OA運行管理制

1、OA系統(tǒng)運行管理制度第一章 總則一、 目的：1. 加強OA系統(tǒng)運行管理，保證系統(tǒng)有序、安全運行；2. 理清流程、分清責任、明確權(quán)限及辦理時限，提高工作效率、減少推諉扯皮；3. 建立信息集成平臺，增強領(lǐng)導監(jiān)控能力；4. 強力推行無紙化辦公，實現(xiàn)OA系統(tǒng)價值的最大化。二、 適用范圍：本制度適用于XX公司（以下簡稱股份公司），下屬公司及控股公司參照執(zhí)行。三、 職責：(一) 股份公司 X部 1. 負責OA系統(tǒng)的建設(shè)、維護和服務(wù)支撐工作；2. 負責OA系統(tǒng)規(guī)章制度制定，以及對制度執(zhí)行情況進行檢查、考核；3. 負責股份公司OA流程設(shè)計、修改；(二) 公司領(lǐng)導（各部門部長、分管副總、股份公司總經(jīng)理，下屬公司

2、總經(jīng)理）1. 支持OA系統(tǒng)建設(shè)，在分管單位強力推行無紙化辦公、減少紙質(zhì)文稿審批。2. 按時限及表單要求審批各項業(yè)務(wù)流程；對分管單位發(fā)起的業(yè)務(wù)流程把關(guān)，嚴禁不合理、不合規(guī)的流程進入下道工序。3. 對分管的業(yè)務(wù)流程實施檢查、考核，確保每項流程按時完成，杜絕超期辦理。(三) OA系統(tǒng)管理員1. 維護OA系統(tǒng)運行，不破壞系統(tǒng)安全，不私自串改、刪除他人賬戶信息。2. 及時處理OA系統(tǒng)運行過程中的各種問題，必要時組織操作培訓。3. 對固定業(yè)務(wù)流程檢查，對超期辦理、違規(guī)簽批的行為通報、考核，每周一次。(四) 其他使用人員1. 流程發(fā)起人：按時限要求提交各項業(yè)務(wù)流程，并對辦理業(yè)務(wù)流程的后續(xù)節(jié)點進行跟蹤、催辦。

3、2. 按時處理待辦事項，盡量保證待辦流程數(shù)量為0。3. 系統(tǒng)使用人員應(yīng)自覺遵守系統(tǒng)運行的規(guī)章制度，按照崗位職責、工作權(quán)限、時限要求，認真完成本人在系統(tǒng)中所承擔的工作任務(wù)。4. 線上審批要以線下溝通為基礎(chǔ)，各部門在發(fā)起業(yè)務(wù)流程前應(yīng)事先充分溝通。(五) 控股公司及其下屬子公司負責制定本單位OA系統(tǒng)相應(yīng)的管理辦法，并向股份公司報備，管理辦法不能與本制度相沖突。四、 運行基礎(chǔ)(一) 用戶開戶與注銷1. 開通：按工作需要，需開通OA賬戶的需經(jīng)部門部長同意后由系統(tǒng)管理員開通。2. 注銷：人員離職后一周內(nèi)，行政人事部人事管理科通知系統(tǒng)管理員完成離職人員賬戶注銷。(二) 賬戶安全1. 系統(tǒng)使用人員的賬號初始密

4、碼為123456，使用人員登陸后必須修改密碼，并避免他人使用。禁止使用“ABCDEF”或“AAAAAA”形式的密碼。2. 若密碼丟失，由本人提出申請，部門負責人或上級領(lǐng)導同意后，系統(tǒng)管理員恢復初始密碼。(三) 使用規(guī)范1. 登陸地址：公司內(nèi)網(wǎng)地址：http:/XXXX，外網(wǎng)地址：XXXX，手機端普通連接：http:/XXX 2. 在線要求：為保證各項業(yè)務(wù)辦理及響應(yīng)時間，以下為強制要求。A. 有辦公電腦、或有共用的辦公電腦的用戶每天至少登陸OA系統(tǒng)2次（上午1次，下午1次），休息時間不作要求；B. 配備手機OA的用戶，在休息時間也要登陸OA處理待辦事項，要求每天至少登陸2次；C. 其他因辦公條件

5、限制，不能保證每天登陸OA系統(tǒng)的用戶，至少要每周登陸1次OA，對待辦流程進行處理。3. OA系統(tǒng)使用實行實名制，任何人不得在OA系統(tǒng)上發(fā)布與公司工作無關(guān)的內(nèi)容，言論應(yīng)遵守公司各項規(guī)章制度。第二章 業(yè)務(wù)流程管理五、流程管理(一)管理原則1.層級管理：按崗位職責與職務(wù)級別層層審批，嚴禁跳躍主管領(lǐng)導、分管領(lǐng)導。層級管理原則的補充說明：各級領(lǐng)導批閱OA除了審查正文還需對流程把關(guān)，流程設(shè)置要符合管理原則，由部門報出的流程必須經(jīng)部門負責人簽字審閱，經(jīng)分管領(lǐng)導協(xié)調(diào)簽字，經(jīng)相關(guān)部門會簽，在各單位明確意見后再報公司審批。2.跟蹤督辦：是誰發(fā)起由誰跟蹤，為誰服務(wù)就由誰督辦，歸誰管理由誰負責；跟蹤督辦要求的補充說明

6、：經(jīng)公司領(lǐng)導批閱的OA由對口部門跟蹤落實，要明確時限、落實到人，不能有遺漏；所有轉(zhuǎn)經(jīng)行政人事部的OA流程由行政人事部跟蹤督辦，未轉(zhuǎn)經(jīng)行政人事部的OA流程由發(fā)起部門跟蹤督辦。3.統(tǒng)一管理：跨部門屬公司級的業(yè)務(wù)流程，由行政人事部統(tǒng)一制定、統(tǒng)一模板、統(tǒng)一辦理時限。屬部門級的業(yè)務(wù)流程，由各部門統(tǒng)一管理。(二)流程的辦理時限1.流程辦理的各個節(jié)點時限超出設(shè)置的時限即為超時；2.流程發(fā)起在簽批過程中另涉及其他業(yè)務(wù)，需制定方案、開展調(diào)查、核算成本的，辦理時限可再增加1-2個工作日。若預估在增加2個工作日后仍不能完成的，應(yīng)在意見欄說明原因，寫明完成時限后讓流程繼續(xù)流轉(zhuǎn)（或?qū)懨髟蚝髸捍娲k），并在承諾的截止日

7、期前對流程完成處理；3.配備了手機OA的用戶，在請假休息時也要對簽批時限進行考核。（三）超期督辦1.在制作表單模板時，由系統(tǒng)管理員依據(jù)工作需要針對不同的流程模板指定不同的督辦者，一個流程模板僅能授權(quán)一位督辦者。2.督辦者的權(quán)限：督辦者可以在“協(xié)同工作”下拉的“超期督辦”菜單欄中對督辦的流程進行進度檢查，可以查看流程信息，可以對各節(jié)點發(fā)送跟催消息，可以對超期的節(jié)點進行換人處理，可以依據(jù)制度對流程審批中的違規(guī)提出考核。3.督辦者的職責：定期檢查、跟蹤流程進度，根據(jù)需要對超時節(jié)點換人處理，對流程審批中的違規(guī)進行考核。（對流程的跟蹤檢查原則上每天至少登陸OA檢查一次，若休假、工作外出或無法登陸OA時可

8、適當放寬要求）六、簽批要求(一)表態(tài)說明1.“已閱”：僅指已閱讀或知悉相關(guān)內(nèi)容。2.“不同意”：指對當前處理內(nèi)容不同意，或有其他意見，選擇不同意要注明原因。3.“同意”：對當前處理的內(nèi)容全部同意，且無其他異議。(二)表態(tài)要求1.業(yè)務(wù)流程中明確要求會簽人表明觀點、簽署意見、審核內(nèi)容的，會簽時要明確“同意”或“不同意”，若選擇“已閱”要說明不表態(tài)原因。2.上級審批下級業(yè)務(wù)流程，要明確“同意”或“不同意”，不能選擇“已閱”。3.業(yè)務(wù)流程中已存在2種觀點態(tài)度的，會簽人不管簽署“同意”或“不同意”，還需在意見欄明確“同意”或“不同意”的具體內(nèi)容。4.能選擇已閱的三種情況：A.流程最后一節(jié)點的會簽人。（如

9、：周例會紀要審批下發(fā)流程的最后節(jié)點為所有參會人，參會人處理下發(fā)的紀要可點“已閱”。如：報告可能繼續(xù)加簽后續(xù)節(jié)點，當前節(jié)點不能確定是否為最后一個節(jié)點時，不能只點“已閱）B.流程中已說明只需后續(xù)節(jié)點知悉的可點“已閱”。C.流程中轉(zhuǎn)會簽人（如：合同流程發(fā)起人、報告會簽人、制度發(fā)布會簽人）。（三）流程簽批把關(guān)1、標題不詳細,不能簡單概述正文內(nèi)容的流程，在會簽時要予以回退；2、流程設(shè)置不符合層級管理原則的，在會簽時要予以回退；3、正文陳述不清楚，訴求不明，意見不明，表述不清的流程，在會簽時要予以回退；4、發(fā)起人不正確的流程，在會簽時要予以回退；5、選用模板不正確的流程，在會簽時要予以回退。七、固定模板的

10、分類、適用范圍、時限要求分類名 稱適 用 范 圍發(fā)起時限完結(jié)時限流程督辦者人力資源類培訓計劃部門培訓計劃申報每月23號1工作日公司培訓計劃審批每月26號3工作日培訓記錄表填報培訓實施情況培訓后三日內(nèi)2工作日辭職審批表辭職申請表的審批2工作日離職人員周報表申報部門離職信息1工作日面試審批表人員入職審批2.5工作日試用期轉(zhuǎn)正審批表新員工試用期滿轉(zhuǎn)正4工作日干部轉(zhuǎn)正審批表干部試用期滿轉(zhuǎn)正5.5工作日加班審批單申報加班加班2小時前5.5工作日工傷申請審批表申請工傷認定或工傷鑒定5.5天績效考核數(shù)據(jù)提交表填報績效考核數(shù)據(jù)每月8號1工作日供應(yīng)類臨時采購申請單申報臨時采購計劃3.5工作日月度采購計劃申報申報

11、月度采購計劃每月23號1工作日委外維修加工申請部門申請委外維修5工作日簡易合同流程采購金額不超過1萬元的合同評審2工作日合同歸檔7工作日合同評審單采購金額高于1萬元的合同評審4.5工作日合同歸檔15工作日企劃管理報告需向公司報告、申請、請示、匯報工作時，無固定模板、無固定流程的事務(wù)皆可用報告流程5工作日整改通知書向其他部門下達整改要求7工作日制度檢查報告制度檢查后提交檢查報告1工作日制度發(fā)布會簽單制度會簽5工作日檢查通報下達檢查通報2工作日重點工作計劃重點工作計劃申報表每月23號1工作日重點工作計劃審批表每月26號3工作日工作總結(jié)提交重點工作總結(jié)每月8號2工作日自查報告部門工作自查每周六1工作

12、日工作聯(lián)絡(luò)單向其他部門聯(lián)絡(luò)事務(wù)，告知、申述3工作日會議紀要會議紀要審批會后1天內(nèi)1工作日整改通知單下達整改通知7工作日經(jīng)營計劃資金支付計劃申報月度資金支付計劃每月23號1工作日生產(chǎn)計劃申報生產(chǎn)計劃每月23號1工作日銷售計劃申報銷售計劃每月23號1工作日大宗物資采購計劃申報采購計劃每月23號1工作日生產(chǎn)經(jīng)營計劃生產(chǎn)經(jīng)營計劃報批每月26號3工作日安全管理動火證易燃或安全隱患部位動火動火前1天3.5工作日事故報告事故發(fā)生后的分析、調(diào)查、處理事故發(fā)生3天內(nèi)2.5工作日生產(chǎn)產(chǎn)質(zhì)量日報表填報每天產(chǎn)質(zhì)量每天1工作日工藝指標變更通知單一級工藝指標變更申請變更前1天內(nèi)1工作日質(zhì)量管理類材料報檢單材料報檢1工作日

13、材料驗收評審單材料驗收結(jié)果評審驗收完3天內(nèi)4工作日工程項目驗收申請申請工程項目驗收1工作日工程項目驗收報告工程項目驗收結(jié)果評審驗收完3天內(nèi)7工作日原料進廠驗收單原燃材料驗收結(jié)果評審驗收完3天內(nèi)3工作日其他超期玻璃庫存表報送超期玻璃明細月中、月底2工作日檔案借閱申請單借閱檔案2工作日用印審批單申請用印4工作日物資報廢鑒定表報廢物資鑒申請定、入庫、處理7工作日注：各表單模板的具體流程以O(shè)A系統(tǒng)中表單模板的備注說明為準。人員變更調(diào)整后，由系統(tǒng)管理員對督辦者進行調(diào)整八、單位文檔管理(一) 文件歸檔1. 所有使用固定模板發(fā)起的業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)文檔及流程痕跡自動歸檔在單位文檔對應(yīng)的子文件夾中。2. 所有公文

14、收文、簽報、發(fā)文文檔自動歸檔在公文文檔中。3. 所有公司制度由“文檔管理員”手動歸集在單位文檔對應(yīng)的子文件夾中。(二) 文檔消息訂閱：所有采用固定模板發(fā)起的業(yè)務(wù)流程在單位文檔中自動歸檔，同時自動生成訂閱消息，知會消息訂閱人。(三) 文件共享：單位文檔按崗位職責對指定的人員開放共享權(quán)限，擁有共享權(quán)限的人員可監(jiān)控對應(yīng)流程從發(fā)起到結(jié)束的全部動態(tài)。第三章 公共信息管理九、公告分類及發(fā)布管理(一) 公告分類及發(fā)布權(quán)限1. 行政管理公告，發(fā)布權(quán)限： 2. 制度檢查公告，發(fā)布權(quán)限3. 財 務(wù) 公 告 ，發(fā)布權(quán)限： 4. 檢查通 報 欄，發(fā)布權(quán)限： 5. 生 產(chǎn) 公 告 ，發(fā)布權(quán)限： 6. 安 全 專 欄 ，

15、發(fā)布權(quán)限：安全專員(二) 公告發(fā)布要求：1. 公告發(fā)布人對所發(fā)布的內(nèi)容負直接責任，部門領(lǐng)導負管理責任。2. 公告需報經(jīng)分管領(lǐng)導審批后方可發(fā)布。第四章 應(yīng)急處理十、系統(tǒng)故障應(yīng)急處理，1. 系統(tǒng)故障導致電子公文與信息無法在系統(tǒng)中進行正常交換的，應(yīng)及時通知行政人事部，行政人事部盡快組織有關(guān)單位查明原因，排除故障；2. 系統(tǒng)管理員確認系統(tǒng)故障無法在24小時內(nèi)恢復正常的，相關(guān)業(yè)務(wù)流程以紙質(zhì)文稿審批；3. 所有表單文件對應(yīng)紙質(zhì)文件由行政人事部負責收集、保留。第五章 考核管理十一、考核1. 超時辦理，每次扣款20元；2. 出現(xiàn)違規(guī)簽批，每次扣款20元；3. 未按時限要求發(fā)起流程，每次扣款20元；4. 主管領(lǐng)導、分管領(lǐng)導對業(yè)務(wù)流程把關(guān)不嚴，讓不合理、不合規(guī)的流程進入下道工序的，每次扣款20元；5. 在線時長或次數(shù)未達要求，一周