工程部檔案管理制度

1、工程部資料檔案管理制度1總則1.1 為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達(dá)到建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GBT/50328-2001）的要求，特制定本制度。1.2 基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個建設(shè)項(xiàng)目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項(xiàng)目的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、施工合同、施工管理技術(shù)資料、竣工驗(yàn)收、工程移交、工程結(jié)算等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。1.3 基本建設(shè)工程檔案資料是企業(yè)的寶貴財富，是施工和管理人員的勞動結(jié)晶。依據(jù)中華人民共和國檔案法，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各

2、自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級人員應(yīng)對自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價值的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。2工程檔案管理制度2.1 檔案資料管理2.1.1 工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。2.1.2 為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜接，工程部配備專職人員，為更好地管理好檔案資料，配置必要的檔案室、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備等。2.1.3 工程過程中資料按節(jié)點(diǎn)統(tǒng)交工程部檔案室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。各單項(xiàng)工程總體

3、驗(yàn)收由檔案資料室對其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由工程部對竣工資料簽收合格后支付。22歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定2.2.1 凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔）。2.2.2 施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、材料半成品試驗(yàn)單、設(shè)計修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗(yàn)收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。2.2.3 書寫規(guī)定A）書寫字跡工整

4、，圖樣清晰。B）書寫墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書寫。C）文件書寫格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關(guān)文件編寫要求；漢字簡化應(yīng)符合國家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。2.2.4 書寫材料的大小尺寸應(yīng)規(guī)范，裝訂邊空白間距應(yīng)為25mm裝訂邊空白間隙內(nèi)不能進(jìn)行書寫和留有信息。2.2.5 具體工程資料檔案所需資料內(nèi)容詳見附件3 工程文件收發(fā)及管理規(guī)定建設(shè)工程竣工檔案歸檔內(nèi)容O為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。3.1 工程文件接收3.1.1 各項(xiàng)目部提供給工程部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由工程部檔案室統(tǒng)一接收。3.1.2 工程部其它部門或個

5、人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交工程部檔案室。3.1.3 檔案資料室對接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知相關(guān)部門補(bǔ)充整改完善。3.1.4 檔案資料室對接工程文件應(yīng)及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳（簿式臺帳和電子臺帳），并能利用計算機(jī)進(jìn)行各類工程文件的查詢檢索。3.1.5 登記完畢的工程文件，應(yīng)及時予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應(yīng)按工程部領(lǐng)導(dǎo)審定的工程文件分發(fā)表及時分發(fā)給有關(guān)單位和部門。3.1.6 對接收的密級文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。3.1.8 檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè)，并建立檔

6、案登錄總登記帳和分類登記帳；對工程部分發(fā)各項(xiàng)目的的工程文件資料同樣整編存檔。3.2 工程文件資料發(fā)放3.2.1 分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理。3.2.2 呈送上級單位領(lǐng)導(dǎo)的工程文件由工程部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。3.2.3 檔案資料室按工程部領(lǐng)導(dǎo)審定的施工圖分發(fā)表、資料分發(fā)表分發(fā)工程文件資料（當(dāng)工程施工圖、設(shè)備資料份數(shù)有限時），檔案資料室僅提供項(xiàng)目部一套或二套文件，不足部分項(xiàng)目部自行聯(lián)系復(fù)制，復(fù)制的設(shè)備資料應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章。3.2.4 分發(fā)的圖紙資料應(yīng)建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳應(yīng)留存?zhèn)洳椤?.2.5 為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)

7、取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單（項(xiàng)目第一責(zé)任人），并書面通知工程檔案室；檔案資料室按指定名單發(fā)放工程文件資料。3.3 結(jié)算資料圖紙會審、工程聯(lián)系單、簽證單、計量款等資料管理規(guī)定3.3.1 圖紙會審、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按圖紙會審、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。3.3.2 圖紙會審、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存。3.3.3 凡涉及設(shè)計修改、變更，檔案資料室應(yīng)及時在歸檔圖紙的副本對應(yīng)卷冊圖紙目錄上加蓋設(shè)計修改印章，并將變更單復(fù)印件及時放入卷冊內(nèi)。對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，檔案資料室有權(quán)退回立卷歸檔項(xiàng)目部，立卷歸檔單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改，

8、直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關(guān)歸檔規(guī)定者，不能進(jìn)行工程決算，各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。檔案、資料、圖書的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。檔案庫房管理按本工程檔案庫房管理規(guī)定執(zhí)行。公司各職能部門工程文件材料立卷歸檔按公司各職能部門基建文件材料立卷歸檔范圍、歸檔時間的規(guī)定執(zhí)行55聲像檔案管理辦法5.1 建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片（包括反轉(zhuǎn)片）、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。5.2 項(xiàng)目部應(yīng)向公司報送的聲像檔案主要有：建設(shè)工程的照片檔案、錄像檔案和相應(yīng)的文字說明。5.3 照片檔案應(yīng)符合以下要求：（1）主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；（2）能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計特色、地理位置；（3）以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片（照片）；（4）使用數(shù)碼相機(jī)拍攝，其影像不能進(jìn)行后期加工，光學(xué)分辨率不得小于400萬有效像素（不允許插值）。5.4 錄像檔案應(yīng)符合以下要求：（1）主題明確、內(nèi)容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；（2）需注明工程項(xiàng)目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設(shè)施、消防設(shè)施