東銀控股集團本部費用報銷管理制度

1、東銀控股集團本部費用報銷管理制度1目的為加強公司費用管理，控制費用開支，根據(jù)國家財經(jīng)法規(guī)和公司相關(guān)制度有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際情況制定本制度。2范圍本制度適用于重慶東銀控股集團本部以下簡稱“東銀控股集團。3方法和過程控制總那么東銀控股集團費用實行預(yù)算管理，各部門發(fā)生的費用均不得超過預(yù)算，否那么應(yīng)按?東銀控股方案及預(yù)算調(diào)整審批流程?執(zhí)行；各部門在年度預(yù)算范圍內(nèi)在季末和月末的最后三個工作日，提交下季度預(yù)算和次月的費用方案，經(jīng)審批后作為日常費用開支及報銷的控制標(biāo)準(zhǔn)；實行工程管理的費用按工程編制預(yù)算并進行控制，財務(wù)審計部按工程進行費用歸集，按月編制?工程月度費用使用情況表?報相關(guān)人員；財務(wù)審計部按部門進行費

2、用的歸集，除歸口管理的費用工程外，其他費用的劃分采取責(zé)任部門承當(dāng)?shù)脑敲?；費用報銷應(yīng)真實可靠，所取得的原始單據(jù)必須內(nèi)容真實、要素齊全，費用報銷應(yīng)遵照權(quán)責(zé)發(fā)生制原那么，即“當(dāng)期費用當(dāng)期報銷，除需跨期完成的業(yè)務(wù)外。各項費用報銷規(guī)定差旅費報銷規(guī)定1差旅費指員工因公出差發(fā)生的交通、住宿及生活補助等費用，因公出差是指員工離開公司辦公地點所在地的重慶主城區(qū)；2各部門與所屬公司應(yīng)盡量采取視頻的方式進行工作溝通，以減少出差的次數(shù)、人數(shù)；3分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強對出差任務(wù)派遣、過程及結(jié)果的管理，出差人員回來以后，須填寫?出差情況匯報表?直接在OA流程中填寫，作為差旅費報銷附件一并提報。4人員的級別劃分和交通工具標(biāo)準(zhǔn)級別

3、級別內(nèi)容交通工具標(biāo)準(zhǔn)飛機普通火車動車或高鐵輪船一級董事長、總裁頭等艙和商務(wù)艙軟臥一等座頭等艙二級副總裁、董事會秘書、總裁助理經(jīng)濟艙軟硬臥一等座二等艙三級其他職員經(jīng)濟艙硬臥二等座三等艙5長途出差人員食宿報銷規(guī)定長途出差人員食宿標(biāo)準(zhǔn)如下同時擔(dān)任多個職務(wù)的，標(biāo)準(zhǔn)從高執(zhí)行級別劃分城市類別住宿費補助標(biāo)準(zhǔn)(每人每天)內(nèi)部公司出差補助標(biāo)準(zhǔn)一類城市二類城市三類城市一級：董事長、總裁實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷二級：副總裁800650500-三級：董事會秘書、總裁助理650500450-四級：各部門正、副總經(jīng)理、職能經(jīng)理4003503006060五級：其他職員3503002606060注：一類城市：

4、是指上海、北京、深圳、廣州、拉薩、杭州、烏魯木齊；二類城市：是指除一類城市以外的所有省會城市、直轄市以及如下較興旺二級城市：無錫、廈門、珠海、蘇州、寧波、大連、常州、青島、中山、威海、佛山、嘉興、淄博、舟山、包頭、煙臺、溫州、紹興、汕頭、惠州、揚州、東莞、鹽城；三類城市：除前面一類和二類城市以外的地區(qū)和縣市。住宿費憑發(fā)票在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)據(jù)實報銷，因工作需要或特殊情況超標(biāo)的，一律報副總裁審批，副總裁超標(biāo)由總裁審批；住宿費應(yīng)提供消費清單并附刷卡消費小票，因客觀原因無法進行刷卡消費的，請在發(fā)票背后填寫原因并附上聯(lián)系 以便財務(wù)、審計人員查證；外出開會、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)等，但凡交款中已包含了食宿費用的，不再享受食

5、宿補貼。6多位員工一同出差報銷規(guī)定同性別員工一同出差，須兩人合住一個房間，住宿費用可以按兩人住宿費標(biāo)準(zhǔn)合計的60%報銷；不同級別人員一同出差因特殊原因無法分開食宿的，住宿費用可按同行人員中的最高報銷標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；不同部門人員一同出差，在相關(guān)票據(jù)不能分割的情況下，應(yīng)注明各部門承當(dāng)?shù)慕痤~，由報銷人所在部門的分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批；7在控制標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，假設(shè)住宿費用擠占了生活補助的，以標(biāo)準(zhǔn)減去住宿費超標(biāo)局部為生活費補貼報銷依據(jù)，但生活補貼費不得超過上述標(biāo)準(zhǔn)；8假設(shè)出差期間發(fā)生業(yè)務(wù)招待費，按業(yè)務(wù)招待費相關(guān)規(guī)定報銷，如當(dāng)天發(fā)生一次業(yè)務(wù)招待費時，當(dāng)天的生活補助減半執(zhí)行，發(fā)生兩次業(yè)務(wù)招待費，當(dāng)天不再報銷生活補助；9生活補助

6、的天數(shù)標(biāo)準(zhǔn)：在下午2：00以前出發(fā)的，生活補助按一天計算，否那么按半天計算；在下午2：00以后返回的按一天計算，否那么按半天計算。市內(nèi)交通費報銷規(guī)定1市內(nèi)交通費指員工因公發(fā)生市內(nèi)近郊包括出差地市內(nèi)的公交車、輕軌和出租車等交通費用；2員工外出辦理公務(wù)，原那么上以乘坐公共交通工具為主，假設(shè)有緊急的事務(wù)方可乘坐出租車，并報分管領(lǐng)導(dǎo)簽字認可；3各部門應(yīng)于每月28日前統(tǒng)一報銷本部門市內(nèi)交通費，詳細填寫?東銀控股集團出租車費報銷審批表?，應(yīng)清楚細詳細填列，且各項明細與相應(yīng)單據(jù)相匹配；4出租車發(fā)票要求：盡量提供機打票，假設(shè)不是機打票請按次粘貼相同金額的發(fā)票應(yīng)連號。業(yè)務(wù)招待費報銷規(guī)定1業(yè)務(wù)招待費指根據(jù)業(yè)務(wù)需要

7、發(fā)生的招待客戶的所有費用，包括餐費、禮品費、參觀游覽費、小禮品費、效勞費、車船費及應(yīng)由公司承當(dāng)?shù)目蛻舻慕煌?、住宿費等；2業(yè)務(wù)招待費用報銷時，應(yīng)填制?東銀控股集團業(yè)務(wù)招待費報銷審批表?，清楚細詳細填列，且各項明細與相應(yīng)單據(jù)相匹配；3所有招待費用報銷均必須附正規(guī)發(fā)票，原那么上不得使用替票；4200元以上的開支，必須刷卡消費并在報銷時附銀行卡支付小票、消費清單或菜單，因客觀原因無法進行刷卡消費的，請在發(fā)票背后填寫原因并附上聯(lián)系 以便財務(wù)、審計人員查證；5接待應(yīng)遵循節(jié)儉原那么，力求“光盤，在接待時紅酒、白酒必須自帶，清單上不能有此兩種酒的消費記錄；6業(yè)務(wù)招待費發(fā)票要求：同一次業(yè)務(wù)不能同時使用多個單位的

8、發(fā)票，按金額大小分次粘貼相同金額的發(fā)票應(yīng)連號。通訊費報銷規(guī)定1通訊費指員工因工作原因而發(fā)生的 費、座機費、電報、 、企業(yè)電子郵箱、上網(wǎng)等費用；2通訊費用實行限額報銷制度，員工憑通訊費發(fā)票在標(biāo)準(zhǔn)額度內(nèi)據(jù)實報銷；3通訊費報銷標(biāo)準(zhǔn)如下崗位限額報銷標(biāo)準(zhǔn)董事長、總裁實報實銷副總裁800元/月董事會秘書、總裁助理450元/月部門正經(jīng)理、副總經(jīng)理、職能經(jīng)理250元/月主管150元/月其他員工50-100元/月其他員工的通訊費報銷標(biāo)準(zhǔn)由各部門視其工作內(nèi)容提出申請，報經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交辦公室和財務(wù)審計部備案并執(zhí)行；因工作需要經(jīng)常對外聯(lián)系的特殊崗位，報經(jīng)總裁或總裁授權(quán)人批準(zhǔn)后，可在上述額度根底上適當(dāng)予以提高；公司

9、對于長途出差的員工每天給予20元的通訊費補貼，因長途出差和其他臨時性工作原因?qū)е略捹M超支的，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并提交話費清單報辦公室、財務(wù)部審核屬實后，可以對因公超支的局部進行報銷；除標(biāo)準(zhǔn)在100元以下的人員可憑定額發(fā)票報銷外，其他人員必須憑打印的正式發(fā)票到財務(wù)報銷；4所有報銷通訊費用的員工必須24小時開機。如有未開機并因此而影響工作的行為，將視情節(jié)輕重給予20-500元的罰款，同時不予報銷當(dāng)月通訊費用。會議費報銷規(guī)定1會議費指公司召開董事會、股東會、或經(jīng)批準(zhǔn)參加集團、行業(yè)協(xié)會、政府等所組織會議的參會費用；2東銀控股集團內(nèi)部會議應(yīng)事前編制會議預(yù)算，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后作為借款或報銷的附件，同時應(yīng)按

10、照會議預(yù)算向子公司收取費用，原那么上應(yīng)收支平衡；3內(nèi)部會議費用開支規(guī)定：每天用餐標(biāo)準(zhǔn)不高于100元/人/餐含酒水飲料參會人員含會議組織人員住宿標(biāo)準(zhǔn)：不超過前述.5.1出差標(biāo)準(zhǔn)的50%。會議期間因公發(fā)生的合理的 費、上網(wǎng)費、復(fù)印費、打印費可以報銷。4會議費中包含食宿費用的，不再報銷住宿和生活補貼。報銷時，應(yīng)將會議通知、會議紀要及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)作為附件，連同發(fā)票等有效票據(jù)一并提交。部門活動費用報銷規(guī)定1部門活動費用指各部門內(nèi)部，以及部門之間為加強團隊凝聚力，所開展的聚餐、體育運動、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、娛樂等活動而產(chǎn)生的費用；2部門活動費用按每月每人150元限額標(biāo)準(zhǔn)，在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑發(fā)票據(jù)實報銷；3部門活動費用的人數(shù)

11、，以每月15日人力資源部發(fā)給財務(wù)部的在冊人數(shù)為準(zhǔn)。其他費用報銷規(guī)定1未在上述單獨規(guī)定的其他費用，其開支應(yīng)嚴格按照公司相關(guān)規(guī)定辦理，報銷時應(yīng)附上相應(yīng)的合同、協(xié)議、審批表等；2培訓(xùn)費的開支應(yīng)嚴格按人力資源部相關(guān)制度執(zhí)行，報銷時應(yīng)附上相應(yīng)的合同、協(xié)議、審批表、培訓(xùn)通知、經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算等資料；3辦公用品由各部門在預(yù)算范圍內(nèi)按月編制需求方案交行政辦公室，行政辦公室匯總報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后集中進行采購。報銷時，必須附有明細清單等從供貨商處取得的原始單據(jù)如對方送貨單、商超電腦小票。4低值易耗品假設(shè)實際購置費超過審批額，或購置品種與?辦公用品購置申請表?不符的，財務(wù)部應(yīng)拒絕支付款項，并要求申購部門重新履行申購審批程

12、序并取得完整的批準(zhǔn)文件；5裝修和維修支出要有申請報告和預(yù)算明細。屬于辦公室裝修的，還應(yīng)提交裝修方案，并按裝修流程進行事前審批。以上申請報告、預(yù)算、方案是訂立合同的必備支持性文件。備用金和借款管理規(guī)定備用金的管理1只有平時因工作所需開支較為頻繁的崗位才允許借支備用金。備用金由經(jīng)辦人員填寫備用金審批表，并按借款流程辦理。2備用金應(yīng)在每年12月28前交回財務(wù)部門，在日常報銷時可不歸還。如崗位發(fā)生變動時，應(yīng)將借支的備用金交回財務(wù)部門。該崗位接替人員按相關(guān)流程重新辦理備用金的借支3備用金原那么上實行“?？顚Ｓ弥?。已領(lǐng)取備用金的人員原那么上不允許日常再另行借支，應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)。如因經(jīng)辦特殊

13、事項超出備用額度時，可按相關(guān)規(guī)定辦理借款。借款的管理1指公司員工因公出差、接待客戶、購置物品或其它業(yè)務(wù)需要而向公司所借款項。2財務(wù)部門可根據(jù)業(yè)務(wù)情況，確定借款的合理限額，并嚴格控制員工借取大額款項。出差借款計算依據(jù)為：預(yù)計交通費+預(yù)計天數(shù)*住宿及補貼標(biāo)準(zhǔn)+合理的機動費用3借款應(yīng)在指定日期內(nèi)報銷或還清。對上次借款尚未還清者，財務(wù)部門可不批準(zhǔn)再次借款。每季度財務(wù)部應(yīng)清理借款，向每個借款人以郵件或RTX方式發(fā)送對賬通知,通知當(dāng)事人核對借款及及時清還或報賬沖銷。4員工離開集團公司含集團內(nèi)公司內(nèi)部調(diào)動，員工應(yīng)及時到財務(wù)部門歸還欠款，并經(jīng)財務(wù)部簽字確認后，有關(guān)部門方可辦理離職或調(diào)動手續(xù)。5借款僅限因公事項

14、，公司任何人不得因私借用公款。6借款報銷時，應(yīng)填寫費用報銷單據(jù)；如借款人有需要歸還的借款，應(yīng)附資金部開具的收款收據(jù)。7一筆借支款應(yīng)以一次完成報銷沖賬為原那么。報銷單據(jù)的管理規(guī)定單據(jù)填寫要點1必填項：部門、填報日期、費用工程、金額、原借款金額、報銷人、借款事由2考前須知費用工程按本次報銷工程分項填列，摘要請寫明具體原因；金額需按實際發(fā)生額填列，且與后附票據(jù)核對無誤；金額大小寫必須一致，且不能有任何涂改假設(shè)有借款，需寫明原借款金額，按應(yīng)退余額或應(yīng)補付款分別填列。報銷人必須由本人親自簽名或注明誰代簽。 借款人簽收：需借款人本人簽收單據(jù)粘貼要求1從左上角向右依次錯開、按次依順序粘貼。2除定額發(fā)票、交通

15、工具發(fā)票外，其它發(fā)票一律填寫公司全稱，不得填寫公司簡稱或個人名稱，且應(yīng)與合同上的單位名稱保持一致；如合同簽訂單位名稱發(fā)生變更，應(yīng)出具工商局有效證明。3發(fā)票應(yīng)使用稅務(wù)局認可的有效發(fā)票作為報銷憑據(jù)。報銷時如發(fā)票遺失或毀損，應(yīng)書面寫明遺失或毀損原因，并提供能證明業(yè)務(wù)發(fā)生真實性的憑據(jù)如對方發(fā)票加蓋公章等，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意并確認其業(yè)務(wù)發(fā)生的真實性后，可予以報銷。各業(yè)務(wù)工程的相關(guān)單據(jù)及附件要求工程填寫單據(jù)類型借款的附件報銷的附件差旅費借款單、差旅費報銷單發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、收據(jù)借款金額大于沖賬金額時附、?東銀控股方案及預(yù)算調(diào)整審批表?預(yù)算外時附、?業(yè)務(wù)招待費報銷審批表?(發(fā)生業(yè)務(wù)招待費時附) 市內(nèi)交通

16、費費用報銷單發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、?出租車費報銷審批表?業(yè)務(wù)招待費借款單、費用報銷單發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、?業(yè)務(wù)招待費報銷審批表?、?東銀控股方案及預(yù)算調(diào)整審批表?預(yù)算外時附、收據(jù)借款金額大于沖賬金額時附通訊費費用報銷單發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、話費清單機動車費借款單、費用報銷單發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、車輛維修申請單會議費借款單、費用報銷單會議方案、會議通知及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、會議通知、會議紀要及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)行政辦公費費用報銷單發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、從供貨商處取得的原始小票低值易耗品購置費借款單、費用報銷單發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、合同、協(xié)議、?東銀控股方案及預(yù)算調(diào)整審批表?預(yù)算外時附其

17、他借款單、領(lǐng)款單、費用報銷單合同、協(xié)議發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、合同、協(xié)議、?東銀控股方案及預(yù)算調(diào)整審批表?預(yù)算外時附不符合以上要求的，財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷。借款及報銷審批流程審批流程各環(huán)節(jié)要點1經(jīng)辦人按規(guī)定填寫相應(yīng)的單據(jù)和審批表，交部門負責(zé)人審核；2部門負責(zé)人對該業(yè)務(wù)有無預(yù)算及額度進行確認；3分管領(lǐng)導(dǎo)對業(yè)務(wù)的合理性、必要性、真實性進行審核；4財務(wù)人員對單據(jù)填寫的標(biāo)準(zhǔn)性、原始單據(jù)的有效性、審批手續(xù)的合規(guī)性進行審核。報銷時間規(guī)定每周：每周二、四實行集中報銷付款，上午8：30至12：00為報銷單據(jù)審核時間，下午1：00至5：00為付款時間遇國家節(jié)假日或月度財務(wù)結(jié)賬日除外。緊急事項借款實行例外管理，可根據(jù)具體情況安排款項支付。月度：每月1-3日為財務(wù)結(jié)賬時間，該期間暫停報銷付款。遇節(jié)假日順延1費用應(yīng)在發(fā)生當(dāng)月內(nèi)報銷；費用自發(fā)生之日起超過30日報銷的，應(yīng)書面寫明延期報銷的理由，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，同時財務(wù)部認可其合理理由的，可予以報銷。2費用自發(fā)生之日起超過30日辦理報銷的，分管領(lǐng)導(dǎo)不同意或財務(wù)部不認可其延期報銷理由的，將不再予以報銷該費用；如有相關(guān)借款，財務(wù)部書面通知人力資源部，對借款人的借款余額從工資中強制扣除，并告知借款人。3年度：每年12月31日前發(fā)生的費用，必須在12月31日前報銷；如約定付款期滯后于報銷期的，應(yīng)先辦理掛帳，到期日再辦理付款；如12月31日前因付款后未取得發(fā)票