制案卷目錄等。對(duì)此也可稱(chēng)為檔案整 理工作的內(nèi)容。檔案整理工作一般是從區(qū)分文件所屬全宗開(kāi)始的，只有 把屬于一個(gè)全宗的文件集中在一起，才能根據(jù)全宗的具體情 況進(jìn)行下一步的系統(tǒng)整理工作。如果不先區(qū)分全宗，屬于不 同全宗的文件混淆不清，就不可能或者不能正確地作進(jìn)一步 的整理。一個(gè)全宗內(nèi)文件的系統(tǒng)整理，一般是先分類(lèi)再立卷。文 件怎樣分類(lèi)以及分類(lèi)是否正確，對(duì)立卷有重要關(guān)系，因?yàn)榱?卷是在一個(gè)類(lèi)的范圍內(nèi)把文件組成許多小的單位，不是一個(gè) 類(lèi)的文件不能組成一個(gè)案卷。案卷的系統(tǒng)排列，只能

11、在立卷之后才可能進(jìn)行。立成的 案卷，為案卷排列提供了實(shí)際對(duì)象，而排列又確定了案卷的 位置。案卷目錄的編制，是在案卷排列之后進(jìn)行。案卷排列為 編制案卷目錄提供了具體內(nèi)容，而案卷目錄又最后固定了案 卷的排列順序。這里牽涉到兩個(gè)很重要的術(shù)語(yǔ)，即 "全宗 "和"立檔單位 " 。分述如下：全宗是由一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的全部檔 案所組成的有機(jī)整體。如一個(gè)公司所形成的全部檔案可包 括：黨群管理、行政管理、財(cái)務(wù)管理和產(chǎn)品、基建、設(shè)備、 科研等方面的各種門(mén)類(lèi)的檔案。一個(gè)科學(xué)家、文學(xué)家、藝術(shù) 家、 教育家、 企業(yè)家、 金融家、 社會(huì)活動(dòng)家及其他知名人士， 在其一

12、生活動(dòng)中所形成的著作手稿、講話稿、日記、文電、 信函和音像材料等均屬個(gè)人全宗中的內(nèi)容。在我國(guó)檔案科學(xué)和實(shí)際工作中，全宗是一個(gè)術(shù)語(yǔ)，也是 一條理論和原則，即：同一全宗的檔案不能分散，不同全宗 的檔案不能混雜。因?yàn)橐粋€(gè)單位或著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形 成的全部檔案，反映了這個(gè)單位或人物的歷史面貌及發(fā)展變 化過(guò)程，是一個(gè)不可分割的有機(jī)整體。立檔單位的定義是與全宗相對(duì)應(yīng)的。其檔案能夠構(gòu)成檔 案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或者個(gè)人即稱(chēng)為立檔單位。確定一個(gè)組織機(jī)構(gòu)是不是立檔單位，它的檔案是獨(dú)立構(gòu) 成全宗，還是作為一個(gè)全宗的組成部分，要根據(jù)一定的條件 來(lái)分析。構(gòu)成立檔單位的主要條件是：第一，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主

13、要以自己的名義對(duì)外 單獨(dú)行文。第二，是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造 預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。第三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任 免權(quán)。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是看這個(gè)組織機(jī)構(gòu)在工作上、組織上和財(cái) 務(wù)上是否有一定的獨(dú)立性。這三個(gè)條件通常是互有聯(lián)系，有 此即有彼的。但是，三個(gè)條件又不是并列的，其中以第一個(gè) 條件最為主要。為了確定一個(gè)組織單位到底是立檔單位，還 是立檔單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，必須從有關(guān)這個(gè)組織單位職權(quán)的法 規(guī)性、指導(dǎo)性文件和實(shí)際活動(dòng)兩個(gè)方面去分析。充分利用原有基礎(chǔ)，尊重檔案的自然形成規(guī)律，最大限 度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用，是檔案整 理工作的原則。檔案整理可以為檔案工作

14、的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)奠定基礎(chǔ)，是 科學(xué)管理檔案、有效發(fā)揮檔案作用的前提條件。( 四 ) 注意事項(xiàng)1. 檔案分類(lèi)的注意事項(xiàng)(1) 分類(lèi)時(shí)如何正確判定檔案文件所屬年度一個(gè)立檔單位的檔案，無(wú)論是采用年度 - 組織機(jī)構(gòu)分類(lèi) 法，還是年度 - 問(wèn)題分類(lèi)法，都要首先涉及正確判斷文件材 料所屬年度問(wèn)題，這是檔案分類(lèi)中一個(gè)很重要的問(wèn)題。對(duì)于 下面幾種情況的文件，應(yīng)該準(zhǔn)確地判定其所屬年度：第一，文件上有兩個(gè)以上日期但又不是同一個(gè)年度的文 件。對(duì)此類(lèi)文件要根據(jù)文件的特點(diǎn)，確定最能說(shuō)明該文件特 點(diǎn)的日期作為分類(lèi)的根據(jù)。如，法律、法令和條例等法規(guī)性 文件，以批準(zhǔn)日期為根據(jù) ( 公布生效的文件，以公布日期為 根據(jù) ) ；指示

15、、命令等領(lǐng)導(dǎo)性文件以簽署日期為根據(jù)；會(huì)議 記錄以開(kāi)會(huì)日期為根據(jù)；計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào) 表以?xún)?nèi)容針對(duì)時(shí)間為根據(jù)。第二，文件上沒(méi)有準(zhǔn)確日期的文件。對(duì)此類(lèi)文件應(yīng)運(yùn)用 多種方法，判定和考證文件的準(zhǔn)確日期或接近日期。其方法 是，分析文件的內(nèi)容，研究文件的制成材料、格式、字體和 各種標(biāo)記，或者通過(guò)與已有準(zhǔn)確日期的同類(lèi)文件比較、對(duì)照 來(lái)判定該文件的日期。第三，跨年度的文件。此類(lèi)文件有兩種情況：一是一份 文件內(nèi)容跨了兩個(gè)以上年度。如，前一年的工作總結(jié)和后一 年的工作計(jì)劃，內(nèi)容針對(duì)兩個(gè)年度。對(duì)此，應(yīng)以主要內(nèi)容為 根據(jù)，判定其所屬年度；內(nèi)容不分主次的，應(yīng)歸入形成文件 的年度。五年計(jì)劃、三年總結(jié)、十年規(guī)劃

16、等文件，屬于計(jì)劃 的，歸入計(jì)劃開(kāi)始的一年；屬于總結(jié)的，歸入總結(jié)針對(duì)的最 后一年。二是一組有密切聯(lián)系的文件，形成于兩年以至于兩 年以上，如一次會(huì)議，前一年底開(kāi)會(huì)后一年初結(jié)束，此種會(huì) 議形成的文件，應(yīng)歸入會(huì)議開(kāi)幕年。專(zhuān)門(mén)案件形成的跨年度 文件放在結(jié)案年立卷。(2) 分類(lèi)時(shí)如何正確判定檔案文件所屬機(jī)構(gòu)按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)時(shí)，對(duì)涉及幾個(gè)機(jī)構(gòu)的文件，在一個(gè)立 檔單位內(nèi)應(yīng)有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)定，以便將文件合理而有規(guī)律性 地分入相應(yīng)的類(lèi)別，以便查找起來(lái)有規(guī)可循。如，經(jīng)本單位黨委、黨組討論而以單位行政名義發(fā)出的文件，一般應(yīng)歸入行政某機(jī)構(gòu)類(lèi)內(nèi)；業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)起草而以單位行政名義發(fā)出的文 件，一般歸入單位的中心機(jī)構(gòu)，也可歸入業(yè)務(wù)機(jī)

17、構(gòu)；幾個(gè)機(jī) 構(gòu)聯(lián)合辦理的，一般歸入主辦部門(mén)，也可歸入批示"退存 "的部門(mén)或最后承辦部門(mén)。2. 采用問(wèn)題分類(lèi)法應(yīng)注意的問(wèn)題第一，按文件內(nèi)容中最基本的問(wèn)題設(shè)置類(lèi)別，如實(shí)地反 映立檔單位的主要面貌。通常要參照單位的職權(quán)范圍和基本 工作職能，根據(jù)文件的實(shí)際狀況而設(shè)類(lèi)，不可隨意設(shè)類(lèi)和設(shè) 虛類(lèi)。第二，類(lèi)目體系力求簡(jiǎn)明，合乎邏輯。類(lèi)目設(shè)置應(yīng)按全 宗大小、立檔單位工作任務(wù)的繁簡(jiǎn)和文件的多少來(lái)決定。層 次不宜過(guò)多，類(lèi)別概念的外延不與全宗名稱(chēng)的外延等同。同 一級(jí)各類(lèi)之間應(yīng)是平等的并列關(guān)系，不能互相包容，彼此交 叉。為解決全面性、綜合性文件的歸類(lèi)，通常應(yīng)設(shè)總類(lèi)或綜 合類(lèi)。第三，要按文件的主要內(nèi)容

18、有規(guī)律地歸類(lèi)。在實(shí)際分類(lèi) 過(guò)程中，如遇到既可歸入甲類(lèi)又可歸入乙類(lèi)的或歸屬不明確 的文件，應(yīng)認(rèn)真研究并認(rèn)定文件內(nèi)容的主要問(wèn)題，歸入相應(yīng) 類(lèi)別。二、能夠?qū)n案進(jìn)行鑒定，確定合理的保管期限（ 一 ） 學(xué)習(xí)目標(biāo)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定合理的保管期限。（ 二 ） 鑒定方法嚴(yán)格講來(lái)，檔案鑒定工作包括鑒定檔案的真?zhèn)魏丸b定檔 案的價(jià)值兩個(gè)方面。但檔案界通常所說(shuō)的檔案鑒定工作指的 是檔案價(jià)值的鑒定工作。是指檔案部門(mén)或檔案人員按照一定 的原則、方法、標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期 限，剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷(xiāo)毀的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工 作。1. 檔案價(jià)值鑒定工作的主要內(nèi)容 制定檔案價(jià)值的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及各種類(lèi)型的檔案保

19、管期限 表；具體分析檔案的價(jià)值，劃分和確定不同保存價(jià)值的檔案 的保管期限；剔除無(wú)保存價(jià)值或已失去保存價(jià)值的檔案予以 銷(xiāo)毀，以及圍繞這些工作而開(kāi)展的一系列鑒定組織工作。檔案價(jià)值鑒定工作的意義在于它是解決檔案龐雜和精 練之間矛盾的主要途徑。鑒定工作開(kāi)展得好，可以節(jié)約檔案 保管成本，提高工作效率，一旦遇到天災(zāi)人禍對(duì)檔案的突襲 還可以有所主次，保證重點(diǎn)檔案的保護(hù)和搶救。2. 確定期限根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國(guó)現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、 長(zhǎng)期和短期三種。所謂永久保存，就是將檔案無(wú)限期地永遠(yuǎn) 保存下去；長(zhǎng)期保存，一般指保存 16 年至 50 年左右；短期 保存，一般指保存 15年（含 15年）以下。保管期限的

20、計(jì)算， 通常是從文件產(chǎn)生和形成后的第二年算起。第一，凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌 的，在本單位工作和國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)、政治斗爭(zhēng)、 科學(xué)研究中需要長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的檔案，應(yīng)列為永久保管。它主要 包括兩部分：一部分是本單位工作中制成的重要文件，如指 示、命令、決議、決定、各種會(huì)議的重要文件、工作計(jì)劃和 總結(jié)、重要的請(qǐng)示或報(bào)告以及有關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免的文 件材料等；另一部分是上級(jí)單位頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù) 并需要貫徹執(zhí)行的重要文件，如指示、命令、批復(fù)等，還有 下級(jí)單位報(bào)送的有關(guān)方針政策性的和重要問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào) 告、總結(jié)等文件材料。第二，凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi) 本單位需要查考的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。它也主要包括兩 部分：一部分是本單位工作中制成的，在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)需要 查考的文件材料；另一部分是上級(jí)單位頒發(fā)的和下級(jí)單位報(bào) 送的比較重要的文件材料。第三，凡是在較短時(shí)間內(nèi)本單位需要查考的各種文件材 料，均應(yīng)列為短期保管。它主要包括本單位一般事務(wù)性的文 件材料，上級(jí)單位和同級(jí)單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但要 貫徹執(zhí)行的文件材料，下級(jí)單位報(bào)送的一般工作總結(jié)、報(bào)告 和統(tǒng)計(jì)表等文件材料。（ 三 ） 相應(yīng)知識(shí)能夠?qū)n案進(jìn)行安全保管所謂檔案的保管工作，