辦公物品管理辦法

1、雅迪集團管理標準化文件【集】Q/YD-W-QG-029辦公物品管理辦法受控印章:版本號: 1.0編制:潘鍇審核:白太春會簽:謝志平查險峰楊劍批準:杜建平2011年08月06日制定2011年11月1日實施雅迪集團企業(yè)管理中心發(fā)布辦公物品管理辦法1. 目的為了加強辦公物品的管理,既要保證正常辦公需求,又要防止積壓、閑置、遺失等損失,保證辦公資源利用最大化,管理受控,特制定本辦法。2. 適用范圍本文件適用于集團及下屬公司辦公物品的管理。3. 術語辦公物品:指日常辦公需要,但不夠固定資產(chǎn)標準的物品,包含行政辦公、食堂后勤等物品。4. 職責4.1. 各財務部門,負責對辦公物品申購、保管、使用等監(jiān)督管理;

2、4.2. 各辦公物品歸口管理部門(或人員,負責匯總并提出辦公物品申購需求、負責對辦公物品建卡、建臺帳,組織盤存;4.3. 物資管理部,負責對未領辦公物品的庫存保管;4.4. 采購部門,負責按歸口管理部門(或人員提出的需求進行辦公物品采購。5. 正文5.1. 辦公物品分類5.1.1. 辦公物品按使用屬性分IT類辦公物品、行政后勤類辦公物品。5.1.1.1. IT類辦公物品由公司IT部門(或人員歸口管理,行政后勤類辦公物品由綜合管理部歸口管理(集團歸口到行政管理部;5.1.2. 辦公物品按其耐用性和價值分為三類:價低易耗品、價高易耗品、低值不易耗品。5.1.2.1. 價低易耗品是耐用年限在一年以下

3、,價值不超過100元的物品;價高易耗品耐用年限在一年以下,價值超過100元的物品;低值不易耗品是耐用年限在一年(含一年以上的物品。5.2. 辦公物品申購5.2.1. 辦公物品的申購必須制訂計劃,各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營和辦公的需要應按預算要求按時向辦公物品歸口管理部門(或人員提出年度、季度、月度的辦公物品需求計劃,歸口管理部門(或人員匯總后根據(jù)庫存情況,制定辦公物品的購置計劃;5.2.2. 原則上辦公物品需求計劃每月提報一次,各部門20日前提報歸口管理部門(或人員,歸口管理部門(或人員根據(jù)各部門年度、月度辦公物品預算進行審核,超部門預算的需報所在公司/中心主管審批。5.2.3. 歸口管理部門(或人員

4、每月25前匯總提報購置計劃,經(jīng)所在公司財務部審核是否在公司/中心預算范圍內(nèi),超公司預算部分經(jīng)所在公司/中心主管審批后報集團財務總監(jiān)審批,超額比例大于10%報總裁審批。5.3. 辦公物品購置和驗收5.3.1. 各公司采購部門,根據(jù)審批后的購置計劃采購辦公物品;5.3.2. 辦公物品入庫前必須由歸口管理部門(或人員和物資部門人員及時認真驗收,辦理入庫手續(xù)。驗收時必須注意質(zhì)量、數(shù)量的檢查,驗收中發(fā)現(xiàn)問題應立即向銷售單位提出,及時辦理退、換或賠補手續(xù);5.3.3. 一次性需求的辦公物品購入時及時通知需求部門領用。5.4. 辦公物品的庫存、領用管理5.4.1. 物資管理部專區(qū)專人對在庫辦公物品進行保管,

5、按月定期盤存,填寫庫存統(tǒng)計表,注明盈虧值,說明原因,報財務檢核;5.4.2. 歸口管理部門(或人員應定期統(tǒng)計辦公物品的購置、庫存、發(fā)放、使用情況。在滿足保證正常辦公需求的情況下,使庫存辦公物品資金最小,壓縮費用;5.4.3. 領用辦公物品需領用部門打印辦公物品申領單,歸口管理部門(或人員審核后,超部門預算須報公司/中心主管審批,到辦公物品庫房領用。5.4.4. 領用、使用管理原則5.4.4.1. 辦公物品實行預算定額和定期領用、使用管理;5.4.4.2. 辦公物品按價低易耗品、價高易耗品、不易耗品實行分類管理5.4.4.3. 價低不易耗品、價高易耗品按固定資產(chǎn)形式管理;其中貴重辦公物品(單件金

6、額大于500元,須經(jīng)各板塊公司/中心主管批準后才能領用;低值不易耗品、價高易耗品領用后需建卡管理。5.4.4.4. 在用辦公物品保管實行“誰使用,誰保管、誰負責”原則,如發(fā)生遺失、非正常損壞由責任部門和責任個人賠償。5.4.5. 領用、使用管理方法5.4.5.1. 各公司制定各類辦公物品的使用標準和使用期限,并定期改進,依據(jù)各部門的工作特點適當調(diào)整。5.4.5.2. 辦公物品可分定期(月初一次性領用和隨時領用,一般行政后勤類為月初(月初一次性領用, IT類為隨時領用。5.4.5.3. 在用辦公物品實行賬、卡管理,歸口管理部門(或人員負責建賬、建卡和辦理職工領用、移交手續(xù)。5.4.5.4. 辦公

7、物品的歸口管理部門(或人員負責每月清查一次,做到賬、卡、物一致。5.4.5.5. 辦公物品如發(fā)生遺失、損壞、提前報廢、正常報廢等情況,領用人應及時上報歸口管理部門(人員,查明原因后,并由歸口管理部門(或人員出具情況說明或處理意見,報公司/中心主管審批簽字后,歸口管理部門(或人員方能進行相應處理。5.4.5.6. 辦公物品與固定資產(chǎn)一樣,必須愛惜使用,妥善保管。凡遺失、損壞辦公物品應予以賠償。除特殊情況酌情賠償外,一般賠償如公式計算:賠償額=原值*(應使用期限已使用期限/應使用期限。5.5. 辦公物品的盤存與報廢5.5.1. 財務部組織對辦公物品實行每月定期盤查和不定期抽查。按物資盤點流程執(zhí)行,主要檢查辦公物品是否符合管理要求,是否做到賬、卡、物一致,并對檢查出現(xiàn)的問題進行處罰。5.5.2. 大宗辦公物品正常損壞且不能修復再利用的,但仍有處置殘值的,由歸口管理部門(或人員擬定報廢清單,報公司總經(jīng)理批準后,轉(zhuǎn)移到廢品倉庫。5.6. 管理流程 6. 相關文件物資盤點流程7. 記錄預留申領單員工物品