物業(yè)公司程序文件鑰匙管理程序

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-361編號(hào)：_物業(yè)公司程序文件鑰匙管理程序?qū)徍耍篲時(shí)間：_單位：_物業(yè)公司程序文件鑰匙管理程序用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護(hù)集體的利益，從而充分發(fā)揮團(tuán)體的力量，實(shí)現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運(yùn)行有規(guī)則保障?？赏ㄟ^修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。物業(yè)公司程序文件：鑰匙管理程序1.目的加強(qiáng)鑰匙管理，消除安全隱患。2.范圍適用于物業(yè)公司鑰匙管理工作。3.定義顧客鑰匙：地產(chǎn)委托代管鑰匙（含未出售的房屋鑰匙、出售后業(yè)主未辦入住的鑰匙、地產(chǎn)公司管理用鑰匙等）；因

2、返修和入戶維修、代理租售等由業(yè)主（使用人）委托代管的鑰匙。管理用鑰匙：除顧客鑰匙以外的所有鑰匙。包括辦公、公用區(qū)域內(nèi)的鑰匙等。4.職責(zé)部門/崗位工作職責(zé)管理處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)鑰匙管理的監(jiān)督、檢查及鑰匙配制的批準(zhǔn)工作管理處鑰匙管理員負(fù)責(zé)管理處所有鑰匙的接收、領(lǐng)/借用、保管和配制等相關(guān)具體工作的落實(shí)部門鑰匙管理員負(fù)責(zé)部門所使用鑰匙的接收、借用、保管等鑰匙使用人負(fù)責(zé)保證所借用鑰匙的正常使用，按時(shí)歸還5.方法及過程控制5.1鑰匙的統(tǒng)一管理及分配5.1.1由管理處鑰匙管理員對管理處所接收的鑰匙，按顧客鑰匙和管理用鑰匙分別列制鑰匙清單。5.1.2各部門可以根據(jù)實(shí)際工作需要，將日常使用或緊急備用鑰匙長期借出，作為

3、部門常用鑰匙，但借出時(shí)間不應(yīng)超過半年。部門需設(shè)置兼職鑰匙管理員，對部門所需鑰匙統(tǒng)一借出并管理。如超過期限，則須向管理處鑰匙管理員辦理續(xù)借手續(xù)。5.1.3鑰匙使用人如需長期使用部門常用鑰匙，需到部門鑰匙管理員處申請并辦理長期借用手續(xù)。如需借用的鑰匙非本部門常用鑰匙，可直接到管理處鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。如需借用的鑰匙被其他部門作為常用鑰匙統(tǒng)一借出，鑰匙使用人則可到該部門鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。5.1.4鑰匙管理員負(fù)責(zé)鑰匙的接收、領(lǐng)用、保管、配制，所有鑰匙的借出都應(yīng)填寫鑰匙使用登記表。其間，由于鑰匙借用而發(fā)生的問題，由鑰匙借出人員負(fù)責(zé)。5.1.5所有鑰匙應(yīng)當(dāng)天借用當(dāng)天歸還，如借出鑰匙當(dāng)天不能歸

4、還，則需到管理處鑰匙管理員處辦理長期借用手續(xù)。5.1.6鑰匙管理員或當(dāng)值人員每天下班前應(yīng)清點(diǎn)鑰匙數(shù)量，發(fā)現(xiàn)鑰匙未歸還應(yīng)及時(shí)追回，如有異常應(yīng)在鑰匙使用登記表的"備注"欄中記錄5.2管理用鑰匙的管理5.2.1管理用鑰匙的更換、配制5.2.1.1任何人未經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人許可不得私自配制鑰匙，若因工作需要配制或鑰匙損壞時(shí)，須由管理處鑰匙管理員填寫鑰匙配制申請表，報(bào)管理處負(fù)責(zé)人同意后方可配制。5.2.1.2門鎖損壞或鑰匙丟失（包括一套鑰匙中丟失任何一把）必須重新更換門鎖，應(yīng)填寫鑰匙配制申請表，報(bào)管理處負(fù)責(zé)人審批后予以更換，同時(shí)應(yīng)查明原因，如屬人為原因，應(yīng)追究責(zé)任。5.2.1.3重點(diǎn)部位

5、門鎖的更換應(yīng)在24小時(shí)之內(nèi)完成（節(jié)假日時(shí)可口頭報(bào)管理處負(fù)責(zé)人同意），所更換的鑰匙交管理處鑰匙管理員在鑰匙清單上予以登記。無論何種原因，如果存在外部人員、離職人員等可以用鑰匙進(jìn)出這些部位的情況，必須更換門鎖。5.2.2管理用鑰匙的保管5.2.2.1管理處鑰匙管理員負(fù)責(zé)將所有鑰匙分類加以標(biāo)識(shí)，并確保標(biāo)識(shí)清晰及持久性。5.2.2.2管理用鑰匙應(yīng)統(tǒng)一存放在管理處或部門鑰匙柜內(nèi)，除員工因工作需要長期借出鑰匙外，其它鑰匙必須統(tǒng)一保管。5.2.2.3部門鑰匙柜鑰匙應(yīng)在管理處備份，存放于管理處鑰匙柜內(nèi)。5.2.2.4管理處/部門鑰匙管理員休假或外出時(shí)須把鑰匙柜的鑰匙交給管理處負(fù)責(zé)人/部門負(fù)責(zé)人，接收人須在鑰匙

6、使用登記表上簽名確認(rèn)。5.2.3管理用鑰匙的使用5.2.3.1鑰匙遺失須即刻報(bào)告部門負(fù)責(zé)人或鑰匙管理員，由部門負(fù)責(zé)人做出處理意見，鑰匙管理員在鑰匙使用登記表"備注"欄中說明。5.2.3.2部門人員調(diào)動(dòng)、離職，鑰匙管理員負(fù)責(zé)收回其持有的鑰匙，并將變更情況在鑰匙清單上記錄。5.3顧客鑰匙的管理5.3.1在房屋移交驗(yàn)收時(shí)，管理處鑰匙管理員接收所有房屋鑰匙，列出鑰匙清單，并填寫顧客鑰匙/物品領(lǐng)用清單中顧客鑰匙一欄。房屋交付時(shí)發(fā)放鑰匙可參考房屋交付手續(xù)辦理工作程序。5.3.2如顧客委托管理處提供居家服務(wù)時(shí)要求代管鑰匙，管理處應(yīng)盡量委婉拒絕；如顧客堅(jiān)持或有其他特殊原因需要代管鑰匙的，經(jīng)

7、部門負(fù)責(zé)人同意，管理處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可接收，并由管理處鑰匙管理員保管，具體流程執(zhí)行顧客財(cái)產(chǎn)管理程序。5.3.3因返修、代理租售等原因需為顧客代管鑰匙，須填寫顧客委托（收回）鑰匙登記表，管理處鑰匙管理員負(fù)責(zé)鑰匙的接收、借、還等手續(xù)。顧客委托和領(lǐng)回時(shí)均須在顧客委托（收回）鑰匙登記表中簽字確認(rèn)。5.3.4如須更換顧客門鎖必須由管理處負(fù)責(zé)人與顧客溝通，獲得顧客書面同意方可更換。5.3.5顧客鑰匙借用的控制5.3.5.1施工維修單位進(jìn)入轄區(qū)作業(yè)施工，施工單位責(zé)任人必須持有地產(chǎn)項(xiàng)目處或顧客服務(wù)中心簽發(fā)的入戶維修承諾書到物業(yè)鑰匙管理員處領(lǐng)取鑰匙。5.3.5.2鑰匙管理員必須對施工維修單位所持入戶維修承諾書及

8、其身份證進(jìn)行收驗(yàn)核實(shí)無異議后，發(fā)放所需要領(lǐng)取的鑰匙。5.3.5.3業(yè)主辦理入住時(shí)，必須認(rèn)真填寫顧客鑰匙/物品領(lǐng)用清單的相關(guān)內(nèi)容，做好鑰匙的交接；如業(yè)主有預(yù)留鑰匙存在管理處，需填寫顧客委托（收回）鑰匙登記表。5.3.5.4業(yè)主需要借用鑰匙時(shí)，應(yīng)出具有效身份證明或能證明為房屋所有人的有效證據(jù)，管理處鑰匙管理員方可借出，并填寫鑰匙使用登記表。5.4鑰匙清查:5.5.1每日下班前，鑰匙管理員必須對照鑰匙使用登記表清點(diǎn)所有借用鑰匙的數(shù)量，如有異常情況做好記錄及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。5.5.2每周鑰匙管理員必須依據(jù)鑰匙清單清點(diǎn)鑰匙數(shù)量并進(jìn)行整理，結(jié)合工作需要，對鑰匙管理提出合理化建議逐級(jí)上報(bào)。5.5.3每月鑰匙管理員必須對鑰匙管理的質(zhì)量記錄相關(guān)內(nèi)容系統(tǒng)檢查整理成冊，交由所在部門統(tǒng)一存檔。6.支持性文件TJVKWY6.1-K01房屋交付手續(xù)辦理工作程序TJVKWY7.5.4-K02顧客財(cái)產(chǎn)管理程序7.質(zhì)量記錄表格TJVKWY7.