采購業(yè)務(wù)內(nèi)控制度（試行）

1、 采購業(yè)務(wù)的部控制制度（試行）一、采購業(yè)務(wù)的授權(quán)公司的采購業(yè)務(wù)全權(quán)集中于物流配送中心，包括公司工程用物資、燃器具的采購、戶外管道及戶管線安裝材料等。公司辦公用品的采購由行政部負(fù)責(zé)。采購業(yè)務(wù)分為常備采購（預(yù)算）、非常備采購（預(yù)算外）、政策性采購（公司戰(zhàn)略需要）。二、采購計(jì)劃的制定和審批公司各單位（分、子公司及各部門）每月25日向物流配送中心報(bào)送下月的物資采購計(jì)劃，物流配送中心經(jīng)匯總、綜合平衡后向財(cái)務(wù)部報(bào)送當(dāng)月公司整體采購計(jì)劃和采購資金預(yù)算。該計(jì)劃應(yīng)綜合考慮各項(xiàng)物資實(shí)際庫存、工程施工計(jì)劃和公司資金狀況。該計(jì)劃亦應(yīng)與各預(yù)算單位每月向財(cái)務(wù)部上報(bào)的預(yù)算報(bào)表口徑一致。財(cái)務(wù)部審核通過后報(bào)總經(jīng)理審批，經(jīng)審批通

2、過后下發(fā)物流配送中心執(zhí)行，同時(shí)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部備檔作為資金安排的依據(jù)。采購計(jì)劃審批流程（見流程圖1）：三、采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行1、供應(yīng)商的管理（1）、采購人員應(yīng)隨時(shí)調(diào)查供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量。凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填具“供應(yīng)商調(diào)查表”（見表1），作為選擇供應(yīng)廠商的參考?！肮?yīng)商調(diào)查表”呈采購部經(jīng)理核準(zhǔn)后存檔。（2）、物流配送中心應(yīng)在日常工作中逐步建立系統(tǒng)的供應(yīng)商檔案庫，供應(yīng)商檔案包括：供應(yīng)商名片、供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商審批表、供應(yīng)商資信檔案、供應(yīng)商所提供的合格證明、價(jià)格表及相關(guān)資料（3）、每批材料供貨結(jié)束后，供應(yīng)商的實(shí)績(jī)轉(zhuǎn)記于“供應(yīng)商資信檔案”（見表2），作為評(píng)審供應(yīng)商業(yè)績(jī)的資料。（4）、采購

3、人員依據(jù)“供應(yīng)商調(diào)查表”每半年復(fù)查一次，更正原有資料容。供應(yīng)商檔案由物流配送中心的經(jīng)理指派專人負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)采購部經(jīng)理允許，不得隨便查閱。供應(yīng)商調(diào)查表應(yīng)每月報(bào)一份給財(cái)務(wù)部存檔。（5）、物流配送中心應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的選擇建立控審批制度。在下列情況下，采購人員應(yīng)填寫“供應(yīng)商審批表”（見表3），提請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批：A、原有供應(yīng)商被撤點(diǎn)；B、開發(fā)新產(chǎn)品和新項(xiàng)目投資需引進(jìn)新的供應(yīng)商；C、原有供應(yīng)商由于種種原因拒絕供貨需更換供應(yīng)商；D、新供應(yīng)商的物資更適合公司的需求。2、商品樣品的檢驗(yàn)：（1）、對(duì)通過初審的供應(yīng)商所送檢的樣品，必須經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行各項(xiàng)指標(biāo)的檢驗(yàn)和檢測(cè)。（2）、供應(yīng)商提供樣品同時(shí)應(yīng)附帶完整的自檢報(bào)

4、告及合格證明等資料。（3）、對(duì)通過初審和提供樣品檢驗(yàn)合格的供應(yīng)商方可進(jìn)行供貨。如果評(píng)審結(jié)果不合格，要求供應(yīng)商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入選供應(yīng)商資格。3、請(qǐng)購申請(qǐng)單的處理（1）、審核采購申請(qǐng)單各欄填寫是否清楚，審批者是否簽字。（2）、緊急采購申請(qǐng)單應(yīng)優(yōu)先辦理。（3）、無法于需用日辦妥的采購申請(qǐng)單，須及時(shí)通知申購單位。（4）、接到撤銷通知的采購申請(qǐng)單，應(yīng)先處理，并在采購計(jì)劃中刪除。4、詢價(jià)及洽談：（1）充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求。（2）向供應(yīng)商詳細(xì)說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)貨方式、付款方式。（3）同規(guī)格產(chǎn)品的供應(yīng)商至少對(duì)比三家（注明

5、供應(yīng)商的地址，填寫采購詢價(jià)表（見表4），執(zhí)行詢價(jià)程序。（4）尋求其他更適合的替代品。（5）有沒有價(jià)格上漲、下跌因素，經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)。（6）詢價(jià)單應(yīng)注明與供應(yīng)商議定的成交條件。（7）如果是緊急需求臨時(shí)購買，采購人員可以參考以往之類似的價(jià)格，免詢價(jià)、比價(jià)手續(xù)。5、招標(biāo)及采購合約的審核會(huì)簽（1）、公司集中采購的大宗材料物資如PE管、氣表等應(yīng)采用招標(biāo)形式采購（2）、公司招標(biāo)流程如下：A、成立招投標(biāo)小組：招投標(biāo)小組由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各中心總監(jiān)、采購部經(jīng)理、相關(guān)專業(yè)工程師組成。B、招標(biāo)小組專業(yè)工程師編制招標(biāo)文件（可對(duì)中標(biāo)原則予以明確），發(fā)招標(biāo)公告（或邀請(qǐng)函），并對(duì)報(bào)名投標(biāo)者進(jìn)行資格預(yù)審。

6、C、招標(biāo)小組專業(yè)工程師對(duì)合格的投標(biāo)者發(fā)招標(biāo)文件、設(shè)計(jì)施工圖、技術(shù)資料、材質(zhì)要求等并負(fù)責(zé)組織現(xiàn)場(chǎng)踏勘及招標(biāo)答疑工作。D、招標(biāo)小組制定評(píng)標(biāo)、定標(biāo)辦法，組長(zhǎng)召開開標(biāo)會(huì)議，審核投標(biāo)書，組織評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)單位。E、采購項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)中標(biāo)通知書，并負(fù)責(zé)完成與中標(biāo)單位的合同簽訂工作。招標(biāo)工作流程（見流程圖2）：（3）、凡應(yīng)以合約方式進(jìn)行采購的物資，采購項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)與供應(yīng)商簽訂合同。合同的簽訂應(yīng)按公司規(guī)定的合同會(huì)簽流程進(jìn)行會(huì)簽后蓋章。合同會(huì)簽流程（見流程圖3）及合同匯簽審批表（見表5）：6、采購（1）、物流配送中心根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的采購協(xié)議所約定的具體條款落實(shí)到貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、品種、數(shù)量等。采購人員應(yīng)對(duì)供應(yīng)商

7、所提供物資進(jìn)行詳細(xì)檢驗(yàn)，確認(rèn)是否與普通采購申請(qǐng)單（見表6）與工程物資采購申請(qǐng)表（見表7）（專項(xiàng)采購）所列容一致。（2）采購員應(yīng)向供應(yīng)商索取必要的合格證明、使用說明及供應(yīng)商名片等資料。（3）采購物資到達(dá)公司后，采購人員應(yīng)及時(shí)趕到倉庫；工程類物資采購時(shí)，需經(jīng)采購員、工程師等兩人以上的人員隨同購貨并會(huì)簽采購申請(qǐng)單。7、采購流程基于公司目前的運(yùn)作模式和現(xiàn)狀，為保證物資流、資金流、信息流的合理運(yùn)轉(zhuǎn)，采購業(yè)務(wù)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行具體流程如下：（見流程圖4）1、公司下屬各經(jīng)營(yíng)實(shí)體（分、子公司）每月底向總部物流配送中心報(bào)送次月采購計(jì)劃表（見表89）。采購計(jì)劃按審批流程批準(zhǔn)后由物流配送中心執(zhí)行。2、公司物流配送中心只是作

8、為公司集中采購的執(zhí)行者、組織者，并不是采購簽約的主體，采購簽約的主體應(yīng)是各個(gè)材料物資請(qǐng)購單位，即各經(jīng)營(yíng)實(shí)體（分子公司）。3、公司物流配送中心向供應(yīng)商發(fā)出訂貨單通知單（見表9），一式三聯(lián)：一聯(lián)給供應(yīng)商，一聯(lián)傳請(qǐng)購單位，一聯(lián)留底。訂貨單應(yīng)注明：（1）、采購的品種、規(guī)格、數(shù)量、金額；（2）、收貨人、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、交貨時(shí)間；（3）、發(fā)票上應(yīng)開具的購貨單位名稱等。該訂貨單應(yīng)及時(shí)傳至請(qǐng)購單位。4、購貨合同簽訂（或訂貨單發(fā)出）后，公司采購中心及各分、子公司根據(jù)合同有關(guān)規(guī)定應(yīng)適時(shí)跟蹤訂貨單的處理情況，及時(shí)溝通，作好收貨準(zhǔn)備。5、貨物收到后，收貨單位應(yīng)及時(shí)核對(duì)實(shí)際收到的貨物與采購訂單是否一致，并核查相關(guān)票

9、據(jù)是否與訂單要求相符，如有異常應(yīng)及時(shí)與供貨單位取得聯(lián)系，及時(shí)作出相應(yīng)處理。按有關(guān)規(guī)定從專用中支付采購資金。并將訂單處理情況及時(shí)通告公司采購中心。8、應(yīng)付賬款的管理（1）、采購業(yè)務(wù)完成后采購人員應(yīng)將審批齊全的采購申請(qǐng)單、購銷合同入庫單（見表10）、發(fā)票等相關(guān)資料轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部審核入賬，根據(jù)合同的約定辦理付款手續(xù)。（2）、財(cái)務(wù)經(jīng)理應(yīng)監(jiān)督和審核會(huì)計(jì)人員編制的“采購交易”記帳憑證金額及分類的正確性、入帳的及時(shí)性；若月末采購的物資已入庫但發(fā)票未到，應(yīng)暫估入帳，待下月發(fā)票到達(dá)后紅字沖回，再根據(jù)發(fā)票做正確的分錄。（3）、財(cái)務(wù)部應(yīng)于每月月末與供應(yīng)商進(jìn)行往來帳項(xiàng)的核對(duì)。取得供應(yīng)商對(duì)帳單，審核其余額與公司“應(yīng)付帳款”余

10、額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時(shí)間差等因素之后，公司與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。（4）、物流配送中心應(yīng)登記所有已簽訂的采購協(xié)議，并按合同載明的付款條件及時(shí)間，每周一向財(cái)務(wù)部報(bào)送采購資金支付計(jì)劃表（見表11）。流程圖1采購計(jì)劃審批流程分子公司及各部門 1、歷史用量2、工程安裝進(jìn)度3、庫存分析 采購計(jì)劃物流配送 中心 財(cái)務(wù)部預(yù)算主管審核 YS 財(cái)務(wù)總監(jiān) 總經(jīng)理 物流配送中心 財(cái)務(wù)部 預(yù)算及審核執(zhí) 行 流程圖2 招標(biāo)工作流程圖 編制招標(biāo)文件 發(fā)招標(biāo)公告 或邀請(qǐng)函 對(duì)報(bào)名投標(biāo)者進(jìn)行資格預(yù)審 對(duì)合格的投標(biāo)者發(fā)招標(biāo)文件、技術(shù)資料 組織投標(biāo)單位踏勘現(xiàn)場(chǎng)，并對(duì)招標(biāo)文件答疑 招標(biāo)小組制定評(píng)標(biāo)、

11、 定標(biāo)方法 招標(biāo)小組組長(zhǎng)召開開標(biāo)會(huì)議，審核投標(biāo)書，組織評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)單位 發(fā)中標(biāo)通知書 與中標(biāo)單位簽訂合同 成立招標(biāo)小組 招標(biāo)小組流程圖3 采購合同會(huì)簽流程圖 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人 簽字 物流配送中心 總監(jiān)簽字 采購項(xiàng)目 負(fù)責(zé)人提出合同初稿公司法律顧問審核合同并定稿總經(jīng)理簽字合同雙方簽字蓋章 合同歸檔1、財(cái)務(wù)部一份2、物流配送中心一份3、請(qǐng)購單位一份流程圖4采購流程圖材料物資直接發(fā)送到請(qǐng)購公司；發(fā)票單據(jù)隨貨同行；請(qǐng)購單位直接付款給供應(yīng)商 某公司 發(fā)貨 發(fā)貨供應(yīng)商洪湖公司 黃岡八家分子公司 松滋公司平行同類子公司 付款 付款 1、發(fā)票的購貨方為公司請(qǐng)購單位2、開票所列項(xiàng)目要與定貨單相關(guān)項(xiàng)目一致3、單價(jià)、數(shù)

12、量及總金額 采購計(jì)劃申報(bào)發(fā)貨付款 黃岡公司 采購計(jì)劃 采購部 申報(bào) 審核 申報(bào)表1 供應(yīng)商調(diào)查表容 供應(yīng)商全稱供應(yīng)商性質(zhì)上級(jí)主管機(jī)關(guān)建廠（經(jīng)營(yíng)部）日期建筑面積（m2）固定資產(chǎn)年銷售產(chǎn)值職工總數(shù)企業(yè)負(fù)責(zé)人其中質(zhì)量負(fù)責(zé)人營(yíng)銷負(fù)責(zé)人技術(shù)人員數(shù)研究/開發(fā)負(fù)責(zé)人高/中級(jí)職稱人數(shù)檢測(cè)員設(shè)備總數(shù)主要機(jī)構(gòu)設(shè)置機(jī)構(gòu)名稱其中物資名稱型 號(hào)產(chǎn) 地供應(yīng)物資供應(yīng)商發(fā)展簡(jiǎn)介及質(zhì)量保證能力供應(yīng)商貫標(biāo)名稱及日期是否通過第三方認(rèn)證認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)通過認(rèn)證日期認(rèn)證機(jī)構(gòu)名稱證 書 號(hào)供方負(fù)責(zé)人簽字（蓋章）： 日期：審批意見： 審批人/日期：注：（對(duì)封皮的企業(yè)類別分A.B兩類。A、生產(chǎn)廠家 B、代理商）。表2公司供應(yīng)商資信檔案 年 月度 編

13、號(hào)： 供應(yīng)商名稱地 址進(jìn)貨日期物資名稱產(chǎn)地單位數(shù) 量檢驗(yàn)結(jié)果供貨及時(shí)性使用異常情況記載月度供貨業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)： 評(píng)價(jià)人/日期：表3侯選供應(yīng)商審批表NO： 新供應(yīng)商名稱原供應(yīng)商名稱物資名稱物資類別原因： 提出人/日期：審核意見： 審核人/日期：批準(zhǔn)意見： 批準(zhǔn)人/日期：表4采購詢價(jià)表 年 月 日 第 頁/共 頁 編號(hào)物資名稱型號(hào)/規(guī)格供應(yīng)商1(擬訂)供應(yīng)商2(比價(jià))供應(yīng)商3(比價(jià))數(shù)量單價(jià)金額名稱、地址及單價(jià)名稱、地址及單價(jià)名稱、地址及本頁小計(jì)人民幣（大寫）： ￥：采購部經(jīng)理: 采購員:（此表一式三聯(lián)，一聯(lián)送交財(cái)務(wù)部，一聯(lián)留存采購）表 5合同會(huì)簽審批表編號(hào)：對(duì)方名稱合同編號(hào)初次評(píng)審修改評(píng)審合同主要容、

14、合作方式、合同金額、支付方式等(合同作為附件)：編制人員： 日期： 法律顧問意見：簽名：日期：部門負(fù)責(zé)人意見：簽名：日期：主管總監(jiān)或副總意見：簽名：日期：財(cái)務(wù)總監(jiān)意見：簽名：日期：總經(jīng)理批準(zhǔn)意見：簽名：日期：備注：表6普通采購申請(qǐng)表 申請(qǐng)部門： 年月日 序號(hào)采購物品名稱單位數(shù)量單價(jià)金額用途備注說明：1、此表適用于零星材料、輔助材料、辦公用品等的采購計(jì)劃申請(qǐng)。(不適用工程材料)（此表一式三聯(lián)，一聯(lián)送交庫管，一聯(lián)送交采購，一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部）表7工程物資采購申請(qǐng)表申請(qǐng)部門 ：年 月日 序號(hào)工程物資名稱規(guī)格型號(hào)單位工程所需數(shù)量現(xiàn)有庫存量實(shí)際需求量交貨時(shí)間交貨地點(diǎn)用途備注總經(jīng)理： 分公司經(jīng)理： 申請(qǐng)人：說

15、明：1、實(shí)際需求量=工程所需量-現(xiàn)有庫存量。（此表一式三聯(lián)，一聯(lián)送交庫管，一聯(lián)送交采購，一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部）表單編號(hào)： 表8公司2005年 月采購計(jì)劃 請(qǐng)購容 貨品名稱規(guī) 格數(shù) 量單 位金 額需用日期備 注申請(qǐng)人采購主管財(cái)務(wù)主管總經(jīng)理日期：日期日期：日期：（此表一式兩聯(lián)，一聯(lián)送交物流配送中心，一聯(lián)留存財(cái)務(wù)部。）表9賽洛燃?xì)夤居?貨 單供貨方： 合同編號(hào)訂貨方于_年_月_日向供貨方訂購如下產(chǎn)品序號(hào)產(chǎn)品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)金額備注12345678910合計(jì)合計(jì)人民幣大寫： 仟 佰拾萬千百拾元整小寫：￥其它貨運(yùn)要求貨運(yùn)方式：貨運(yùn)地址：收貨人：手機(jī)：匯款信息戶名：開戶行：卡號(hào)：稅號(hào)：開票要求1、 完整的公司名稱，即訂貨方名稱2、 具體的單價(jià)、數(shù)量、及總金額3、 所開發(fā)票相關(guān)項(xiàng)目必須與每一訂貨單相關(guān)項(xiàng)目一致說明：1.本訂貨單一經(jīng)雙方簽字即予生效，未經(jīng)對(duì)方許可，任何一方不得隨意改動(dòng)。2.本訂貨單經(jīng)訂貨方填寫確認(rèn)無誤后，以傳真形式發(fā)給供貨方，傳真件有效。3.貨物運(yùn)輸如果保價(jià)，請(qǐng)供應(yīng)商付保險(xiǎn)。供貨方： 訂貨方：經(jīng)辦人： 經(jīng)辦人：電 話： 電 話：表10入 庫 單 年 月 日 編