淺談施工企業(yè)項目物資管理信息化

1、淺談施工企業(yè)項目物資管理信息化 摘要：根據(jù)施工項目物資管理的調(diào)研情況，針對施工企業(yè)項目物資管理現(xiàn)狀，就如何提高項目物資管理信息化水平，有效控制物資采購成本，降低物資消耗，提高施工企業(yè)物資管理整體水平進行了探索與思考。 關鍵詞：施工企業(yè)；項目物資管理；信息化 Abstract: according to the construction project material management research situation, in view of the construction enterprise project material management present situatio

2、n, and how to improve the project material management informational level, effective control of the material purchasing cost, reduce material consumption, improve the overall level of construction enterprise material management is explored and thinking. Keywords: construction enterprise; Project mat

3、erial management; information 中圖分類號：F279.23 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104(2013) 1概述 物資管理是企業(yè)管理的一個重要組成部分，施工企業(yè)的物資采購、消耗多發(fā)生在項目上，故項目物資管理是企業(yè)物資管理的細胞，抓好項目物資管理是加強企業(yè)管理的基礎，是降低工程成本、減少資金占用、提升企業(yè)管理水平的關鍵因素，推行項目物資管理信息化是加強項目物資管理的最優(yōu)途徑。但是，施工企業(yè)點多線長的特點，給企業(yè)管理帶來了很大的難度。對于中鐵大橋局集團第六工程有限公司（前身為鐵道部大橋工程局谷城橋梁工廠）這樣一個施工企業(yè)來說，橋梁及軌枕產(chǎn)品生產(chǎn)在其生產(chǎn)經(jīng)營份

4、額里面占據(jù)了很大的比例。同時，在產(chǎn)品成本中物資成本占了60%70%左右，隨著高鐵事業(yè)的發(fā)展及前幾年全國基建的大力投入，該公司現(xiàn)有10多個現(xiàn)場制梁、軌枕項目，不但管理跨度大，而且十多億元的物資成本控制更是擺在物資管理人員面前的難題。為了探討如何提高物資管理水平，有效降低物資消耗，筆者針對津保鐵路某制梁場，對梁場的物資管理現(xiàn)狀開展了調(diào)研。 2項目物資管理現(xiàn)狀及弊端 1.現(xiàn)代工具運用不多，物資管理基礎工作不規(guī)范。梁場物資管理工作偏重于傳統(tǒng)工具及手工作業(yè)，產(chǎn)生了大量的收料、領料單據(jù)、驗收入庫單據(jù)以及合同文件，這些單據(jù)和文件以手工編目歸檔，日常工作中只是利用Excel表格將這些單據(jù)和文件進行了編號保存起

5、來，需要時再通過Excel的查詢功能找到編號，再從文件盒里找出需要的單據(jù)和文件，但是一年的物資單據(jù)和文件幾千份，找起來還是比較麻煩的，不僅如此，保管這些單據(jù)和文件也不容易。另外傳統(tǒng)的手工記賬還存在一定的不規(guī)范性與隨意性，會嚴重導致物資在管理的過程中出現(xiàn)出、入庫手續(xù)不齊、不對以及各種形式登記不及時或漏登的情況發(fā)生，給物資工作帶去了諸多困難。 2.物資的庫存量相對較大。雖然也有物資采購計劃，但物資在采購過程中，采購人員自己往往憑自己的經(jīng)驗判斷進行采購，這就很可能使得物資在采購的過程中，出現(xiàn)某項物資購買過量以及購買過少的情況發(fā)生，對于購買過量的物資來講，其不但得不到正常的使用，還占據(jù)了大部分庫存，而

6、對于購買過少的物資而言，就不能保證施工生產(chǎn)需要，甚至造成停工待料。為了施工需要，物資部門必須再次花費人力、物力、財力以及精力去市場中重新購買，這種采購的盲目性，不僅造成人力、物力、財力的浪費，還使得物資管理部門的日常工作得不到應有的保證，失去了管理的科學性。 3.物資管理員的工作量大，工作效率有限。由于物資管理工作本身就存在繁雜性，以及工作中資源不能共享造成的重復勞動，更加加重了物資管理人員的工作量。這種單純只靠人工的管理方法，不僅僅需要的是時間，而且效率低下，容易出現(xiàn)錯誤與漏洞，還降低了物資管理人員的工作效率。 4.物資統(tǒng)計核算的準確率相對較低。橋梁施工物資材料量大、種類繁多，傳統(tǒng)的手工記帳

7、的不規(guī)范性與隨意性，造成物資統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確性的降低，成本歸集準確率的降低，使得物資報表不能準確的反映物資的實際情況，從而領導就不能從物資報表中得到準確的決策信息。 5.人員配備不足且老化嚴重，素質(zhì)偏低?，F(xiàn)場物資管理人員年齡偏大，文化程度偏低，有的不懂電腦，有的不懂業(yè)務，素質(zhì)參差不齊，物資管理整體水平難以有質(zhì)的提高。 3項目物資管理信息化的意義 1.物資管理信息化就是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，將物資管理中的計劃編制、采購、物資驗收入庫、出庫、成本控制、合同管理等一系列管理信息進行處理，讓信息按標準的物資管理程序流動，既規(guī)范了物資管理流程，又實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源的共享，還可以對信息進行有效的控制和統(tǒng)計。這樣一來，

8、主管部門和相關部門可以隨時查看物資的管理狀況；主管領導可以隨時了解分管部門的工作進展。 2.物資信息化加快了信息流通，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時性?，F(xiàn)階段，信息處理完成后，是通過人與人的傳遞來實現(xiàn)信息的流通，流通時間相對較長。如果通過網(wǎng)絡傳遞，信息處理的結果就可以馬上顯示出來。例如，當入庫或發(fā)料信息到達倉庫，只要物資管理人員一確認，庫存 情況就會馬上更新，現(xiàn)階段存在的庫存查詢問題，將得到完全解決。 3.無紙化辦公，同時減少人的勞動量。實現(xiàn)物資管理信息化，把人從大量煩瑣、無序、低端的工作中解脫出來，去處理更有價值、更重要的工作，提高了企業(yè)的工作質(zhì)量和工作效率。另外，“無紙化”的辦公，也節(jié)約了紙張等辦公用品的

9、開支。 4.物資管理信息化，使得物資管理日常工作程序化、標準化，這樣一來，只要對物資管理人員做好首次培訓，后期的工作就可按部就班，推行項目物資管理信息化，使得企業(yè)物資管理工作標準化、模塊化成為可能。 4項目物資管理信息系統(tǒng)的功能模塊設計 4.1供應商管理模塊設計 要求各項目在采購前按照要求，對供應商進行評價，并將評價記錄傳輸?shù)焦?，公司根?jù)項目上報的資料進行評估確認后，成為公司的合格供應商;公司合格供應商將在信息系統(tǒng)中予以公布，各項目的物資必須在公布的合格供應商中采購，否則系統(tǒng)將不予接受。 根據(jù)供應商在各項目供應過程中的表現(xiàn)，公司相關部門將定期對各供應商進行再評價，不合格的供應商將從名錄中予以

10、清除;在供應商的備注欄中可以記錄各供應商的重要表現(xiàn)供各項目參考。 4.2價格管理模塊設計 物資采購管理一直是施工企業(yè)感到頭痛的事，如果完全靠人去管是很難達到理想效果的。為此我們在系統(tǒng)中設立供應商報價模塊，將供應商在各項目的報價在系統(tǒng)內(nèi)公布，為其他項目物資采購提供參考價格，同時，我們還定期對系統(tǒng)中物資采購入庫的實際單價及所在的項目進行匯總統(tǒng)計，一方面讓項目之間相互了解物資采購的價格水平，同時督促各項目努力降低物資采購成本。有了參照和對比，形成一種無形而有效的管理壓力，還可達到有效監(jiān)控的目的。 價格管理模塊應與“我的鋼鐵網(wǎng)”、“鐵路工程造價信息網(wǎng)”等建材價格信息網(wǎng)站鏈接，以便物資采購人員及時掌握各

11、地建材的網(wǎng)上報價，為物資采購價格確定提供參考;同時，物資采購人員還應掌握工程中標時物資的編制期價格，定期與鐵路工程造價信息網(wǎng)公布的信息價相比較，為材料價格調(diào)差準備第一手資料。 4.3合同管理模塊設計 由公司牽頭建立物資采購合同標準文本庫，防止在合同簽訂過程中出現(xiàn)遺漏、缺項和不規(guī)范等現(xiàn)象，提高合同簽訂的質(zhì)量和速度。要求各項目將需要簽訂的合同錄入系統(tǒng)中，并傳輸?shù)焦荆驹诤贤磿炃熬涂梢圆榭春贤瑑?nèi)容，對不符合要求的條款進行及時修改;各項目管理人員也可以在本地系統(tǒng)查看各項目實際采購的合同，作為簽訂合同的參考。對各個合同可以在“執(zhí)行情況”欄中錄入合同具體的執(zhí)行、履約情況。通過規(guī)范合同文本，實行合同

12、會簽等，規(guī)避不必要的合同風險。 4.4業(yè)務流程管理模塊設計 (1)物資目錄管理 物資目錄是物資管理信息系統(tǒng)的核心字典，必須保證數(shù)據(jù)的完整、準確，并能根據(jù)需要及時更新物資目錄。 物資目錄編碼要合理規(guī)劃設計，軟件要保證物資目錄數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性、唯一性、及時性。物資目錄編碼要按照易記憶、易使用、易統(tǒng)一、易維護、易擴展的原則編制。 (2)物資計劃管理 由項目工程部門依據(jù)產(chǎn)品(工程)數(shù)量及消耗定額編制物資需求計劃，物資部門根據(jù)需求計劃結合物資的庫存情況編制物資采購計劃，經(jīng)審批后進入物資采購流程。 (3)物資收發(fā)存管理 收料、發(fā)料要記錄日期、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、金額、采購價、經(jīng)辦人等信息，收料、發(fā)料后動

13、態(tài)更新庫存量，可方便查詢收料、發(fā)料、庫存情況。 (4)物資消耗定額管理 采用費用定額管理和實物定額管理兩種模式，對一些輔助用料，總體金額不大但實物消耗量大、使用頻率高的物資采用費用定額管理的模式;對一些生產(chǎn)用料，單位價值高、總體金額大且單位產(chǎn)品(工程)必須消耗的物資，采用實物定額管理的模式;超定額領料必須辦理必要的手續(xù)。 4.5統(tǒng)計分析及報表管理模塊設計 能夠對一個時期消耗的各類物資進行統(tǒng)計，為成本分析、預結算分析和節(jié)支決策等工作提供快捷的信息支持，可方便統(tǒng)計分析庫存情況，生成各種統(tǒng)計報表。 (1)可根據(jù)不同的供應商或物資類別等對物資的收入情況進行統(tǒng)計，得出物資采購價格曲線，力求取得最優(yōu)的物資

14、采購價格。 (2)可根據(jù)不同的項目或物資類別等對物資的支出情況進行統(tǒng)計，得出物資消耗曲線，力求相同產(chǎn)品(工程)的同種物資損耗率最低。 (3)對相同會計結算日的物資庫存情況統(tǒng)計，實現(xiàn)物資的合理調(diào)劑，最大限度地降低庫存物資的資金占用。 (4)相同物資的概算價、信息價、采購價的統(tǒng)計，一方面可實時了解物資采購價格水平，同時可為材料價格調(diào)差準備第一手資料。 5信息化技術的應用成效 (1)實現(xiàn)了過程控制，材料成本管理貫穿于生產(chǎn)的全過程。信息化技術的應用，實現(xiàn)了下達生產(chǎn)任務的同時，下達材料成本預控指標;完成生產(chǎn)任務的過程中，材料消耗情況也有專門的預警系統(tǒng)控制，一旦超出預控指標預警系統(tǒng)就會提示相關人員;階段生

15、產(chǎn)任務完成后，統(tǒng)計數(shù)據(jù)即時生成，為相關部門做好成本分析提供了數(shù)據(jù)準備。 (2)實現(xiàn)了遠程控制，各項目管理水平有了明顯提高。過去，由于人的素質(zhì)參差不齊，導致各項目管理水平有高有低。信息化技術的應用，實現(xiàn)了管理標準化、模塊化，過程中存在的偏差，總部相關部門會通過遠程發(fā)現(xiàn)，及時糾偏，各項目的管理水平得到了均衡發(fā)展，且有質(zhì)的提高。 (3)建立了信息共享平臺，信息傳遞準確快捷，為下一階段的成本預控提供了數(shù)據(jù)支持。信息化技術的應用，使得原本分散的、難以統(tǒng)計的數(shù)據(jù)在很短的時間即能準確獲得，統(tǒng)計數(shù)據(jù)真實準確，盈虧情況一目了然，原因分析清楚透徹，為下一步的成本預控指明了方向和重點;有效的信息共享平臺，使得相隔百

16、里、千里之遙的項目之間的資源共享成為可能，有效地降低了企業(yè)的生產(chǎn)成本。 6推行項目物資管理信息化的必備條件 信息化技術在施工企業(yè)項目物資管理中的有效推廣，需要各級各部門的大力支持和協(xié)助:一是公司決策層必須大力支持、關心和督促此項工作，選擇適合本公司實際的軟硬件;二是管理部門必須制定詳細的實施計劃，并有專人負責，及時解決和公正處理實施過程中的問題;三是在實施過程中必須結合日常管理工作進行，避免重復勞動，提高工作效率;四是信息傳輸時間必須嚴格要求和專人監(jiān)督，使信息及時準確;五是推廣使用應逐步、分階段和按照先易后難的順序進行;六是在系統(tǒng)應用過程中，系統(tǒng)的開發(fā)單位與使用單位的密切配合，是系統(tǒng)的順利實施和正常使用的有力保證。 信息化技術在施工企業(yè)項目物資管理中的有效應用，還有大量的工作要做:一是硬件的完善，電腦、網(wǎng)絡是信息化技術應用的必備條件，施工企業(yè)的物資倉庫與集中辦