文件控制程序2

1、XXXXt氣Q/KJ文件控制程序版序：D/02017-06-01發(fā)布2017-06-01實(shí)施發(fā)布D/0文件控制程序2活動(dòng)名稱文件控制流程記錄或證據(jù)D/0文件控制程序Q/KJ02-05.011目的對(duì)QMSISO14001、OHSAS1800侑關(guān)的管理性文件進(jìn)行有效的控制，確保文件的正確性、適應(yīng)性,以及在運(yùn)行QMSISO14001、OHSAS1800例各個(gè)相關(guān)場(chǎng)所的工作人員都能使用到相應(yīng)文件的有效版本。2范圍本程序適用于與QMSISO14001、OHSAS1800侑關(guān)的管理性文件的控制，包括適當(dāng)范圍的外來(lái)文件。3職責(zé)總經(jīng)理負(fù)責(zé)管理手冊(cè)的批準(zhǔn)。管理者代表負(fù)責(zé)程序文件的批準(zhǔn)。行政部負(fù)責(zé)組織管理體系文件

2、的管理和控制。其它各部門協(xié)助行政部進(jìn)行文件管理和控制。4工作程序4.1 文件的分類管理體系文件：a）管理手冊(cè)包括形成文件的方針和目標(biāo)；b）管理體系程序文件；c）其他質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全文件包括質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康記錄表式、記錄以及策劃文件、技術(shù)文件等；d）公司行政性文件注：文件載體可以為：紙張性文件、電腦軟盤、光盤文件、音像、圖片、等。外來(lái)文件外來(lái)文件是指比公司以外獲得，供本公司使用或參考的與管理體系有關(guān)的文件。4.2 文件的編制管理手冊(cè)、程序文件和其他管理性文件，由行政部負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門和人員編寫。技術(shù)性文件包括企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)程、圖樣、工藝文件等，由技術(shù)部按技術(shù)性文件控制程序的

3、規(guī)定組織編寫。4.3 文件的編號(hào)及標(biāo)識(shí)狀態(tài)4.3.1 文件的編號(hào)由行政部統(tǒng)一管理；具體編號(hào)規(guī)定如下：a）管理手冊(cè)的編號(hào)：Q/KT01.叫-發(fā)布年代號(hào)文件順序號(hào)管理手冊(cè)代號(hào)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)b）程序文件的編號(hào)：Q/KT02-口口.口程序文件分文件順序號(hào)程序文件順序號(hào)程序文件代號(hào)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)c）其他質(zhì)量、文件編號(hào)：Q/KT03-口口-口口I質(zhì)量文件分順序號(hào)質(zhì)量文件順序號(hào)程序文件分順序號(hào)程序文件順序號(hào)第三層次文件、質(zhì)量文件代號(hào)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)d）各種第三層次管理、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)及結(jié)構(gòu)：Ql/KT發(fā)布年代號(hào)文件順序代號(hào)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分類代號(hào)G一管理標(biāo)準(zhǔn)Z一工作標(biāo)準(zhǔn)J技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)e）公司行政文件編號(hào)：康字口口口第口口號(hào)第

4、幾號(hào)文件順序號(hào)發(fā)布年代號(hào)企業(yè)發(fā)文部門字號(hào)代號(hào)企業(yè)簡(jiǎn)稱f質(zhì)量記錄的編號(hào)及結(jié)構(gòu)：QR/KT.修訂狀態(tài)省略為原版，A為第一版，依次類推記錄順序號(hào)程序文件分文件順序號(hào)程序文件順序號(hào)質(zhì)量記錄文件標(biāo)識(shí)狀態(tài)a）文件版號(hào)：分AB、C等版，A為原版，B為第一次換版，C為第二換版，以次類推。b）文件修訂狀態(tài)：分0、1、2等，0為未曾修訂，1為第一次修訂，2為第二次修訂，依次類推。如：A/0為A版0次修訂，B/1為B版第一次修訂，依此類推。c）記錄表單修訂狀態(tài)：無(wú)標(biāo)志為未曾修訂，A為第一次修訂，B為第二次修訂，依此類推。4.4 文件的審批權(quán)限管理手冊(cè)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。程序文件，由歸口部門編制、該部門負(fù)責(zé)

5、人審核，管理者代表批準(zhǔn)。各部門內(nèi)部使用的文件，由各部門負(fù)責(zé)人審批。公司行政性文件，按要求由各部門或行政部編制、總經(jīng)理審批。其他質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全文件按要求由各部門或行政部編制，管理者代表審批。公司規(guī)定的“工作標(biāo)準(zhǔn)”由總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.5 文件的發(fā)放文件的發(fā)放審批a）文件發(fā)放前，應(yīng)由相應(yīng)權(quán)限范圍內(nèi)的批準(zhǔn)人確定文件應(yīng)配置的部門和發(fā)放范圍。經(jīng)批準(zhǔn)后，文件管理員負(fù)責(zé)實(shí)施。具體的發(fā)放審批權(quán)見(jiàn)文件發(fā)放批準(zhǔn)權(quán)限。b）文件發(fā)放前必須進(jìn)行標(biāo)識(shí)包括編號(hào)、審批人簽字、分發(fā)號(hào)、受控、非受控、蓋標(biāo)識(shí)章等c）受控文件必須納入“受控文件清單”，以便于更改時(shí)到達(dá)一致性。文件發(fā)放a）文件管理員負(fù)責(zé)將有效版本文件按分發(fā)號(hào)按時(shí)

6、發(fā)到各使用部門，文件的接收者在“文件收發(fā)登記表”上簽字。b）文件破損、喪失需要補(bǔ)發(fā)時(shí)，文件使用人應(yīng)填寫“文件領(lǐng)用審批表”，經(jīng)文件相應(yīng)人員批準(zhǔn)后才可補(bǔ)發(fā)。補(bǔ)發(fā)的文件應(yīng)以新的發(fā)放號(hào)登記，原受控文件由文件管理員在相應(yīng)登記欄中注明“喪失作廢”或“破損作廢”字樣。c）文件發(fā)放范圍外的人員需要領(lǐng)用文件時(shí)，必須填寫“文件領(lǐng)用審批表”，經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)后，文件管理員根據(jù)審批表發(fā)放文件。d）任何人不得在文件上亂涂亂畫，更不得私自外借，當(dāng)文件需要作為證據(jù)向外提供時(shí)；借閱一般文件，需經(jīng)相關(guān)主管同意，重要或機(jī)密性文件必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，文件管理員在“文件借閱登記表”上進(jìn)行登記后，方可外借或復(fù)印。e）文件都應(yīng)由各部門的專人

7、保管，并由其在“部門收文登記表”登記接收。在每次內(nèi)部質(zhì)量審核前應(yīng)全面檢查各類文件的有效性。4.6 文件的更改管理體系文件需要更改時(shí)，由提出更改的部門和人員填寫“文件更改申請(qǐng)通知單”說(shuō)明更改原因、內(nèi)容，送原審批部門審批，如原審批人不在，需指定部門審批時(shí)，則該部門須獲得由原審批部門提供的背景資料。更改方法a）直接更改法：在原文件上直接劃改或覆蓋更改，同時(shí)加蓋“更改”印章以示認(rèn)可。b）換頁(yè)更改：文件修改內(nèi)容較多時(shí)，或修改次數(shù)超過(guò)10次以上，則應(yīng)進(jìn)行換頁(yè)更改并注明修訂次數(shù)。c）發(fā)放到公司外部的受控文件，也應(yīng)進(jìn)行更改、換版、作廢的通訊控制，文件修改情況，應(yīng)填寫“文件更改申請(qǐng)通知單”。經(jīng)多次修訂或需進(jìn)行大

8、幅度修訂時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版，換版時(shí)應(yīng)同時(shí)確定版本號(hào)，修訂碼，換版后的作廢文件按4.7條處理。4.7 文件廢止所有文件使用場(chǎng)所人員，只準(zhǔn)使用現(xiàn)行的有效版本。當(dāng)文件廢止時(shí)，對(duì)收回的廢止文件的處理由文件管理員填寫“文件處理清單”，經(jīng)原發(fā)放批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。對(duì)需保留的作廢文件應(yīng)標(biāo)明“作廢”、“僅供參考”字樣。4.8 文件的保存管理文件的保管必須做到防火、防潮、防霉、防蛀。與管理體系有關(guān)的管理性文件及適當(dāng)外來(lái)文件的控制要求。.1公司管理者代表應(yīng)及時(shí)將國(guó)家、地方有關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)文件等發(fā)布信息傳達(dá)至各有關(guān)部門，并對(duì)這類文件使用的有效性負(fù)責(zé)。.2公司直接引用和使用的各類外來(lái)資料、樣本及與管理體系有關(guān)的管理性

9、文件時(shí)由文件管理員負(fù)責(zé)登記、發(fā)放和管理。.3行政部應(yīng)將所有外來(lái)文件登記到“文件歸檔登記表”中，并記錄狀態(tài)和版本。公司內(nèi)部使用的所有受控文件必須加蓋“受控”印章，“受控”文件指受到更改或換版的控制，一旦更改或換版時(shí)要追溯到持有者?！胺鞘芸亍蔽募肝募贿M(jìn)行分發(fā)編號(hào)、登記，其更改不受追溯，如發(fā)到客戶處的管理手冊(cè)等。文件持有者調(diào)離崗位或公司時(shí)，必須將所持有的文件上繳主管部門負(fù)責(zé)人或行政部負(fù)責(zé)人。內(nèi)部管理性文件，應(yīng)于每年年終進(jìn)行文件評(píng)審，將評(píng)審情況記錄于“文件會(huì)簽表”中。需采取措施時(shí)，應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行跟蹤。文件管理所發(fā)生記錄按記錄控制程序的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。外來(lái)文件分類：標(biāo)準(zhǔn)國(guó)標(biāo)、行標(biāo)及國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、法律和其它。外來(lái)文件管理：標(biāo)準(zhǔn)由技術(shù)部按技術(shù)性文件的管理要求，對(duì)其保存、借閱、收回等進(jìn)行控制。法律和其它外來(lái)文件由行政部按管理性文件的管理要求，對(duì)其保存、借閱、收回等進(jìn)行控制。5相關(guān)文件5.1 Q/KT02-16.025.2 QG/KT-23-20036質(zhì)量記錄6.1 QR/KT.05.01-016.2 QR/KT.05.01-026.3 QR/KT.05.01-036.4 QR/KT.05.01-046.5 QR/KT.05.01-056.6 QR/KT.05.01-066.7 QR/KT.05.01-076.8 QR/KT.05.01-086.9 QR/KT.05.01