辦公用品月需求采購入庫領(lǐng)用流程圖說明及附表

1、 辦公用品月度需求、采購、入庫、領(lǐng)用流程說明q 目的ü 適用于公司所有固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備、耐用辦公用品及低值易耗品的月度需求、采購、入庫、領(lǐng)用月度計劃、申請編制的審核、下達(dá)及實(shí)施；保證采購預(yù)算對計劃實(shí)施的指導(dǎo)作用，有效降低不必要的采購成本。確保計劃實(shí)施執(zhí)行能及時滿足辦公的需求。q 流程角色ü 主導(dǎo)部門：采購部ü 配合部門：辦公室ü 參與部門: 總經(jīng)理 辦公室 財務(wù)部 采購部 各需求部門q 流程說明ü 1、各需求部門根據(jù)有關(guān)規(guī)定制定本部門的下月辦公用品需求計劃，統(tǒng)計填寫辦公用品月度需求單，經(jīng)本部門主管簽字批準(zhǔn)后于每月25日前提交辦公室，由辦公室進(jìn)

2、行匯總統(tǒng)計。ü 2、辦公室會同采購部每月25日定期盤點(diǎn)辦公用品，填寫辦公用品月度盤點(diǎn)表（此表一式二份，辦公室、采購部各一份），根據(jù)實(shí)際情況，統(tǒng)計用品缺口。ü 3、辦公室根據(jù)庫存盤點(diǎn)和各部門提交的辦公用品月度需求單匯總統(tǒng)計結(jié)果，檢查各部門歷史需求及核實(shí)實(shí)際需求（發(fā)現(xiàn)異常申請部門需提交情況說明），填寫辦公用品月度需求計劃表（此表一式二份，采購部、辦公室各一份），辦公室將各部門提交的辦公用品月度需求單復(fù)印件附于辦公用品月度需求計劃表于每月26日提交采購部。ü 4、采購部依據(jù)辦公用品月度需求計劃表，制定辦公用品月度采購計劃表（此表一式三份，采購部、辦公室、財務(wù)部各一份）并

3、填寫辦公用品月度采購申請單（此單一式三份，采購部、辦公室、財務(wù)部各一份），采購部如需預(yù)支采購款項，在提交辦公用品月度采購計劃表、辦公用品月度采購申請單時一并提交借支單于每月28日前報于辦公室主任或總經(jīng)理。ü 5、辦公室主任于一個工作日內(nèi)審批辦公用品月度采購計劃表、辦公用品月度采購申請單，超過權(quán)限（500元以上大宗高價）報總經(jīng)理審批。ü 6、各部門急缺現(xiàn)用辦公用品，可直接將急需辦公用品需求單并加蓋“緊急需求專用章”，提交至采購部制定急需辦公用品采購計劃（此單一式三份，采購部、辦公室、財務(wù)部各一份）并填寫急需辦公用品采購申請單（此單一式三份，采購部、辦公室、財務(wù)部各一份）后按流

4、程實(shí)施。本條成立條件只限于偶然性、臨時性、特殊性等急缺現(xiàn)用辦公用品的需求申請。嚴(yán)禁因計劃不當(dāng)導(dǎo)致需求申請與實(shí)際需求嚴(yán)重不符而利用此方式擬補(bǔ)、調(diào)整部門需求。如有發(fā)現(xiàn)調(diào)查屬實(shí)，采購部有權(quán)拒絕接受。（并報于總經(jīng)理和行政部，由行政部依據(jù)有關(guān)制度進(jìn)行考核。）ü 7、通過審批的，采購經(jīng)辦人將辦公用品月度采購計劃表、辦公用品月度采購申請單、（急需辦公用品采購計劃表、急需辦公用品采購申請單）|借支單轉(zhuǎn)交于辦公室、財務(wù)部報備，財務(wù)部在一個工作日內(nèi)提供采購資金給采購部。ü 8、采購部對采購物品進(jìn)行詢、比、議價后按質(zhì)優(yōu)價低的原則實(shí)施采購作業(yè)ü 9、每月6日前（休息日延后）采購?fù)戤叢⒂刹?/p>

5、購經(jīng)辦人員攜所購物品填寫辦公用品驗(yàn)收入庫單送至辦公室?guī)旃芴帯?#252; 10、辦公用品庫管根據(jù)采購經(jīng)辦人員送達(dá)的辦公用品驗(yàn)收入庫單驗(yàn)收物品（只限于合格產(chǎn)品）。ü 11、驗(yàn)收完畢，辦公用品庫管在辦公用品驗(yàn)收入庫單上簽字確認(rèn)，（此單一式三份，辦公室、采購部、財務(wù)部各一份，財務(wù)聯(lián)由采購經(jīng)辦人員在辦理付款申請手續(xù)時隨其他單據(jù)一并交由財務(wù)部）并填寫辦公用品臺賬記錄。ü 12、采購經(jīng)辦人員持借支單、辦公用品驗(yàn)收入庫單、采購發(fā)票/收據(jù)等有效憑證，填寫付款申請單經(jīng)財務(wù)部審核通過后轉(zhuǎn)至辦公室主任審批、超過權(quán)限（500元以上大宗高價）報總經(jīng)理審批通過后轉(zhuǎn)于財務(wù)部出納報銷。ü 13、

6、經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后，辦公室于每月7日（休息日延后）通知各需求部門領(lǐng)用辦公用品，各需求部門按以舊換新的原則以物換物（鉛筆、筆芯、墨水、紙張等無法換取的除外），經(jīng)庫管確認(rèn)后在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字領(lǐng)用。ü 14、新員工入職，由辦公室統(tǒng)一發(fā)放如工服、筆、筆記本等，須簽字領(lǐng)用。q 注明ü 1、為有效降低不必要的采購成本，提高公司各部門的工作效率，特規(guī)定本流程的啟動實(shí)施每月一次。ü 2、采購部是公司唯一執(zhí)行采購行為的部門，其他任何部門和個人未經(jīng)有效授權(quán)許可禁止發(fā)生任何采購行為。否則公司不予認(rèn)可，由此引起的后果由責(zé)任人自負(fù)ü 3、本流程所指辦公室及主任特指綏德辦事

7、處所轄。ü 4、異地（綏德外）各需求部門辦理結(jié)束領(lǐng)用手續(xù)后，由辦公室統(tǒng)一安排物流或路過的辦事人員等形式在規(guī)定的時間內(nèi)送達(dá)各需求部門，確保不影響使用。ü 5、所有表格統(tǒng)一格式，各部門存有電子檔，使用時自行提取。q 附件ü 1、辦公用品月度需求單ü 2、辦公用品月度盤點(diǎn)表ü 3、辦公用品月度需求計劃表ü 4、辦公用品月度采購計劃表ü 5、辦公用品月度采購申請單ü 6、急需辦公用品采需求單ü 7、急需辦公用品采購計劃表ü 8、急需辦公用品采購申請單ü 9、辦公用品驗(yàn)收入庫單ü 10

8、、辦公用品臺賬ü 11、付款申請單ü 12、辦公用品領(lǐng)用登記表辦公用品月度需求單需求部門：年 月 日 序號名 稱規(guī)格型號單 位數(shù) 量備注123456789101112131415需求部門主管簽字：注明：1、本著節(jié)約與自愿的原則，可不領(lǐng)用或少領(lǐng)用的應(yīng)盡量不領(lǐng)用或少領(lǐng)用。2、對耐用辦公用品（移動硬盤、優(yōu)盤、錄音筆、充電寶、鍵盤、鼠標(biāo)、電話、計算器、訂書機(jī)、文件架、文件夾、檔案盒、筆筒、打孔機(jī)、剪刀、裁紙刀、白板、插座等）原則上不再增補(bǔ)，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新。3、每月25日前，由各需求部門根據(jù)有關(guān)規(guī)定制定本部門的下月需求計劃，統(tǒng)計填寫下月辦公用品月度需求單，經(jīng)本部門主

9、管簽字批準(zhǔn)后報辦公室匯總。4、各部門辦公用品每月只限申請一次，過期或忘寫申請的下月一并申請，不另行采購。5、由辦公室統(tǒng)一通知、發(fā)放，各部門或個人需在辦公用品領(lǐng)用表上簽字領(lǐng)用。辦公用品月度盤點(diǎn)表 參與部門：辦公室 、采購部 提交部門 ：辦公室 年 月 日物品名稱規(guī)格單位上月結(jié)存本月入庫本月出庫本月結(jié)存?zhèn)渥⒈P點(diǎn)人簽字: 辦公室簽字：注明： 1）辦公室會同采購部每月25日定期盤點(diǎn) 2）填寫一式兩份，辦公室、采購部各一份 3）表格根據(jù)需要可延展4）填寫人為辦公用品管理人辦公用品月度需求計劃表 提交部門： 辦公室 年 月 日需求部門名稱規(guī)格數(shù)量單位用途備注填寫人簽字： 辦公室主任簽字： 采購部接受人簽字

10、：備注：1）每月26日報采購部 2）填寫一式兩份，辦公室、采購部各一份 3）表格根據(jù)需要可延展辦公用品月度需求計劃表 提交部門： 辦公室 年 月 日需求部門名稱規(guī)格數(shù)量單位用途備注填寫人簽字： 辦公室主任簽字： 采購部接受人簽字：備注：1）每月26日報采購部 2）填寫一式兩份，辦公室、采購部各一份 3）表格根據(jù)需要可延展辦公用品月度采購計劃表填寫部門: 采購部 年 月 日類 別品 名規(guī)格型號單位數(shù)量交貨日期備 注（推薦品牌、供貨商、采購合同、質(zhì)量技術(shù)要求等）A類：辦公設(shè)備B類：耐用辦公用品C 類：電腦耗材D 類：辦公用筆、本、紙E 類：辦公文具F 類：文件收納G 類：福利日用勞保H 類：其他采

11、購經(jīng)辦人： 采購負(fù)責(zé)人： 財務(wù)負(fù)責(zé)人： 審批：注明：1）每月28日前報辦公室主任或總經(jīng)理審批，通過后轉(zhuǎn)交辦公室、財務(wù)部報備2)填寫一式三份，采購部、辦公室、財務(wù)部各一份 3）表格根據(jù)需要可延展（急需）辦公用品月度采購計劃表填寫要求A類：辦公設(shè)備臺式電腦、筆記本電腦、照相機(jī)、錄像機(jī)等B類：耐用辦公用品移動硬盤、U盤、鍵盤、鼠標(biāo)、電話、計算器、訂書機(jī)、文件夾、文件架、筆筒、打孔機(jī)、剪刀、裁紙刀、白板、插座等C類：電腦耗材（各類原裝以及品牌硒鼓、墨盒）墨盒、硒鼓、粉倉、碳粉等D類：辦公用筆、本、紙中性筆、圓珠筆、鉛筆、鋼筆、中性筆芯、圓珠筆芯、白板筆、記號筆、筆記本、賬本、資料冊、便簽、單據(jù)、復(fù)印紙

12、、打印紙、傳真紙、信紙、信封、口取紙等E 類：辦公文具訂書釘、回形針、大頭針、橡皮、尺子、雙面膠、膠帶、固體膠、膠水、墨水等F 類：文件收納拉鏈文件袋、檔案袋、票據(jù)夾、名片冊等G 類：福利日用勞保職業(yè)裝、工裝、工衣、電池、請柬、榮譽(yù)證書、果盤、煙灰缸、茶葉、桌簽、粘鉤、哨子、花盆、掃把、垃圾鏟、紙簍、毛巾、拖把、香皂等注：1、填寫中要填清數(shù)量、檔次（高、中、低）采購結(jié)束時間，其中必須明確規(guī)格型號的要填寫清楚（如電腦耗材類）、可推薦品牌或供貨商、簽訂采購合同。 2、本要求適用于急需辦公用品采購計劃之填寫要求。辦公用品月度采購申請單填寫部門：采購部 年 月 日 需求部門品名規(guī)格單位數(shù)量單價(估價)

13、總價（估價）用途備注費(fèi)用預(yù)算 采購經(jīng)辦人： 采購負(fù)責(zé)人： 財務(wù)負(fù)責(zé)人： 審批：注明：1）每月28日前報于辦公室主任或總經(jīng)理審批，通過后轉(zhuǎn)交辦公室、財務(wù)部報備2）填寫一式三份，采購部、辦公室、財務(wù)部各一份 3）表格根據(jù)需要可延展急需辦公用品需求單需求部門：市場部2013年9月 18 日 序號名 稱規(guī)格單位數(shù) 量備注1桌布1.8*米張8大雁塔中秋活動所需（桌布具體尺寸根據(jù)桌子而定）2長條桌個8大雁塔中秋活動所需需求部門主管簽字：注明： 1）申請條件只限于偶然性、臨時性、特殊性等急缺現(xiàn)用辦公用品的需求2) 嚴(yán)禁因計劃不當(dāng)導(dǎo)致需求申請與實(shí)際需求嚴(yán)重不符而利用此方式擬補(bǔ)、調(diào)整部門需求急需辦公用品采購計劃

14、表填寫部門: 采購部 年 月 日類 別品 名規(guī)格型號單位數(shù)量采購結(jié)束時間備 注（推薦品牌、供貨商、采購合同）A類：辦公設(shè)備B類：耐用辦公用品C 類：電腦耗材D 類：辦公用筆、本、紙E 類：辦公文具F 類：文件收納G 類：日用勞保H 類：其他采購經(jīng)辦人： 采購負(fù)責(zé)人： 財務(wù)負(fù)責(zé)人： 審批：注明：1)每月28日前報辦公室主任或總經(jīng)理審批，通過后轉(zhuǎn)交辦公室、財務(wù)部報備 2)填寫一式三份，采購部、辦公室、財務(wù)部各一份 3）表格根據(jù)需要可延展急需辦公用品采購申請單填寫部門：采購部 年 月 日 需求部門名稱用途規(guī)格單位數(shù)量單價 （估價）總價（估價）備注費(fèi)用預(yù)算 采購經(jīng)辦人： 采購負(fù)責(zé)人： 財務(wù)負(fù)責(zé)人： 審

15、批：注明：1)采購部制單提交辦公室主任或總經(jīng)理審批，通過后轉(zhuǎn)交辦公室、財務(wù)部報備 2)填寫一式三份，采購部、辦公室、財務(wù)部各一份 3）表格根據(jù)需要可延展辦公用品驗(yàn)收入庫單入庫單號： 填寫部門：采購部 年 月 日 序號品名規(guī)格單位數(shù) 量生產(chǎn)廠家 (固定資產(chǎn)、耐用辦公用品)備注入庫驗(yàn)收情況數(shù)量點(diǎn)收（） 送貨憑證與訂貨單（）外觀檢查（）合 格 證 （ ） 檢 驗(yàn) 報 告 書 （ ） 注：驗(yàn)收人為保管人 注明1）填寫一式三份，采購部、辦公室、財務(wù)部各一份 2）財務(wù)聯(lián)在提交付款申請單時一并隨附 3）表格根據(jù)需要可延展 驗(yàn)收人 ： 填表人： 采購經(jīng)辦人：辦公用品臺帳 產(chǎn)品名稱及規(guī)格: 填寫人：保管人年數(shù)量入庫出庫上月結(jié)存本月結(jié)存?zhèn)渥⒃氯崭犊钌暾垎紊暾埐块T申請時間收款單位總金額收款單位開戶銀行已付金額收款單位銀行賬號剩余金額事 由現(xiàn)付金額付款方式大寫金額申請人: 部門負(fù)責(zé)人： 財務(wù)審核： 審批： 付款申請單申請部門申請時間收款單位總金額收款單位開戶銀行已付金額收款單位銀行賬號剩余金額事 由現(xiàn)付金額付款方式大寫金額申請人: