編制員工手冊(cè)流程

1、中小企業(yè)員工手冊(cè)編制 四步法員工手冊(cè)，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是能夠讓員工快速了解公司并能標(biāo)準(zhǔn)員工日常 行為的小冊(cè)子，它有兩項(xiàng)根本功能：一是使剛進(jìn)入公司的準(zhǔn)員工能夠快速了解公司的歷史、文化、運(yùn)作模式、員工管理政策、日常行為標(biāo)準(zhǔn)等，快速成長(zhǎng)為公司的 合格員工；二是標(biāo)準(zhǔn)員工的日常行為，強(qiáng)化行業(yè)或公 司的特殊要求，提升公司整體的運(yùn)作效率。對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果能夠有效地發(fā)揮員工手冊(cè)的成效，一方面可以縮減培訓(xùn)本錢與員工管理本錢，另一方面還可以促使員工降低工作失 誤率與事故率，從而提高員工的工作效率與效果。員工手冊(cè)的編制往往需要以明晰的企業(yè)文化和標(biāo)準(zhǔn)的人力資源管理體系為根底，而目前我國(guó)大局部中小企業(yè)的企業(yè)文化還處在混

2、沌狀態(tài)，人力資源管理體系也還不夠規(guī) 范，在這種狀況下，中小企業(yè)該如何編制既適合自身又不失操作性的員工手冊(cè)呢？筆者根據(jù)多年的咨詢實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)性地提出了編制員工手冊(cè)的四步法。第一步：定框架定框架，即確定員工手冊(cè)內(nèi)容的根本框架。一般來(lái)說(shuō)，一套完整的 員工手冊(cè)其根本框架應(yīng)該包括 五個(gè)局部：第一局部是 寫在前面的話，第 二局部是 公司概述，第三局部是 行為標(biāo)準(zhǔn)和 特殊的職業(yè)要求，第四 局部是 員工管理制度，第五局部是 附那么。對(duì)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，同樣可以 直接將這個(gè)根本架構(gòu)作為員工手冊(cè)的主要內(nèi)容，然后，在這一主框架的基 礎(chǔ)上，確定相應(yīng)的次級(jí)框架。用好寫在前面的話這局部的內(nèi)容通常是 以公司的最高行政長(zhǎng)官名義

3、簽發(fā)，其主要目的是 歡 迎員工并激發(fā)員工學(xué)習(xí)手冊(cè)的熱情 ，因而，其次級(jí)框架通常包括以下幾 個(gè)方面：1歡送詞；2員工可通過(guò)員工手冊(cè)獲得什么；3祝語(yǔ) 與希望；4簽名。最近兩年，中小企業(yè)在編制員工手冊(cè)的時(shí)候，雖然 在結(jié)構(gòu)上都會(huì)包含這一局部，但在次級(jí)框架確定時(shí)卻經(jīng)常出現(xiàn)偏差，往往 把總那么作為次級(jí)框架的一個(gè)工程。例如，一家有員工800多人的不銹鋼架制造企業(yè)，其寫在前面的話的次級(jí)框架的工程在包括 歡送詞之外，還 包含有 本手冊(cè)的編寫目的，本手冊(cè)的指導(dǎo)思想、適應(yīng)范圍以及希望員工遵 守手冊(cè)等工程。以這樣寫在前面的話幵篇的員工手冊(cè)從形式上說(shuō)不倫不 類，從效果上說(shuō)會(huì)使員工產(chǎn)生反感，影響其對(duì)員工手冊(cè)的學(xué)習(xí)效果和進(jìn)

4、一 步的內(nèi)化、執(zhí)行。因此，建議中小企業(yè)在編寫員工手冊(cè)時(shí)，嚴(yán)格按照歡送詞、學(xué)習(xí)員工手冊(cè)的收獲、祝語(yǔ)與希望及簽名的次級(jí)框架進(jìn)行編寫。靈活運(yùn)用公司概述公司概述局部的目的就是讓員工快速了解公司、快速融入公司。這 局部的次級(jí)框架通常包括以下幾個(gè)方面：1公司的價(jià)值觀；2公司的戰(zhàn)略目標(biāo)；3公司業(yè)務(wù)概況介紹；4公司的組織架構(gòu)；5公 司的開(kāi)展歷史；6公司的企業(yè)文化等工程。大型企業(yè)的員工手冊(cè)都非常重視這局部的內(nèi)容，然而，許多中小企業(yè) 卻往往無(wú)視這一局部。筆者診斷過(guò)的中小企業(yè)中有近60%的員工手冊(cè)沒(méi)有這局部?jī)?nèi)容，導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因是許多中小企業(yè)根本就沒(méi)有明 確的價(jià)值觀、開(kāi)展目標(biāo)等，也沒(méi)有意識(shí)到這局部?jī)?nèi)容對(duì)新

5、進(jìn)員工了解公司、 融入公司所起的作用，以及這局部?jī)?nèi)容對(duì)于樹(shù)立公司形象的重要意義。因 此，建議中小企業(yè)務(wù)必將“公司概述作為員工手冊(cè)主框架的一項(xiàng)重要內(nèi) 容，但在確定這個(gè)主工程的次級(jí)框架時(shí)，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況 靈活處理，如果公司目前尚沒(méi)有明確的價(jià)值觀或開(kāi)展戰(zhàn)略目標(biāo)，也沒(méi)有提 煉出明確的企業(yè)文化，那么 暫時(shí)可以將 公司業(yè)務(wù)介紹、開(kāi)展歷史及組織 架構(gòu)等作為 公司概述的次級(jí)框架，同時(shí)，要著手明確公司的價(jià)值觀、 戰(zhàn)略目標(biāo)等，適時(shí)地提煉出自己的企業(yè)文化。明確 行為標(biāo)準(zhǔn)和 特殊的職業(yè)要求通過(guò)對(duì)行為標(biāo)準(zhǔn)或特殊的職業(yè)要求的學(xué)習(xí)和理解，可以提升公司員工 整體的職業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而提升員工的工作效率與業(yè)績(jī)。這局部的次級(jí)框

6、架通 常包括以下內(nèi)容：1公司日常行為標(biāo)準(zhǔn)；2公司日常工作中的行為 標(biāo)準(zhǔn)；3對(duì)外業(yè)務(wù)交往中的行為標(biāo)準(zhǔn)；4行業(yè)特殊職業(yè)要求例如 食品行業(yè)對(duì)衛(wèi)生行為的要求等。目前，局部行業(yè)的中小企業(yè)比擬重視這局部?jī)?nèi)容，例如酒店行業(yè)、連鎖專賣行業(yè)、保險(xiǎn)行業(yè)等，但許多制造企業(yè) 對(duì)這局部卻重視缺乏。因此，建議中小企業(yè)在編制員工手冊(cè)時(shí)不要考慮自 身屬于什么樣的行業(yè)、不管目前具備不具備相關(guān)的制度，都要將這局部作 為員工手冊(cè)主框架的一項(xiàng)主要工程，目前沒(méi)有相關(guān)制度的公司務(wù)必馬上組織相關(guān)人員進(jìn)行編制，因?yàn)?，缺少這局部的員工手冊(cè)對(duì)員工行為的引導(dǎo)作 用將大大減弱。重點(diǎn)制定員工管理制度這局部是目前中小企業(yè)的員工手冊(cè)中最重視的局部，通過(guò)這

7、局部?jī)?nèi) 容，企業(yè)可以讓員工充分了解相關(guān)制度與要求，進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)員工行為、降 低員工管理本錢。因而，這局部?jī)?nèi)容應(yīng)該涉及從員工聘用到離職的一系列員工管理制度，其次級(jí)框架應(yīng)該包括以下主要內(nèi)容：1聘用與離職入職培訓(xùn)、試用、人事關(guān)系、離職管理等；2工作時(shí)間正常上班時(shí)間、出勤、加班等；3報(bào)酬與福利；4休假；5員工培訓(xùn)與 開(kāi)展；6獎(jiǎng)懲制度及其它。不過(guò)，實(shí)際情況中，許多中小企業(yè)員工手 冊(cè)這局部的次級(jí)框架，往往僅僅包含強(qiáng)調(diào)對(duì)員工約束的局部，如考勤、加 班、獎(jiǎng)懲等，而忽略員工最關(guān)心的、與員工開(kāi)展和福利相關(guān)的內(nèi)容。例如， 一家辦公家具制造企業(yè)員工手冊(cè)的員工管理制度局部，僅包括了勞動(dòng)合同、考勤與加班、獎(jiǎng)懲與報(bào)酬、調(diào)動(dòng)包

8、括入職、內(nèi)部調(diào)度與離職幾個(gè) 局部，忽略了休假、員工晉升與開(kāi)展等員工非常關(guān)心的局部。其實(shí)，員工 只有在看到個(gè)人的開(kāi)展與收獲時(shí)，才有可能根據(jù)工作要求進(jìn)行自我約束， 才有可能全身心地投入工作，完全依靠高壓政策來(lái)控制員工行為的制度是 缺乏人文關(guān)心的，注定要付出更高的管理本錢。因此，建議中小企業(yè)在確 定這局部的次級(jí)框架時(shí)，一定要將員工的晉升與開(kāi)展、員工福利等內(nèi)容包 含進(jìn)去。不容無(wú)視的附那么這局部比擬簡(jiǎn)單，主要是對(duì)一些未盡條款的補(bǔ)充說(shuō)明，包括本手冊(cè)的有效性、本手冊(cè)的解釋權(quán)、本手冊(cè)的修訂、未盡事宜的參照方法、保密原 那么、員工簽收確認(rèn)函等。中小企業(yè)在確定這局部?jī)?nèi)容時(shí)，經(jīng)常無(wú)視 員工簽收確認(rèn)表這局部，然而，員

9、工簽收是保證員工手冊(cè)合法及有效落實(shí)的 一項(xiàng)重要措施，同時(shí)也是企業(yè)已經(jīng)將相關(guān)政策告知員工的一項(xiàng)書面證明， 因此，建議中小企業(yè)在確定附那么的次級(jí)框架時(shí)務(wù)必將員工簽收確認(rèn)函作 為一個(gè)子工程。第二步：填內(nèi)容在確定了員工手冊(cè)的根本框架及次級(jí)框架后，下一步就是對(duì)照具體的 框架，填寫內(nèi)容。完成這項(xiàng)工作時(shí)，企業(yè)人力資源部要通過(guò)與相關(guān)部門的 充分溝通，來(lái)調(diào)動(dòng)和發(fā)揮相關(guān)部門的專業(yè)性，與其共同完成員工手冊(cè)內(nèi)容 的草擬。其中， 寫在前面的話"的內(nèi)容可以由人力資源部編寫，然后交給 總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批、簽字，也可以由總裁辦編寫，然后交給總經(jīng)理或董 事長(zhǎng)審批、簽字，具體由公司的權(quán)限特征與董事長(zhǎng)或總經(jīng)理的管理風(fēng)格確

10、 定；公司概述局部，通常交由負(fù)責(zé)對(duì)外形象宣傳的部門負(fù)責(zé)，一般由市 場(chǎng)部、企管部或行政部草擬；行為標(biāo)準(zhǔn)、特殊職業(yè)要求和 員工管理 制度及 附那么，一般由人力資源部草擬，但人力資源部可以協(xié)調(diào)相關(guān)部 門提供相應(yīng)的制度文本與要求。填寫完成整個(gè)員工手冊(cè)后，人力資源部對(duì) 整個(gè)手冊(cè)的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，有疑問(wèn)或錯(cuò)誤的地方，及時(shí)與相關(guān)部門或 責(zé)任人溝通確認(rèn)。在這一環(huán)節(jié)中，中小企業(yè)最容易、也最常犯的錯(cuò)誤就是閉門造車，人力資源部單獨(dú)完成員工手冊(cè)所有內(nèi)容的編寫工作，并直接交總經(jīng)理或董 事長(zhǎng)審批后發(fā)行，結(jié)果往往出現(xiàn)相關(guān)部門拿著員工手冊(cè)找總經(jīng)理投訴的現(xiàn) 象。因此，建議中小企業(yè)在完成 填內(nèi)容這項(xiàng)工作時(shí)，切忌閉門造車，一 個(gè)

11、部門單獨(dú)完成所有工作，一定要與相關(guān)部門和人員進(jìn)行充分的溝通，一 方面是要發(fā)揮他們的積極性與專業(yè)性，另一方面，也要讓他們獲得參與感 與共同完成這項(xiàng)任務(wù)的成就感。第三步：審語(yǔ)言企業(yè)在編寫員工手冊(cè)時(shí)，在語(yǔ)言方面通常會(huì)遇到以下問(wèn)題：語(yǔ)言風(fēng)格過(guò)分苛刻例如一家制衣企業(yè)員工手冊(cè)的寫在前面的話寫道，歡送你參加成為我們的一員員'工手冊(cè)就是一部法律手冊(cè)，你必須嚴(yán)格遵守手冊(cè)的每項(xiàng)條 款，否決將會(huì)收到對(duì)應(yīng)的處分，嚴(yán)重者直接辭退。這樣的言辭明顯地暴露了對(duì)員工的不尊重，必定招致員工的反感甚至敵對(duì)，又何談心甘情愿地遵 照?qǐng)?zhí)行呢。表述拖沓，不易理解例如一家不銹鋼網(wǎng)架制造企業(yè)員工手冊(cè)中這樣寫道，上班前酗酒影響工作、工作

12、時(shí)間酗酒、阻礙公司正常工作秩序、阻礙公司正常生產(chǎn)秩序、 阻礙正常生活秩序及其他有礙于公司保安工作的員工，將被禁止上班 工程之間缺乏條理性或邏輯性例如一家酒店員工手冊(cè)的 行為標(biāo)準(zhǔn)局部這樣寫道，“3.1員工必須恪 盡職守，令行禁止，不謀私利，努力工作，勤奮上進(jìn)，培養(yǎng)廉潔自律、友 愛(ài)團(tuán)結(jié)、互諒互助的團(tuán)隊(duì)精神。3.2員工應(yīng)熱愛(ài)公司，珍惜公司的形象和榮譽(yù)，不得3.3員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，如有違反 將3.4工作時(shí)間不準(zhǔn)擅離崗位、串崗閑談、戲耍、做私活、辦私事、 會(huì)親友、打私人 3.5員工應(yīng)該服從領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)指揮，不得 3.6提 倡精神文明，講禮貌3.7員工應(yīng)保持工作區(qū)域，設(shè)備、儀器和工具箱 柜的

13、整潔完好這幾條 行為標(biāo)準(zhǔn)之間看不出任何的邏輯線索，而且有 些條款還存在一定的重復(fù)。因此，建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容局部時(shí)，一定要從以下幾個(gè)方 面對(duì)員工手冊(cè)進(jìn)行語(yǔ)言的審核:1從語(yǔ)言風(fēng)格上，審核員工手冊(cè)是否與公司倡導(dǎo)的企業(yè)文化相吻合，通常來(lái)說(shuō)，寫在前面的話的局部，應(yīng)該保證語(yǔ)言風(fēng)格的輕松并充滿 感情，公司概述局部，應(yīng)保證語(yǔ)言風(fēng)格的激昂與客觀，對(duì)行為標(biāo)準(zhǔn)特'殊的職業(yè)要求和員工管理制度及附那么局部，應(yīng)保證語(yǔ)言風(fēng)格的客觀、 嚴(yán)謹(jǐn)；2從用詞與表述的方式上，審核員工手冊(cè)的表述是否簡(jiǎn)潔流暢， 是否易懂易記，去掉多余的表述，防止過(guò)多的長(zhǎng)句；3從整體的邏輯性與條理性上，審核員工手冊(cè)每項(xiàng)內(nèi)容之間的條 理性，以

14、及各項(xiàng)內(nèi)容之間表述的邏輯性。第四步：審合法在完成語(yǔ)言審核后，下一步的重要工作就是審核員工手冊(cè)內(nèi)容的合法性。審核員工手冊(cè)的合法性通常從以下幾個(gè)方面幵展：內(nèi)容上是否與國(guó)家的相關(guān)法律相沖突?勞動(dòng)合同法?明確規(guī)定：用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動(dòng)規(guī)章制度，保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利、 履行勞動(dòng)義務(wù)。然而，目前我國(guó)許多中小企業(yè) 往往無(wú)視對(duì)相關(guān)法律的重視，而是強(qiáng)制推行公司的相關(guān)規(guī)定，這樣做會(huì)存 在較大的法律風(fēng)險(xiǎn)。因此，中小企業(yè)在制定員工手冊(cè)時(shí)，必須充分考慮相 關(guān)法律條款，有條件的企業(yè)最好將員工手冊(cè)交公司內(nèi)部負(fù)責(zé)法務(wù)的人員或 外部法律參謀審核。相關(guān)制度的制定程序是否合法?勞動(dòng)合同法?明確規(guī)定：用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng) 報(bào)酬、工作時(shí)間、