成都部品采購流程與管理規(guī)定(討論稿)

1、前 言編制本規(guī)定的目的在于為公司的部品采購提供簡明實用、可備查、可供參考的操作程序資料。本規(guī)定的主要內(nèi)容：總包合同中甲供材料、三方供貨材料、甲限（乙供）材料的劃分；甲供材料與三方供貨合同的管理規(guī)定及操作程序；甲限材料的管理規(guī)定及操作程序；三方施工合同確定的部品的管理規(guī)定與操作程序；其中涉及部品的定板定樣、供貨商（材料施工單位）的選擇、部品的招標(biāo)程序、定標(biāo)程序、部品合同的管理、部品到現(xiàn)場后的管理規(guī)定、結(jié)算依據(jù)等相關(guān)內(nèi)容。本規(guī)定的撰寫為部品小組根據(jù)實際操作近一年來的工作總結(jié)與歸納，其中結(jié)合了城花項目經(jīng)理部與公司成本管理部及設(shè)計部的良好建議，但因撰寫人員水平有限，請各位領(lǐng)導(dǎo)及同事批評指正，以使本手冊

2、不斷的得已完善，更好地為公司科學(xué)化、規(guī)范化管理服務(wù)。 成都萬科房地產(chǎn)有限公司城花項目經(jīng)理部 2001年10月9日甲供、乙供與三方供貨材料的劃分一：屬甲供范圍的材料：門碰、門鎖、櫥柜、熱水器等；甲供材料及設(shè)備應(yīng)提前24小時通知乙方，貨物到工地現(xiàn)場后，乙方應(yīng)安排卸貨地點并在2小時內(nèi)組織驗收,逾期未驗收，視為驗收合格，相應(yīng)的保管責(zé)任由乙方承擔(dān)；甲供材料與設(shè)備在結(jié)算時直接扣除其材料設(shè)備費用，不計其管理費和利潤等其他費用；其中櫥柜與熱水器屬甲方指定分包工程相關(guān)的材料部品；關(guān)于甲供材料及三方供貨合同的采購規(guī)定見附件1。二：屬三方供貨合同范圍的材料：潔具及其五金配件、水龍頭、配電箱柜、給水管材及管件、開關(guān)插

3、座、墻地磚、電纜、母線槽等； 三方供貨合同中的材料采購保管費的規(guī)定比例為：一般材料3，三材2.5%,安裝材料1.5%的70支付給總包方；另支付與總包方0.5%作為質(zhì)量驗收、保修總協(xié)調(diào)費用。三：屬乙供范圍的材料：水泥、鋼材、原木、石材、屋面彩瓦、杜拉纖維、聚苯板、內(nèi)墻涂料、防水粉、室內(nèi)燈具、水泵、風(fēng)機、水箱、線槽、電線管、排水管、消防材料及設(shè)備、輕質(zhì)隔板、各類閥門、廚衛(wèi)吊板、鋼管、鋼筋砼管、成品煙道、屋頂天窗、防水材料、陽臺雨棚等； 關(guān)于限價材料的管理見附件2限價材料管理規(guī)定。四：屬三方施工合同范圍的材料：鐵花欄桿、戶內(nèi)門、進戶門、雨水天溝、外墻涂料、鋁合金門窗、單元門等；關(guān)于三方施工合同材料管

4、理規(guī)定見附件3。附件1 甲供材料及三方供貨材料管理規(guī)定甲供材料及三方供貨材料指為緩沖總包單位資金壓力，保證總包方承包范圍內(nèi)的材料及設(shè)備及時到及所采購部品的質(zhì)量，解決甲乙雙方對限價材料價格的爭議，由甲方直接支付貨款，由總包方負責(zé)工程量的統(tǒng)計、提交訂貨數(shù)量并督促供貨商按時到貨、驗收、保管的材料。1、部品小組在成本管理部給定的成本控制價范圍內(nèi)尋找可提供相應(yīng)產(chǎn)品的供貨商（包 括生產(chǎn)廠家、代理商、分銷商）；2、 根據(jù)收集到的供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品資料提交設(shè)計部，以初選符合設(shè)計要求的產(chǎn)品；3、 在設(shè)計部初選產(chǎn)品的基礎(chǔ)上對可提供該產(chǎn)品的供應(yīng)商組織考察，考察成員由部品小組成員、成本管理部、設(shè)計部共同組成，并由該項

5、部品負責(zé)人填寫供貨商考察報告見附表一，考察人員會簽；以上程序見附件1.1確定可采用供貨商程序4、 由該部品負責(zé)人在www.a-上撰寫招標(biāo)書，標(biāo)書送與已考察過的供貨商及與集團各地產(chǎn)公司有過良好合作關(guān)系的供貨商。標(biāo)書中的產(chǎn)品數(shù)量由成本管理部提供，產(chǎn)品性能描述由設(shè)計部提供。以上程序見附件1.2招標(biāo)書審批程序5、 填寫部品定標(biāo)履行表見附表二，由部品小組負責(zé)人召集相關(guān)的部品定標(biāo)會，招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組形成會簽意見。部品招投標(biāo)小組的成員包括：公司總經(jīng)理、公司副總經(jīng)理、公司總經(jīng)理助理、項目總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、項目部總經(jīng)理、項目部副總經(jīng)理、成本管理部經(jīng)理、設(shè)計部經(jīng)理、部品小組負責(zé)人、部品小組專業(yè)工程師；招投標(biāo)小組的領(lǐng)導(dǎo)

6、人為公司總經(jīng)理。所采購部品金額在萬元以下時由項目經(jīng)理部確定定標(biāo)意見，其招投領(lǐng)導(dǎo)小組成員包括：項目總經(jīng)理、項目副總經(jīng)理、項目總經(jīng)理助理、設(shè)計主管、成本主管、專業(yè)工程師、部品小組工程師；招投標(biāo)小組的領(lǐng)導(dǎo)人為項目總經(jīng)理。6、 標(biāo)書撰寫人擬定合同，并負責(zé)報審批程序合同審批表見附表三。若是三方供貨合同在交與總包單位及供貨商簽字蓋章前應(yīng)交與合同審批表中確定的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。7、 審批過的合同交總辦文檔管理員，我司留貳份原件，總辦與財務(wù)各一份；總辦文檔管理員編號并復(fù)印與成本及項目經(jīng)理部各一份。第57條參見附件1.3部品定標(biāo)及合同管理程序。8、 甲供與三方合同確定的部品由項目經(jīng)理部工區(qū)負責(zé)人在所需部品進場20天

7、前要求總包單位報送，并經(jīng)成本管理部審核后交與該項部品專項負責(zé)人。9、 甲供與三方供貨合同確定的部品在施工過程中該項部品專項負責(zé)人建立三方供貨及甲供材料的領(lǐng)用記錄（見附表四），施工完畢后需填寫三方合同及甲供材料領(lǐng)用量表見附表五。甲供與三方供貨合同的部品的施工過程的管理與施工后的結(jié)算參見附件1.4甲供與三方施工合同部品管理程序。附件1.1 確定可采用供貨商程序 淘汰的供貨商留作備用供貨商 可采用供貨商 部品小組專項負責(zé)人 填寫考察報告 將供貨商分類部品小組組織考察（項目經(jīng)理部、成本部、設(shè)計部）設(shè)計部在提供的產(chǎn)品基礎(chǔ)上初選 成本管理部確定部品 的成本控制價 部品小組尋找相應(yīng) 的產(chǎn)品供應(yīng)商 附件1.2

8、招標(biāo)書審批程序 設(shè)計部提供招標(biāo) 產(chǎn)品性能描述 成本管理部提供 招標(biāo)產(chǎn)品數(shù)量部品小組專項負責(zé)人網(wǎng)上撰寫招標(biāo)書，標(biāo)書擬發(fā)送與可采用供貨商及與各地產(chǎn)公司有過合作關(guān)系的供貨商通過公司內(nèi)部網(wǎng)站用Word文檔方式交與相關(guān)各部門經(jīng)理審批財務(wù)總監(jiān)或財務(wù)部經(jīng)理 成本管理部經(jīng)理 項目部總經(jīng)理設(shè)計總監(jiān)或設(shè)計部經(jīng)理審批意見在1天內(nèi)返該部品專項負責(zé)人 按各部門經(jīng)理意見修改后在網(wǎng)上發(fā)送 與材料管理員與公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批材料管理員檢查是否按部門經(jīng)理要求修改并在網(wǎng)上填寫審核意見公司材料采購分管領(lǐng)導(dǎo)查看材料管理員的審核意見欄，無誤后點擊發(fā)送標(biāo)書附件1.3部品定標(biāo)及合同管理程序 根據(jù)網(wǎng)上招投標(biāo)情況部品小組專項負責(zé)人撰寫定標(biāo)履行表定

9、標(biāo)并會簽，確定部品供貨商部品小組負責(zé)人通過總辦發(fā)送郵件召集招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組招開該項部品定標(biāo)會部品專項負責(zé)人撰寫合同，交供貨商簽章后進入公司審批程序，審批的跟蹤由總辦文檔管理負責(zé)總辦文檔管理蓋章、編號并復(fù)印 復(fù)印件部品經(jīng)辦人交與 項目經(jīng)理部文檔管理交項目經(jīng)理部其它原件及連同合同審批表復(fù)印件一份成本管理部一份財務(wù)與總辦各留一份原件原件由部品經(jīng)辦人 返供貨商附件1.4 甲供與三方供貨合同部品管理程序項目經(jīng)理部工區(qū)負責(zé)人督促總包單位提前20天報送部品進場計劃部品進場數(shù)量交與成本管理部審批（具體見部品進場通知單）部品專項負責(zé)人根據(jù)審批過的數(shù)量發(fā)材料供貨商以組織備貨供貨商在部品進場提前1天通知總包單位做驗收

10、準(zhǔn)備對于甲供材料由部品專項負責(zé)人填寫部品驗收報告（附表六）部品專項負責(zé)人會同總包單位一起驗收貨物并填寫三方供貨及甲供材料一鑒表供貨完畢后部品專項負責(zé)人填寫三方供貨及甲供材料超領(lǐng)用量表將上述表格交總包單位與供貨商確認后返成本管理部，以做結(jié)算。附表一供貨商（廠）家考察表部品名稱商家名稱材料名稱辦公地址單位性質(zhì)及資質(zhì)辦公室概況 產(chǎn) 品 性 能 工 程 概 況廠房及設(shè)備概況考察人員該供應(yīng)商評估是留作備用、可采用、淘汰招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組會簽 日期：年月日附表二部品定標(biāo)履行表制表單位: 工程管理部供貨商供貨商名稱供貨商名稱供貨商名稱 報價付款方式生產(chǎn)周期質(zhì)量保證 產(chǎn)品特點售后承諾 企業(yè)簡介樣板工程定標(biāo)意見定標(biāo)

11、意見確認經(jīng)辦人 (簽字) 項目經(jīng)理部(簽字) 成本管理部 (簽字) 財務(wù)部(簽字)設(shè)計部(簽字) 副總經(jīng)理(簽字) 總經(jīng)理(簽字) 制表時間：年月日附表三 合同（協(xié)議）審批表材料及設(shè)備采購類 申報時間：申報部門： 公司編號：工程項目名稱簽約單位甲方乙方丙方工程內(nèi)容概要承包范圍工期約定質(zhì)量要求合同總額付款條件獎罰措施保修約定經(jīng)辦部門意見施工隊選擇理由招投標(biāo)否，說 明： 經(jīng)辦人：是，資料編號成本分析目標(biāo)總額預(yù)測/包干總額差異總額目標(biāo)單價預(yù)測/包干單價單價差異差異分析及其他 簽名：經(jīng)理 簽名：相關(guān)部門成本管理部 簽名：財務(wù)管理部 簽名：副總經(jīng)理 簽名：總經(jīng)理 簽名：備注附表四 三方供貨及甲供材料進場

12、一覽表總包單位部品名稱供貨商名稱所屬合同預(yù)進數(shù)量實進數(shù)量預(yù)進時間實進時間付款情況總包單位名稱總包單位名稱總包單位名稱總包單位名稱附表五三方供貨及甲供材料超領(lǐng)用量表序號部品名稱單位領(lǐng)用數(shù)量結(jié)算數(shù)量超用數(shù)量訂貨單價超用總價時間附表六 驗收報告物品名稱：存放地點：合同編號：供貨單位：合同要求數(shù) 量： 單價： 總金額 ： 元 規(guī)格及品牌：質(zhì) 量 等級：其 它（交貨時間等）：驗收情況數(shù) 量： 規(guī)格及品牌：質(zhì) 量 等級：其 它（交貨時間等）：驗收結(jié)果 驗收人： 驗收日期： 年 月 日 附表七：部品進場通知單公司：為確保工程進度，請依據(jù)合同名稱約定，于年月日前，將以下部品送到我司工地現(xiàn)場，為配合貴司貨品驗收

13、，我司已做好貨品驗收準(zhǔn)備及貨品堆場。特此通知，請支持為感！ 總包單位名稱： 簽字： 萬科項目經(jīng)理部成本審批意見：部品清單：貨品名稱型號（規(guī)格）數(shù)量備注附件2 限價材料管理規(guī)定限價材料指由甲方根據(jù)選定的樣板、品牌及市場情況在施工過程中根據(jù)實際需要進行實時限價的材料，限價中應(yīng)包含：產(chǎn)品、指定供貨商、價格、限價范圍、限價適用時間等（三大材可不指定供貨商）。第一條：限價的依據(jù)來源于四個方面：1、 網(wǎng)上招投標(biāo)：其結(jié)果是限價的主要依據(jù)，參照招投標(biāo)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；2、 公司價格信息庫；3、 建材信息價下浮一定比例；4、 詢價。第二條：選擇四種限價方式的規(guī)定：1、 在條件充許且沒有重復(fù)勞動的情況下應(yīng)盡量采取網(wǎng)

14、上招投標(biāo)方式，其中應(yīng)注明該材料的采購方式為乙供；2、 在市場價格相對穩(wěn)定的情況下，若公司價格信息庫中有最近的限價數(shù)據(jù)，則可直接參照使用；3、 若無法參照上述兩種方式確定限價，可參照本地最近時期的的信息價下浮一定比例后執(zhí)行；4、 總價低于1萬元人發(fā)幣的零星材料或?qū)侏毤医?jīng)營的材料由于工期短、用量少可采取詢價的方式確定限價。第三條：限價管理規(guī)定：1、 項目經(jīng)理部在工程項目開工30天前編制材料采購計劃及限價計劃提交與部品小組,并報送成本管理部、設(shè)計部。其中要求明確定板定樣時間、標(biāo)書發(fā)布時間 、合同簽定時間（或給出限價通知時間）；2、 成本管理部是限價的責(zé)任部門，應(yīng)按計劃在接到通知20天內(nèi)完成限價；3、

15、 在招投標(biāo)方式下應(yīng)保證至少有三家及以上的供貨商參與招投標(biāo)；4、 在詢價方式下，經(jīng)辦人員需填制材料詢價情況比較表（附表七），并報成本管理部經(jīng)理審批；5、 限價確定后，經(jīng)辦人員應(yīng)在第一時間填寫材料限價表（附表八）發(fā)送與總包單位，并由總包單位內(nèi)業(yè)管理人員簽收確認。6、 甲方完成限價，乙方在收到通知20天內(nèi)末訂貨，此后因材料價格的漲落責(zé)任由乙方承擔(dān)；7、 對于限價材料的價格，乙方若認為限價無法接受，應(yīng)在接到材料限價表5日內(nèi)書面通知甲方，否則甲方按此價格進入結(jié)算，乙方不得提出價格差異。如經(jīng)甲方證實在市場上能夠按甲方限價購買某種材料，并將此信息反饋與乙方后，乙方仍拒絕購買，該種材料可改為甲供或三方供貨合同

16、，甲方向乙方收取該材料總價款的20作為違約金，由此造成的工期損失由乙方承擔(dān)；附表七 材料詢價情況比較表工程名稱： 填寫時間：部品名稱規(guī)格單位報價單位名稱最終報價最終報價最終報價最終報價經(jīng)辦意見審核意見1、 審核意見由成本管理部經(jīng)理、項目總經(jīng)理審批2、 5萬元以上應(yīng)報公司管理層審批附表八 材 料 限 價 單工程名稱： 編號：致施工單位： 以下材料價格將作為雙方結(jié)算時的依據(jù)，請貴公司盡快按要求聯(lián)系采購。產(chǎn)品名稱規(guī)格型號產(chǎn)地指定單位單價備注其它說明使用范圍執(zhí)行時間執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)供貨說明1、2、3、 項目經(jīng)理部：項目總經(jīng)理部簽字 日 期： 年 月 日附件3 三方施工合同材料管理規(guī)定三方施工合同確定的部品是為

17、了保證工程進度及工程質(zhì)量由我方與總包方共同推薦施工單位進行招投標(biāo)而確定的部品施工單位，合同簽定后由我司統(tǒng)一支付總包管理配合費與總包單位，總包單位對分包單位的施工進度、施工質(zhì)量、售后服務(wù)進行監(jiān)督。1、 部品小組在成本管理部給定的成本控制價范圍內(nèi)尋找可提供相應(yīng)產(chǎn)品并可以施工的部品施工單位；2、 部品小組對可提供該產(chǎn)品的供應(yīng)商組織考察，考察成員由部品小組成員、成本管理部、設(shè)計部共同組成，并由該項部品負責(zé)人填寫供貨商考察報告見附表一，考察人員會簽；以上程序見附件1.1確定可采用供貨商程序；3、 由該部品負責(zé)人在www.a-上撰寫招標(biāo)書，標(biāo)書送與已考察過的供貨商及總包單位推薦的部品施工單位（在同等條件下

18、總包單位推薦的部品施工單位在定標(biāo)時優(yōu)先考慮）。標(biāo)書中的產(chǎn)品數(shù)量由成本管理部提供，產(chǎn)品性能描述由設(shè)計部提供。以上程序見附件1.2招標(biāo)書審批程序4、 填寫部品定標(biāo)履行表見附表二，由部品小組負責(zé)人召集相關(guān)的部品定標(biāo)會，招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組形成會簽意見。部品招投標(biāo)小組的成員包括：公司總經(jīng)理、公司副總經(jīng)理、公司總經(jīng)理助理、項目總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、項目部總經(jīng)理、項目部副總經(jīng)理、成本管理部經(jīng)理、設(shè)計部經(jīng)理、部品小組負責(zé)人、部品小組專業(yè)工程師；招投標(biāo)小組的領(lǐng)導(dǎo)人為公司總經(jīng)理。所分包的部品金額在萬元以下時由項目經(jīng)理部確定定標(biāo)意見，其招投領(lǐng)導(dǎo)小組成員包括：項目總經(jīng)理、項目副總經(jīng)理、項目總經(jīng)理助理、設(shè)計主管、成本主管、專業(yè)工程師、部品小組工程師；招投標(biāo)小組的領(lǐng)導(dǎo)人為項目總經(jīng)理。5、 標(biāo)書撰寫人擬定合同，并負責(zé)報審批程序合同審批表見附表三。在交與總包單位及部品施工單位簽字蓋章前應(yīng)交與合同審批表中確定的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。6、