物資臺(tái)帳管理辦法

1、物資臺(tái)帳管理方法目錄第一章總則第二章 物資臺(tái)帳的管理責(zé)任第三章臺(tái)帳的建立第四章臺(tái)帳的操作第五章臺(tái)帳的日常管理第六章附則第一章總則第一條 為改善公司物流控制狀況，優(yōu)化公司信息管理，把物資臺(tái)帳管理納 入制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理軌道，制定本管理方法。第二條本方法的物資包含物資分類編碼管理方法中的所有物資。第三條 物資臺(tái)帳以下簡(jiǎn)稱臺(tái)帳是公司物資基本信息數(shù)據(jù)反映的載體， 它同時(shí)具有下述特征：1、臺(tái)帳是物資分類編碼管理方法中某一分類物資信息數(shù)據(jù)的集合，集 合的最小單元是與該編碼對(duì)應(yīng)的具體物資；2、是該具體物資信息比較完整的反映。臺(tái)帳載有物資信息量的多少根據(jù)管 理需要和公司制度決定，一般至少應(yīng)包括該物資的

2、物資編碼、固有屬性品名、 型號(hào)、規(guī)格等、計(jì)量單位、收發(fā)存“流水”丨數(shù)量、發(fā)生時(shí)間、物資價(jià)值、物 資狀態(tài)等；3、臺(tái)帳以表格的形式表現(xiàn)，一般有相對(duì)穩(wěn)定的帳頁和賬簿，可以是紙質(zhì)的， 也可以是電子的。第四條臺(tái)帳的種類：1、按物資分類范圍大小分類，如分為總帳、分類明細(xì)賬；2、按物資種類分類，如分為為原材料臺(tái)帳、設(shè)備臺(tái)帳等等；3、按職能領(lǐng)域分類，如分為倉庫物資臺(tái)帳、車間物資臺(tái)帳等等。第五條臺(tái)帳級(jí)別：臺(tái)帳按財(cái)務(wù)成本核算的科目分為兩個(gè)級(jí)別。構(gòu)成公司流動(dòng)資產(chǎn)形態(tài)的物資，主要表現(xiàn)為用于產(chǎn)品的原材料、半成品、成 品、輔機(jī)以及生產(chǎn)用低值易耗品的臺(tái)帳為一級(jí)臺(tái)帳；其它臺(tái)帳為二級(jí)臺(tái)帳。第六條臺(tái)帳的管理目標(biāo)：1、齊全完備 填

3、補(bǔ)該建立臺(tái)帳而未建立“空白”；2、信息真實(shí)準(zhǔn)確；3、信息的時(shí)效及時(shí)；4、臺(tái)帳信息保持連續(xù)性；5、帳、物、單、卡一致統(tǒng)一，賬實(shí)相符、帳帳相符、帳證相符。第七條 臺(tái)帳帳頁的統(tǒng)一設(shè)計(jì)公司所有物資臺(tái)帳均使用公司統(tǒng)一設(shè)計(jì)的帳頁， 具體由物資管理部負(fù)責(zé)，根 據(jù)物資分類編碼管理方法的分類，分別設(shè)計(jì)假設(shè)干種帳頁內(nèi)容和格式，征求 物資相關(guān)管理部門車間的意見后報(bào)財(cái)務(wù)部審定。所有的物資臺(tái)帳帳頁上必須設(shè)置表格編號(hào)欄目，居于帳頁表格的右上角。表 格編號(hào)主要反映臺(tái)帳的物資分類、總帳和明細(xì)賬的區(qū)分以及臺(tái)帳種類的序號(hào)， 在 進(jìn)行上述設(shè)計(jì)時(shí)同時(shí)設(shè)定。第八條本方法適用于全公司范圍，包括所有存在物資管理責(zé)任的子公司、 部門、車間。

4、第二章 物資臺(tái)帳的管理責(zé)任第九條物資管理部是物資臺(tái)帳的業(yè)務(wù)主管部門，除負(fù)責(zé)管理所轄倉庫物資 臺(tái)帳外，還對(duì)非所直接管轄物資臺(tái)帳的建帳和運(yùn)行負(fù)有監(jiān)管責(zé)任。第十條除物資管理部之外，凡存在物資管理職責(zé)的部門車間均負(fù)有物 資臺(tái)帳的管理責(zé)任，具體包括下述范圍的臺(tái)帳：1、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)總臺(tái)帳的管理，并負(fù)責(zé)落實(shí)固定資產(chǎn)各分類臺(tái)帳的 管理責(zé)任。；2、動(dòng)力設(shè)備部負(fù)責(zé)生產(chǎn)含動(dòng)力設(shè)備、搬運(yùn)設(shè)備臺(tái)帳的管理;3、 工藝部負(fù)責(zé)工裝?？ň吲_(tái)帳總帳管理，車間負(fù)責(zé)其分臺(tái)帳的管理；4、生產(chǎn)車間負(fù)責(zé)車間物資臺(tái)帳的管理，具體按本方法和車間物資臺(tái)帳管 理方法執(zhí)行；5、全面質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)計(jì)量檢測(cè)設(shè)備、計(jì)量器具、計(jì)量裝置臺(tái)帳管理；6總裁

5、辦負(fù)責(zé)辦公設(shè)備、辦公耗材和土地房產(chǎn)臺(tái)帳的管理。7、公司認(rèn)為其它應(yīng)該建立的物資臺(tái)帳管理。第十一條 臺(tái)帳的管理責(zé)任：1、臺(tái)帳管理責(zé)任按工作性質(zhì)分為直接管理責(zé)任和監(jiān)督管理責(zé)任：直接管理負(fù)責(zé)臺(tái)帳建立、臺(tái)帳運(yùn)行和臺(tái)帳維護(hù)，并按有關(guān)規(guī)定形成臺(tái)帳匯總 統(tǒng)計(jì)的相關(guān)物資報(bào)表；監(jiān)督管理負(fù)責(zé)制度執(zhí)行情況的監(jiān)督、檢查、考核和指導(dǎo)。2、臺(tái)帳管理責(zé)任按臺(tái)帳級(jí)別實(shí)行分工：第一級(jí)臺(tái)帳由物資管理部直接管理，財(cái)務(wù)部監(jiān)督管理；第二級(jí)臺(tái)帳由直接管理責(zé)任的部門車間管理，物資管理部監(jiān)督管理。第十二條 上述不限于部門、車間對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)管轄的倉儲(chǔ)和在用物資 按本方法的要求建立臺(tái)帳，專人可兼職操作管理，標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行，持續(xù)運(yùn)行。部 門車間主任負(fù)責(zé)監(jiān)

6、督檢查臺(tái)帳信息的錄入與更新、報(bào)表報(bào)送，審核信息的準(zhǔn) 確性和真實(shí)性。第十三條 總裁辦主任負(fù)責(zé)牽頭，財(cái)務(wù)部和物資管理部參與，每年進(jìn)行一次 臺(tái)帳管理狀況的檢查，對(duì)受檢部門車間臺(tái)帳的管理狀況提出整改和指導(dǎo)意見。 本項(xiàng)管理活動(dòng)列入成本突破指標(biāo)體系完善和信息數(shù)據(jù)庫完善工作計(jì)劃。第三章臺(tái)帳的建立第十四條臺(tái)帳要素的設(shè)置：臺(tái)帳作為物資信息數(shù)據(jù)最重要的載體，其帳頁欄目應(yīng)盡可能全面反映物流過 程中收付（用）存的信息，一般情況下必須含有以下欄目：1、基本欄目：序號(hào)、物資編碼、物資名稱、規(guī)格、型號(hào)產(chǎn)品編號(hào)和圖號(hào)、 鋼材牌號(hào)計(jì)量單位、收發(fā)存數(shù)量、價(jià)格、金額、貨位保存或使用處所、 物資現(xiàn)有狀態(tài)、備注、日期等等?；緳谀繛楸?/p>

7、備欄目。2、擴(kuò)充欄目：除基本欄目外，根據(jù)物資特性和管理需要，還應(yīng)增加反映物 資信息的其它重要欄目，如：物資性能、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)批號(hào)、購置入庫時(shí) 間、商品附隨文件以及相關(guān)憑證信息等。擴(kuò)充欄目根據(jù)管理目標(biāo)的需要選擇設(shè)置。第十五條 電子臺(tái)帳為了完善公司信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，提高物資管理工作效率，凡具備條件的 物資管理部門（車間）均應(yīng)設(shè)置電子臺(tái)帳，以提高物資信息統(tǒng)計(jì)分析和報(bào)表生成的 效率及準(zhǔn)確性。具體要求如下：電子臺(tái)帳和紙質(zhì)臺(tái)帳格式基本相同，具體格式由財(cái)務(wù)部審定。電子臺(tái)帳和紙質(zhì)臺(tái)帳可同時(shí)存在并同時(shí)使用，但必須保持一致。在電子臺(tái)帳正常運(yùn)行滿一個(gè)統(tǒng)計(jì)年度時(shí)，經(jīng)財(cái)務(wù)部主任認(rèn)可、物資主管副總 批準(zhǔn)可以停止設(shè)置

8、和停止使用紙質(zhì)臺(tái)帳。第四章臺(tái)帳的操作第十六條 臺(tái)帳信息的錄入責(zé)任人：臺(tái)帳信息一般由該物資的直接管理人員錄入， 對(duì)臺(tái)帳的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、標(biāo) 準(zhǔn)性負(fù)責(zé)。物資管理部倉庫物資臺(tái)帳的錄入由其部門主任進(jìn)行崗位職能分配， 并 將臺(tái)帳錄入人名單報(bào)總裁辦備案。第十七條臺(tái)帳錄入工作標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)：1、錄入工作標(biāo)準(zhǔn) 及時(shí)：臺(tái)帳信息主要是憑證單據(jù)發(fā)生后，錄入人應(yīng)隨即逐筆登記有關(guān) 臺(tái)賬、賬簿，要求在錄入要件全部具備的二天內(nèi)完成錄入； 準(zhǔn)確：臺(tái)帳信息數(shù)據(jù)必須真實(shí)反映事實(shí)； 標(biāo)準(zhǔn)：臺(tái)帳的錄入必須到達(dá)專業(yè)化狀態(tài)。下述規(guī)定是判斷臺(tái)帳是否合格的 基本依據(jù)：欄目不得隨意空置;不得任意涂改。如須刪除必須雙杠線改寫，對(duì)于紙質(zhì)臺(tái)帳雙杠線應(yīng)用直

9、尺劃 出；對(duì)于紙質(zhì)臺(tái)帳要求填寫標(biāo)準(zhǔn)、字跡清晰工整。不得用鉛筆、油汁圓珠筆錄入 臺(tái)帳；第十八條 臺(tái)帳信息的復(fù)核臺(tái)帳信息的復(fù)核對(duì)系指臺(tái)帳直接管理人員按規(guī)定的周期檢查臺(tái)帳所記載的 信息與相關(guān)憑證單據(jù)、卡片和實(shí)物是否一致相符的操作。第一級(jí)臺(tái)帳的核對(duì)周期應(yīng)不大于一個(gè)月；第二級(jí)臺(tái)帳的核對(duì)周期應(yīng)不大于六個(gè)月。當(dāng)核對(duì)周期內(nèi)適逢盤點(diǎn)時(shí)，核對(duì)可和盤點(diǎn)合并進(jìn)行。物資管理部門車間主任負(fù)責(zé)檢查核對(duì)結(jié)果，對(duì)不相符的負(fù)責(zé)查清事實(shí)和 原因后，方能更正。第十九條 臺(tái)帳信息的統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳信息的統(tǒng)計(jì)系指按規(guī)定的統(tǒng)計(jì)周期，對(duì)臺(tái)帳中的關(guān)鍵或指定的同類數(shù)據(jù) 進(jìn)行匯總計(jì)算，并設(shè)置對(duì)應(yīng)的表單反映出來，形成各類物資報(bào)表。具體操作規(guī)定 按物資管理和

10、報(bào)表的相關(guān)制度執(zhí)行。第五章臺(tái)帳的日常管理第二十條紙質(zhì)臺(tái)帳必須滿足下述基本要求：帳頁裝訂整齊，賬簿冊(cè)用硬皮封面裝夾，不得破爛不堪；封面標(biāo)識(shí)標(biāo)志明晰，對(duì)多本多套賬簿冊(cè)編號(hào)清楚；賬簿設(shè)置專門柜屜保存存放。第二十一條 電子臺(tái)帳必須滿足下述要求：使用統(tǒng)一的軟件，除財(cái)務(wù)部另有要求外，電子臺(tái)帳應(yīng)運(yùn)用電子表格Excel 設(shè)置；規(guī)定部門車間內(nèi)部人員上機(jī)的規(guī)則和紀(jì)律；對(duì)訪問、更改設(shè)置必要的保護(hù)、保密措施；選擇合適的備份保存格式和方法。第二十二條 在臺(tái)帳管理和操作人員發(fā)生異動(dòng)時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行臺(tái)帳交接手續(xù)包括電子臺(tái)帳。第二十三條 物資臺(tái)帳的長(zhǎng)期保存期限按財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿保持期限的規(guī)定執(zhí) 行。第六章附則第二十四條 自本方法公布實(shí)施之日起，對(duì)違反本方法的部門車間按以 下規(guī)定處理：1、本方法規(guī)定建立或公司認(rèn)為應(yīng)該建立而未建立物資臺(tái)帳的責(zé)令限期建立；2、超過上述限期仍然未建立臺(tái)帳的對(duì)部門車間主任通報(bào)批評(píng)，處以罰 金300元，并限一個(gè)月內(nèi)建立到位。3、