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文檔簡(jiǎn)介
1、文書排版的一般常用格式和應(yīng)用自2000年11月國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式(國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局編2000.11 ) 發(fā)行以來(lái),國(guó)家機(jī)關(guān)單位對(duì)外公文都日趨規(guī)范化,正式文書的規(guī)范化亦逐漸普及?,F(xiàn) 針對(duì)我所對(duì)機(jī)關(guān)單位的常用重要文書(如訴狀、答辯書、法律意見(jiàn)等,限中文版式) 的一般排版格式及 WORD文檔常用功能應(yīng)用簡(jiǎn)略說(shuō)明如下:一、文書排版格式(一)紙張:采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)60g/m 280g/m2的A4白紙(210mm X297mm ,白度 為85% -90% ) 0 (我所用的是80G特級(jí)A4紙)(二)頁(yè)邊與版心尺寸:天頭(上白邊)為:37mm ±mm ;訂口(左白邊)為: 28 mmtmm;版心尺
2、寸為:156 mm >225mm (不含頁(yè)碼)。(三)標(biāo)題:上空1行,用2號(hào)(或小2號(hào))宋體,加粗,可分一行或多行居中 排布;回行時(shí),要做到詞意完整,排列對(duì)稱,間距要恰當(dāng)(可以通過(guò)字間距來(lái)調(diào)節(jié))。標(biāo)題下空1行。(四)正文:用3號(hào)(或小3號(hào))仿宋體字,文中如有小標(biāo)題可用 3號(hào)小標(biāo)宋體 字或黑體字。主送機(jī)關(guān)名稱下1行,每自然段左空2字,回行頂格,數(shù)字、年分不能 回行。未作特殊說(shuō)明圖文的顏色均為黑色。(五)行間距:一般每頁(yè)排22行,每行排28個(gè)字(即行間距為單行倍或固定值3032磅間,標(biāo)準(zhǔn)字間距)。(六)附件:在正文下空1行空2字用3號(hào)(小3號(hào))仿宋字標(biāo)識(shí)”附件;后標(biāo) 全角冒號(hào)和名稱。附件如有
3、序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼;(七)級(jí)別符號(hào):文中標(biāo)題遵循的序號(hào)一般分五級(jí),即:一、 (一)、1、(1)、 。標(biāo)題非一句話時(shí),一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)(注意:電腦一般設(shè)定為自動(dòng)生成級(jí)別符號(hào), 如果級(jí)別符號(hào)不是太多,輸入不要用自動(dòng)生成級(jí)別符號(hào),在輸入“一”前回車留下空格, 輸完“一”后不能用回車鍵,用下標(biāo)鍵換行;如果級(jí)別符號(hào)太多,可以在“格式”窗口的“項(xiàng) 目符號(hào)和編號(hào)”中選多級(jí)符號(hào)或編號(hào),可以自定義)。(八)頁(yè)碼:2頁(yè)以上要插入頁(yè)碼,在“插入”欄中直接頁(yè)碼即可。插入頁(yè)碼放居 中位置或右下角(同個(gè)文件插入不同頁(yè)碼頁(yè)眉頁(yè)腳“應(yīng)用”的頁(yè)眉和頁(yè)角部分有說(shuō)明)。(九)引用名稱:全文第一次出現(xiàn)一個(gè)法規(guī)名稱或公司名稱時(shí)用全稱,
4、之后可 在括號(hào)內(nèi)寫明用簡(jiǎn)稱。例如:中華人民共和國(guó)刑法(以下簡(jiǎn)稱笈刑法廣東廣大 律師事務(wù)所(以下簡(jiǎn)稱“廣大所3 0(十)主題詞:用3號(hào)黑體字,居左頂格標(biāo)識(shí),后標(biāo)全角冒號(hào);詞目用 3號(hào)小 標(biāo)宋體字;詞目之間空1字。(十一)文件名的編制及分類存檔: 歸納文件的綱要內(nèi)容作為文件名,并在后 面加上日期。文件按類別歸入不同文檔的文件夾中。(十二)裝訂:左側(cè)裝訂,一般采用平訂,訂位為兩釘鋸?fù)庥喲鄹鷷旧舷赂?1/4處,允許誤差4imm0二、WORD文檔格式的應(yīng)用(一)頁(yè)眉和頁(yè)腳1、插入常規(guī)的頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí),在“視圖”菜單欄中執(zhí)行“頁(yè)眉頁(yè)腳”按鍵面提示在 頁(yè)眉或頁(yè)腳插入所需文字或圖片即可(如制作單位函頭紙、傳真
5、頭、個(gè)人信箋);2、已經(jīng)插入頁(yè)眉或頁(yè)腳的文檔也可以去掉, 即選定頁(yè)眉頁(yè)腳的文字或圖片內(nèi)容 再按刪除鍵(包括空白位置,如果不刪除完全會(huì)留下一條橫線);3、如果在Word文檔中創(chuàng)建了頁(yè)眉、頁(yè)腳,那么在默認(rèn)情況下,一篇文章從頭 到尾的頁(yè)眉頁(yè)腳都是一樣的。但在長(zhǎng)文檔中,常常會(huì)遇到第一頁(yè)是封面或類似性質(zhì)的 在同一個(gè)文檔中需有多個(gè)不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳的情況:(1)首頁(yè)或奇偶頁(yè)不同,在“文件”菜單中打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”(有的WORD版在“頁(yè) 眉和頁(yè)腳”命令中就有“頁(yè)面設(shè)置;切換到“版式”在“頁(yè)眉頁(yè)腳”選“首頁(yè)不同”或“奇偶頁(yè) 不同”處打勾,再到“視圖”菜單下的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”按命令進(jìn)行頁(yè)眉和頁(yè)腳的編輯即可。(2)需要
6、讓文章有多個(gè)不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳, 則需要使用不同格式的頁(yè)眉頁(yè)腳的 文章相應(yīng)的分節(jié),這樣就可以實(shí)現(xiàn)每個(gè)章節(jié)用上不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳了。首先將光標(biāo)定 位于每個(gè)需要使用新頁(yè)眉(腳)的位置,然后執(zhí)行“插入”菜單下的“分隔符”下的“分節(jié) 符類型”中的“下一頁(yè)”命令,等整個(gè)文章分好節(jié)以后,就可以點(diǎn)“視圖”菜單下的“頁(yè)眉和 頁(yè)腳”的命令進(jìn)行頁(yè)眉或頁(yè)腳的編輯模式了。在輸入完頁(yè)眉(腳)后,點(diǎn)擊頁(yè)眉與頁(yè)腳 工具欄中的“鏈接到前一個(gè)“按鈕,切斷本節(jié)與前一節(jié)的頁(yè)眉內(nèi)容聯(lián)系,然后再輸入本 節(jié)的頁(yè)眉。對(duì)于需要多個(gè)頁(yè)眉頁(yè)腳的文檔可以插入多個(gè)分節(jié)符,按照上面的方法操作 即可。如果是插入不同頁(yè)碼,則是在分節(jié)后后“鏈接到前一個(gè)&quo
7、t;,然后再插入頁(yè)碼,并設(shè) 定起始頁(yè)碼即可。(二)分欄符同一個(gè)文檔中有時(shí)候需要分為多欄,如在編輯書刑雜志就常用到。即選定所需 設(shè)定文檔內(nèi)容,在“格式”窗口中“分欄并按所需選定或設(shè)定欄數(shù)即可。還可設(shè)定欄的 寬度和間距。亦或選擇整篇文章或插入點(diǎn)之后。(三)批注(審閱)、修訂、腳注1、批注:是閱讀者對(duì)他人所寫內(nèi)容的看法和意見(jiàn)。它只存在于電子文檔,不存 在于書面文檔。加入批注,首先圈選欲批注文句,點(diǎn)擊“插入 -批注;視窗分裂為上下 兩半,上半段是文檔內(nèi)容,下半段是批注視窗,視窗會(huì)列出批注者名稱并自動(dòng)對(duì)批注 編號(hào)。如需要修改或刪除批注,點(diǎn)擊右鍵完成。寫批注時(shí)將日期時(shí)間加入去,可以點(diǎn) 擊“插入日期和時(shí)間”
8、。(是否打印批注可以在打印選項(xiàng)中設(shè)置; 作清潔稿時(shí)可以選定刪 除)2、修訂:文檔的完成過(guò)程中需要頻繁地溝通協(xié)商進(jìn)行修訂,可點(diǎn)擊“工具”一一“修訂”一一“突出顯示修訂”決定修訂記錄顯現(xiàn)與否。用戶可以通過(guò)點(diǎn)擊“工具-修訂-接受或 拒絕修訂”來(lái)決定是否接納修訂。3、腳注:是正文的補(bǔ)充(論文中常用到),腳注可以是數(shù)字也可以是符號(hào),頁(yè)面 最下方以橫線分隔的為腳注文本。光標(biāo)移到插入腳注的地方,點(diǎn)“插入 -腳注和尾注”。 腳注是處于頁(yè)面底端,尾注則處于文檔結(jié)尾。兩者之間的轉(zhuǎn)換可以通過(guò)點(diǎn)“插入 -腳注 和尾注”,點(diǎn)擊“選項(xiàng)”再點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)換”來(lái)實(shí)現(xiàn)。(四)插入文件或圖片1、在編輯文章時(shí)會(huì)經(jīng)常用到插入其它已存在于文
9、檔中的文件, 如果用插入方式 更為直接方便,即在把光標(biāo)移至需添加文件的當(dāng)前位置,在“插入”菜單中執(zhí)行“文件”, 選擇文件源并確定插入的文件即可。2、在WORD文檔中插入圖片:點(diǎn)擊“插入”菜單中的“圖片”選項(xiàng),有“剪貼網(wǎng)來(lái) 自文件”、“來(lái)自掃描儀或照相機(jī)“圖表”等個(gè)選擇文件源,按需要選擇圖片源并確定插 入圖片。圖片插入后在點(diǎn)擊右鍵選擇對(duì)話的“顯示圖片工具欄'在工具欄的“文字環(huán)繞” 選定“嵌入型”或各式“環(huán)繞掣'如果是“嵌入型”的還可能按需要用到“襯于文字下方”或 “浮于文字上方?!辈迦雸D片后還可在“設(shè)置圖片格式”中按需要修改圖片的大小、顏色、 線條等。如果是制作數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表則經(jīng)常會(huì)
10、用到圖表來(lái)表述。 即在“插入”菜單欄中選定“圖表” 并按設(shè)定需要選擇“圖表類型”,在隨即跳出來(lái)的“數(shù)據(jù)表”上修改數(shù)據(jù)及文字確定,即可 完成一張直觀簡(jiǎn)潔的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表。常用的圖表類型有“柱形圖"條形圖” “餅圖”“折線圖” 等,柱形圖和條形圖一般用于多組數(shù)據(jù)的對(duì)比,餅圖為百分比分配圖,折線圖為某段時(shí)期的數(shù)據(jù)走向圖。(五)繪制流程圖的制作首先從視圖中選“工具欄”一一“繪圖然后按設(shè)定圖形在“繪圖”的“自選圖形”中選 擇相應(yīng)圖形或條線或箭頭,圖形大小、位置、方向可以隨意拉動(dòng)調(diào)整。要注思的是:1、制圖前要先在文檔中預(yù)留一塊制圖位置,即在文檔中點(diǎn)擊多下回車鍵,因?yàn)?有可能圖的下方還要編輯文字等內(nèi)容
11、,另外也方便有需要時(shí)復(fù)制整段文檔內(nèi)容;2、非文字圖形若需添加文字時(shí)按鼠標(biāo)右鍵選擇添加文字,或點(diǎn)繪圖選擇疊放次 序,圖形襯于文字下方(貼藝術(shù)字時(shí)則不需要)。(六)自動(dòng)生成文章目錄的制作1、在任一個(gè) WORD文檔的“格式”窗口中選”樣式與格式”2、在“樣式格式”欄中,分別選擇“標(biāo)題”或“標(biāo)題'、”標(biāo)題o ”標(biāo)題代表目錄 的第一級(jí),“標(biāo)題2”代表目錄的第二級(jí),相應(yīng)類推。把按級(jí)別標(biāo)題級(jí)應(yīng)用到文中各個(gè) 章節(jié)的標(biāo)題上。例如:文中的最大標(biāo)題用“標(biāo)題1”定義,第二大題題用“標(biāo)磔”定義, 依此類推一直到全文結(jié)尾。3、“標(biāo)題1”、“標(biāo)題,”標(biāo)題 的屬性(如字體大小,居中,加粗,等等)可以 自行修改的。修改
12、方法:右鍵點(diǎn)擊“標(biāo)題1”選“修改”,會(huì)彈出修改菜單,可以根據(jù)自己 的要求自行修改。4、當(dāng)都定義好后,就可以生成目錄了。把光標(biāo)移到文章最開(kāi)頭你要插入目錄的 空白位置,在“插入”窗口中選“引用”一“索引和目錄”即完成自動(dòng)生成目錄了。5、生成自動(dòng)目錄后還需要修改文章內(nèi)容的,改動(dòng)較大的無(wú)疑頁(yè)碼有相應(yīng)變動(dòng), 則可以再選定生成的目錄后點(diǎn)擊右鍵按需要選擇“更新域”或“編輯域”、“切換域代碼”即 可。(七)在 WORD文檔中制表對(duì)于數(shù)據(jù)少、無(wú)需公式計(jì)算、用文字表述部分較多的表格一般采用 WORD制表更為簡(jiǎn)便、直觀,便于文字的表述。1、WORD提供了多種表格格式供選擇。首點(diǎn)擊“表格”一“插入”一;表郴f話框中點(diǎn)
13、選“自動(dòng)套用格式”進(jìn)行選擇適用的格式。2、也可在插入“表格”后,設(shè)定“行”數(shù)和“列”數(shù)即可成表。行和列可以按需要自由合并和拆分,行、列的高寬亦可在“表格屬性”中按需要設(shè)定數(shù)值或自由拉動(dòng)。3、最簡(jiǎn)捷的制表方法就是手繪表格,即在工具欄上點(diǎn)擊“繪制表格”按設(shè)定需要畫上即可。4、縱向排版文檔中插入橫向表格或橫向表中插入縱向表: 光標(biāo)放在所需插入表 格頁(yè)的頂端,在“頁(yè)面設(shè)置”選擇“插入點(diǎn)之后”選擇頁(yè)面的橫向或縱向貝面即改變了原 來(lái)的縱、橫向,就可以繪制表格了。5、EXCEL表格和 WORD表格是可以通過(guò)復(fù)制一一粘貼互為轉(zhuǎn)換的,包括在 EXCEL中制作的餅形圖、圓柱形、折線形圖等都可以復(fù)制到 WORD文件中。文本和 表格亦可以在“表格”欄中選擇“轉(zhuǎn)換”來(lái)實(shí)現(xiàn)的。(八)閱讀權(quán)限
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