商場合同評審制度暫行管理辦法

1、商場合同評審制度暫行管理辦法為提高經(jīng)營效益，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)加強(qiáng)工作計(jì)劃性，順應(yīng)公司經(jīng)營發(fā)展的需要，經(jīng)研究，公司決定成立合同評審小組。為提高合同評審的效率、公開度、透明度，結(jié)合實(shí)際工作需要，對合同評審作如下規(guī)范要求：一、合同評審小組成員1、百貨類組長：執(zhí)行組長：常設(shè)組員：百貨事業(yè)部總經(jīng)理、百貨事業(yè)部采購總監(jiān)、百貨事業(yè)部營運(yùn)總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、相關(guān)門店店長、百貨事業(yè)部采購高經(jīng)、集團(tuán)辦公室主任秘書：合同組主管/物價(jià)主管/分管合同管理員2、綜超類1）綜超自營類組長：執(zhí)行組長：常設(shè)組員：綜超事業(yè)部總經(jīng)理、綜超事業(yè)部采購總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、相關(guān)門店店長、集團(tuán)辦公室主任秘書：合同組主管/物價(jià)主管/分管合同管理員

2、2）綜超專柜類組長：執(zhí)行組長：常設(shè)組員：綜超事業(yè)部總經(jīng)理、綜超事業(yè)部采購總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、相關(guān)門店店長、集團(tuán)辦公室主任（其中涉及百貨類的百貨事業(yè)部總經(jīng)理、百貨事業(yè)部總監(jiān)須參加）秘書：合同組主管/物價(jià)主管/分管合同管理員合同評審時(shí)，涉及相關(guān)品類的采購經(jīng)理、采購主任須參加會議，具體人員由合同組通知，使用表格合同評審會議通知；二、合同評審時(shí)間采用半月度評審，每月10日上午9:00及25日上午9:00固定為合同評審時(shí)間，請相關(guān)人員根據(jù)此時(shí)間合理安排自己的工作日程；三、合同評審決策機(jī)制及時(shí)限要求1、為保證會議效率和效果，避免會而不議，議而不決的現(xiàn)象，每次合同評審會議后必須做出明確的決定，當(dāng)組員意見不一致時(shí)

3、，以超半數(shù)人員的意見為準(zhǔn)，會議結(jié)論由合同評審小組成員進(jìn)行聯(lián)簽，聯(lián)簽表見方案評審會議紀(jì)要暨方案審批表；2、合同簽批時(shí)限1） 一般簽批時(shí)限：合同評審會議對方案一致通過的，合同組于會后1個(gè)工作日內(nèi)出具會議紀(jì)要，使用表格：方案評審會議紀(jì)要暨方案審批表；評審小組成員對評審會議紀(jì)要須在1個(gè)工作日內(nèi)簽批（采購臨時(shí)報(bào)批合同除外）；2）特殊簽批時(shí)限：合同評審會議有爭議的合同，合同組于會后1個(gè)工作日內(nèi)出具待跟蹤問題一覽表，采購需按評審小組成員的意見重新與供應(yīng)商洽談后2個(gè)工作日內(nèi)報(bào)反饋，逾期未報(bào)反饋的視為同意評審小組會議決議或只能參加下一次的評審會議。合同組收到反饋后于1個(gè)工作日內(nèi)出具會議紀(jì)要，匯同采購部提報(bào)的方案

4、一起交評審小組當(dāng)日內(nèi)完成簽批，形成可執(zhí)行的方案；其中：、方案評審會議紀(jì)要暨方案審批表只能由合同組出具，其他任何部門、任何人無權(quán)出具，格式見附件，該審批表須進(jìn)行編號，編號規(guī)則為：年十月+流水號，06060401,表示06年4月份第1份；、待跟蹤問題一覽表只能由合同組出具，其他任何部門、任何人無權(quán)出具，格式見附件，編號和方案評審會議紀(jì)要暨方案審批表保持一致；、整套方案由合同組加蓋騎縫章，原件存集團(tuán)檔案室；四、合同評審紀(jì)律要求參加合同評審會議的成員不得缺席，確因有事請假，須由本人親自向合同評審小組執(zhí)行組長請假，經(jīng)同意方可缺席，并報(bào)合同組備案；如合同評審成員缺席合同評審會議超過5次，則視為自動放棄評審

5、資格；五、合同上報(bào)時(shí)限及合同預(yù)處理要求1、采購部必須加強(qiáng)工作計(jì)劃性，減少和避免不必要的急單，例如：4月10日合同評審會議討論通過的應(yīng)是5月份以后需要實(shí)施的，而非4月份當(dāng)月需要實(shí)施的；確屬急件合同方可報(bào)合同組特殊處理；2、采購部應(yīng)批次上報(bào)，盡可能每個(gè)方案中涉及的品牌數(shù)量為5個(gè)以上；3、為保證合同評審的效果，采購部應(yīng)在合同評審前8天將，即每月2日9:00前或17日9:00前將需要評審的方案按要求將資料（電子檔及書面檔各一套）提報(bào)至合同組相應(yīng)合同管理員，要求資料提交及時(shí)、準(zhǔn)確。提交不及時(shí)的，合同組有權(quán)拒收；提交不準(zhǔn)確的，合同組有權(quán)退回；4、合同組對收到的數(shù)據(jù)、圖紙做預(yù)處理，對數(shù)據(jù)、圖紙做抽查性復(fù)核（

6、抽查率不低于20%）后提前3天將數(shù)據(jù)、圖紙以郵件形式發(fā)送至評審成員審閱；5、參加評審的組員承擔(dān)公司經(jīng)營合同合理性審核的重任，必須盡職審核，會前提前對方案進(jìn)行審閱，對有疑義或異議的地方需和方案提報(bào)部門負(fù)責(zé)人做會前溝通，爭取達(dá)成共識，如不能達(dá)成共識的，應(yīng)在評審會議上明確提出，集體評議；6、合同組須加強(qiáng)以經(jīng)營為先的服務(wù)精神，對采購上報(bào)的確屬急件的合同應(yīng)積極以應(yīng)急流程處理；六、合同評審主題及內(nèi)容1、新店開業(yè)方案評審，采購部需提交如下資料：1）一文：即文字說明，必須包括但不限于以下內(nèi)容：方案概述廳P項(xiàng)目具體內(nèi)容1新店開業(yè)的整體定位概述2整體經(jīng)營思路概述3目標(biāo)顧客群體詳細(xì)分析4品牌組合的原則說明5品牌組合

7、的整體銷售說明6品牌組合的整體利潤說明7引進(jìn)的新品牌的簡介8可供備選的品牌列舉9需要公司支持或提請?zhí)貏e注意的事項(xiàng)10本方案可能存在的問題說明11其他提交部門：提交人：日期：2） 一圖：即品牌組合圖（用AUTOCAD件制作的標(biāo)準(zhǔn)圖紙）,必須包括：X明確的動線；派品牌的具體位置；派品牌所占用的建筑面積；3） 一表：即按品類提交新店開業(yè)收益分析表，包括每個(gè)品牌的合同條件、預(yù)計(jì)銷售、預(yù)計(jì)利潤分析等，使用表格新店開業(yè)收益分析表，注每個(gè)柜位號須同時(shí)提供3-5個(gè)備選品牌；4）新品牌介紹：對新引進(jìn)的品牌的詳細(xì)介紹，使用表格品牌資源登記表；2、老店大型調(diào)整方案評審（涉及一個(gè)樓層5個(gè)以上品牌的調(diào)整視為大型調(diào)整）采

8、購部需提交如下資料：1）一文：即文字說明，必須包括但不限于以下內(nèi)容：方案概述在舁廳P項(xiàng)目具體內(nèi)容1調(diào)整的原因分析2調(diào)整的指導(dǎo)思路3調(diào)整后預(yù)期達(dá)到的目標(biāo)4調(diào)整前后的銷售對比概述5調(diào)整前后的利潤對比概述6引進(jìn)的新品牌的簡介7撤換老品牌的原因介紹9需要公司支持或提請?zhí)貏e注意的事項(xiàng)10本方案可能存在的問題說明11其他提交部門：提交人：日期：2) 一圖：即品牌組合圖(用AUTOCAD件制作的標(biāo)準(zhǔn)圖紙),必須包括：X明確的動線；派品牌的具體位置；派品牌所占用的建筑面積；3) 一表：即按品類提交調(diào)整前后收益對比分析，使用表格老店調(diào)整前后收益分析表，注每個(gè)柜位號須同時(shí)提供3-5個(gè)備選品牌；4)新品牌介紹：對新

9、引進(jìn)的品牌的詳細(xì)介紹，使用表格品牌資源登記表；3、合同續(xù)簽方案評審：包含新簽、續(xù)簽、變更、撤柜等業(yè)務(wù)，若涉及調(diào)整則按老店調(diào)整方案評審方式進(jìn)行，采購部需提交如下資料：1)一文：即文字說明，包括續(xù)簽的整體思路，續(xù)簽前后的收益整體對比；方案概述在舁廳P項(xiàng)目具體內(nèi)容1續(xù)簽的整體思路2續(xù)簽前后的收益整體對比3需要公司支持或提請?zhí)貏e注意的事項(xiàng)4本方案可能存在的問題說明5其他6提交部門：提交人：日期：2) 一圖：即品牌組合圖(用AUTOCAD件制作的標(biāo)準(zhǔn)圖紙),必須包括：X明確的動線；派品牌的具體位置；派品牌所占用的建筑面積；3) 一表：即按品類提交續(xù)簽前后收益對比分析，使用表格續(xù)簽前后收益分析表，注每個(gè)柜

10、位號須同時(shí)提供3-5個(gè)備選品牌；4) “合同即將到期”專柜明細(xì)及分析表：對“合同即將到期”專柜的處理做出說明，使用表格合同即將到期專柜經(jīng)營分析表；5) “銷售末位”專柜明細(xì)及分析表，對各品類銷售末位處于后5名的專柜的處理做出說明，使用表格銷售末位專柜經(jīng)營分析表，由營運(yùn)提報(bào)資料與采購溝通后作出此表；6) “已試銷三月的新進(jìn)品牌”品牌明細(xì)及分析表，對“已試銷三月的新進(jìn)品牌”的處理做出說明，使用表格已試銷三月的新進(jìn)品牌經(jīng)營分析表：由營運(yùn)提報(bào)資料與采購溝通后作出此表；4、裝修方案評審，需提交資料：1)一文：即文字說明，必須包括但不限于:裝修方案概述在舁廳P項(xiàng)目具體內(nèi)容1本次裝修的思路2天花裝修要求3地

11、面裝修要求4門楣裝修要求5背柜裝修要求6貨架裝修要求7燈具裝修要求89需要公司支持或提請?zhí)貏e注意的事項(xiàng)本方案可能存在的問題說明其他提交部門：提交人：日期：2）一圖：即裝修圖紙，要求以不同顏色來標(biāo)識;七、合同評審制度下的意向、文本及相關(guān)單據(jù)的處理流程及時(shí)限要求1、方案簽批完畢后，合同組應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)使用OA郵件進(jìn)行發(fā)文（收文部門為：評審小組成員、上報(bào)采購部門、相關(guān)事業(yè)部總經(jīng)理、相關(guān)店長、相關(guān)總監(jiān)、相關(guān)高經(jīng)、合同組分管員、集團(tuán)秘書組印蓋管理人員）2、符合合同評審方案的意向，簽批流程進(jìn)行簡化，具體見附件：成商集團(tuán)合同業(yè)務(wù)審批權(quán)限表3、不符合合同評審方案的意向，由合同組視情況再次召集合同評審小組集體評審或做應(yīng)急處理，但該類情況將被視為上報(bào)部門缺乏工作規(guī)劃性而被納入上報(bào)部門的工作質(zhì)量指標(biāo)月度績效考核中。4、購部應(yīng)在收到簽批后的方案后，于5個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)意向，合同組于1個(gè)工作日內(nèi)完成審核；5、購部應(yīng)在收到批復(fù)的意向后，對本地供應(yīng)商于5個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)合同文本，異地供應(yīng)商于10個(gè)工作日上報(bào)合同文本；合同組于2個(gè)工作日內(nèi)完成審核；6、合同組應(yīng)在方案審批結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)對方案的執(zhí)行情況做抽查，出具合同評審執(zhí)行情況匯報(bào)表，格式見附件。八、合同評審決議的執(zhí)行與督辦1、合同評審會議決議為權(quán)威性的終級決議，