《安全管理制度》之工貿(mào)企業(yè)檔案管理制度

1、此資料由網(wǎng)絡(luò)收集而來(lái)，如有侵權(quán)請(qǐng)告知上傳者立即刪除。資料共分享，我們負(fù)責(zé)傳遞知識(shí)。工貿(mào)企業(yè)檔案管理制度一、目的安全生產(chǎn)管理文件使用及檔案管理的失控將會(huì)給安全生產(chǎn)管理工作帶來(lái)重大的影響。為加強(qiáng)對(duì)檔案資料的管理，明確責(zé)任部門/人員、流程、形式、權(quán)限及各類安全 生產(chǎn)檔案及保存要求等，確保資料保存的完整性、連續(xù)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，以便 后續(xù)借鑒；使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。二、適用范圍本制度適用于本公司的安全生產(chǎn)管理文件使用及檔案管理。三、機(jī)構(gòu)與職責(zé)3.1 公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督 促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理

2、員必須嚴(yán)格履 行職責(zé)，根據(jù)檔案的重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門級(jí)，公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。3.2 各部門資料管理：所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理 員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實(shí)行部門檔案與公司檔案歸口管理。檔案的借閱 和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。四、檔案管理程序4.1 安全生產(chǎn)檔案歸檔范圍包括：(1)安全生產(chǎn)管理委員會(huì)人員名單及變動(dòng)記錄，安全標(biāo)準(zhǔn)化體系各類文件。(2)安全機(jī)構(gòu)設(shè)置情況及專職、兼職安全員名單；(3)特種作業(yè)人員操作資格證件及人員名單；(4)特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案資料；(5)危險(xiǎn)源(點(diǎn)

3、)資料及三級(jí)危險(xiǎn)源(點(diǎn))管理清單；(6)作業(yè)環(huán)境監(jiān)測(cè)資料(地壓監(jiān)測(cè)、巖石移動(dòng)觀測(cè)、粉塵濃度監(jiān)測(cè)、風(fēng)速、風(fēng)量監(jiān)測(cè)、環(huán)境監(jiān)測(cè)、噪聲測(cè)定等)；(7)職工健康檔案及健康監(jiān)護(hù)資料；(8)職業(yè)病人檔案及監(jiān)護(hù)資料；(9)安全生產(chǎn)檢查記錄及整改情況；(10)安全例會(huì)及安全日、月活動(dòng)記錄。(11)職工代表大會(huì)關(guān)于安全生產(chǎn)的提案及整改落實(shí)情況；(12)安全生產(chǎn)事故記錄和統(tǒng)計(jì)資料；(13)職工傷亡事故登記表等有關(guān)傷亡事故管理的檔案資料；(14)安全生產(chǎn)管理制度及崗位操作規(guī)程及作業(yè)安全規(guī)程，并匯編成冊(cè)；(15)安全措施費(fèi)用的提取和使用情況；(16)安全教育培訓(xùn)記錄；(17)事故應(yīng)急救援預(yù)案，事故應(yīng)急救援演練及實(shí)施記錄

4、；1.1.1 檔案質(zhì)量1.1.2 檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封 面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。1.1.3 檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。1.1.4 檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分 不同的價(jià)值，便于保管和利用。1.1.5 檔案盒表面為檔案目錄，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容 擬定標(biāo)題。1.1.6 檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。4.2 立檔4.2.1 檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前， 定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排

5、列在定稿之后。4.2.2 跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無(wú)批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷； 跨年度會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。4.2.3 檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇?，收文在后；?nèi)部 制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。4.3 歸檔類別4.3.1 企業(yè)安全生產(chǎn)檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況設(shè)立類目。安全生產(chǎn)檔案類目設(shè) 置要層次分明，概念明確，案卷排列應(yīng)反映本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案的分類體系，便于 科學(xué)管理與利用。企業(yè)安全生產(chǎn)檔案按檔案的范圍宜設(shè)置以下類別：（一）安全組織（二）安全規(guī)章制度（三）監(jiān)督執(zhí)法檢查（

6、四）安全檢查（五）教育培訓(xùn)（六）安全投入（七）工傷保險(xiǎn)（八）職業(yè)病防治（九）勞動(dòng)防護(hù)用品（十）“三同時(shí)”管理（十一）安全防護(hù)設(shè)備管理（十二）安全用電管理（十三）特種設(shè)備管理（十四）事故管理4.3.2 特殊載體安全生產(chǎn)檔案（錄像帶、照片、磁盤等）可按載體形式、所反映問(wèn)題 或形成時(shí)間進(jìn)行分類編目。4.3.3 特殊載體安全生產(chǎn)檔案要遵照有關(guān)照片、聲像、電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)，按其載體 形式分別保存，并注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案的互見號(hào)。4.4 檔案編號(hào)4.4.1 檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制檔案登記目錄表，將所有分類各級(jí)名 稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。4.4.2 檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)

7、字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要， 應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。4.4.3 公司檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門文件材料的收集、整理，按照檔案登記目錄表 條款“對(duì)號(hào)入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。4.5 歸檔及保存年限4.5.1 歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文 件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫卷內(nèi)目錄。4.5.2 歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永 久。企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。4.5.2.1 永久安全技術(shù)管理制度、辦

8、法、總結(jié)，自然災(zāi)害、生產(chǎn)安全事故搶救、調(diào)查、處理文件材料；4.5.2.2 30 年安全技術(shù)管理規(guī)劃、計(jì)劃、通報(bào)、會(huì)議記錄、安全體系建設(shè)文件材料等4.5.2.3 10 年安全、消防教育、應(yīng)急演練活動(dòng)文件材料4.5.3 公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。4.5.4 歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件 與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件， 均不得分開。4.5.5 按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對(duì)檔案 做統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào)。4.6 檔案日常管理4.6.1 借閱4.6.1.1 借閱手續(xù)：(1

9、)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。(2)檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。(3)檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，在記錄 上寫明“已還”字樣。4.6.1.2 借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫 線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。4.6.1.3 借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請(qǐng) 示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。4.6.1.4 借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔

10、案時(shí)，應(yīng)變更借閱登 記，不得私自授受。4.6.2 銷毀4.6.2.1 每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀清冊(cè)需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。4.6.2.2 銷前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單 位負(fù)責(zé)人。檔案銷毀清冊(cè)需永久保管。4.6.2.3 保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了 事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立 卷,直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。4.6.3 移交4.6.3.1 需要進(jìn)

11、行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報(bào)公司負(fù)責(zé)人 審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí) 問(wèn)、移交原因。4.6.3.2 移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，檔案移交登記表一式 兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。4.6.4 保密4.6.4.1 檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案 的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。4.6.4.2 檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作 服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。4.6.4.3 愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。4.7 檔案庫(kù)房管理設(shè)置專門的檔案庫(kù)，對(duì)上述要求檔案管理的資料進(jìn)行管理，檔案庫(kù)要按照防火、防