企業(yè)秘書應(yīng)具備的職業(yè)能力分析

1、企業(yè)秘書應(yīng)具備的職業(yè)能力分析企業(yè)秘書應(yīng)具備的職業(yè)能力分析秘書人員要?jiǎng)偃畏彪s的秘書工作，就必須具備相當(dāng)?shù)穆殬I(yè)能力。參謀輔助、上傳 下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)、調(diào)查分析都是秘書的基本職能，這些基本 職能的順利履行要求秘書必須具備良好的職業(yè)能力。隨著經(jīng) 濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)管理工作的日益科學(xué)化、高效化，秘書 作為一種必不可少的服務(wù)人員，在企業(yè)運(yùn)行中發(fā)揮著不可或 缺的作用。企業(yè)的高速發(fā)展也進(jìn)一步提高對企業(yè)秘書的職業(yè) 能力的要求。秘書工作紛繁復(fù)雜，又難為外人道。單純的說理很 難令人深刻領(lǐng)會。借助案例分析有助于我們、特別是秘書人 員直觀感受秘書工作中的困境，思考和提升秘書人員的職業(yè) 能力。譚一平的女秘書日記一書以描摹企

2、業(yè)秘書群體形 象為主，共敘述了 66個(gè)的秘書職場小案例，通過主人公 一 女秘書于雪的視角，討論和分析企業(yè)秘書的職場策略，羅列 了企業(yè)秘書可能遇到的職場境遇，剖析了企業(yè)秘書的生存策 略。探究女秘書日記對企業(yè)秘書的工作很有指導(dǎo)意義。 本文通過研究女秘書日記一書的案例，對企業(yè)秘書工作 中應(yīng)具備的四項(xiàng)職業(yè)能力進(jìn)行了探析。1信息整合能力秘書工作不外乎上傳下達(dá)、左右協(xié)同、內(nèi)外溝通。具體開展起來就是收集信息、整理信息、傳遞信息、反饋歸 檔信息等。在整個(gè)過程中，任何一個(gè)流程的缺失，都會導(dǎo)致 秘書工作的失誤。善于整合信息對秘書人員來說， 至關(guān)重要。女秘書日記在開篇的 留心皆學(xué)問”案例中就列舉了這樣一個(gè)事例：東巖

3、公司的代理商馬致遠(yuǎn)突然到訪，由 于其久在寧夏，初到北京，對北京的交通情況不熟悉，于是 電話求助東巖公司秘書于雪。于雪不清楚公交路線，情急之 下只給馬致遠(yuǎn)說了一個(gè)不完整的公交換乘路線，另一個(gè)秘書 瑪麗則直接建議馬致遠(yuǎn)坐由租車前來。這個(gè)時(shí)候秘書歐陽軍 卻直接接過電話，禮貌而嫻熟地給馬致遠(yuǎn)提供了一條清晰完 整的便捷路線。作為已經(jīng)有幾年工作經(jīng)驗(yàn)的秘書，于雪和瑪 麗都犯了一個(gè)致命的錯(cuò)誤：不善于整合信息。整合信息是指 人們將各種信息進(jìn)行篩選分析、優(yōu)化組合、綜合利用。交通 信息的繁雜，更需要秘書進(jìn)行篩選分析以備綜合利用。掌握 各種交通信息，并不是指一時(shí)地突擊硬背，也不等于機(jī)械地 全盤掌握，而是要恰當(dāng)?shù)奶幚砗?/p>

4、篩選信息。為領(lǐng)導(dǎo)安排日程，就是一個(gè)整合信息的過程。恰當(dāng)?shù)娜粘贪才胖苯佑绊戭I(lǐng)導(dǎo)的 工作效率，而領(lǐng)導(dǎo)的工作效率也影響著了秘書的工作內(nèi)容和 進(jìn)展。但是，由于秘書職位的特殊性，秘書整合信息時(shí)需 要注意三條原則：第一，不要囪囹吞棗。要了解信息的來龍 去脈；第二，不要自我發(fā)揮。秘書不能發(fā)揮自己的想象力，使材料變得更加 完整”；第三，不要先入為主；在女秘書 日記 帶泥的洋蔥”案例中，秘書于雪擅自對材料進(jìn)行文字 潤色加工，被領(lǐng)導(dǎo)孫總訓(xùn)斥，孫總指由作為秘書應(yīng)該是上司 的 眼睛"、耳朵”、竽甚至是腳”，但不能是 大腦”。信息 的有用與無用，應(yīng)該由領(lǐng)導(dǎo)自己進(jìn)行判斷?？梢?，在整合信 息的過程中，要了解領(lǐng)導(dǎo)的

5、真實(shí)意圖，只要在這個(gè)基礎(chǔ)上， 并堅(jiān)持這三條原則，秘書人員才能做好信息的整合，建立信 息系統(tǒng)，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)和所在部門服務(wù)。2人際協(xié)調(diào)能力人際協(xié)調(diào)能力是一個(gè)人生存與發(fā)展的必備能力之 一，也是一個(gè)人處理外界關(guān)系的必要條件。秘書工作范圍廣 泛而且接觸的人多，從各部門同事到公司領(lǐng)導(dǎo)，從內(nèi)部人員 到外來客人。秘書人員作為溝通橋梁，需要具備妥善處理企 業(yè)內(nèi)部與外部、企業(yè)各部門之間的人際關(guān)系的能力。在秘書 工作中，由于看問題的角度不同，秘書部門與其他部門在所 難免發(fā)生一些矛盾或誤會。在處理矛盾的時(shí)候，秘書不可領(lǐng) 導(dǎo)的權(quán)威、憑一時(shí)意氣辦事，為難他人，將正常的工作矛盾 轉(zhuǎn)化為個(gè)人恩怨、人事糾紛等。女秘書于雪就

6、深諳秘書與其 他部門的相處之道。求和不求氣”案例中，研發(fā)部的魯天明急于開展奧 項(xiàng)合作項(xiàng)目，但批文一直不下，作為批文的遞送者，于雪就 在所難免的被誤解辦事 拖拖拉拉工并被魯天明劈頭蓋臉得 指責(zé) 項(xiàng)目黃了，你來負(fù)這個(gè)責(zé)”。雖然批文下與否與于雪并 沒有直接關(guān)系，但處于各個(gè)部門與領(lǐng)導(dǎo)的橋梁地位，秘書被 當(dāng)作 出氣筒”是很難避免的。此時(shí)秘書于雪并沒有像瑪麗所 說的 晾他幾天”來處理對方施加的壞情緒，而是禮貌地回應(yīng) 魯天明，并及時(shí)跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，推進(jìn)批文的盡快下達(dá)。促進(jìn)與 對方的溝通，使秘書的 這座橋梁”更加順暢，而不是采取 魔 高一尺、道高一丈”的態(tài)度與人置氣。這是秘書于雪的聰慧之 處，也是秘書從業(yè)人員應(yīng)該

7、學(xué)習(xí)的地方。秘書要具備人際協(xié) 調(diào)能力，恰當(dāng)處理與他人的關(guān)系，這不僅可以消解一觸即發(fā) 的口角之爭，也有利于日后秘書部門與其他部門之間的相 處。在應(yīng)對復(fù)雜的人際關(guān)系時(shí)，秘書不要熱衷于打聽各 種內(nèi)幕”消息，要懂得適當(dāng)?shù)某聊?，只有這樣才不至于被各 種是非 漩渦”所吞沒。在 男朋友的工作調(diào)動”案例中，秘書 艾麗絲在端茶送水之際聽到了關(guān)于她男友的人事調(diào)動，在她 看來告訴男友無可厚非，然而她卻沒有意識到即使是她的男 友，也仍是企業(yè)的一員，企業(yè)的人事變動在沒有公布之前屬 于企業(yè)秘密，她卻泄露由來，這違背了秘書中的秘”字。在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部，人事關(guān)系常常是最為復(fù)雜又最為敏感的關(guān) 系。作為秘書，一旦摻和進(jìn)去，很難保持

8、不偏不倚，也有可能被人曲解，導(dǎo) 致事情更加復(fù)雜。所以，在面對復(fù)雜的人際關(guān)系時(shí)，秘書人員要應(yīng)懂得難得糊涂”為上策，懂得保持沉默3細(xì)微觀察能力在應(yīng)對突發(fā)問題的時(shí)候，秘書人員要具有細(xì)微的觀 察能力，能針對變化、迅速作由判斷、分析和概括，并及時(shí) 作由相應(yīng)的調(diào)整。秘書人員要與各種類型的人打交道，人都 受感情支配。如何掌握他人的心理過程，從而更好地為實(shí)踐 服務(wù)，提高工作效率，既是觀察能力的一個(gè)重要體現(xiàn)，也是 秘書人員應(yīng)該面對的一個(gè)課題。掌握一定的細(xì)微觀察能力， 對秘書工作很有幫助。在 老總的怒火”案例中，于雪遇到了這樣一種棘手的情況：一日，領(lǐng)導(dǎo)氣勢洶洶地交代于雪 打印一份他口述的回信并立刻發(fā)生去，信的大意

9、是這樣的：錢經(jīng)理，你我兩家公司打交道打了這么多年了，你 們怎么能這么背信棄義，做由這種事來呢？我們公司決定斷 絕我們兩家公司的一切關(guān)系，并且，我還要將你這封信公之 于眾，讓你沒辦法在這個(gè)行業(yè)再混下去！于雪按照領(lǐng)導(dǎo)的意思很快將信寫好并打印由來，卻 并沒有立刻發(fā)生去。于雪意識到領(lǐng)導(dǎo)此刻有些情緒化，這么 處理問題肯定有不妥的地方。信中的錢經(jīng)理是公司屈指可數(shù) 的大客戶。如果信直接寄走，很容易與公司的一個(gè)大客戶搞 僵；但如果不把信寄走，沒有執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指令，又違背了秘 書 忠誠”的職業(yè)操守。兩難之時(shí)，同為秘書的孟姐和托尼給 生了兩種解決辦法。托尼表示要直言相諫，告訴領(lǐng)導(dǎo)不能寄 信，并表示 為了公司著想，不

10、怕得罪姜總 ”。孟姐則指由, 信寄與不寄，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，作為秘書必要善于去觀察領(lǐng)導(dǎo)的 態(tài)度。一個(gè)優(yōu)秀的秘書要善于觀察領(lǐng)導(dǎo)，要有貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo) 指示的能力，更要有恰當(dāng)執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示的能力。不怕得罪領(lǐng) 導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面起爭執(zhí)，看似是為了公司的利益，實(shí)則必定 觸犯領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，與領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生爭執(zhí)，這并不是秘書表達(dá)自己意 見的好辦法。領(lǐng)導(dǎo)情緒失控，很有可能做生了錯(cuò)誤的決策， 這個(gè)時(shí)候秘書既不能對領(lǐng)導(dǎo)的指示不假思索地去執(zhí)行，又不 能當(dāng)面去頂撞領(lǐng)導(dǎo)，干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策，而是要觀察領(lǐng)導(dǎo)的情 緒變化、觀察領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度，適時(shí)地給領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)情緒緩沖的余 地。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)情緒平復(fù)之后，再去確認(rèn)一下領(lǐng)導(dǎo)的決策。領(lǐng)導(dǎo) 作為最高決策者，必然有其看問題

11、的角度和思維方式。秘書 在提由自己的設(shè)想或建議時(shí)，應(yīng)細(xì)微地觀察領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度，在 合適的時(shí)間給予合適的建議。最終于雪聽從了秘書孟姐的建 議，在領(lǐng)導(dǎo)消氣之后再次詢問領(lǐng)導(dǎo)如何決策，領(lǐng)導(dǎo)雖然沒說 什么，但是一聲 謝謝你”，已經(jīng)說明于雪的做法是對的。掌 握細(xì)微的觀察能力，對輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，提高秘書的工作效率 很有幫助。4直面誤解能力隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的擴(kuò)大，企業(yè)秘書特別 是女秘書隊(duì)伍也不斷壯大。她們以女性特有的能力，彰顯秘 書的價(jià)值。但是，也存在著不可回避的一個(gè)社會性問題，那就是對秘書特別是女秘書的職業(yè)定位存在誤解。女秘書日記一書著重探討企業(yè)女秘書遭受的三大誤解：第一個(gè)誤解是將秘書工作看作是吃青春飯的

12、，在青春飯”篇作者講述了將秘書這一職業(yè)看作是吃青春飯的這一 問題，這是社會存在的不可否認(rèn)的現(xiàn)實(shí)情況，作者借于雪表 明了自己的態(tài)度： 我不承認(rèn)秘書這一職業(yè)只是一碗青春飯 工 否定秘書是吃青春飯的。其實(shí)對于秘書來說，工作經(jīng)驗(yàn)非常 寶貴。工作時(shí)間與工作經(jīng)驗(yàn)往往成正比，工作的時(shí)間長，遇 到的問題就會越多，那么處理事務(wù)的能力也會增強(qiáng)?？梢娒?書工作并不是 吃青春飯”就能勝任的，恰恰相反，長久的工 作經(jīng)驗(yàn)更有助于成為一個(gè)優(yōu)秀的秘書；第二個(gè)誤解：認(rèn)為女秘書就是領(lǐng)導(dǎo)的小蜜，都是月亮惹的禍”篇指由在普通百姓中常常秘書等同于小蜜，這是一種非常狹隘、帶有偏見的看 法，一些居心叵測的人，常常以一種歧視的眼光來看待這一

13、 行業(yè)的女性?，F(xiàn)代的秘書工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，秘 書不再是單純的辦文辦事，而是辦文辦事、由謀劃策、處理 信息、科學(xué)化管理等等，女秘書的工作能力也得到社會的充 分肯定的。這樣的說法之所以流傳，除了以男性為主、輕視 女性的傳統(tǒng)外，也與影視作品重復(fù)性的渲染、 博人眼球有關(guān)， 作者譚一平指責(zé)影視作品和電視編導(dǎo)缺乏擔(dān)當(dāng)，為了看點(diǎn)和 賣點(diǎn)，肆意糟蹋秘書職業(yè)；第三個(gè)誤解，作者借秘書于雪的 好友孔琴之口提由： 當(dāng)秘書的，不就是打打字，接接電話嗎工拿了本科文憑，還當(dāng)秘書嗎 ”。其實(shí)，社會大多數(shù)人對秘書職業(yè)定位的錯(cuò)誤，主要 源于他們對秘書職業(yè)的不了解。首先，秘書也是分層次的， 不同層次對秘書的要求也不同；其次，秘書身處要職，所要 求具備的信息整合能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力需要長時(shí)間的 培養(yǎng)和修煉，一朝一夕也是修煉不由來的。作者敘述了社會 對秘書特別是女秘書存在的誤解，也呼吁