業(yè)委會工作制度

1、小區(qū)業(yè)主委員會工作制度一、接待制度1. 為保障業(yè)主的意見、建議和投訴及時得到回復(fù)或處理,業(yè)委會設(shè)立業(yè)主接待制度。2。 業(yè)委會接待業(yè)主，采取值班接待、業(yè)主聯(lián)系箱、電話接待、網(wǎng)上電子郵件或特別約見等各種方式.必要時，可以就反映集中的問題專門召開業(yè)主座談會。業(yè)主可以根據(jù)自身情況采用上述合適的接待方式向業(yè)委會提出意見、建議或者投訴.3。 業(yè)委會回復(fù)或處理業(yè)主意見、建議或投訴，應(yīng)當(dāng)以國家法律、法規(guī)、政策和小區(qū)業(yè)主大會議事規(guī)則、業(yè)主公約為依據(jù)。4. 業(yè)委會應(yīng)及時針對業(yè)主意見、建議或投訴依照下列原則分別進(jìn)行處理：（1）涉及受聘的物業(yè)公司履行合同不到位的問題，由業(yè)委會轉(zhuǎn)交物業(yè)公司處理,要求物業(yè)公司整改并加強監(jiān)

2、督；（2)涉及其他業(yè)主違反業(yè)主公約的問題，依照業(yè)主公約的規(guī)定進(jìn)行處理；（3）涉及業(yè)主共同利益的重大事項，經(jīng)業(yè)委會或業(yè)主代表大會研究決定后，召開業(yè)主大會表決決定;(4）涉及業(yè)委會自身存在的問題，由業(yè)委會研究改進(jìn)解決；（5）不屬于業(yè)主大會、業(yè)委會職責(zé)范圍內(nèi)管轄的問題，告知通過其他渠道，由有關(guān)部門解決.5. 業(yè)委會專門設(shè)置業(yè)主意見登記簿，由業(yè)委會人員進(jìn)行書面記錄。除可以當(dāng)即回復(fù)的以外，應(yīng)在有相應(yīng)處理方案時予以答復(fù)。意見登記簿共分兩本，一本放在業(yè)委會辦公室,由專職秘書負(fù)責(zé)登記，一本由負(fù)責(zé)值班的業(yè)委會值班組輪流在接到業(yè)主反映后登記.二、信息公開制度1 業(yè)主委員會應(yīng)當(dāng)建立信息公開制度。2 按照規(guī)定5日內(nèi)公

3、布業(yè)主大會、業(yè)主代表大會、業(yè)主委員會作出的決定、物業(yè)服務(wù)企業(yè)選聘、物業(yè)服務(wù)合同等物業(yè)管理中的各項決定和重大事項.3每季度公布公共收益收支。4。 涉及小區(qū)開支在3萬元以上的項目,經(jīng)業(yè)主代表大會優(yōu)化方案后，3日內(nèi)公布，由全體業(yè)主進(jìn)行投票表決。三、例會及表決制度1. 業(yè)委會全體成員每月的第一個星期四晚上（如遇節(jié)日另行商定時間），集中在業(yè)委會辦公室召開例會，總結(jié)上月工作及賬目收支情況，提出有關(guān)議案，匯總各類業(yè)主反饋的信息，制定下個月工作計劃等。會議由業(yè)委會主任主持,主任無法參加，可委托副主任或負(fù)責(zé)辦公室管理的委員主持會議，負(fù)責(zé)宣傳報道的委員和專職秘書做好會議記錄，會后整理形成會議紀(jì)要,由參會人員簽字后

4、公示。2. 業(yè)委會可召開專項事務(wù)會議，所有委員都有建議召開專項會議的權(quán)利，但需經(jīng)業(yè)委會主任同意。專項會議時間在確定后由專職秘書負(fù)責(zé)通知與會人員，提出召開專項會議的委員必須事先準(zhǔn)備好各類文本材料。專項會議只討論專項事務(wù)，宜簡潔明了。3。 業(yè)委會召開的會議上,涉及到提案的，都需有文本材料，電子稿會前由專職秘書發(fā)到相關(guān)人員郵箱先行閱讀、思考,涉及到各類資料如頁數(shù)較多，一般準(zhǔn)備三份進(jìn)行傳閱。4。 對于提案等需要表決的，必須按照少數(shù)服從多數(shù)的原則進(jìn)行.5。 業(yè)委會每個月第一個雙休日（如遇節(jié)日另行商定時間)，與物業(yè)管理方舉行例會，聽取上個月物業(yè)管理工作總結(jié)(包括各類開支情況）以及下階段工作計劃，將上個月業(yè)

5、委會對物業(yè)管理方的考核情況，以及業(yè)主提出的關(guān)于物業(yè)管理的意見和建議,反饋給物業(yè)管理方，由物業(yè)管理方提出相應(yīng)整改措施或解決辦法。會議由業(yè)委會負(fù)責(zé)宣傳報道的委員和專職秘書做好會議記錄，會后整理形成會議紀(jì)要，由參會人員簽字后公示。會議中有涉及到需要業(yè)委會表決通過的，由業(yè)委會成員單獨進(jìn)行投票表決，物業(yè)管理方回避。6. 以上會議請假以及會議紀(jì)要公示辦法等，均按照議事規(guī)則要求進(jìn)行。7。 以上會議在確有必要的情況下，可邀請政府管理部門人員、社區(qū)工作人員、監(jiān)理會成員、單元長等參加。由業(yè)委會主任、副主任，或其指定委托的人員負(fù)責(zé)邀請。四、收發(fā)文管理制度1. 業(yè)委會的發(fā)文主要包括各類函、通知、會議紀(jì)要等文書材料，具

6、體文號根據(jù)實際需要逐步制定、完善。2. 業(yè)委會對外行文，由負(fù)責(zé)的委員起草，全體業(yè)委會成員討論修改后定稿，由專職秘書登記后用印、分發(fā)、郵寄、報送、歸檔。3. 業(yè)委會收到的各類文書，由專職秘書負(fù)責(zé)登記，交由各個委員以及相關(guān)人員傳閱,并歸檔。五、印章管理制度(一）、印章的保管和使用：1。 印章(包括業(yè)主委員會公章、財務(wù)專用章、法人私章等）由業(yè)委會負(fù)責(zé)辦公室管理的委員妥善保管，確保印章安全。2. 印章如不慎遺失,保管人員應(yīng)及時向業(yè)主委員會報告，到主管部門按照規(guī)定程序重新刻制。印章管理人員如有變動，應(yīng)及時上繳印章，由業(yè)主委員會重新確定印章管理人員。3。 使用各類印章，除涉及到經(jīng)濟往來的用印，需業(yè)委會集體

7、討論，并經(jīng)半數(shù)以上同意方可使用外，其他用印都需經(jīng)業(yè)委會主任、副主任以及負(fù)責(zé)辦公室管理的委員三人同意，到專職秘書處辦理登記手續(xù)后可用印，負(fù)責(zé)辦公室管理的委員為監(jiān)印人。4。 印章使用人必須做好用印登記手續(xù)，并留存文件原件副本存檔，以便備查，絕對禁止在空白紙上加蓋公章.5. 所有印章的使用都要先在用印登記簿上填寫后，按照批準(zhǔn)印章使用權(quán)限，涉及到的批準(zhǔn)人簽字同意方可使用。6。 緊急情況必須使用印章時，使用人需與業(yè)委會主任、副主任以及負(fù)責(zé)辦公室管理的委員聯(lián)系，向其說明情況，得到口頭同意后方可使用,但事后使用人必須在3日內(nèi)完成補簽工作，同意使用印章的委員必須親自核實情況，確認(rèn)屬實后方可進(jìn)行補簽，如有不實有

8、權(quán)拒簽并追究有關(guān)人員的責(zé)任。（二）、印章的使用范圍1。 印章使用必須符合業(yè)主大會議事規(guī)則、業(yè)主公約等有關(guān)規(guī)章制度。2。 業(yè)主委員會主任、副主任應(yīng)該每月核對印章使用登記本登記情況,確保印章使用登記本與印章實際使用情況相符。3。 凡違章使用公章，造成經(jīng)濟損失或嚴(yán)重不良影響的，交市、區(qū)主管部門查處，由責(zé)任人承擔(dān)法律責(zé)任。六、檔案管理制度1檔案由業(yè)委會專職秘書管理,應(yīng)做好檔案收集、整理、歸檔、借閱登記等工作。2。 按照檔案保管期限保管好檔案。3. 業(yè)委會和監(jiān)理會成員檔案借閱需經(jīng)業(yè)委會主任或副主任同意，辦理登記手續(xù)后方可借閱，如要復(fù)印或帶離業(yè)委會辦公室的,也需經(jīng)業(yè)委會主任或副主任同意,原則上,借閱時間不能超過7天.其他業(yè)主需要查閱或復(fù)印的，也需經(jīng)業(yè)委會主任或副主任同意，原則上不能帶離業(yè)委會辦公室.4。 檔案集中存放在業(yè)委會辦公室,應(yīng)按照保管期限或類別、項目