會議室管理辦法

1、德信誠培訓(xùn)網(wǎng)會議室管理辦法第一章 總則第一條、目的 為加強(qiáng)會議室的管理，保證會議室的安全、整潔及各種設(shè)施完好，確保各類會議的順利召開及規(guī)范，提高會議室的利用率，特制定本辦法。第二條、適用范圍 本辦法適用于集團(tuán)會議室管理各相關(guān)事項(xiàng)，公司全體人員應(yīng)遵守本辦法。第三條、職責(zé)會議室由行政管理部指定專人負(fù)責(zé)管理，統(tǒng)一安排使用。第二章 會議室管理辦法第四條、日常管理維護(hù) 1會議室僅限于本公司用于舉行會議、教育培訓(xùn)、來賓接待、招聘面試等工作需要，公司所有人員除有上述規(guī)定的需要外，不得隨便進(jìn)入會議室。 2. 會議室環(huán)境衛(wèi)生由行政管理部派專人負(fù)責(zé)，在每次會議召開前后均要認(rèn)真打掃衛(wèi)生，并做好日常清潔工作。 3.

2、會務(wù)人員每天要做好會議室場地及消防安全與設(shè)備檢查工作，保障會議室資源不流失，并完成規(guī)定的日巡視工作。 4會議室內(nèi)所使用設(shè)備、工具、辦公用品未征得會務(wù)人員同意，任何人不得拿出或作為他用。 5. 會議室配置的影音設(shè)備由行政管理部負(fù)責(zé)管理，各部門使用人員應(yīng)愛護(hù)會議室的公共設(shè)備，會務(wù)人員發(fā)現(xiàn)使用部門操作不當(dāng)及人為造成損壞的，應(yīng)及時(shí)向行政管理部報(bào)告，分析原因，明確責(zé)任。 6會議室鑰匙由行政管理部派專人管理。第五條、使用管理1. 各部門若需使用會議室，為避免時(shí)間沖突，需提前向行政管理部提交申請，由行政管理部統(tǒng)一安排。 2行政管理部按每周會議安排表提前準(zhǔn)備好會議室，及時(shí)做好會議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備、會務(wù)方面的一切準(zhǔn)

3、備工作。做到會議室干凈整潔干凈，桌椅排放整齊，按會議需要備好茶杯、飲用水，會后及時(shí)打掃清潔。 3. 各部門在會議室使用過程中，要注意保持衛(wèi)生，禁止吸煙，愛護(hù)室內(nèi)設(shè)備，會議室內(nèi)不得隨意亂貼亂畫。4會議結(jié)束后，使用部門要整理會場，保持清潔，并到行政管理部辦理交接手續(xù)。 5. 會議室使用完畢后，應(yīng)隨時(shí)關(guān)閉門窗和全部設(shè)施設(shè)備電源，切實(shí)做好各項(xiàng)安全工作。 6會務(wù)人員須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度努力做好服務(wù)及協(xié)調(diào)工作，保障各類會議、接待活動的正常進(jìn)行。第六條、會議申請與安排1公司定期舉辦的會議由行政管理部負(fù)責(zé)安排。2非定期會議由總裁提議或主管副總裁及議題相關(guān)主辦部門負(fù)責(zé)人提擬。3公司級的會議由企管部與行政管理部

4、負(fù)責(zé)安排，部門內(nèi)部會議由部門內(nèi)部自行安排。 4已通知的非定期會議如遇特殊情況需重新安排的，會議組織部門最晚應(yīng)在會議前1天通報(bào)行政管理部調(diào)整會議計(jì)劃、通知與會人員。未經(jīng)總裁批準(zhǔn)同意，任何人不得隨意打亂正常會議計(jì)劃。 5會議安排應(yīng)遵循小會服從大會、局部服從整體、非定期會議服從定期會議的原則，因處理突發(fā)事件而召集的緊急會議或總裁發(fā)起的臨時(shí)會議除外。 6.公司級會議如需會務(wù)費(fèi)用，行政管理部要在會議召開前報(bào)批費(fèi)用計(jì)劃，依據(jù)總裁審批的會務(wù)費(fèi)用計(jì)劃到財(cái)務(wù)部預(yù)支會議經(jīng)費(fèi)并嚴(yán)格按計(jì)劃支出各項(xiàng)費(fèi)用。第七條、會場布置 1會場布置主要包括會場空間安排、會議座位安排以及會議用品和設(shè)備的調(diào)配等。 2會場空間必須便于與會人

5、員進(jìn)出和流動，確保整個(gè)會場格局緊湊、和諧。 3會議用品及設(shè)備調(diào)配工作要細(xì)致周到，做好登記，便于統(tǒng)一管理。 4會場布置根據(jù)會議規(guī)模確定，分為“A”、“B”、“C”三級。4.1 A級（年終總結(jié)會）：桌簽、桌花、水果、茶水及純凈水（瓶裝）、午餐，餐標(biāo)每人20元（上限），必要時(shí)晚宴，基本以圓桌餐形式，費(fèi)用每桌800元/10位（上限，不含酒水、飲料）。 4.2 B級（季度總結(jié)會）：桌簽、水果、茶水及純凈水（瓶裝）、午餐。餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)每人20元（上限）。4.3 C級（匯報(bào)會、研討會、專題會、臨時(shí)性會議）：均為公司內(nèi)部人員參加，原則上不做特殊布置，參會人員可自帶水杯，若有分公司人員或邀請外部人員參加（提供基本服務(wù)：茶水及純凈水）。5會務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)會場具體情況，判斷其他必要性，斟情安排。但需報(bào)負(fù)責(zé)人同意后方可執(zhí)行。第八條、其他服務(wù)工作1及時(shí)準(zhǔn)備好會議期間的物品，如筆、紙張等。 2. 保證會場光線明亮，保持會場清潔衛(wèi)生，協(xié)助會場攝影留念等，時(shí)間較長的會議要準(zhǔn)備好茶水。3. 如舉辦大型會議，會務(wù)人員還應(yīng)特別注意消防安全問題，確保消防通道暢通、消防設(shè)備完好有效。第九條、會議記錄1會議需由專人負(fù)責(zé)記錄，真實(shí)記載會議的情況，客觀反映會議的內(nèi)容和進(jìn)程。會議記錄包括會議的組織情況以及會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)