全面預(yù)算管理工具與企業(yè)管理水平探討-

1、摘要:全面預(yù)算管理是企業(yè)內(nèi)部控制的一種方法,是兼具控制、激勵(lì)、評價(jià)等功能為一體的綜合貫徹企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的管理機(jī)制,正確認(rèn)識和運(yùn)用全面預(yù)算管理工具,對于提升企業(yè)管理水平,強(qiáng)化內(nèi)部控制具有非常重要的意義。從全面預(yù)算管理的本質(zhì),以及與傳統(tǒng)意義上預(yù)算概念的區(qū)別出發(fā),指出了全面預(yù)算管理組織機(jī)構(gòu)的設(shè)立和管理原則,側(cè)重分析了滾動(dòng)預(yù)算的編制方法,并重點(diǎn)對于確保全面預(yù)算管理獲得成功的幾個(gè)要素進(jìn)行了分析,對于企業(yè)正確認(rèn)識和運(yùn)用這一管理工具具有啟示作用。關(guān)鍵詞:認(rèn)識和運(yùn)用;全面預(yù)算管理中圖分類號:f810.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:a 文章編號:1672-3198(200903-0168-03全面預(yù)算管理是企業(yè)內(nèi)部控制的一種方

2、法,這一方法自從上個(gè)世紀(jì)20年代在美國的通用電氣、杜邦、通用汽車等公司產(chǎn)生之后,很快就成為大型工商企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,從最初的計(jì)劃、協(xié)調(diào)發(fā)展到現(xiàn)在的兼具控制、激勵(lì)、評價(jià)等功能為一體的綜合貫徹企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的管理機(jī)制,全面預(yù)算管理已處于企業(yè)內(nèi)部控制的核心地位。隨著我國企業(yè)逐步走向國際社會(huì),參與國際競爭,全面預(yù)算管理獲得了前所未有的重視,其理念得到了廣泛認(rèn)同,并逐步進(jìn)入到實(shí)際運(yùn)用階段。但是,在實(shí)際運(yùn)用過程中,我們發(fā)現(xiàn),很多企業(yè)未能走出傳統(tǒng)意義上的預(yù)算概念,操作流入形式,不能正確認(rèn)識和使用全面預(yù)算管理工具,達(dá)到預(yù)期的提升企業(yè)管理水平,強(qiáng)化內(nèi)部控制能力的目的,這是當(dāng)前我國企業(yè)面臨的一個(gè)挑戰(zhàn)。1 全面預(yù)算

3、管理的概念、本質(zhì)及構(gòu)成全面預(yù)算是關(guān)于企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)(一般為一年或一個(gè)既定的期間經(jīng)營、財(cái)務(wù)等方面的總體預(yù)測。它是一種管理工具,也是一套系統(tǒng)的管理方法,通過合理分配企業(yè)的人、財(cái)、物等戰(zhàn)略資源協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)既定的戰(zhàn)略目標(biāo),并與相應(yīng)的績效管理配合以監(jiān)控戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)施進(jìn)度,控制費(fèi)用支出,并預(yù)測資金需求和利潤。其編制、執(zhí)行與調(diào)整涉及企業(yè)所有部門及主要人員。全面預(yù)算管理是著眼于企業(yè)戰(zhàn)略的一種管理機(jī)制,其根本點(diǎn)在于通過預(yù)算的編制和執(zhí)行來代替管理,使之成為一種自動(dòng)的管理機(jī)制。作為一種管理機(jī)制,一方面要與市場機(jī)制相對接,一切以市場為起點(diǎn),另一方面要與企業(yè)內(nèi)部管理組織和運(yùn)行機(jī)制相對接,貫徹權(quán)責(zé)利對等原則,以及決策權(quán)

4、、執(zhí)行權(quán)和監(jiān)督權(quán)三權(quán)分離原則,以權(quán)利的制衡保證機(jī)制的正常運(yùn)行。正確認(rèn)識全面預(yù)算管理,要關(guān)注以下幾個(gè)概念的區(qū)別:(1全面預(yù)算不等于預(yù)測。預(yù)測是基礎(chǔ),全面預(yù)算是根據(jù)預(yù)測結(jié)果提出的對策性方案,是針對預(yù)測結(jié)果采取的一種風(fēng)險(xiǎn)補(bǔ)救及防御系統(tǒng),有效的全面預(yù)算是企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的重要措施。(2全面預(yù)算不等于財(cái)務(wù)計(jì)劃。全面預(yù)算是企業(yè)全方位的計(jì)劃,財(cái)務(wù)計(jì)劃只是全面預(yù)算的一部分,而非全部;從預(yù)算形式看,全面預(yù)算可以是貨幣式的,也可以是實(shí)物式的,而財(cái)務(wù)計(jì)劃僅限于貨幣式的表現(xiàn);從范圍上看,全面預(yù)算是一個(gè)綜合性的管理系統(tǒng),涉及企業(yè)各部門和不同層次,而財(cái)務(wù)計(jì)劃的編制和執(zhí)行主要由財(cái)務(wù)部門控制。(3全面預(yù)算不是數(shù)據(jù)的堆砌和表格的羅

5、列,而是一種與企業(yè)治理結(jié)構(gòu)相適應(yīng)的一套管理系統(tǒng),健全的全面預(yù)算制度是完善的法人治理結(jié)構(gòu)的體現(xiàn)。全面預(yù)算管理的目標(biāo)就是企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo),通過全面預(yù)算管理使企業(yè)的戰(zhàn)略意圖得以具體貫徹,長期與短期計(jì)劃得以溝通與銜接。全面預(yù)算與傳統(tǒng)意義上的預(yù)算是截然不同的兩個(gè)概念。全面預(yù)算除包含傳統(tǒng)意義上預(yù)算的各個(gè)方面,還包含企業(yè)與部門的年度運(yùn)作計(jì)劃。具體而言,全面預(yù)算主要包括三大部分:經(jīng)營預(yù)算、資本預(yù)算和財(cái)務(wù)預(yù)算。經(jīng)營預(yù)算主要包括銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、成本預(yù)算和費(fèi)用預(yù)算四項(xiàng)內(nèi)容,其中,銷售預(yù)算是企業(yè)最具市場的預(yù)測分析,確定在預(yù)算期內(nèi)預(yù)計(jì)的銷售品種、數(shù)量、單價(jià)和銷售收入等指標(biāo),是經(jīng)營預(yù)算的龍頭,是編制其他預(yù)算的起點(diǎn)。資本

6、預(yù)算主要是對長期使用的資產(chǎn)的采購支出計(jì)劃和其所需資金的供應(yīng)來源進(jìn)行的預(yù)算。資本預(yù)算在企業(yè)的財(cái)務(wù)決策中非常重要,資產(chǎn)需求預(yù)測的錯(cuò)誤常常會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重的后果,如果企業(yè)在資產(chǎn)方面投資過多,將帶來不必要的支出,如果投資過少,則會(huì)使企業(yè)的設(shè)備不夠現(xiàn)代化而失去競爭力。財(cái)務(wù)預(yù)算主要包括現(xiàn)金預(yù)算、預(yù)計(jì)利潤表、預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表、預(yù)計(jì)現(xiàn)金流量表四項(xiàng)內(nèi)容。財(cái)務(wù)預(yù)算以經(jīng)營預(yù)算和資本預(yù)算為基礎(chǔ),是企業(yè)全面預(yù)算編制結(jié)果的財(cái)務(wù)體現(xiàn)。2 全面預(yù)算管理的組織機(jī)構(gòu)和管理原則規(guī)范的組織機(jī)構(gòu)和管理原則是全面預(yù)算取得成功的重要保障。從組織機(jī)構(gòu)的設(shè)立原則來講,主要包括以下三點(diǎn):設(shè)定全面預(yù)算管理體系的多級架構(gòu),包括自上而下的權(quán)力機(jī)構(gòu)、決策機(jī)構(gòu)、

7、常設(shè)執(zhí)行機(jī)構(gòu)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)四級;明確各級架構(gòu)在全面預(yù)算管理體系中的定位和職責(zé);明確全面預(yù)算管理體系的主要控制點(diǎn)及審批權(quán)限。各機(jī)構(gòu)的組成和職能如下(見表1:在建立規(guī)范的組織機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)上,成功的全面預(yù)算管理應(yīng)考慮遵循以下原則:(1硬約束原則:企業(yè)凡是應(yīng)列入預(yù)算的各個(gè)項(xiàng)目都必須納入預(yù)算控制范圍內(nèi),預(yù)算一旦通過,任何人不得隨意修改。(2事權(quán)結(jié)合、權(quán)責(zé)對等原則:規(guī)范預(yù)算編制部門與財(cái)務(wù)部門的職責(zé)分工,明確財(cái)務(wù)部門在預(yù)算過程中的角色是協(xié)調(diào)、組織、綜合平衡和匯總預(yù)算。(3收支兩條線原則:即各部門現(xiàn)金收入應(yīng)回到財(cái)務(wù)部門,不得截留現(xiàn)金;各部門現(xiàn)金支出因按照預(yù)算規(guī)定由財(cái)務(wù)部門劃撥執(zhí)行。(4精細(xì)原則:預(yù)算中重要項(xiàng)目應(yīng)精細(xì)到

8、季度甚至月度,尤其是現(xiàn)金收支預(yù)算和成本費(fèi)用預(yù)算。(5先進(jìn)合理原則:確保預(yù)算指標(biāo)設(shè)置的合理性和可實(shí)現(xiàn)性。(6授權(quán)原則:在預(yù)算批準(zhǔn)后的執(zhí)行過程中,預(yù)算管理者應(yīng)在建立分級審核機(jī)制的基礎(chǔ)上,相應(yīng)放權(quán)授權(quán),包括授予財(cái)務(wù)部門合理拒絕開支的權(quán)利。(7例外原則:預(yù)算執(zhí)行過程中,管理層主要對重大或非常規(guī)事項(xiàng)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注,一般性事務(wù)則納入預(yù)算控制范圍。3 全面預(yù)算編制的基本方法全面預(yù)算編制的基本方法包括固定預(yù)算、彈性預(yù)算、滾動(dòng)預(yù)算、零基預(yù)算等。彈性預(yù)算和滾動(dòng)預(yù)算是相對于固定預(yù)算而言的。滾動(dòng)預(yù)算是當(dāng)今國際上較為流行的先進(jìn)的預(yù)算編制方法,是指根據(jù)上一期的預(yù)算指標(biāo)完成情況,調(diào)整和具體編制下一期預(yù)算,并將預(yù)算期連續(xù)滾動(dòng)向

9、前推移的一種預(yù)算編制方法,分為按月滾動(dòng)和按季滾動(dòng)等。滾動(dòng)預(yù)算可促進(jìn)形成持續(xù)經(jīng)營理念,迫使管理層關(guān)注不止一個(gè)財(cái)政年度的財(cái)務(wù)狀況,能夠從動(dòng)態(tài)的角度把握近期的規(guī)劃目標(biāo)和遠(yuǎn)期的戰(zhàn)略布局,使預(yù)算具有較高的透明度;同時(shí),由于在時(shí)間上不受日歷年度的限制,能夠根據(jù)前期預(yù)算的執(zhí)行情況及時(shí)調(diào)整和修訂近期預(yù)算,有助于保證項(xiàng)目支出的連續(xù)性和完整性,能夠充分發(fā)揮預(yù)算的指導(dǎo)和控制作用。當(dāng)然,編制滾動(dòng)預(yù)算的代價(jià)也相當(dāng)大,一方面,企業(yè)需要投入更多的精力,更多的人、財(cái)、物的付出;另一方面,預(yù)算不停變動(dòng),無法保證權(quán)威性,不利于企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)施,也不利于業(yè)績考評的進(jìn)行。在具體預(yù)算方法的選擇上,企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的具體情況,探索符合需

10、要的、有特色的預(yù)算方法。4 確保全面預(yù)算獲得成功的重要因素為確保全面預(yù)算管理的實(shí)施取得成功,達(dá)到預(yù)期的提升企業(yè)管理水平,強(qiáng)化內(nèi)部控制能力的目的,企業(yè)應(yīng)從以下幾方面對全面預(yù)算管理的實(shí)施給于充分重視。4.1 將全面預(yù)算制定同企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略相聯(lián)系將全面預(yù)算制定同企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略相聯(lián)系,可以使企業(yè)的戰(zhàn)略更好地得到貫徹,并對資源分配和進(jìn)度監(jiān)控具有指導(dǎo)意義;管理層可以通過各層面了解企業(yè)的發(fā)展,這種了解有助于調(diào)整企業(yè)策略,得到有關(guān)機(jī)遇和挑戰(zhàn)的反饋,最終有助于提高績效水平。(1為使預(yù)算制定和企業(yè)戰(zhàn)略緊密聯(lián)系,可從以下幾方面采取行動(dòng)。(2在預(yù)算制定前清晰地定義企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。(3建立并維護(hù)正式和非正式的溝通渠道,

11、以保證各種有關(guān)操作和預(yù)算需求的信息和見解可以在職能和業(yè)務(wù)部門之間水平流轉(zhuǎn),在高級管理層至底層接觸客戶的普通員工之間垂直流轉(zhuǎn)。(4改進(jìn)流程和信息系統(tǒng),以保證信息匯報(bào)方式統(tǒng)一并方便企業(yè)內(nèi)部各部門查閱。(5高級管理層為預(yù)算制定者和其他員工提供培訓(xùn),以使其能認(rèn)識到他們的努力如何影響到企業(yè)戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。4.2 設(shè)計(jì)戰(zhàn)略性分配資源的程序以促進(jìn)跨部門協(xié)作鑒于任何企業(yè)的資源都是有限的,因此企業(yè)應(yīng)制定相關(guān)資源(包括現(xiàn)金、設(shè)備、人員等分配的流程,使戰(zhàn)略更好地得以實(shí)施;同時(shí),制定高效、合理的程序能使企業(yè)更清晰地傳遞企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略,加強(qiáng)企業(yè)范圍內(nèi)的責(zé)任感。企業(yè)應(yīng)制定始終如一的方針指導(dǎo)資源分配,運(yùn)用公平的途徑解決競爭需求

12、,這樣也可在資源分配的過程中節(jié)省時(shí)間。由于預(yù)算采用財(cái)務(wù)語言表述,因此資源分配也可用財(cái)務(wù)語言進(jìn)行表述。加大對項(xiàng)目及運(yùn)作的資金投入使戰(zhàn)略的實(shí)施更加行之有效。財(cái)務(wù)職能部門的經(jīng)理們由于有財(cái)務(wù)分析背景而可以在設(shè)計(jì)資源分配程序中起領(lǐng)導(dǎo)作用,這樣他們可以確保相當(dāng)復(fù)雜的程序在整個(gè)組織內(nèi)相容使用,同時(shí)加強(qiáng)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)部門的配合。4.3 除了要達(dá)到預(yù)算目標(biāo),還要將激勵(lì)機(jī)制引入績效考評單純實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)算目標(biāo)并不一定實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益的最大化,所以應(yīng)以企業(yè)績效考評指標(biāo)表現(xiàn)的最優(yōu)化為目標(biāo),而實(shí)現(xiàn)預(yù)算目標(biāo)是第二位的。因此,除了預(yù)算完成率目標(biāo),企業(yè)還需通過改變評估流程和加強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制的轉(zhuǎn)變,體現(xiàn)績效考核的重要性,形成對績效管理更加綜

13、合的觀念。這種觀念將更注重綜合績效表現(xiàn),同時(shí)也使預(yù)算流程更具真實(shí)性。企業(yè)應(yīng)將預(yù)算的執(zhí)行情況通過績效考核體系中的相應(yīng)指標(biāo)來反映,預(yù)算管理也因此相應(yīng)地被納入績效管理體系。在這種體制下,那些可以完成預(yù)算,但是不能得到預(yù)期市場份額和客戶滿意度的經(jīng)理所獲得的報(bào)酬將比能達(dá)到各項(xiàng)考核指標(biāo)的經(jīng)理遜色,真正是實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益的最大化。在預(yù)算制定以后,企業(yè)需經(jīng)常性對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控,控制預(yù)算變動(dòng)范圍,否則預(yù)算會(huì)因缺乏可計(jì)量性而失去對企業(yè)經(jīng)營的指導(dǎo)價(jià)值,引起整個(gè)企業(yè)績效下降。4.4 設(shè)計(jì)有彈性的預(yù)算,使之能適應(yīng)變換的需求企業(yè)應(yīng)設(shè)計(jì)有彈性的預(yù)算,并及時(shí)對差異進(jìn)行分析調(diào)整,從而能夠更好的對市場的變動(dòng)作出迅速的反應(yīng),使之

14、能夠適應(yīng)變換的需求,如設(shè)計(jì)多情景預(yù)算等。通過制定適應(yīng)變化需求的預(yù)算,業(yè)務(wù)單位或部門可以更快速、更精確地對業(yè)務(wù)條件的變化作出反應(yīng),有效降低其對企業(yè)整體績效的負(fù)面影響;企業(yè)的管理者可以通過制定適應(yīng)變化需求的預(yù)算,消除不可預(yù)見因素對預(yù)算的影響;企業(yè)高級管理層可以通過及時(shí)告知利益相關(guān)者有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略和策略的變化,增進(jìn)和利益相關(guān)者之間的信任度,并確保自身了解企業(yè)長遠(yuǎn)目標(biāo)的可實(shí)現(xiàn)性。當(dāng)然,為確保預(yù)算的嚴(yán)肅性,企業(yè)一般不應(yīng)頻繁調(diào)整預(yù)算,如需調(diào)整,應(yīng)充分解釋預(yù)算調(diào)整的原因。4.5 通過優(yōu)化預(yù)算機(jī)制,降低預(yù)算的復(fù)雜性和周期預(yù)算機(jī)制的設(shè)立也應(yīng)貫徹成本效益原則,過于復(fù)雜和繁瑣的預(yù)算管理機(jī)制將大大降低預(yù)算編制和管理人員的積極性和預(yù)算的可操作性,相反,降低預(yù)算的復(fù)雜性和周期將大大降低預(yù)算制定所需的時(shí)間和成本,并降低對企業(yè)正常經(jīng)營所造成的影響。企業(yè)通過對預(yù)算機(jī)制的優(yōu)化可以縮短預(yù)算制定周期,較短的預(yù)算周期不僅可以節(jié)省財(cái)務(wù)部門的成本,也可以降低每一個(gè)制定預(yù)算的業(yè)務(wù)單位的成本,同時(shí)又不會(huì)影響企業(yè)的核心增值業(yè)務(wù)以及預(yù)算的質(zhì)量;同時(shí),通過對預(yù)算機(jī)制的優(yōu)化從而降低預(yù)算復(fù)雜性和周期