物資采購管理辦法

1、物資采購管理辦法第一章 總則第一條 為加強物資采購管理，規(guī)范采購流程，降低采購成本，提高 采購質(zhì)量，制訂本辦法。第二條 本辦法中的“物資”包括原材料、輔料、備品備件、生產(chǎn)用 機(jī)器設(shè)備、實驗檢測用設(shè)備及儀器、低值易耗品、勞保用品、辦公設(shè)備、 辦公耗材、辦公用品、庫存商品等。第二章 部門分工及職責(zé)第三條 公司由分管物資采購的領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)公司物資采購管理工 作。主要職責(zé)如下：1、負(fù)責(zé)制定完善公司物資采購管理制度；2、負(fù)責(zé)組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門確定采購方案，并報總經(jīng)理審批；3、監(jiān)督指導(dǎo)相關(guān)部門實施采購方案；4、組織相關(guān)部門進(jìn)行采購物資的驗收；5、監(jiān)督檢查各部門實物管理和帳務(wù)管理。第四條 采購分工如下：1、

2、綜合管理部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備、辦公用品、勞保用品的采購；2、市場營銷部負(fù)責(zé)原材料、庫存商品、代采購原材料的采購；3、生產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)生產(chǎn)用機(jī)器設(shè)備、輔助材料、備品備件等物資的 采購；4、技術(shù)中心負(fù)責(zé)實驗檢測用設(shè)備、儀器及試劑的采購。各部門的職責(zé)如下：1、收集、匯總、編制以及報批物資采購計劃；2、市場調(diào)研或談判，初步確定供貨商及采購價格，編制采購方案報 分管領(lǐng)導(dǎo)審核。3、協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)實施采購方案；4、參與采購物資的驗收入庫工作；5、辦理預(yù)付款、物資采購結(jié)算及付款等相關(guān)手續(xù)；6、負(fù)責(zé)本部門采購物資的實物管理和帳務(wù)管理。第三章 采購計劃管理第五條 計劃編制部門按照“誰使用、誰計劃”的原則確定，具體分 工如下

3、：1、綜合管理部負(fù)責(zé)編制辦公設(shè)備、辦公用品、勞保用品的采購計劃；2、市場營銷部負(fù)責(zé)編制原材料、庫存商品、代采購原材料的采購計 劃；3、生產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)編制生產(chǎn)用機(jī)器設(shè)備、原材料、輔助材料、備品 備件等物資的采購計劃；4、技術(shù)中心負(fù)責(zé)實驗檢測用設(shè)備、儀器及試劑的采購計劃。第六條 計劃編制時間1、按月度編制，每月 25 日前編制次月的采購計劃；2、非計劃性的臨時采購，編制臨時計劃。第七條 計劃內(nèi)容采購計劃應(yīng)列明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計價格、質(zhì)量 技術(shù)要求、交貨日期、用途、制造商或經(jīng)銷商等相關(guān)信息。第八條 計劃審核審批1、原材料、庫存商品、代采購原材料、生產(chǎn)用機(jī)器設(shè)備、實驗檢測 用設(shè)備儀器

4、、勞保用品、日常辦公設(shè)備等物資采購計劃由部門負(fù)責(zé)人及部 門分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理是否授權(quán)采購分管領(lǐng)導(dǎo)審批？2、日常辦公用品，生產(chǎn)用輔助材料、備品備件、物料消耗品，實驗 用試劑及物料消耗等物資采購計劃由本部門負(fù)責(zé)人審核，部門分管領(lǐng)導(dǎo)審 批。第四章 采購組織管理第九條 確定采購方案審批后的采購計劃，由分管采購的副總經(jīng)理組織相關(guān)部門進(jìn)行市場調(diào) 研和談判，初步確定供貨商及采購價格，編制采購方案報分管領(lǐng)導(dǎo)審核或 審批。編制采購方案應(yīng)遵循以下基本原則：1、采購價格應(yīng)以市場價格為指導(dǎo)；2、通過比質(zhì)、比價，確定供貨商及采購價格；3、大宗物資采購時要組織多部門及人員聯(lián)合談判。第十條 簽訂采購合同及履約

5、1、公司根據(jù)合同法等法律法規(guī)要求，制定符合公司實際情況的 “物資采購合同模板”（附件一），規(guī)范公司采購合同文本的管理。2、有以下情形之一的，必須與供貨商簽訂采購合同：（1）須預(yù)付貨款的物資采購；（2）有特殊質(zhì)量和技術(shù)要求的物資采購；（3）有到貨期限要求的物資采購；（4）有特殊售后服務(wù)要求的物資采購，如技術(shù)培訓(xùn)、技術(shù)指導(dǎo)和咨 詢；安裝調(diào)式；配件保障等；（5）其他存在交易風(fēng)險或不確定事項的物資采購。3、采購合同必須經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)資產(chǎn)部、采購分管領(lǐng)導(dǎo)審核， 部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批后（附件二），方可蓋章生效。合同生效后采購部門方 可履約。4、各采購部門負(fù)責(zé)合同履約。包括發(fā)貨，運輸，到貨，爭議的處理，

6、退貨，補貨，結(jié)算，付款，履約評價等。5、合同文本的管理（1）由公司留存的采購合同必須按公司合同編號規(guī)則（附件三） 進(jìn)行編號，并登記合同臺帳，存檔管理。（2）合同執(zhí)行完畢后，由采購部門對本合同履約情況進(jìn)行書面總結(jié)評價，并將合同履約情況評價表（附件四）與對應(yīng)合同一起存檔。（3）采購合同按年進(jìn)行清理、匯編成冊，交綜合管理部存檔。 第十一條 物資驗收入庫 1、物資到貨后，分管采購的副總經(jīng)理組織相關(guān)部門，對照采購計劃 或采購方案或采購合同進(jìn)行逐項驗收，如需出具檢驗報告單的，由采購部 門通知生產(chǎn)管理部即時進(jìn)行抽樣檢測并出具報告，各項驗收合格并確認(rèn)無 誤后由庫管辦理入庫手續(xù)，填制物資采購驗收單，庫管、采購、

7、檢測 員簽字確認(rèn)。2、代采購物資到貨后，由采購部門代表公司書面委托收貨人，按上 述要求進(jìn)行驗收，并將簽認(rèn)后的物資采購驗收單索回公司。3、外購貿(mào)易商品、委托加工產(chǎn)品直接到達(dá)用戶指定地點的采購物資， 銷售人員負(fù)責(zé)提請用戶驗收并出具“收貨憑據(jù)”，庫管依據(jù)“收貨憑據(jù)” 同時辦理出入庫手續(xù)，填寫出庫單或入庫單。4、檢驗不合格的物資不得辦理入庫。第五章 采購結(jié)算管理第十二條 發(fā)票管理 采購物資時，經(jīng)辦人必須索取增值稅專用發(fā)票，并對發(fā)票的真實性和 合法性負(fù)責(zé)。特殊情況不能取得增值稅專用發(fā)票的， 事前請示財務(wù)部門的 分管領(lǐng)導(dǎo)。第十三條 結(jié)算付款管理 1、預(yù)付貨款必須有合同約定，否則財務(wù)資產(chǎn)部不得支出預(yù)付款；

8、2、無論是現(xiàn)款采購還是賒購，一律實行“先對賬結(jié)算，再付款”。3、結(jié)算時，由采購部門收集、整理相關(guān)結(jié)算憑據(jù)，填寫物資采購 結(jié)算單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審核簽字，送財務(wù)部門進(jìn)行 帳務(wù)處理。4、辦理采購結(jié)算時，物資采購結(jié)算單必須附有以下資料：（1）經(jīng)審批的物資采購計劃；（2）經(jīng)審批的物資采購方案；（3）蓋章生效的采購合同（本辦法規(guī)定可不簽訂采購合同的除外）；（4）真實、合法、有效的發(fā)票（及貨物清單）或收據(jù)；（5）完整的審核簽字的物資采購結(jié)算單和入庫單；（6）財務(wù)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)要求的其他資料。5、付款時，由采購部門填寫付款審批單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管 領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，總經(jīng)理審批后，送財務(wù)資產(chǎn)部進(jìn)

9、行帳務(wù)處理后付款。第六章 采購臺賬管理第十四條 采購部門設(shè)專人負(fù)責(zé)物資采購工作，建立健全物資采購臺 賬，并即時登記臺帳。物資采購臺賬包括物資采購流水賬及采購付款明細(xì) 賬等。第十五條 采購部門應(yīng)定期與供貨商核對供貨、結(jié)算及付款情況，編 寫并簽認(rèn)備忘錄。第十六條 采購部門應(yīng)每月 7 日前與財務(wù)部門核對上月賬務(wù)。第十七條 采購部門應(yīng)按月對采購情況進(jìn)行總結(jié)和分析。第七章 罰則第十八條 不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購的，由經(jīng)辦部門和人員自行負(fù) 責(zé)處理，已經(jīng)與供方簽訂購銷合同，導(dǎo)致公司因不能履約而發(fā)生的損失由 經(jīng)辦人員全額承擔(dān)。第十九條 經(jīng)審批的采購方案，負(fù)責(zé)采購的部門和人員應(yīng)在規(guī)定采購 期限內(nèi)采購到位，如不能

10、如期完成應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)說明原因，否則由經(jīng) 辦人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二十條 未經(jīng)比價或談判即進(jìn)行采購的，采購價格明顯高于比價結(jié) 果的，價格高出部分由采購人員自行承擔(dān)。提交供應(yīng)商報價時，與供應(yīng)商 串通抬高價格，從中謀取私利；或未認(rèn)真進(jìn)行比價而導(dǎo)致采購價格明顯過 高，經(jīng)查實后采購人員承擔(dān)相應(yīng)損失。第二十一條 驗收相關(guān)人員必須對所有到達(dá)的采購物資，依照采購合 同規(guī)定的質(zhì)量要求進(jìn)行質(zhì)量檢驗。若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不合格時，必須及時報告采 購部門（必要時直接報告總經(jīng)理）處理。嚴(yán)禁不合格的采購物資入庫。因 驗收人員玩忽職守造成經(jīng)濟(jì)損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰和行政處分。第二十二條 庫管對采購物資的入庫數(shù)量負(fù)責(zé)。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不

11、符時， 應(yīng)當(dāng)及時報告采購部門，同時妥善保管該批采購物資等待處理。因庫管個 人原因，造成入庫數(shù)量短缺、超計劃采購的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。第二十三條 財務(wù)資產(chǎn)部必須認(rèn)真履行審核監(jiān)督責(zé)任，對審核把關(guān)不 嚴(yán)、不及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報有關(guān)事情真相，并造成經(jīng)濟(jì)損失的，給予相應(yīng) 的經(jīng)濟(jì)處罰和行政處分。第八章 附則第二十四條 其他管理制度中與本辦法不相符的，以本辦法為準(zhǔn)。第二十五條 本辦法由采購分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)修訂和解釋。第二十六條 本辦法自 2017年 1月 1日起執(zhí)行。附件一：物資采購合同合同編號：按附件三編號供方：需方：根據(jù)中華人民共和國合同法、中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法及相關(guān)法律法規(guī)， 本著平等互利、等價有償?shù)?/p>

12、原則，經(jīng)雙方協(xié)商一致，訂立本合同。一、貨物名稱、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、單價、金額序號貨物名稱規(guī)格型號計量單位數(shù)量含稅單價（元）金額（元）12合計大寫二、 質(zhì)量要求：（按國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）執(zhí)行，供方必須對產(chǎn)品的質(zhì)量負(fù)責(zé)，提供據(jù)以驗收的 必要技術(shù)資料。三、包裝要求：1、蝕、震動和冷凍，并符合技術(shù)附件中的規(guī)定。2、包裝標(biāo)準(zhǔn)： 包裝執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。V 復(fù)合三合一包裝（外牛皮紙、中間編織袋、內(nèi)襯塑料薄膜），公斤/袋。 普通編織袋包裝 公斤/袋。堅固的紙箱包裝。桶裝：全新鐵包裝桶，200公斤/桶。3、4、負(fù)責(zé)，包括直接經(jīng)濟(jì)損失和合理的可預(yù)期利益損失。四、交貨地點及運輸方式 ：（供方運至需方要求的交貨地點）

13、，到需方收貨前所發(fā)生的運輸費、保險費及裝卸費等費用由供方承擔(dān)。五、 交貨期限及違約責(zé)任：（發(fā)貨及交貨日期）前到（需方要求的交貨地點）。在合同執(zhí)行期間女口果供方延遲交貨，則每 7天（日歷天數(shù)）罰遲交貨款值的0.5% （不滿7天按7天算），但最高不能超過合同總金額的 5%如果乙方延遲 3周仍不能交貨，需方有權(quán)終止合同，同時供方退換需方所有貨款，而供方仍要向需方按時支付上述罰金。六、 驗收標(biāo)準(zhǔn)、方法及提岀異議期限：（產(chǎn)品名稱及標(biāo)準(zhǔn)號）驗收，貨到需方二十日內(nèi)對供方產(chǎn)品 質(zhì)量提出異議，若存在問題，供方負(fù)責(zé)換貨或退貨。七、 隨機(jī)備品，配件工具數(shù)量及供應(yīng)方法：（八、結(jié)算方式：九、違約責(zé)任： 按中華人民共和國

14、合同法有關(guān)條款執(zhí)行。十、解決糾紛方式： 雙方協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。十一、其他約定事項：1、。2 、。十二、合同生效：1、本合同正本一式兩份，雙方各持一份，傳真件有效。2、 本合同有效期限自年 月 日起至 年 月 日止。供方:（章）需方:（章）法定地址：法定地址：法定代表人：法定代表人：委托代理人：委托代理人：電話：傳真：電話：傳真:開戶銀行：開戶銀行：帳號：帳號:稅號：稅號:郵編：郵編:簽訂日期：年 月曰簽訂日期：年 月曰簽訂地點：成都簽訂地點：附件二:采購合同評審會簽表合同號合同名稱合作單位市場營銷部經(jīng)辦人市場營銷部審核意見：簽字：年 月曰財務(wù)資產(chǎn)部審核意見：簽字：年 月曰分管領(lǐng)導(dǎo)審核意見：簽字：年 月曰總經(jīng)理審批意見：簽字：年 月曰附件三:合同編號規(guī)則為加強公司