項(xiàng)目公司項(xiàng)目辦公室管理制度

1、頁眉.一、項(xiàng)目會(huì)議制度一、項(xiàng)目管理會(huì)議可分為專題工作會(huì)議、周工作例會(huì)等。1、專題會(huì)議主要任務(wù)是解決工程、銷售、財(cái)務(wù)、經(jīng)營等相關(guān)業(yè)務(wù)問題，由項(xiàng)目經(jīng)理召集，相關(guān)部門人員參加，會(huì)議根據(jù)工作需要不定期召開。2、每周項(xiàng)目例會(huì)參加人員為項(xiàng)目部所有人員，會(huì)議主要內(nèi)容是總結(jié)各項(xiàng)目公司各項(xiàng)目部管理人員一周工作， 制定下周工作計(jì)劃， 協(xié)調(diào)解決各部門日常工作中遇到的問題，會(huì)議為每周一上午 9： 00 開始二、會(huì)議對(duì)于需表決事項(xiàng)，與會(huì)最高領(lǐng)導(dǎo)有決定權(quán)。與會(huì)人員可保留意見，但要執(zhí)行相關(guān)決議。溝通探討問題應(yīng)遵循務(wù)實(shí)、 實(shí)事求是的原則， 提出觀點(diǎn)應(yīng)闡明理由，對(duì)于因錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)、偏頗的意見而導(dǎo)致會(huì)議決策失誤，相關(guān)管理者應(yīng)擔(dān)負(fù)責(zé)

2、任。三、會(huì)議相關(guān)內(nèi)容及會(huì)議形成的計(jì)劃、方案、決議，需要傳達(dá)給相關(guān)人員的，與會(huì)人員應(yīng)及時(shí)傳達(dá)至部門相關(guān)工作人員， 嚴(yán)格按相關(guān)安排推進(jìn)工作， 綜合管理專員進(jìn)行檢查、督導(dǎo)和落實(shí)。會(huì)議形成的計(jì)劃、方案、決議，需要時(shí)由項(xiàng)目公司以正式文件下發(fā)執(zhí)行。四、根據(jù)工作需要，相關(guān)人員可出席、列席相關(guān)工作會(huì)議，發(fā)表意見。五、參會(huì)人員如遇出差、 公司安排辦理有關(guān)事宜和其他特殊情況，不能參加會(huì)議， 需向說明情況。二、公文辦理制度（一）行文印鑒規(guī)定1、行文要嚴(yán)肅認(rèn)真，文件按正式要求起草，核稿后由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)2、文件內(nèi)容涉及到有關(guān)部門業(yè)務(wù)范圍的由有關(guān)部門起草，部門負(fù)責(zé)人簽字后按照授權(quán)送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處審核，統(tǒng)一編號(hào)簽發(fā)。3、文稿

3、起草一律用公司統(tǒng)一發(fā)放的“呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)文件”格式打印、排版。（二）文件管理規(guī)定1、項(xiàng)目技術(shù)文件資料由項(xiàng)目部備案，發(fā)放到各部門的文件、資料由各部門負(fù)責(zé)人管理。2、要認(rèn)真及時(shí)做好文件的登記、傳閱、保管和保密工作，建立收發(fā)文件登記薄，按檔案管理的要求，規(guī)范檔案工作。3、各部門對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件要認(rèn)真及時(shí)辦理，急件隨到隨辦， 辦理情況要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)回報(bào)，不拖不壓。4、文件資料借閱要履行借閱手續(xù)，并及時(shí)收回，文檔管理員要經(jīng)常對(duì)文件資料進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)丟失立即追查。（三）資料打印、復(fù)印規(guī)定1.崗負(fù)責(zé)綜合性文稿的打印和保密工作。 文件內(nèi)容涉及到有關(guān)部門業(yè)務(wù)范圍的由相關(guān)部門起草并打印清樣。2.辦公設(shè)備的使用者要加強(qiáng)機(jī)器

4、的維護(hù)保養(yǎng)，保持機(jī)器的衛(wèi)生、清潔， 使之時(shí)刻處于良好狀態(tài)，保證打印文件的清晰，美觀，減少紙張浪費(fèi)。不涉及保密的打印用紙，需回收利用背面打字，杜絕浪費(fèi)。3. 使用時(shí)必須科學(xué)的采集、 輸入、輸出和整理信息， 信息載體必須安全存放、 保管、備份，防止丟失或失效。4. 輸入電腦信息屬公司機(jī)密的，未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不許向任何人提供、泄密。5. 項(xiàng)目部的標(biāo)準(zhǔn)配置設(shè)備及用品合理使用， 延長設(shè)備的使用周期， 個(gè)人原因?qū)е聯(lián)p壞， 負(fù)責(zé)賠償。1 / 6頁眉.三、工作紀(jì)律管理制度一、工作紀(jì)律1. 公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度,履行工作職責(zé)。2. 按時(shí)上下班 ,不得遲到、早退、曠工 ,對(duì)所擔(dān)負(fù)的工作爭取時(shí)效 ,

5、不拖不壓 ,并及時(shí)反饋。3. 盡忠職守 ,不擅離工作崗位。上班時(shí)間不得吃零食、閑聊、睡覺、脫崗、串崗或做與工作無關(guān)的事 ,上班時(shí)間不得用電腦打游戲、上網(wǎng)聊天或?yàn)g覽不健康網(wǎng)站。非本公司人員,未經(jīng)允許不得使用電腦。電腦重要資料都要做好備份。4. 各負(fù)責(zé)人必須加強(qiáng)對(duì)所管設(shè)備、財(cái)產(chǎn)、資料、文檔、密碼等的管理，建立一對(duì)一責(zé)任，避免因思想麻痹、疏忽管理給公司造成損失。5. 各部門下班后必須關(guān)好門窗，關(guān)閉照明燈、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、飲水機(jī)等用電設(shè)備的電源。6. 提高安全意識(shí)， 不違規(guī)插接電源、電線， 不在電腦和電源插座旁堆放報(bào)紙、 書籍等易燃物，以免損壞用電設(shè)備及引起火災(zāi)。7. 工作時(shí)間（周一至周五）須保

6、持衣著規(guī)范、整潔。男員工不得穿背心、短褲、拖鞋；女員工不得穿無袖上裝、短褲、超短裙、健美褲、拖鞋。8. 員工要保持儀容莊重，姿式端莊，用語和藹，嚴(yán)禁在辦公場(chǎng)所大聲喧嘩。9.員工必須保護(hù)和愛護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，保持公共場(chǎng)所及個(gè)人辦公區(qū)域的清潔、整齊和美觀， 嚴(yán)禁亂堆、亂扔報(bào)紙、個(gè)人生活用品、廢雜物等。10.員工接聽外電話實(shí)行第一接聽人負(fù)責(zé)制，根據(jù)電話內(nèi)容是否屬于本人業(yè)務(wù)職責(zé)范圍，第一接聽人負(fù)責(zé)辦理或轉(zhuǎn)達(dá)，以確保有關(guān)問題得到及時(shí)、圓滿解決。11.復(fù)印機(jī)、 打印機(jī)等都要指定專人管理，員工使用這些設(shè)備須服從管理人員的管理，以保證設(shè)備的正常運(yùn)行。12. 員工使用復(fù)印紙、信紙、信封、飲用水、水杯及其他消耗品，要注

7、意節(jié)約使用，避免浪費(fèi)。13. 員工工作時(shí)間內(nèi)外出須向部門負(fù)責(zé)人說明事由， 保持通訊暢通， 以免因無法聯(lián)系而影響工作。14. 上班日中午非特殊工作需要或公司安排不得飲酒。15. 為保守項(xiàng)目秘密，保障項(xiàng)目的合法權(quán)益不受到侵犯 ,維護(hù)項(xiàng)目正常經(jīng)營管理秩序，本著既確保秘密又便利工作的方針，特制定本條款。16. 項(xiàng)目秘密保密范圍： 項(xiàng)目重大經(jīng)營決策中的秘密事項(xiàng)， 商業(yè)秘密， 項(xiàng)目內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報(bào)告、重要會(huì)議記錄等，管理秘密，技術(shù)秘密，項(xiàng)目所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息以及其他經(jīng)項(xiàng)目確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)，具體按照簽訂的保密協(xié)議執(zhí)行17. 一般性決定、決議、通告、通知、行政管理

8、資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍四、檔案管理辦法第一條為建立健全項(xiàng)目檔案體系， 實(shí)現(xiàn)完整保存并有效管理的基本目標(biāo)，使檔案更好地為項(xiàng)目發(fā)展服務(wù)，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于項(xiàng)目的檔案管理工作。第三條項(xiàng)目檔案指各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式不同載體的文件資料。第二章 檔案工作體制及其職責(zé)第四條檔案工作在項(xiàng)目經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，綜合管理專員是公司檔案主管部門，下設(shè)2 / 6頁眉.專職或兼職人員負(fù)責(zé)，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。第五條檔案管理負(fù)責(zé)人的職責(zé)1 、負(fù)責(zé)組織實(shí)施項(xiàng)目檔案長遠(yuǎn)規(guī)劃和年度計(jì)劃。2 、建立健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。3 、負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目形成的各類

9、檔案進(jìn)行收集、整理、組卷、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用等工作。4、 編制各種檔案目錄、索引、匯編等檢索工具和參考資料。5、參加工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收、綜合驗(yàn)收和設(shè)備儀器的開箱驗(yàn)收等工作。第六條 文件資料的形成是隨項(xiàng)目策劃、開發(fā)建設(shè)以及管理經(jīng)營活動(dòng)的進(jìn)程自然完成的，必須按規(guī)定向公司檔案管理部門移交，集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有。第七條各負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)歸檔范圍進(jìn)行日常工作資料的收集、積累和整理， 填寫歸檔單定期向檔案管理部門移交。第八條歸檔要求1、 歸檔文件資料要求書寫材料耐久，字跡工整、圖形清晰、無涂抹、損壞現(xiàn)象，文件必須保證完整性和內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系。2、 各項(xiàng)管理活動(dòng)形成的文件資料定期由

10、各負(fù)責(zé)人整理立卷歸檔。3、 工程項(xiàng)目資料及技術(shù)文件圖紙，在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。4、聲像、實(shí)物檔案及外出參觀、考察和參加各種會(huì)議、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等活動(dòng)收集來的文件資料在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。5、一項(xiàng)工作由幾個(gè)負(fù)責(zé)人參與管理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主管負(fù)責(zé)人收集歸檔，會(huì)議文件由會(huì)議主辦人收集歸檔。6、項(xiàng)目大型廣告、營銷、公關(guān)活動(dòng)策劃過程所形成的文字、圖表、模型、照片、錄音、錄像、宣傳片等全部材料在活動(dòng)結(jié)束一月內(nèi)及時(shí)歸檔。7、工程項(xiàng)目的相關(guān)審批報(bào)建等材料待批后及時(shí)歸檔第九條檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。 凡是反映項(xiàng)目主要職能活動(dòng)和歷史面貌的， 具有長久保存價(jià)值的應(yīng)永久保存。凡是

11、在一定時(shí)期內(nèi)項(xiàng)目進(jìn)行工作總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)交流等需要查考利用的， 應(yīng)酌情列為長期或短期保存， 凡介于兩種保管期限之間的， 一律從長保存。第十條檔案的鑒定、銷毀1 、對(duì)保管期限已到的各種檔案進(jìn)行鑒定，確定保留或銷毀，鑒定工作要有檔案主管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員參加，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2 、 鑒定確認(rèn)銷毀的檔案，要提出銷毀報(bào)告、銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司總裁審批備案，方可銷毀。銷毀時(shí)銷毀人、鑒銷人簽字。任何部門或各人不得擅自處理或銷毀檔案文件資料。第十一條嚴(yán)格按檔案統(tǒng)計(jì)規(guī)定作好檔案的收集、整理、保管、 利用等情況統(tǒng)計(jì)，需要時(shí)應(yīng)按規(guī)定向有關(guān)部門報(bào)送檔案基本情況年報(bào)表。第十二條嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)定和借查閱制度。第

12、十三條對(duì)因各種原因離職離崗人員，在離開本崗位之前必須到檔案部門辦理有關(guān)檔案資料手續(xù)，無檔案人員簽字，人事、財(cái)務(wù)部門不得辦理離崗手續(xù)。第十四條工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、 參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門給予核報(bào)差旅費(fèi)。第十五條項(xiàng)目召開的各種會(huì)議，由會(huì)議負(fù)責(zé)人指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案負(fù)責(zé)人辦理歸檔手續(xù)，檔案負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。第十六條凡屬公司項(xiàng)目調(diào)研、開發(fā)過程中形成的文件、磁盤、光盤、錄音、錄像、照片3 / 6頁眉.等材料，在項(xiàng)目完成后， 必須及時(shí)歸檔， 項(xiàng)目報(bào)銷時(shí)

13、必須附歸檔移交清單否則財(cái)務(wù)不予報(bào)銷。第十七條、 項(xiàng)目員工因工作需要， 均可借查閱與本人工作有關(guān)的檔案， 借查閱檔案必須辦理有關(guān)登記手續(xù)，借查閱后應(yīng)認(rèn)真填寫利用效果。第十八條、 任何人不得借閱與本人工作無關(guān)的檔案，如確因工作需要借閱非本部門工作范圍內(nèi)的檔案資料，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，綜合管理專員批準(zhǔn)。第十九條、機(jī)密級(jí)以上檔案及辦公會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要，一律不外借。需要查閱時(shí)，須公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案人員查閱，摘錄提供有關(guān)資料。第二十條、借閱檔案的時(shí)間：文書、財(cái)務(wù)檔案最長三天，工程技術(shù)檔案最長兩周。第二十一條、借閱人員必須對(duì)案卷的安全負(fù)責(zé)，要保持好案卷的整潔完好，不得任意涂改、抽頁、剪貼和中途轉(zhuǎn)借，以防檔

14、案的丟失和泄密。第二十二條、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)損壞、缺頁、涂改現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并追查責(zé)任和處理。丟失檔案資料、文件，應(yīng)立即報(bào)告檔案部門，按有關(guān)情況公司給予相關(guān)責(zé)任人處罰。第二十三條、 不準(zhǔn)無關(guān)人員翻閱檔案，不準(zhǔn)為個(gè)人需要摘抄有關(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容，不準(zhǔn)擅自復(fù)印檔案材料，不得擅自將檔案攜帶外出。第二十四條、 加強(qiáng)對(duì)機(jī)密文件的清點(diǎn)交接手續(xù)，防止文件的丟失及造成的不必要的丟失、泄密。第二十五、 定期對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清查，妥善保管標(biāo)有機(jī)密的檔案，嚴(yán)禁丟失，發(fā)現(xiàn)丟失及時(shí)采取措施并查清原因，按有關(guān)規(guī)定處理。第二十六條、 檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須按有關(guān)規(guī)定詳細(xì)清點(diǎn)移交，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。

15、六、項(xiàng)目安全、衛(wèi)生及接待管理制度為保持項(xiàng)目良好的辦公環(huán)境,特制定本規(guī)定。(一 ) 安全保衛(wèi)制度1、項(xiàng)目部成員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)守崗位，按時(shí)上下班，不準(zhǔn)脫崗，并認(rèn)真做好記錄和來人接待工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3、檔案、文件等資料的管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保安全。4、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要安排專人負(fù)責(zé)下班前認(rèn)真檢查，必須將燈、電扇、空調(diào)、電腦、飲水機(jī)等電器設(shè)備關(guān)閉，門窗關(guān)好，鎖好后方可離開。(二 ) 二、衛(wèi)生管理制度1、項(xiàng)目辦公室應(yīng)保持每天進(jìn)行清掃，室內(nèi)要整潔，不能有雜亂物品堆積，辦公桌物品要擺放整齊有序，地面干凈無灰塵、無積水、無煙蒂、無死角，門窗干凈明亮，保持空氣清新。2、綜合管理專員負(fù)責(zé)不定期對(duì)衛(wèi)生情

16、況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即整改。(三 ) 三、項(xiàng)目接待制度按照公司規(guī)定處理。4 / 6頁眉.八考勤管理(一 )考勤管理1. 項(xiàng)目所有員工均實(shí)行手工考勤制，由綜合管理專員記錄。2.工作時(shí)間：員工正常工作時(shí)間為: 上午 8:00 至 12:00下午 13:30 至 17:303. 所有員工必須先到綜合管理專員報(bào)到后， 方能外出辦理業(yè)務(wù)。 因工作需要不能按時(shí)報(bào)到者，必須先向綜合管理專員負(fù)責(zé)人申請(qǐng)， 否則按外出辦私事處理。 綜合管理專員建立員工外出登記表， 員工回來后需補(bǔ)簽員工外出登記， 單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)， 綜合管理專員每月進(jìn)行抽查。4. 考勤工作由綜合管理專員負(fù)責(zé)， 填寫出勤登記， 負(fù)責(zé)考勤工作，

17、 每月月底將考勤表送交項(xiàng)目總經(jīng)理。5. 項(xiàng)目總經(jīng)理對(duì)考勤表進(jìn)行檢查核實(shí)，經(jīng)確認(rèn)無誤后，用于考核工資發(fā)放。6.考勤工作要求：綜合管理專員于每月5 日前核查考勤表，整理并歸檔。(二 )遲到、早退、曠工1、員工應(yīng)嚴(yán)格遵守勞動(dòng)紀(jì)律，不遲到，不早退，無曠工現(xiàn)象。2、過規(guī)定上班時(shí)間1 小時(shí)以內(nèi)記遲到，1 小時(shí)后為曠工半天，提前十分鐘下班記早退。3、非因公提前請(qǐng)假（請(qǐng)假授權(quán)按照公司批準(zhǔn)制度執(zhí)行）。4、有下列情況均以曠工處理：1) 用不正當(dāng)手段，騙取、涂改、偽造休假證明；2) 未請(qǐng)假或請(qǐng)假未批準(zhǔn)，不到單位上班；3) 不服從工作調(diào)動(dòng)，經(jīng)教育后仍不到崗；4) 被公安部門拘留；5) 打架斗毆，違紀(jì)致傷無法正常上班者

18、。6) 超過五次 ,并計(jì)曠工一天。九車輛使用費(fèi)1.項(xiàng)目車輛使用由公司綜合管理專員統(tǒng)一管理。 有必要派車但不能派出時(shí)， 綜合管理專員可以授權(quán)乘出租車，出租車費(fèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷。2. 車輛使用申請(qǐng)流程： 經(jīng)辦人向綜合管理專員申請(qǐng)安排車輛使用人填寫車輛使用登記臺(tái)帳綜合管理專員確認(rèn)后調(diào)配車輛。3. 車輛油料申請(qǐng)流程： 司機(jī)車輛管理員審核分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)車輛管理員發(fā)放油票。4. 車輛維修保養(yǎng)流程： 使用人填寫簽呈申請(qǐng)車輛管理員提出車輛維修保養(yǎng)具體意見 公司綜合管理專員車隊(duì)長審核行政主管領(lǐng)導(dǎo)審批使用人憑車輛維修保養(yǎng)審批表到指定廠家維修保養(yǎng)指定廠家維修保養(yǎng)并在簽呈中填寫項(xiàng)目及費(fèi)用使用人在維修保養(yǎng)完成返回后將經(jīng)廠家簽字的簽呈交綜合管理專員備案。5. 油料購買申請(qǐng)及報(bào)銷流程： 車輛駕駛員填寫報(bào)銷單綜合管理專員審核主管領(lǐng)導(dǎo)審批財(cái)務(wù)部核銷。6. 維修保養(yǎng)費(fèi)用報(bào)銷流程： 車輛管理員填寫報(bào)銷單并附維修保養(yǎng)費(fèi)用明細(xì)表和各次維修保養(yǎng)的簽呈公司綜合管理專員審核行政主管領(lǐng)導(dǎo)審批財(cái)務(wù)部經(jīng)理復(fù)核財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽財(cái)務(wù)部支付借款。7. 保險(xiǎn)、養(yǎng)路費(fèi)、 年檢